Tarefas básicas para uma base de dados de ambiente de trabalho do Access 2013

As bases de dados do Access podem ajudá-lo a guardar e controlar qualquer tipo de informação, como inventário, contactos ou processos empresariais. Vejamos quais os caminhos que pode percorrer para criar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access, adicionar-lhe dados e saber mais informações acerca dos passos a dar para personalizar e utilizar a nova base de dados.

 Nota    Se estiver mais interessado no novo tipo de aplicações do Access concebidas para a Web, veja como criar uma aplicação do Access e saber mais sobre tarefas básicas de uma aplicação do Access.

Para mais informações sobre as novas funcionalidades disponíveis, consulte Novidades do Access 2013.

Escolher um modelo

Os modelos do Access têm tabelas, consultas, formulários e relatórios incorporados que estão prontos a utilizar. Uma seleção de vários modelos é a primeira coisa em que vai reparar quando iniciar o Access e pode procurar mais modelos online.

vista de modelos no ecrã de início

  1. No Access, clique em Ficheiro > Novo.
  2. Selecione uma base de dados de ambiente de trabalho e introduza um nome para a base de dados em Nome de Ficheiro. (Se não encontrar um modelo que se adeque às suas necessidades, utilize a caixa Procurar modelos online .)
  3. Pode utilizar a localização predefinida que o Access apresenta abaixo da caixa Nome de Ficheiro ou pode clicar no ícone de pasta para selecionar uma localização.
  4. Clique em Criar.

criar uma base de dados de ambiente de trabalho a partir de um modelo

Dependendo do modelo, pode precisar de tomar qualquer uma destas cações para começar:

  • Se o Access apresentar uma caixa de diálogo Iniciar Sessão com uma lista de utilizadores vazia:
  1. Clique em Novo Utilizador.
  2. Preencha o formulário Detalhes do Utilizador.
  3. Clique em Guardar e Fechar.
  4. Selecione o nome de utilizador que acabou de introduzir e clique em Iniciar Sessão.
  • Se o Access apresentar uma mensagem Aviso de Segurança na barra de mensagens e considerar que a origem do modelo é fidedigna, clique em Ativar Conteúdo. Se a base de dados exigir um início de sessão, inicie sessão novamente.

Para mais informações, consulte criar uma base de dados do ambiente de trabalho do Access a partir de um modelo.

Criar uma base de dados de raiz

Se nenhum dos modelos satisfizer as suas necessidades, pode começar com uma base de dados de ambiente de trabalho em branco.

  1. No Access, clique em Novo > Base de dados de ambiente de trabalho em branco.
  2. Digite um nome para a base de dados na caixa Nome de Ficheiro.
  3. Pode utilizar a localização predefinida que o Access apresenta abaixo da caixa Nome de Ficheiro ou clicar num ícone de pasta para selecionar uma localização.
  4. Clique em Criar.

Adicionar uma tabela

Numa base de dados, as suas informações são armazenadas em várias tabelas relacionadas. Para criar uma tabela:

  1. Quando abrir a sua base de dados pela primeira vez, aparece uma tabela em branco na vista de Folha de Dados. Para adicionar outra tabela, clique no separador Criar > Tabela. Pode começar a introduzir os dados no campo (célula) em branco ou colar os dados de outra origem, como um livro do Excel.
  2. Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.

 Sugestão    Nomes que fazem sentido ajudam-no a saber qual o conteúdo de cada campo sem ver o seu conteúdo.

  1. Clique em Ficheiro > Guardar.
  • Para adicionar mais campos, digite na coluna Clicar para Adicionar.
  • Para mover uma coluna, selecione-a clicando no respetivo cabeçalho e, em seguida, arraste-a para a localização pretendida. Também pode selecionar colunas contíguas e arrastá-las para uma nova localização.

Para mais informações, consulte Introdução às tabelas.

Copiar e colar dados

Pode copiar e colar dados de outro programa, como o Excel ou o Word, para uma tabela do Access. Isto funciona melhor se os dados estiverem separados em colunas. Se os dados estiverem num programa de processamento de texto, como o Word, utilize etiquetas para separar as colunas ou converta os dados num formato de tabela antes de os copiar.

  1. Se os dados precisarem de edição, como a separação de nomes completos em nomes próprios e apelidos, edite-os primeiro no programa de origem.
  2. Abra a origem e copie (CTRL+C) os dados.
  3. Abra a tabela do Access no local onde pretende adicionar os dados na vista de Folha de Dados e cole-os (CTRL+V).
  4. Faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e introduza nomes que façam sentido.
  5. Clique em Ficheiro > Guardar e dê um nome à nova tabela.

 Nota    O Access define o tipo de dados de cada campo com base nas informações que o utilizador cola na primeira linha de cada coluna, por isso, certifique-se de que as informações nas linhas seguintes correspondem à primeira linha.

Importar ou ligar aos dados

Pode importar dados de outras origens ou pode ligar aos dados a partir do Access sem mover a informação do local onde está armazenada. A ligação pode ser uma boa opção se tiver vários utilizadores a atualizar os dados e quiser certificar-se de que está a ver a versão mais recente ou se quiser poupar espaço de armazenamento. Na maioria dos formatos, pode escolher se quer ligar a ou importar os dados.

Opções do separador Dados Externos

O processo poderá ser ligeiramente diferente consoante a origem de dados, mas as instruções seguintes ajudá-lo-ão a começar:

  1. No separador Dados Externos, clique no formato de dados a partir do qual irá importar ou ao qual irá ligar. Se não vir o formato correto, clique em Mais.

 Nota    Se continuar a não localizar o formato correto, é possível que, primeiro, tenha de exportar os dados para um formato de ficheiro suportado pelo Access (como um ficheiro de texto delimitado (ficheiro de texto delimitado: ficheiro que contém dados em que os valores de campo individuais são separados por um carácter como, por exemplo, uma vírgula ou uma tabulação.)).

  1. Siga as instruções na caixa de diálogo Obter Dados Externos.

Quando fizer a ligação, alguns formatos estão disponíveis como só de leitura. Seguem-se algumas origens externas das quais pode importar dados ou fazer uma ligação:

Importar Ligação
Microsoft Excel Sim Sim
(só de leitura)
Microsoft Access Sim Sim
Bases de dados ODBC, como SQL Server Sim Sim
Ficheiros de texto ou de valores separados por vírgulas (CSV) Sim Sim
(adicionar novos registos apenas)
Lista do SharePoint Sim Sim
XML Sim
Serviços de Dados Sim
(só de leitura)
Documento HTML Sim Sim
Pasta do Outlook Sim Sim

Para mais informações, consulte Importar dados para uma base de dados Access e Importar dados de uma base de dados Access.

Organizar dados com a Análise de Tabelas

Pode utilizar o Assistente de Análise de Tabelas para identificar rapidamente os dados redundantes. O assistente fornece uma forma simples de organizar os dados em tabelas separadas. O Access mantém a tabela original como cópia de segurança.

  1. Abra a base de dados do Access que contém a tabela que pretende analisar.
  2. Clique em Ferramentas da Base de Dados > Analisar Tabela.

As primeiras duas páginas do assistente têm um breve tutorial com exemplos. Se vir uma caixa de verificação chamada Mostrar as páginas introdutórias?, selecione a caixa de verificação e, em seguida, clique em Anterior duas vezes para ver a introdução. Se não quiser ver as páginas introdutórias novamente, desmarque Mostrar as páginas introdutórias?

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Próximos passos

O resto do processo de estruturação varia, dependendo do que pretende fazer, mas é provável que pretenda considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Estes artigos podem ajudar:

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Aplica-se a:
Access 2013