Trabalho Inteligente: utilizar o Lync Online com o Office 2010

Ao executar o Microsoft® Office 2010 com o software de comunicações Microsoft® Lync™ Online , pode aceder a diversas funcionalidades do Lync Online diretamente a partir dos programas do Office 2010.

Se utiliza uma versão anterior do Office, consulte Trabalho Inteligente: utilizar o Lync Online com o Office 2003 e o Office 2007.

O que pretende fazer?


Ver o cartão de contacto e as opções de contacto de uma pessoa no Lync Online

O cartão de contacto apresenta informações detalhadas sobre pessoas e fornece acesso com um clique a diversas formas de comunicação com elas. Pode aceder ao cartão de contacto de uma pessoa nos programas do Office 2010 onde quer que veja o indicador de presença do Lync Online junto ao nome de uma pessoa.

Ver o cartão de contacto e as opções de contacto de uma pessoa num programa do Office 2010

  • Aponte para o indicador de presença de uma pessoa e, em seguida, clique no botão Ver Mais Opções. Para obter detalhes, consulte Utilizar o cartão de contacto.

Menu de opções de contacto e de cartões de contacto do Lync 2010

A tabela seguinte indica onde pode localizar o indicador de presença do Lync Online em programas do Office 2010.

Programa do Office 2010 Localização
cliente de mensagens e colaboração do Microsoft® Outlook®

Caixas De, Para e Cc de Correio eletrónico

resultados de pesquisa Localizar um Contacto

Barra de Acções a Fazer em Contactos Rápidos

Assistente de Agendamento de pedido de reunião

programa de processamento de texto Microsoft® Word

software de folha de cálculo Microsoft® Excel®

programa de apresentação de gráficos Microsoft® PowerPoint®

No separador Ficheiro, no separador Informação, em Pessoas Relacionadas

Microsoft® SharePoint 2010 Team Services

Microsoft® SharePoint Workspace 2010 (anteriormente Microsoft® Office Groove 2007)

Junto ao nome de uma pessoa

Utilizar as funcionalidades do Lync Online no Outlook 2010

Além de ver a disponibilidade e o cartão de contacto de uma pessoa conforme descrito na secção anterior, pode utilizar as seguintes funcionalidades adicionais do Lync Online no Outlook 2010:

  • Responder a uma mensagem de correio eletrónico, contacto ou tarefa com uma MI ou uma chamada
  • Procurar um contacto rapidamente
  • Ver a lista de contactos na Barra de Acções a Fazer do Outlook
  • Agendar uma reunião online
  • Ver um registo das suas chamadas, voice mails e conversações do Lync Online

Também pode controlar quais as funcionalidades que são partilhadas entre o Lync Online e o Outlook 2010.

Responder com uma MI

  1. No Correio do Outlook, no separador Home, no grupo Responder, clique em MI.

Responder com uma MI do Lync 2010 no Outlook 2010

  1. Clique em Responder com MI ou em Responder a Todos com MI.

Também pode responder com uma mensagem instantânea noutras localizações do Outlook:

  • Numa mensagem de correio eletrónico aberta, no separador Mensagem, no grupo Responder
  • Nos Contactos do Outlook, no separador Base, no grupo Comunicar, no menu Mais
  • Nas Tarefas do Outlook, no separador Home, no grupo Responder

Responder com uma chamada

  1. No Correio do Outlook, no separador Home, no grupo Responder, clique em Mais e, em seguida, em Chamada.

Responder com uma chamada do Lync 2010 no Outlook 2010

  1. Efetue um dos seguintes procedimentos:
  • Clique no nome ou no número da pessoa que enviou a mensagem de correio eletrónico
  • Clique em Ligar a todos para iniciar uma conferência de áudio do Lync Online com todas as pessoas que receberam a mensagem de correio eletrónico

Também pode responder com uma mensagem instantânea noutras localizações do Outlook:

  • Numa mensagem de correio eletrónico aberta, no separador Mensagem, no grupo Responder, no menu Mais
  • Nos Contactos do Outlook, no separador Base, no grupo Comunicar, no menu Mais
  • Nas Tarefas do Outlook, no separador Home, no grupo Responder, no menu Mais

Procurar um contacto rapidamente

  • Na caixa Localizar um Contacto, comece a escrever o nome do contacto que pretende localizar. É apresentada uma lista de resultados de pesquisa logo que começar a escrever.

Ver a lista de contactos na Barra de Acções a Fazer do Outlook

  1. Clique com o botão direito do rato na Barra de Acções a Fazer do Outlook, clique em Opções e, em seguida, selecione ou desmarque Mostrar Contactos Rápidos.
  2. (Opcional) Selecione ou desmarque Mostrar fotografia do contacto.

Mostrar Contactos Rápidos do Lync no Outlook 2010

Agendar uma reunião online

  • No friso do Calendário do Outlook, no separador Home, no grupo Reunião Online, clique em Reunião Online (no Microsoft Outlook 2007) ou em Nova Reunião Online (no Microsoft Outlook 2010).

Ver o Histórico de Conversações

  • No Painel de Navegação do Outlook, clique na pasta Histórico de Conversações. Esta pasta contém um registo das suas chamadas, voice mails e conversações do Lync Online.

Definir as opções de integração do Outlook no Lync Online

  1. Na janela principal do Lync, clique no botão Opções e, em seguida, clique em Pessoal.
  2. No Gestor de informações pessoais, selecione Microsoft Exchange ou Microsoft Outlook ou Nenhum na lista pendente.

Opções do gestor de informações pessoais do Lync 2010

Quando seleciona Microsoft Exchange ou Microsoft Outlook, a funcionalidade de pesquisa do Lync utiliza a lista de Contactos do Microsoft Outlook como uma origem de contactos, para além da lista de endereços global. Quando seleciona Nenhum, a funcionalidade de pesquisa do Lync devolve apenas contactos da lista de endereços global. Não utiliza o Livro de Endereços do Windows nem a lista de Contactos do Outlook.

  1. Se selecionar Microsoft Exchange ou Microsoft Outlook, efetue um dos seguintes procedimentos:
  • Para fazer com que a sua presença seja refletida automaticamente quando estiver numa reunião agendada, selecione a caixa de verificação Actualizar a minha presença com base na informação de calendário. Utilize as seguintes definições para especificar quem pode ver estas informações:
    • Para mostrar estas informações a contactos no Grupo de Trabalho, selecione a caixa de verificação Mostrar o assunto e a localização da reunião a contactos com a minha relação de privacidade Grupo de Trabalho.
    • Para mostrar as informações de Fora do Escritório aos contactos, selecione a caixa de verificação Mostrar as minhas informações de Fora do Escritório a contactos com as relações de privacidade Amigos e Família, Grupo de Trabalho e Colegas. Desmarque a caixa de verificação se pretender ocultar as informações de Fora do Escritório de todos os contactos.
  • Para guardar o histórico de conversações no Outlook, selecione a caixa de verificação Guardar as conversações de mensagens instantâneas na minha pasta Histórico de Conversações do correio electrónico. A desmarcação desta caixa de verificação significa que o histórico de mensagens instantâneas não será guardado.
  • Para guardar o histórico de chamadas telefónicas no Outlook, selecione a caixa de verificação Guardar os registos de chamadas na minha pasta Histórico de Conversações do correio electrónico. A desmarcação desta caixa de verificação significa que o histórico de chamadas telefónicas não será guardado.
  • Para guardar os contactos no Microsoft Exchange Server, selecione a caixa de verificação Guardar os meus contactos do Lync na minha pasta de contactos pessoais do Exchange Server. A desmarcação desta caixa de verificação significa que os contactos do Lync apenas são mantidos no Lync.

Definir as opções de integração do Lync no Outlook 2010

  1. No Outlook, no separador Ficheiro, clique em Opções e, em seguida, clique em Contactos.
  2. Em Estado online e fotografias, selecione ou desmarque Apresentar estado online junto ao nome.

Mostrar o indicador de presença do Lync 2010 no Outlook 2010

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Iniciar uma sessão de partilha do Lync Online no Word, PowerPoint ou Excel

Pode partilhar um documento aberto no Word 2010, Excel 2010 ou PowerPoint 2010, enviando uma cópia ou iniciando uma sessão de partilha com um ou mais contactos.

Partilhar um documento aberto a partir do separador Ficheiro

Para enviar uma cópia do seu documento como anexo de uma mensagem instantânea, efetue o seguinte procedimento:

  1. No separador Ficheiro, clique em Enviar e Guardar e, em seguida, clique em Enviar por Mensagem Instantânea.
  2. No painel Enviar por Mensagem Instantânea, preencha as caixas Para, Assunto e Mensagem.

Enviar um documento utilizando o Lync 2010 a partir do separador Ficheiro no Office 2010

  1. Clique em Enviar MI.

Para iniciar uma sessão de partilha e colaboração do Lync Online com o seu documento, efetue o seguinte procedimento:

  1. No separador Ficheiro, clique em Enviar e Guardar e, em seguida, em Partilhar Janela do Documento.
  2. No painel Partilhar Janela do Documento, preencha as caixas Para, Assunto e Mensagem.

Iniciar uma sessão de partilha do Lync 2010 a partir do separador Ficheiro no Office 2010

  1. Clique em Partilhar Agora.

Partilhar um documento aberto a partir do separador Rever

Para enviar uma cópia do seu documento como anexo de uma mensagem instantânea, efetue o seguinte procedimento:

  1. No separador Rever, no grupo Partilhar, clique em Enviar por MI.

Enviar um documento do Office aberto como anexo de MI do Lync 2010

  1. Na janela Enviar Ficheiro, selecione uma ou mais pessoas na lista de Contactos ou procure contactos adicionais na caixa de procura.
  2. Clique em OK.

Para iniciar uma sessão de partilha e colaboração do Lync Online com o seu documento, efetue o seguinte procedimento:

  1. No separador Rever, no grupo Partilhar, clique em Partilhar Agora.

Partilhar um documento aberto a partir do separador Rever no Office

  1. Na janela Partilhar Agora, selecione uma ou mais pessoas na lista de Contactos ou procure contactos adicionais na caixa de procura.
  2. Clique em OK.

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