• Iniciar rapidamente o registo de informações

• Criar e adaptar relatórios relevantes

• Partilhar informações registadas com outros utilizadores

• Gerir e analisar informações importantes

Com a interface de utilizador Microsoft Office Fluent e as capacidades de estruturação interactivas que não requerem um conhecimento aprofundado de bases de dados, o Microsoft Office Access 2007 ajuda a registar e reportar informações com facilidade. Comece rapidamente com aplicações previamente criadas que pode modificar ou adaptar às necessidades da empresa em constante mudança. Recolha informações através de formulários no correio electrónico ou importe dados de aplicações externas. Crie e edite relatórios detalhados que apresentem informações ordenadas, filtradas e agrupadas, de modo a compreender os dados e tomar decisões mais acertadas. Partilhe informações movendo ficheiros do Office Access 2007 para um Web site do Windows SharePoint Services, onde pode analisar o histórico das revisões, recuperar informações eliminadas, definir decisões de acesso a dados e criar cópias de segurança das informações em intervalos regulares.

O Office Access 2007 fornece uma biblioteca de soluções de bases de dados previamente criadas para que a sua iniciação seja rápida. Ver uma imagem maior.

Iniciar rapidamente o registo de informações

Comece a trabalhar imediatamente com as funcionalidades orientadas para os resultados no Office Access 2007:

• Soluções criadas previamente. O novo ecrã Introdução inclui várias soluções de bases de dados previamente criadas. Use estas aplicações prontas a serem utilizadas para controlar contactos, eventos, problemas, activos, tarefas e muito mais ou utilize-as como modelos, efectuando o seu melhoramento e a sua optimização, para que acomodem o tipo de informação que pretende registar ou o modo de registo pretendido. À medida que outros modelos de aplicações fiquem disponíveis no Microsoft Office Online, estes serão publicitados no ecrã Introdução.
• Interface de utilizador Office Fluent. O Office Access 2007 foi actualizado e tem um novo aspecto que torna mais fácil a criação, a modificação e o trabalho com aplicações de controlo (soluções de bases de dados do Access). A interface de utilizador (IU) Office Fluent é sensível ao contexto e foi optimizada para induzir à eficiência e à descoberta. Dos 1.000 comandos disponíveis, a IU Office Fluent só apresenta os que são relevantes para a tarefa que está a executar num dado momento. Além disso, a vista de janelas em separadores, uma nova barra de estado, as novas barras de deslocamento e uma nova barra de título conferem às aplicações criadas no Office Access 2007 um aspecto muito moderno.
• Navegação melhorada. O novo Painel de Navegação fornece uma vista abrangente de tabelas, formulários, consultas e relatórios. Poderá mesmo criar grupos personalizados para organizar e ver todos os formulários e relatórios relacionados com uma só tabela.
• Crie rapidamente tabelas. O Office Access 2007 facilita o trabalho directo em folhas de dados para criar e personalizar tabelas. Introduza informações numa célula de dados, tal como faria no Microsoft Office Excel. Quando introduz um novo valor, o Office Access 2007 adiciona automaticamente um novo campo e detecta o tipo de dados (por exemplo, data, número ou texto). Pode até colar tabelas do Excel numa folha de dados nova, pois o Office Access 2007 criará todos os campos e reconhecerá os tipos de dados automaticamente.
• Importe registos de contactos do Microsoft Office Outlook 2007. O Office Access 2007 torna mais fácil a troca de registos de contacto individuais do Access com o Office Outlook 2007. Pode importar um registo de contacto do Outlook para o Office Access 2007. Pode igualmente exportar um registo de contacto do Office Access 2007 e guardá-lo como um contacto no Office Outlook 2007.

O Office Access 2007 fornece a interface de utilizador Office Fluent remodelada e uma estreita integração com os contactos do Outlook. Ver uma imagem maior.

• Filtre e ordene dados. O Office Access 2007 torna mais fácil a filtragem de dados, trazendo clareza às questões empresariais. As várias opções de filtragem encontram-se disponíveis para os tipos de dados de texto, números e datas. Por exemplo, as novas opções de filtragem facilitam a filtragem de uma coluna de data em todos os registos por Hoje, Ontem, Semana Passada, Mês Seguinte, Futuro, Passado, entre outros. A experiência de utilização da funcionalidade de filtragem é consistente no Office Excel 2007 e no Office Access 2007, para que não tenha de aprender outra forma de localizar as informações de que necessita.

O Office Access 2007 tornou mais fácil a filtragem de dados, trazendo clareza às questões empresariais. Ver uma imagem maior.

• Trabalhe com campos de valores múltiplos. O Office Access 2007 suporta tipos de dados complexos para que possa criar colunas que aceitem mais de um valor numa célula. Por exemplo, se atribuir uma tarefa a mais de uma pessoa, pode incluir ambos os nomes na célula. A tecnologia Windows SharePoint Services é compatível com estes tipos de dados complexos para garantir a simetria dos dados existentes nos arquivos de dados locais e nos arquivos baseados na Web.
• Ligue documentos e ficheiros à base de dados. As aplicações podem guardar informações de um modo que as torna mais interessantes e úteis que anteriormente. Pode anexar vários ficheiros, como fotografias, documentos ou folhas de cálculo a registos individuais no arquivo de dados para uma referência mais fácil. Se o ficheiro não se encontrar num formato comprimido, o Office Access 2007 comprimi-lo-á automaticamente, poupando espaço livre no disco rígido.
• Estrutura interactiva dos formulários. O Office Access 2007 inclui uma interface de concepção de formulários WYSIWYG (what-you-see-is-what-you-get). Pode estruturar e modificar o esquema do formulário em tempo real no ecrã e pré-visualizar o formulário à medida que o está a criar. Com a interface de concepção WYSIWYG, pode criar formulários de uma forma rápida, dedicando mais tempo ao trabalho e menos a problemas de estruturação e formatação.
• RTF. Texto a negrito? Itálico? Não há problema. O Office Access 2007 fornece suporte para RTF nos dados armazenados em tabelas.

A edição de formulários no Office Access 2007, no modo de estrutura interactiva, é uma experiência verdadeiramente WYSIWIG. Ver uma imagem maior.

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Criar e adaptar relatórios relevantes

Utilize o Office Access 2007 para compreender a complexidade dos dados consolidando as informações em relatórios relevantes que facilitam a tomada de decisões mais acertadas.

• Edição do modo de estrutura de relatório interactiva. Com a nova funcionalidade do Office Access 2007, pode visualizar como os dados serão apresentados num relatório à medida que o está a criar. Com a utilização da nova interface WYSIWYG, pode manipular o esquema do relatório directamente, enquanto procura os dados no utilitário de estruturação de relatórios, pelo que não terá de executar o relatório para ver qual será o seu aspecto na página. Isto facilita a criação de relatórios com uma óptima apresentação e poupa tempo.
• Procura de relatórios interactiva. O novo modo de procura de relatórios torna os relatórios do utilizador mais acessíveis. Utilize CTRL+L para localizar registos, copiar os dados para as outras aplicações e obter os registos detalhados para editar os dados. Com a nova capacidade de filtragem, é possível obter informações mais claras para basear as decisões.
• Agrupe informações em relatórios. O Painel de Agrupamento melhorado fornece uma visualização clara dos agrupamentos de dados, para que possa pré-visualizar as alterações à medida que as aplica nos relatórios. Pode facilmente adicionar totais, subtotais, contagens e outros elementos que ajudam a analisar os dados. Pode também agrupar as informações em uma ou mais camadas e adicionar subtotais.

A edição de relatórios no Office Access 2007 fornece agrupamento e edição fáceis com o modo de estrutura interactiva. Ver uma imagem maior.

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Partilhar informações registadas com outros utilizadores

O Office Access 2007 permite facilmente recolher informações e disponibilizá-las com maior segurança e flexibilidade.

• Recolha dados com o Office Outlook 2007. O Office Access 2007 simplifica o processo de recolha de informações de outros utilizadores. Este cria o formulário de recolha de dados automaticamente no Microsoft Office InfoPath 2007 ou em HTML no corpo da mensagem de correio electrónico. O utilizador pode enviar esse formulário a destinatários utilizando endereços de correio electrónico dos contactos do Outlook ou do próprio Access. O Office Outlook 2007 processa os formulários recebidos e guarda os dados no arquivo de dados do Office Access 2007, actualizando de imediato e com eficácia os dados na aplicação de registo, sem ter de os escrever novamente.

Recolha informações de outros utilizadores por correio electrónico com formulários do InfoPath (ou HTML) gerados pelo Office Access 2007. Ver uma imagem maior.

• Colaboração na Web com o Windows SharePoint Services. Os Web sites baseados no Windows SharePoint Services fornecem uma localização onde a sua equipa pode comunicar, partilhar documentos e trabalhar em conjunto num projecto. Com o Office Access 2007, pode publicar ficheiros do Access em bibliotecas ou mover a aplicação para o Windows SharePoint Services, movendo os dados e a base de dados front-end para o servidor, para que a sua equipa possa interagir facilmente com o mesmo através do browser. Os formulários e os relatórios podem ser visualizados, actualizados ou eliminados directamente no site do Windows SharePoint Services, de acordo com as definições de permissão estabelecidas.
• Mantenha um registo das listas do Windows SharePoint Services com o Office Access 2007. Para uma experiência mais rica, pode manter o registo das informações nas listas do Windows SharePoint Services utilizando o cliente do Office Access 2007 no computador.
• Trabalhe offline com listas do Windows SharePoint Services. Com o Office Access 2007, pode trabalhar com o Windows SharePoint Services offline. Se estiver a viajar, por exemplo, pode manter uma cópia local de uma lista do SharePoint no computador portátil, onde pode editar e consultar a lista como se fosse uma tabela do Office Access 2007. Os formulários e os relatórios que utilizam a lista do SharePoint são totalmente interactivos e o Office Access 2007 poderá sincronizar a lista local quando voltar a colocar o portátil online.
• Integração com o fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services. No Office Access 2007, os autores podem utilizar a lógica empresarial criada com o suporte para o fluxo de trabalho no Windows SharePoint Services, para estruturar aplicações de grupo de trabalho de colaboração. Utilize o fluxo de trabalho para atribuir automaticamente tarefas a outros utilizadores, reportar o estado do projecto e ajudar a assegurar a conclusão das tarefas dentro dos prazos. Todas as tarefas do Windows SharePoint Services podem ser visualizadas no Office Access 2007 ou no Office Outlook 2007, dependendo do estilo de trabalho.
• Notificações de correio electrónico e RSS. Os utilizadores podem subscrever notificações de correio electrónico quando os registos são adicionados, eliminados ou alterados. Além disso, os utilizadores de subscrições de RSS (Really Simple Syndication) podem subscrever feeds de listas no Office Outlook 2007.
• Conectividade móvel. As listas do Windows SharePoint Services também podem ser acedidas por telemóveis, mantendo os utilizadores remotos actualizados sobre as informações da empresa em constante mudança.
• Suporte de PDF e XPS. Com o Office Access 2007, pode guardar um relatório como um ficheiro PDF (Portable Document Format) ou no formato XPS (Especificação XML para Papel Electrónico) para impressão, publicação ou distribuição por correio electrónico. Quando guarda um relatório como um ficheiro PDF ou XPS, captura as informações do relatório num formulário de distribuição fácil que mantém todas as características de formatação, mas não requer que os outros utilizadores tenham o Office Access 2007 para imprimir ou analisar o relatório.¹

¹ Só pode guardar um ficheiro como PDF ou XPS a partir de um programa do Microsoft Office system de 2007 depois de instalar um suplemento. Para mais informações, consulte Instalar e utilizar um suplemento PDF ou XPS.

A movimentação da aplicação Office Access 2007 para o Windows SharePoint Services permite o acesso do browser às informações. Ver uma imagem maior.

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Gerir e analisar informações importantes

O Office Access 2007 facilita o suprimento das necessidades de gestão de informação com transparência de dados melhorada num ambiente que pode ser gerido.

• Segurança melhorada. Para tornar o Office Access 2007 ainda mais seguro e consistente com outros programas do Microsoft Office system de 2007, o Office Access 2007 inclui funcionalidades de segurança novas e melhoradas. As decisões de fidedignidade unificadas são integradas no Centro de Fidedignidade do Office. As localizações fidedignas permitem confiar em todas as bases de dados nas pastas de segurança avançada. Por oposição, pode carregar uma aplicação do Access com o código ou as macros desactivados para obter uma experiência de utilização segura.

As novas funcionalidades do Office Access 2007 permitem controlar os registos e visualizar quem os criou, editou e eliminou. Ver uma imagem maior.

• Auditoria dos dados. Pode, facilmente e sem requerer suporte de TI, migrar dados do seu ficheiro de base de dados local para um servidor com o Windows SharePoint Services que os profissionais de TI da organização poderão gerir, ajudar a proteger e criar cópias de segurança de acordo com as políticas da organização.
• Histórico de revisões. A nova funcionalidade permite controlar os registos e visualizar quem os criou, editou e eliminou. Pode igualmente visualizar quando as informações foram modificadas e pode anular as edições dos dados quando for necessário.
• Definição de permissão. Ao utilizar o Windows SharePoint Services, pode gerir quais os utilizadores que têm acesso aos dados e atribuir permissões de leitura limitada ou direitos de edição total.
• Reciclagem. Pode recuperar os dados eliminados por engano utilizando a funcionalidade de reciclagem no Windows SharePoint Services.

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