Tarefas básicas no Access 2010

Introdução ao Office 2010 Eis algumas tarefas básicas que poderá efectuar para aprender a utilizar o Microsoft Access 2010.

 


Neste artigo


O que é o Access?

O Access 2010 é uma ferramenta de implementação e estruturação de aplicações de base de dados que pode utilizar para controlar informações importantes. Pode guardar os dados no computador ou publicá-los na Web para que outras pessoas possam utilizar a sua base de dados num browser.

Muitas pessoas começam a utilizar o Access quando o programa que estavam a utilizar para controlar algo vai ficando cada vez menos adequado à tarefa. Por exemplo, suponha que planeia eventos e pretende controlar todos os detalhes que necessita de gerir para que os seus eventos tenham êxito. Se utilizar um processador de texto ou um programa de folha de cálculo para o fazer, poderá encontrar facilmente problemas relacionados com dados duplicados e inconsistentes. Poderá utilizar software de calendarização, mas um calendário não é adequado para o controlo de informações financeiras.

Bases de dados relacionais no Access

Por vezes, irá necessitar de uma base de dados relacional para controlar este tipo de informações — um arquivo de dados que foram separados em conjuntos de dados de menores dimensões (chamados tabelas) para eliminação da redundância e, em seguida, relacionados entre si com base em informações comuns (chamadas campos). Por exemplo, uma base de dados relacional de planeamento de eventos poderá conter uma tabela com informações sobre os clientes, uma tabela com informações sobre os fornecedores e uma tabela com informações sobre os eventos. A tabela com informações sobre os eventos poderá ter um campo para a relacionar com a tabela de clientes e outro campo para a relacionar com a tabela de fornecedores. Por exemplo, deste modo, se o número de telefone de um fornecedor for alterado, poderá alterar as informações uma vez na tabela de fornecedores, em vez de ter de o fazer em cada evento que envolva o fornecedor.

O Access é uma ferramenta que pode ser utilizada para desenvolver, de modo rápido e fácil, aplicações de base de dados relacional que o ajudam a gerir informações. Poderá criar uma base de dados para o ajudar a controlar praticamente qualquer tipo de informação, tal como um inventário, contactos profissionais ou processos empresariais. Na realidade, o Access é fornecido com modelos que poderá utilizar de imediato para controlar uma vasta gama de informações, o que o torna mais fácil de utilizar até mesmo para principiantes.

Quando abre o Access

Quando inicia o Access 2010, irá ver a vista Microsoft Office Backstage, onde pode obter informações sobre a base de dados actual, criar uma nova base de dados, abrir uma base de dados existente e visualizar conteúdo a partir do Office.com.

Vista Backstage do Access 2010

A vista Backstage também contém muitos outros comandos que poderá utilizar para ajustar, manter ou partilhar as suas bases de dados. De uma forma geral, os comandos existentes na vista Backstage aplicam-se a bases de dados completas e não a objectos existentes numa base de dados.

 Nota   Poderá aceder à vista Backstage a qualquer momento clicando no separador Ficheiro.

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Localizar e aplicar um modelo

O Access fornece uma vasta variedade de modelos que pode utilizar para acelerar o processo de criação de bases de dados. Um modelo consiste numa base de dados pronta a utilizar que contém todas as tabelas, consultas, formulários e relatórios necessários para efectuar uma tarefa específica. Por exemplo, existem modelos que podem ser utilizados para controlar problemas, gerir contactos ou manter um registo das despesas. Alguns modelos contêm alguns registos de exemplo para ajudar a demonstrar a sua utilização. As bases de dados de modelos podem ser utilizadas tal como estão ou pode personalizá-las para melhor satisfazerem as suas necessidades.

Para localizar e aplicar um modelo à sua base de dados, execute o seguinte procedimento:

  1. No separador Ficheiro, clique em Novo.
  2. Em Modelos Disponíveis, efectue um dos seguintes procedimentos:
  • Para reutilizar um modelo utilizado recentemente, clique em Modelos Recentes e seleccione o modelo pretendido.
  • Para utilizar um modelo já instalado, clique em Os Meus Modelos e seleccione o modelo pretendido.
  • Para localizar um modelo no Office.com, em Modelos do Office.com, clique numa categoria de modelo, seleccione o modelo pretendido e clique em Transferir para transferir o modelo do Office.com para o computador.

 Nota    Também poderá procurar modelos no Office.com a partir do Access. Na caixa Procurar modelos no Office.com, escreva um ou mais termos de pesquisa e clique no botão de seta para procurar.

  1. Opcionalmente, clique no ícone de pasta existente junto da caixa Nome de Ficheiro para procurar uma localização onde pretenda criar a base de dados. Se não indicar uma localização específica, o Access cria a base de dados na localização predefinida apresentada sob a caixa Nome de Ficheiro.
  2. Clique em Criar.

A Access cria a base de dados e abre-a para utilização.

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Criar uma base de dados de raiz

 Nota   Se necessitar de uma introdução mais completa aos conceitos subjacentes à utilização do Access para criar uma base de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Se nenhum dos modelos corresponder às suas necessidades, ou se tiver dados noutro programa que pretenda utilizar no Access, poderá decidir que é melhor criar uma base de dados de raiz. No Access 2010, tem duas opções: uma base de dados do ambiente de trabalho padrão ou uma base de dados Web.

 Nota   Para mais informações sobre bases de dados Web, consulte o artigo Criar uma base de dados para partilhar na Web.

Para criar uma nova base de dados, efectue o seguinte procedimento:

  1. Inicie o Access.
  2. No separador Novo da vista Backstage, clique em Base de Dados em Branco ou Base de Dados Web em Branco.

 Importante   A opção que seleccionar aqui irá determinar as funcionalidades disponíveis na base de dados. As bases de dados do ambiente de trabalho não podem ser publicadas na Web, enquanto que as bases de dados Web não suportam algumas funcionalidades de ambiente de trabalho, tais como as consultas de totais.

  1. À direita, escreva um nome para a sua base de dados na caixa Nome de Ficheiro.

Para alterar a localização na qual o ficheiro será criado, clique em Procurar Imagem de botão junto à caixa Nome de Ficheiro, navegue até à nova localização, seleccione-a e clique em OK.

  1. Clique em Criar.

O Access cria a base de dados e, em seguida, abre uma tabela em branco (chamada Tabela1) na Vista de Folha de Dados (vista de folha de dados: vista que apresenta dados de uma tabela, formulário, consulta, vista ou procedimento armazenado num formato de linhas e colunas. Na vista de folha de dados é possível editar campos e adicionar, eliminar e pesquisar dados.).

  1. O Access coloca o cursor sobre a primeira célula vazia na coluna Clique para Adicionar da tabela nova.

Para adicionar dados, comece a escrever ou cole dados de outra origem, tal como descrito na secção Colar dados de outra origem numa tabela do Access, mais abaixo neste artigo.

 Notas 

  • A introdução de dados na Vista de folha de dados foi concebida para ser muito semelhante à introdução de dados numa folha de cálculo do Excel. A restrição principal é que os dados têm de ser introduzidos em linhas e colunas contíguas, começando no canto superior esquerdo da folha de dados. Não deve tentar formatar os dados incluindo linhas e colunas em branco como faria numa folha de cálculo do Excel, uma vez que irá desperdiçar espaço na tabela. A tabela contém apenas os dados. Todas as apresentações visuais desses dados serão efectuadas nos formulários e relatórios que estruturar posteriormente.

Se ainda não estiver interessado em introduzir dados, clique em Fechar Imagem de botão.

 Nota   O Access irá eliminar a Tabela1 se a fechar sem guardar.

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Abrir uma base de dados do Access existente

 Sugestão   Para abrir rapidamente uma das últimas bases de dados que abriu, no menu Ficheiro clique em Recente e, em seguida, clique no nome do ficheiro.

  1. No separador Ficheiro, clique em Abrir.
  2. Clique num atalho na caixa de diálogo Abrir ou, na caixa Procurar em, clique na unidade ou pasta que contém a base de dados pretendida.
  3. Na lista de pastas, faça duplo clique nas pastas até abrir a que contém a base de dados.
  4. Quando localizar a base de dados, efectue um dos seguintes procedimentos:
  • Para abrir a base de dados no modo de abertura predefinido, faça duplo clique na mesma.
  • Para abrir a base de dados para acesso partilhado num ambiente de vários utilizadores (base de dados de vários utilizadores (partilhada): base de dados que permite que vários utilizadores acedam e modifiquem o mesmo conjunto de dados em simultâneo.), de modo a poder ler e escrever na base de dados em simultâneo com outros utilizadores, clique em Abrir.
  • Para abrir a base de dados para acesso só de leitura em que pode visualizá-la, mas não pode editá-la, clique na seta ao lado do botão Abrir e, em seguida, em Abrir Como Só de Leitura.
  • Para abrir a base de dados para acesso exclusivo, de forma a que ninguém a consiga abrir enquanto a tiver aberta, clique na seta ao lado do botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir em Modo Exclusivo.
  • Para abrir a base de dados para acesso só de leitura, clique na seta junto ao botão Abrir e clique em Abrir em Modo Exclusivo Só Para Leitura. Os outros utilizadores conseguirão ainda abrir a base de dados, mas terão apenas acesso só de leitura.

Se não conseguir localizar a base de dados que pretende abrir    

  1. Na caixa de diálogo Abrir, clique no atalho O Meu Computador ou, na caixa Procurar em, clique em O Meu Computador.
  2. Na lista de unidades, clique com o botão direito do rato na unidade que pensa que poderá conter a base de dados e, em seguida, clique em Procurar.
  3. Introduza os critérios de pesquisa e, em seguida, prima ENTER para procurar a base de dados.
  4. Se a base de dados for localizada, abra-a fazendo duplo clique na mesma na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa.

 Nota   Uma vez que a pesquisa foi iniciada a partir da caixa de diálogo Abrir, tem de clicar em Cancelar nessa caixa de diálogo antes que a base de dados seja aberta.

Pode abrir directamente um ficheiro de dados num formato de ficheiro externo (tal como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel). Também pode abrir directamente qualquer origem de dados ODBC (origem de dados ODBC: os dados e as informações necessárias para aceder a esses dados a partir de programas e bases de dados que suportem o protocolo de interligação de bases de dados abertas (ODBC, Open Database Connectivity).), tal como Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. O Access cria automaticamente uma nova base de dados do Access na mesma pasta que o ficheiro de dados e adiciona ligações a cada tabela da base de dados externa.

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Iniciar a utilização da nova base de dados

Dependendo do modelo que utilizou, poderá necessitar de efectuar uma ou mais das acções seguintes para começar a utilizar a base de dados nova:

  • Se o Access apresentar uma caixa de diálogo Iniciar Sessão com uma lista de utilizadores vazia, utilize o procedimento seguinte para começar:
  1. Clique em Novo Utilizador.
  2. Preencha o formulário Detalhes do Utilizador.
  3. Clique em Guardar e Fechar.
  4. Seleccione o nome de utilizador que acabou de introduzir e clique em Iniciar Sessão.
  • Se o Access apresentar uma folha de dados vazia, poderá começar a escrever dados directamente nessa folha de dados ou clicar noutros botões e separadores para explorar a base de dados.
  • Se o Access apresentar uma página Introdução, poderá clicar nas hiperligações existentes nessa página para obter mais informações sobre a base de dados ou clicar noutros botões e separadores para explorar a base de dados.
  • Se o Access apresentar uma mensagem Aviso de Segurança na barra de mensagens e considerar que a origem do modelo é fidedigna, clique em Activar Conteúdo. Se a base de dados necessitar que inicie sessão, terá de iniciar sessão novamente.

Para as bases de dados de ambiente de trabalho e Web, também poderá pretender iniciar com um destes passos:

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Adicionar uma tabela

É possível adicionar uma nova tabela a uma base de dados existente utilizando as ferramentas no grupo Tabelas no separador Criar.

Grupo Tabelas no separador Criar

 Nota   Numa base de dados Web, apenas o comando Tabela está disponível no grupo Tabelas.

Independentemente da vista em que começar, poderá sempre mudar para a outra vista, utilizando os botões da vista na barra de estado da janela do Access.

Criar uma tabela em branco na vista de Folha de dados    Na Vista de Folha de Dados, pode introduzir dados imediatamente e deixar que o Access crie a estrutura da tabela em segundo plano. Os nomes de campo são atribuídos numericamente (Campo1, Campo2, etc.) e o Access define o tipo de dados de campo com base no tipo de dados que o utilizador introduzir.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela Imagem de botão.
  2. O Access cria a tabela e coloca o cursor na primeira célula vazia da coluna Clique para Adicionar.
  3. Para adicionar dados, comece a escrever na primeira célula vazia ou, em alternativa, poderá colar dados de outra origem conforme descrito mais abaixo neste artigo.
  • Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.

 Sugestão   Atribua um nome significativo a cada campo, para que seja possível identificar o conteúdo deste sem ter de observar os dados.

  • Para mover uma coluna, seleccione-a clicando no respectivo cabeçalho e, em seguida, arraste-a para a localização pretendida. Também pode seleccionar várias colunas contíguas e arrastar todas em simultâneo para uma nova localização.

Para adicionar mais campos à sua tabela, pode começar a escrever na coluna Clique para Adicionar na vista de Folha de Dados ou pode adicionar campos novos utilizando os comandos existentes no grupo Adicionar e Eliminar do separador Campos.

Criar uma tabela começando na vista de Estrutura    Na vista de Estrutura, crie primeiro a estrutura da nova tabela. Em seguida, mude para a vista de Folha de Dados para introduzir os dados ou introduza os dados utilizando outro método, tal como através de formulário.

 Nota   A vista de Estrutura não está disponível para tabelas em bases de dados Web.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Estrutura de Tabela.Imagem de botão
  2. Para cada campo na tabela, escreva um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, seleccione um tipo de dados na lista Tipo de Dados.
  3. Poderá introduzir informações adicionais para cada campo na coluna Descrição. A descrição que introduzir será apresentada na barra de estado quando o ponto de inserção estiver nesse campo, sendo utilizada como texto de barra de estado para eventuais controlos que crie arrastando o campo do painel Lista de Campos para um formulário ou relatório e para eventuais controlos criados para esse campo pelo Assistente de Formulários ou Assistente de Relatórios.
  4. Depois de adicionar todos os campos, guarde a tabela:
    • No separador Ficheiro, clique em Guardar.
  5. Pode começar a introduzir dados na tabela em qualquer momento, mudando para a Vista de Folha de Dados, clicando na primeira célula vazia e escrevendo. Também pode colar dados de outra origem, conforme descrito na secção seguinte.

Criar uma tabela com base numa lista do SharePoint    Uma lista do SharePoint permite que os seus dados sejam utilizados por pessoas que não têm o Access. Além disso, os dados da lista são armazenados num servidor, o que oferece geralmente uma melhor protecção contra a perda de dados do que os ficheiros armazenados num computador de secretária. Pode começar com uma lista nova ou ligar a uma lista existente. Tem de ter permissões suficientes no site SharePoint onde pretende criar a lista; isto poderá variar de site para site, pelo que deverá contactar o administrador do SharePoint para obter detalhes sobre as suas opções.

 Nota   Esta funcionalidade não está disponível numa base de dados Web.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.
  2. Pode utilizar um dos modelos de lista para criar uma lista do SharePoint padrão, tal como Contactos ou Eventos.

Também pode optar por criar uma lista personalizada ou por ligar ou importar uma lista existente. Clique na opção pretendida.

  1. Se seleccionar qualquer um dos modelos de lista ou se optar por criar uma lista personalizada, a caixa de diálogo Criar Lista Nova é aberta para o orientar através do processo. Se optar por utilizar uma lista existente, a caixa de diálogo Obter Dados Externos é apresentada para o ajudar.

Para mais informações sobre tabelas, consulte o artigo sobre a Introdução às tabelas.

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Colar dados de outra origem numa tabela do Access

Se os dados estiverem armazenados actualmente noutro programa, como o Excel, poderá copiá-los e colá-los numa tabela do Access. Geralmente, isto funciona melhor se os dados já estiverem separados em colunas, tal como estão numa folha de cálculo do Excel. Se os dados estiverem num programa de processamento de texto, deverá separar primeiro as colunas de dados utilizando separadores ou converter os dados numa tabela no programa de processamento de texto e, em seguida, copiar os dados. Se os dados necessitarem de edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos por nomes e apelidos), é aconselhável fazê-lo antes de copiar os dados, especialmente se não estiver familiarizado com o Access.

Quando colar dados numa tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de acordo com o tipo de dados que encontrar no mesmo. Por exemplo, se um campo colado contiver apenas valores de datas, o Access irá aplicar o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado contiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access irá aplicar o tipo de dados Sim/Não ao campo.

O Access atribui nomes aos campos consoante aquilo que encontra na primeira linha de dados colados. Se a primeira linha de dados colados for de tipo idêntico ao das linhas que se seguem, o Access irá determinar que a primeira linha faz parte dos dados, atribuindo aos campos nomes genéricos (Campo1, Campo2, etc.). Se a primeira linha de dados colados não for idêntica às linhas que se seguem, o Access utiliza a primeira linha como nomes dos campos e exclui a primeira linha nos dados propriamente ditos.

Se o Access atribuir nomes de campo genéricos, deverá mudar o nome dos campos o mais rapidamente possível para evitar confusões. Utilize o seguinte procedimento:

  1. No separador Ficheiro, clique em Guardar para guardar a tabela.
  1. Na vista de Folha de Dados, faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e escreva um nome para cada coluna.
  2. Guarde a tabela novamente.

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Importar ou ligar a dados a partir de outra origem

Poderá ter dados que tenha recolhido noutro programa ou que gostaria de utilizar no Access. Talvez trabalhe com pessoas que armazenem dados noutros programas e pretenda trabalhar com esses dados no Access. Também é possível que tenha várias origens de dados diferentes e necessite de ponto comum onde possa colocar todos esses dados para uma análise mais profunda.

O Access facilita a importação ou ligação de dados de outros programas. Pode importar dados de uma folha de cálculo do Excel, de uma tabela noutra base de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de várias outras origens. O processo poderá ser ligeiramente diferente consoante a origem de dados, mas as instruções seguintes ajudá-lo-ão a começar:

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique no comando relativo ao tipo de ficheiro a partir do qual está a importar.

Por exemplo, se estiver a importar dados de uma folha de cálculo do Excel, clique em Excel. Se não conseguir ver o tipo de programa correcto, clique em Mais.

 Nota   Se não conseguir encontrar o tipo de formato correcto no grupo Importar e Ligar, poderá ter de iniciar o programa no qual os dados foram criados originalmente, utilizar esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro suportado pelo Access (tal como um ficheiro de texto delimitado (ficheiro de texto delimitado: ficheiro que contém dados em que os valores de campo individuais são separados por um carácter como, por exemplo, uma vírgula ou uma tabulação.)) e, em seguida, importar ou ligar os dados.

  1. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para procurar o ficheiro de dados de origem ou escreva o caminho completo do ficheiro de dados de origem na caixa Nome do ficheiro.
  2. Clique na opção pretendida em Especifique como e onde pretende armazenar os dados na base de dados actual. Poderá criar uma nova tabela utilizando os dados importados ou criando uma tabela ligada que mantenha uma ligação à origem de dados.
  3. Clique em OK.

Dependendo da sua opção, será apresentada a caixa de diálogo Ligar Objectos ou Importar Objectos.

  1. Utilize a caixa de diálogo para concluir o processo. O procedimento a seguir depende da opção de importação ou ligação que seleccionar.
  2. Na última página do assistente, clique em Concluir.

Se optar por importar, o Access pergunta se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de executar.

  1. Se achar que irá executar a mesma operação de importação novamente, clique em Guardar passos de importação e, em seguida, introduza os detalhes.

Poderá então reproduzir facilmente a operação de importação, clicando em Importações Guardadas no grupo Importar do separador Dados Externos, clicando na especificação de importação e, em seguida, clicando em Executar.

  1. Se não pretender guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta a tabela em Tabelas no Painel de Navegação.

Para mais informações sobre como importar dados para o Access, siga as ligações na secção Consulte Também deste artigo.

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Passos seguintes

O resto do processo de estruturação varia, dependendo dos seus objectivos, mas é provável que pretenda considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Este artigo não fornece informações sobre a criação de objectos de base de dados adicionais.

Para mais informações, consulte estes artigos:

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Importar dados de uma folha de cálculo ou outro programa

Se estiver familiarizado com outros programas de base de dados ou folha de cálculo, já deve conhecer as noções básicas de funcionamento destas aplicações e a utilidade das bases de dados. O Access é diferente de muitas outras aplicações de base de dados, permitindo a criação de bases de dados relacionais (base de dados relacional: tipo de base de dados que armazena informações em tabelas e que utiliza os valores correspondentes de duas tabelas para relacionar os dados de uma tabela com os dados da outra tabela. Geralmente, numa base de dados relacional, só será guardado um tipo específico de informações uma vez.), sendo bastante diferente da maior parte dos programas de folha de cálculo porque oferece ferramentas para o desenvolvimento de consultas, formulários e relatórios sofisticados. O Access também fornece muitas opções para trabalhar com outros programas de bases de dados, tal como o SQL Server.

Importar uma folha de cálculo do Excel para o Access

Muitas pessoas começam a explorar o Access depois de criarem uma lista no Excel. O Excel é um bom local para iniciar uma lista, mas à medida que a lista aumenta, torna-se mais difícil organizá-la e mantê-la actualizada. Mover a lista para o Access é geralmente o passo seguinte lógico.

A estrutura de uma tabela de base de dados assemelha-se à de uma folha de cálculo, na qual os dados são armazenados em linhas e colunas. Desta forma, é geralmente simples importar uma folha de cálculo para uma tabela de base de dados. A principal diferença entre armazenar os dados numa folha de cálculo e armazenar os dados numa base de dados está na forma como estes são organizados. A simples importação da folha de cálculo inteira como uma nova tabela não irá resolver os problemas de organização e actualização de dados, principalmente se a folha de cálculo contiver dados redundantes. Para resolver estes problemas, terá de dividir os dados da folha de cálculo em tabelas separadas, cada uma contendo dados relacionados. Para mais informações sobre como dispor os dados em tabelas, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

O Access inclui o Assistente de Análise de Tabelas, que o pode ajudar a completar este processo. Depois de importar os dados para uma tabela, o assistente ajuda-o a dividir a tabela em tabelas separadas, cada uma delas contendo dados não duplicados em nenhuma das outras tabelas. O assistente também cria as relações necessárias entre as tabelas.

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Importar uma folha de cálculo do Excel como uma tabela numa base de dados nova

  1. No separador Ficheiro, clique em Novo e clique em Base de Dados em Branco.
  2. Escreva um nome para a nova base de dados na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Criar.

A base de dados nova é aberta e o Access cria uma nova tabela vazia, chamada Tabela1.

  1. Feche a Tabela1.

Quando lhe for perguntado se pretende guardar as alterações à estrutura da Tabela1, clique em Não.

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Excel.Imagem de botão
  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar.
  3. Utilize a caixa de diálogo Abrir Ficheiro para localizar o ficheiro.
  4. Seleccione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir.
  5. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, certifique-se de que a opção Importar os dados de origem para uma nova tabela da base de dados actual está seleccionada.
  6. Clique em OK.

O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo é iniciado e faz-lhe algumas perguntas sobre os dados.

  1. Siga as instruções, clicando em Seguinte ou Anterior para navegar pelas páginas. Na última página do assistente, clique em Concluir.

 Nota   O Access pergunta se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de executar. Se achar que irá executar novamente a mesma operação de importação, clique em Sim e, em seguida, introduza os detalhes. Posteriormente, poderá reproduzir facilmente a operação clicando em Importações Guardadas no grupo Importar do separador Dados Externos. Se não pretender guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta-a em Todas as Tabelas no Painel de Navegação.

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Utilize o Assistente de Análise de Tabelas para organizar os dados

Após a importação dos dados para uma tabela do Access, poderá utilizar o Assistente de Análise de Tabelas para identificar rapidamente os dados redundantes. Em seguida, o assistente fornecerá uma forma simples de organizar os dados em tabelas separadas, de modo a ficarem armazenados da forma mais eficaz. O Access preserva a tabela original como cópia de segurança, criando depois novas tabelas que poderá utilizar como base para a aplicação de base de dados.

  1. Abra a base de dados do Access que contém a tabela que pretende analisar.
  2. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Analisar, clique em Analisar Tabela.

O Assistente de Análise de Tabelas é iniciado.

As duas primeiras páginas do assistente contêm uma curta iniciação que poderá consultar clicando nos botões para ver exemplos. Se não forem apresentadas as páginas introdutórias, mas sim uma caixa de verificação com a indicação Mostrar as páginas introdutórias?, seleccione a caixa de verificação e clique em Anterior duas vezes para ver a introdução. Se não pretender ver novamente as páginas introdutórias depois de ler a introdução, pode desmarcar a caixa de verificação Mostrar as páginas introdutórias?.

  1. Na página Que tabela contém campos com valores que estão repetidos em muitos registos?, seleccione a tabela que pretende analisar e clique em Seguinte.
  2. Pode permitir que o assistente decida que campos ficam em que tabelas ou pode decidir por si mesmo. Se seguir as sugestões do assistente, poderá, mesmo assim, efectuar alterações ao esquema da tabela na página seguinte do assistente.

 Nota   Se deixar que o assistente decida que campos são colocados em que tabelas, as escolhas poderão nem sempre ser adequadas aos dados, especialmente se não existirem muitos dados. Deve verificar cuidadosamente os resultados do assistente. Por outro lado, o assistente poderá sugerir uma organização mais eficaz do que a que tem em mente, portanto, é uma boa ideia, pelo menos, experimentar uma vez a decisão do assistente. Se as sugestões não lhe agradarem, pode reorganizar os campos manualmente e pode sempre clicar em Anterior e organizar todos os campos por si mesmo.

  1. Clique em Seguinte. Nesta página, tem de especificar que tabelas contêm que campos. Se optar por deixar o assistente decidir, deverá observar várias tabelas ligadas por linhas de relações. Caso contrário, o Access cria apenas uma tabela que contenha todos os campos. Em qualquer dos casos, poderá efectuar alterações nesta página.
  • Pode arrastar campos de uma tabela para uma área em branco da página para criar uma nova tabela que contenha esses campos. O Access pede-lhe um nome para a tabela.
  • Pode arrastar campos de uma tabela para outra se achar que os mesmos ficarão mais eficazmente armazenados nessa tabela.
  • Será atribuído um campo Cód. ou Código Único Gerado à maioria das tabelas. Para obter mais informações sobre campos de Códigos, clique em Sugestões no canto superior direito do assistente.
  • Para anular uma alteração, clique no botão Anular.
  • Para mudar o nome de uma tabela, faça duplo clique na respectiva barra de título, escreva um novo nome e, em seguida, clique em OK.
  1. Depois de ter os campos organizados da forma pretendida, clique em Seguinte.
  2. Se o assistente encontrar registos que tenham valores bastante semelhantes, irá identificar esses valores como possíveis erros tipográficos e apresentar um ecrã em que poderá confirmar a acção a efectuar relativamente aos mesmos. Percorra a lista para localizar quaisquer registos que tenham valores na coluna Correcção e, em seguida, clique no item adequado na lista pendente. Seleccione (Deixar como está) para impedir que o assistente efectue mais alterações ao valor. Quando tiver terminado, clique em Seguinte.
  3. O assistente pergunta se pretende criar uma consulta semelhante à tabela original. Se já tiver criado formulários e relatórios com base na tabela original, a criação de uma tabela deste tipo é uma boa ideia. Se escolher Sim, crie a consulta, o assistente muda o nome da tabela original acrescentando "_VELHO" ao nome da tabela e, em seguida, atribui o nome da tabela original à nova consulta. Os formulários e relatórios que tinham a tabela como base, agora utilizam a consulta para os respectivos dados e continuam a trabalhar como anteriormente.
  4. Clique em Concluir.

O assistente cria as novas tabelas conforme especificado e abre-as. Feche as tabelas quando acabar de inspeccionar os resultados.

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Trabalhar com dados de outros programas

O Access 2010 fornece funcionalidades para trabalhar com dados armazenados noutros programas.

Criar uma nova base de dados do Access com ligações a dados noutro formato de ficheiro    Poderá utilizar o Access para abrir um ficheiro noutro formato de ficheiro, tal como texto, dBASE ou uma folha de cálculo. O Access cria automaticamente uma base de dados do Access e liga o ficheiro.

  1. Inicie o Access.
  2. No separador Ficheiro, clique em Abrir.
  3. Na caixa de diálogo Abrir , clique no tipo de ficheiro que pretende abrir na lista. Se não estiver certo do tipo de ficheiro, clique em Todos os Ficheiros (*.*).
  4. Se for necessário, procure a pasta que contém o ficheiro que pretende abrir. Quando localizar o ficheiro, faça duplo clique no mesmo para o abrir.
  5. Siga as instruções do assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.

Importar ou ligar dados a uma base de dados do Access existente    Pode importar dados de outras origens e programas para as tabelas do Access, de forma a que os dados sejam incluídos no ficheiro do Access, ou pode ligar aos dados a partir do Access, de forma a que os dados permaneçam no ficheiro original (fora do ficheiro do Access).

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique no formato no qual os dados estão armazenados.

Pode importar ou ligar a dados a partir das seguintes origens:

  • Excel    Pode importar dados a partir de uma folha de cálculo ou intervalo nomeado num livro do Excel. Cada folha de cálculo ou intervalo nomeado tem de ser importado ou ligado separadamente.
  • Access    Este formato é muito importante para separar o seu processo dos seus dados, criando uma base de dados dividida. Por outras palavras, pode utilizar uma base de dados para conter todos os seus formulários, relatórios e macros, mantendo simultaneamente os seus dados noutra base de dados. Deste modo, poderá desenvolver melhoramentos sem interromper o trabalho de ninguém. Poderá ainda combinar dados de várias bases de dados do Access numa só, facilitando o resumo de dados entre departamentos ou parceiros comerciais.
  • Base de dados ODBC    Este formato é suportado por vários programas, incluindo muitos produtos de servidor de bases de dados. Isto ajuda a criar bases de dados comuns, onde é possível combinar dados de sistemas diferentes.
  • Ficheiro de texto    É possível ligar a um ficheiro de texto simples, sendo mesmo possível utilizar o Access para alterar o conteúdo desse ficheiro. Isto pode ajudar a tornar os dados do Access mais fáceis de consumir por uma vasta gama de programas.
  • Ficheiro XML    Este formato também proporciona compatibilidade com uma vasta gama de programas, incluindo alguns servidores Web.
  • Lista do SharePoint    Esta opção permite que os seus dados sejam utilizáveis com um browser, o modo padrão de utilização de uma lista do SharePoint.
  • Serviços de Dados    É possível ligar a serviços de dados Web existentes na sua empresa.
  • Documento HTML    
  • Pasta do Outlook    É possível ligar a pastas do Outlook, para integrar mais facilmente a sua informação de contacto com o resto dos seus dados.
  • Ficheiro dBase    O dBase é um sistema de base de dados alternativo e popular que é suportado pelo Access

É apresentada a caixa de diálogo Obter Dados Externos.

  1. Siga as instruções na caixa de diálogo.

O Access irá importar ou ligar os dados à base de dados. Para a maioria dos formatos, tem de especificar a localização dos dados e, em seguida, escolher como pretende que os dados sejam armazenados na base de dados.

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Utilizar uma base de dados de uma versão anterior em várias versões do Access

Se a base de dados ou projecto do Access tiver sido criado no Access 2000 ou posterior, poderá utilizar a base de dados ou projecto na versão do Access em que foi criado ou em qualquer versão posterior, mesmo que o ficheiro tenha a segurança activada. Por exemplo, os ficheiros do Access 2000 podem ser utilizados no Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 e Access 2010.

Poderá deparar-se com uma situação em que pretenda manter os dados numa versão anterior do Access, mas tenha utilizadores com uma versão posterior do Access que pretendam ligar a esses dados, mas continuar a tirar partido de algumas das funcionalidades da versão posterior. A solução consiste em criar uma nova base de dados "front-end" na versão posterior (contendo formulários, relatórios, consultas, macros, mas sem tabelas) e ligá-la às tabelas no ficheiro de versão anterior. Utilize um dos seguintes procedimentos, consoante a base de dados esteja contida num ficheiro ou já esteja dividida numa aplicação front-end/back-end (aplicação front-end/back-end: aplicação de base de dados que inclui um ficheiro de base de dados "back-end", que contém tabelas e cópias de um ficheiro de base de dados "front-end", que contêm todos os outros objectos de base de dados com hiperligações para as tabelas "back-end".).

Utilizar um ficheiro de base de dados do Access em várias versões do Access

Se todas as tabelas, formulários e outros objectos da base de dados da versão anterior do Access estiverem contidos num ficheiro e pretender utilizar essa base de dados em várias versões do Access, poderá criar uma nova base de dados front-end numa versão posterior e ligá-la ao ficheiro original. Os utilizadores que tenham a versão anterior do Access conseguirão ainda utilizar a base de dados original. Os utilizadores que tenham a versão posterior poderão utilizar a nova base de dados front-end para ligar aos mesmos dados. É possível utilizar várias versões front-end se necessitar de acomodar várias versões do Access.

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Passo 1: Criar uma cópia da base de dados existente e guardá-la num formato novo

Utilize o seguinte procedimento para converter a base de dados em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando mantém o formato original da base de dados e cria uma cópia da mesma no formato especificado.

  1. Feche o ficheiro do Access. Se o ficheiro for uma base de dados do Access de multi-utilizador localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que nenhum outro utilizador a tem aberta.
  2. Inicie o Access 2010.
  3. No separador Ficheiro, clique em Abrir.
  4. Navegue para a localização do ficheiro que pretende converter e faça duplo clique no mesmo para o abrir.

 Nota   Se lhe for apresentada a caixa de diálogo Melhoramento da Base de Dados, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em Não.

  1. Se for aberto um formulário ao iniciar a base de dados, feche o formulário.
  2. No separador Ficheiro, clique em Guardar Base de Dados Como.
  3. Na caixa de diálogo Guardar Como, escreva um nome para a nova base de dados.

 Nota   A menos que vá guardar a nova base de dados numa localização diferente, o nome desta tem de ser diferente do nome da base de dados original. Em qualquer dos casos, é melhor utilizar um nome diferente, de forma a conseguir fazer a distinção facilmente entre a base de dados front-end e a base de dados back-end. No entanto, se estiver a converter para o formato do Access 2007, a extensão do nome do ficheiro muda de .mdb para .accdb e poderá utilizar o mesmo nome de ficheiro.

  1. Clique em Guardar.

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Passo 2: Dividir a cópia da base de dados e utilizar o ficheiro original como base de dados back-end

Divida a base de dados convertida utilizando o seguinte procedimento:

  • No separador Ferramentas da Base de dados, no grupo Mover Dados, clique em Base de Dados do Access.Imagem de botão
  • Na caixa de diálogo Divisor de Bases de Dados, clique em Dividir Base de Dados.

 Nota   Poderá criar uma cópia de segurança se pretender; no entanto, também poderá simplesmente recriar a cópia utilizando a base de dados original.

  • Escreva um nome para a base de dados back-end e clique em Dividir.

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Passo 3: Ligar a nova base de dados novo front-end à base de dados original

  1. Elimine a base de dados back-end criada pela ferramenta Divisor de Bases de Dados e certifique-se de que não elimina a base de dados original.
  2. Ligue a nova base de dados front-end às tabelas da base de dados original: no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Gestor de Tabelas Ligadas.Imagem de botão
  3. Clique em Seleccionar Tudo e, em seguida, seleccione a caixa de verificação Perguntar sempre pela nova localização.
  4. Clique em OK, navegue para a base de dados da versão anterior e, em seguida, faça duplo clique nela.

Se tudo correr bem, o Access irá apresentar uma mensagem a indicar que todas as tabelas ligadas seleccionadas foram actualizadas com êxito.

Agora, poderá melhorar a nova base de dados front-end para suportar novas funcionalidades para utilizadores que tenham versões mais recentes do Access. Os utilizadores que tenham versões anteriores poderão continuar a utilizar a base de dados de versão anterior.

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Utilizar uma aplicação front-end/back-end em várias versões do Access

Se a base de dados do Access já for uma aplicação front-end/back-end (aplicação front-end/back-end: aplicação de base de dados que inclui um ficheiro de base de dados "back-end", que contém tabelas e cópias de um ficheiro de base de dados "front-end", que contêm todos os outros objectos de base de dados com hiperligações para as tabelas "back-end".), poderá converter o front-end no novo formato de ficheiro do Access. Não será necessário efectuar alterações à base de dados back-end.

O procedimento seguinte mostra como utilizar o comando Guardar Base de Dados Como para converter a base de dados front-end em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando mantém o formato original da base de dados e cria uma cópia da mesma no formato especificado.

  1. Feche a base de dados front-end. Se o ficheiro for uma base de dados multi-utilizador do Access localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que nenhum outro utilizador a tem aberta.
  2. Inicie o Access 2010.
  3. No separador Ficheiro, clique em Abrir.
  4. Navegue para a localização da base de dados front-end e, em seguida, faça duplo clique na mesma para a abrir.

 Nota   Se lhe for apresentada a caixa de diálogo Melhoramento da Base de Dados, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em Não.

  1. Se for apresentado um formulário ao abrir a base de dados, feche o formulário.
  2. No separador Ficheiro, clique em Guardar Base de Dados Como.
  3. Na caixa de diálogo Guardar Como, escreva um nome para a nova base de dados.
  4. Clique em Guardar.

Agora, poderá melhorar a nova base de dados front-end para suportar as novas funcionalidades.

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Aplica-se a:
Access 2010