Novidades no Microsoft Access

No Microsoft Access 2010, pode criar bases de dados Web e publicá-las num site SharePoint.

“Comece a colaborar imediatamente.”

Os visitantes do SharePoint podem utilizar a sua aplicação de base de dados num browser, utilizando permissões do SharePoint para determinar quem pode ver o quê. Além disso, pode começar com um modelo, para poder começar a colaborar imediatamente. Muitos outros melhoramentos suportam esta nova capacidade de publicação na Web e também oferecem vantagens em bases de dados do ambiente de trabalho tradicionais.

A interface de utilizador do Access 2010 também foi alterada. Se não estiver familiarizado com o Office Access 2007, o Friso e o Painel de Navegação serão, provavelmente, novos para si. O Friso substitui os menus e as barras de ferramentas das versões anteriores. O Painel de Navegação substitui e expande a funcionalidade da janela Base de Dados. A vista Backstage, nova no Access 2010, concede-lhe acesso a todos os comandos que se aplicam à base de dados, tais como compactar e reparar, ou aos comandos do menu Ficheiro.

Este artigo descreve funcionalidades introduzidas no Office Access 2007 e no Access 2010. Se necessitar de uma introdução ao Access em geral, consulte o artigo Introdução ao Access 2010.

Neste artigo


Descrição geral

Se tiver acesso a um site SharePoint com o Access Services configurado, pode criar uma base de dados Web utilizando o Access 2010. Os utilizadores podem usar a base de dados numa janela de browser, mas tem de utilizar o Access 2010 para efectuar alterações de estrutura. Embora algumas funcionalidades da base de dados do ambiente de trabalho não sejam convertidas para a Web, pode continuar a fazer muitas das mesmas tarefas utilizando novas funcionalidades, tais como campos calculados e macros de dados.

Partilhar uma base de dados na Web

  • Utilizar um modelo    O Access 2010 inclui cinco modelos: Contactos, Activos, Projectos, Eventos e Contribuições de Caridade. Também pode modificar qualquer modelo, antes ou depois da publicação.
  • Começar do zero    Quando cria uma nova base de dados vazia, escolhe entre uma base de dados normal e uma base de dados Web. Esta escolha afecta os comandos e as funcionalidades de estrutura que pode ver, pelo que é mais fácil certificar-se de que a sua aplicação é compatível com a Web.
  • Converter uma base de dados existente numa base de dados Web    Pode publicar uma aplicação existente na Web. Nem todas as funcionalidades de base de dados do ambiente de trabalho são suportadas na Web e, como tal, poderá ter de ajustar algumas funcionalidades da aplicação.

 Nota   Pode executar o novo Verificador de Compatibilidade Web para ajudar a identificar e a corrigir quaisquer problemas de compatibilidade.

  • Intranet ou Internet    Pode publicar no seu próprio SharePoint Server ou utilizar uma solução SharePoint alojada.

Para mais informações sobre bases de dados Web, consulte o artigo Criar uma base de dados para partilhar na Web.

Novo construtor de macros

O Access 2010 tem um novo construtor de macros que inclui o IntelliSense e uma interface simples e directa.

Construtor de Macros

Chamada 1 Seleccione uma acção a partir da lista...
Chamada 2 ... ou faça duplo clique numa acção no Catálogo de Acções para adicioná-la à macro.
Chamada 3 O separador Estrutura é apresentado quando está a trabalhar numa macro.

Quando adiciona uma acção, são apresentadas mais opções no construtor de macros. Por exemplo, quando adiciona uma acção "Se", pode ver:

Macro com acção Se

Além das macros tradicionais, pode utilizar o novo construtor de macros para criar macros de dados, uma nova funcionalidade.

Macros de dados: Alterar dados com base em eventos

As macros de dados ajudam a suportar agregações nas bases de dados Web e também fornecem uma forma para implementar "accionadores" em qualquer base de dados do Access 2010.

Por exemplo, imagine que tem um campo PercentagemConcluída e um campo Estado. Pode utilizar uma macro de dados para definir a PercentagemConcluída como 100, quando define o Estado como Concluído, e como 0, quando define o Estado como Não Iniciado.

Construtor de Expressões Melhorado

O Construtor de Expressões inclui agora o IntelliSense, de modo a poder ver as opções à medida que vai escrevendo. Também apresenta ajuda para o valor de expressão actualmente seleccionado na janela Construtor de Expressões. Por exemplo, se seleccionar a função SuprEspaço, o Construtor de Expressões apresenta:

SuprEspaço(cadeia) Devolve uma Variante de tipo cadeia com uma cópia de uma cadeia especificada sem espaços à esquerda e à direita.

Campos calculados

Pode criar um campo que apresente os resultados de um cálculo. O cálculo tem de fazer referência a outros campos na mesma tabela. Utilize o Construtor de Expressões para criar o cálculo.

Regras de validação de tabela

 Nota   Esta funcionalidade foi introduzida no Access 2007.

Pode criar uma regra que impeça a introdução de dados se o registo alterado validar uma regra especificada. Ao contrário de uma regra de validação de campo, uma regra de validação de tabela pode verificar o valor de mais de um campo. Utilize o Construtor de Expressões para criar a regra de validação.

Modelos de base de dados para criar aplicações completas

O Access 2010 inclui um conjunto de modelos de base de dados desenvolvidos profissionalmente para controlar contactos, tarefas, eventos, estudantes e activos, entre outros tipos de dados. Pode utilizá-los de imediato ou melhorá-los e optimizá-los para registar informações exactamente da forma que pretende.

Modelos disponíveis na vista Backstage

Cada modelo é uma aplicação de controlo completa que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidos. Os modelos foram desenvolvidos para serem utilizados imediatamente, de modo a poder organizar-se e começar a trabalhar rapidamente. Se a estrutura do modelo satisfizer as suas necessidades, está pronto para começar. Caso contrário, pode utilizar o modelo para ir adiantando a criação da base de dados que satisfaz as suas necessidades.

Base de Dados de Activos Web

Além dos modelos incluídos no Access 2010, pode ligar ao Office.com e transferir mais modelos.

Peças de Aplicação para adicionar funcionalidade a uma base de dados existente

Pode adicionar facilmente funcionalidades a uma base de dados existente utilizando uma peça de aplicação. Uma novidade do Access 2010, uma peça de aplicação é um modelo composto por parte de uma base de dados —por exemplo, uma tabela pré-formatada ou uma tabela com um formulário e um relatório associados. Por exemplo, adicione uma peça de aplicação Tarefas à base de dados e obtém uma tabela Tarefas, um formulário Tarefas e a opção de relacionar a tabela Tarefas com outra tabela existente na sua base de dados.

Peças de Aplicação no separador Criar

Vista Folha de Dados Melhorada

Pode criar uma tabela e começar a utilizá-la sem definir campos antecipadamente - clique simplesmente em Tabela no separador Criar e comece a introduzir dados na nova folha de dados que for apresentada. O Access 2010 determina automaticamente o melhor tipo de dados para cada campo, de modo a poder começar a trabalhar rapidamente. A coluna Clique para Adicionar mostra onde adicionar um novo campo - e, se necessitar de alterar o tipo de dados ou o formato de apresentação de um campo novo ou existente, poderá utilizar os comandos existentes no friso, no separador Campos. Também pode colar dados de tabelas do Microsoft Excel numa nova folha de dados - o Access 2010 cria todos os campos e reconhece os tipos de dados automaticamente.

Clique para Adicionar na vista de Folha de Dados

Painel Lista de Campos

O painel Lista de Campos, introduzido no Access 2007, permite-lhe incluir campos de outras tabelas. Pode arrastar campos da tabela na origem de registos, de tabelas relacionadas ou de tabelas não relacionadas na base de dados. Se for necessária uma relação entre tabelas, esta é automaticamente criada ou ser-lhe-á solicitada ao longo do processo.

Painel Lista de Campos

A Vista de Esquema ajuda a acelerar a estruturação de formulários e relatórios

Utilize a Vista de Esquema para efectuar alterações de estrutura enquanto visualiza dados num formulário ou relatório.

A Vista de Esquema inclui vários melhoramentos em relação ao Access 2007 e é necessária se estiver a estruturar um formulário ou relatório para a Web.

Formulário na Vista de Esquema a mostrar dados dinâmicos

Por exemplo, pode adicionar um campo à grelha de estrutura, arrastando-o do painel Lista de Campos, ou pode alterar propriedades utilizando a folha de propriedades.

Utilizar esquemas de controlo para manter tudo organizado

Os esquemas, introduzidos no Office Access 2007, são grupos de controlos que pode mover e redimensionar como uma unidade. No Access 2010, os esquemas foram melhorados para permitir um posicionamento mais flexível dos controlos nos formulários e relatórios. Pode dividir ou unir células na horizontal ou na vertical, facilitando a reorganização dos campos, colunas ou linhas.

Tem de utilizar a Vista de Esquema na estruturação de bases de dados Web, mas a Vista de Estrutura mantém-se disponível para o trabalho na estrutura da base de dados do ambiente de trabalho.

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Nova interface de utilizador

A nova interface de utilizador - introduzida no Office Access 2007 e melhorada no Access 2010 - foi desenvolvida para facilitar a localização de funcionalidades e comandos que anteriormente se encontravam em barras de ferramentas e menus complexos.

O friso

O friso é uma colecção de separadores que contêm grupos de comandos organizados por funcionalidade. O friso substitui as camadas de menus e de barras de ferramentas encontradas em versões anteriores do Access.

Imagem do Friso do Access

As funcionalidades principais do friso incluem:

  • Separadores de comandos - Separadores que apresentam comandos normalmente utilizados em conjunto, para poder encontrar os comandos de que necessita quando necessário.
  • Separadores de comandos contextuais - Um separador de comandos apresentado consoante o contexto - ou seja, o objecto em que está a trabalhar ou a tarefa que está a executar. Um separador de comandos contextual contém os comandos cuja aplicação seja mais provável tendo em conta o que está a efectuar.
  • Galerias - Novos controlos que apresentam uma pré-visualização de um estilo ou opção, de modo a poder ver os resultados antes de efectuar uma opção.

Vista Backstage

Novidade no Access 2010, a vista Backstage contém comandos que pode aplicar a toda uma base de dados, tais como compactar e reparar ou abrir uma nova base de dados. Os comandos estão dispostos em separadores no lado esquerdo do ecrã e cada separador contém um grupo de ligações ou comandos relacionados. Por exemplo, se clicar em Novo, vê um conjunto de botões que lhe permitem criar uma nova base de dados de raiz ou seleccionando a partir de uma biblioteca de modelos de base de dados estruturados profissionalmente.

Muitos dos comandos que encontra na vista Backstage estavam disponíveis no menu Ficheiro em versões anteriores do Access, além das bases de dados abertas recentemente e (se estiver ligado à Internet) de ligações para artigos populares do office.com.

A vista Backstage do Access

Painel de Navegação

Introduzido no Access 2007, o Painel de Navegação lista e fornece acesso fácil a todos os objectos da base de dados aberta actualmente. Utilize o Painel de Navegação para organizar os objectos por tipo de objecto, data de criação, data de modificação, tabela relacionada (com base nas dependências do objecto) ou em grupos personalizados criados por si. Necessita de mais espaço para trabalhar na estrutura do formulário? Pode fechar facilmente o Painel de Navegação, de modo a ocupar pouco espaço, mas a permanecer disponível na mesma. O Painel de Navegação substitui a janela Base de Dados utilizada em versões do Access anteriores ao Access 2007.

Objectos no Painel de Navegação

Objectos com separadores

Por predefinição, as tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros são apresentados como objectos com separadores na janela do Access.

 Nota   Pode alterar esta definição por base de dados e utilizar janelas de objectos em vez de separadores.

Objecto com separadores no Access 2007

Ao clicar nos separadores de objectos, pode alternar facilmente entre vários objectos.

Janela de Ajuda

O Access 2010 oferece acesso fácil a conteúdo de Ajuda e de Referência para Programadores do Access a partir da mesma janela de Ajuda. Pode alterar facilmente o âmbito da sua pesquisa apenas para o conteúdo de Referência para Programadores, por exemplo. Independentemente das definições especificadas na janela de Ajuda, todo o conteúdo de Ajuda e de Referência para Programadores do Access estará sempre disponível online, em Office.com ou no MSDN.

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Ferramentas de criação de objectos mais eficientes

O Access 2010 fornece um ambiente intuitivo para criar objectos de base de dados.

Separador Criar

Utilize o separador Criar para criar rapidamente novos formulários, relatórios, tabelas, consultas e outros objectos de base de dados. Se seleccionar uma tabela ou consulta no Painel de Navegação, pode criar um novo formulário ou relatório com base nesse objecto com um clique, utilizando o comando Formulário ou Relatório.

Os novos formulários e relatórios criados mediante este processo de um único clique utilizam uma estrutura actualizada para ajudar a torná-los visualmente mais apelativos e passíveis de utilização imediata. Os formulários e relatórios gerados automaticamente ganham uma estrutura com um aspecto profissional com cabeçalhos que incluem um logótipo e um título. Além disso, um relatório gerado automaticamente também inclui informações de data e hora, rodapés informativos e os totais.

Vista de Relatório e Vista de Esquema

Estas vistas, introduzidas no Office Access 2007 e melhoradas no Access 2010, permitem-lhe trabalhar com formulários e relatórios de forma interactiva. Ao utilizar a Vista de Relatório, pode procurar uma composição precisa do relatório sem ter de o imprimir ou pré-visualizar. Para se concentrar em determinados registos, utilize a funcionalidade de filtro ou uma operação de Localização para procurar texto correspondente. Pode utilizar o comando Copiar para copiar texto para a Área de Transferência ou clicar nas hiperligações activas apresentadas no relatório para seguir uma hiperligação no browser.

A Vista de Esquema permite-lhe efectuar alterações de estrutura enquanto percorre os seus dados. Pode utilizar a Vista de Esquema para efectuar várias alterações de estrutura comuns, enquanto visualiza dados num formulário ou relatório. Por exemplo, adicionar um campo arrastando um nome de campo a partir do novo painel Lista de Campos ou alterar propriedades utilizando a folha de propriedades.

A Vista de Esquema oferece agora esquemas de estrutura melhorados — grupos de controlos que pode ajustar como um só, de modo a poder reorganizar facilmente campos, colunas, linhas ou esquemas completos. Também pode remover um campo ou adicionar formatação facilmente na Vista de Esquema.

Relatório na Vista de Esquema

Criação simplificada de agrupamento e ordenação em relatórios

O Office Access 2007 introduziu uma forma melhor e mais acessível de agrupar e ordenar em relatórios e adicionar totais. A interface é fácil de navegar e compreender e, quando utilizada com a nova Vista de Esquema, pode ver o efeito das suas alterações instantaneamente.

Painel Grupo, Ordenação e Total

Imagine que pretende ver o total de vendas por região num relatório. Utilize a Vista de Esquema e o painel Grupo, Ordenação e Total para adicionar um nível de grupo e pedir um total - e ver as alterações imediatamente no seu relatório. A linha Total facilita a adição de uma soma, média, contagem, máximo ou mínimo aos cabeçalhos ou rodapés do relatório. Os totais simples já não necessitam da criação manual de um campo calculado. Agora, basta apontar e clicar.

Criar totais num relatório

Esquemas de controlo melhorados que ajudam a criar formulários e relatórios aperfeiçoados

Os formulários e os relatórios contêm frequentemente informações tabulares, tais como uma coluna que contém nomes de clientes ou uma linha com todos os campos de um cliente. Pode agrupar estes controlos num esquema que possa ser facilmente manipulado como uma só unidade, incluindo o rótulo.

Comandos no grupo de Esquema de Controlo no separador Dispor

Uma vez que pode seleccionar controlos de diferentes secções, tais como o rótulo no cabeçalho ou rodapé da secção, existe uma flexibilidade considerável. Pode facilmente:

  • Mover ou redimensionar um esquema. Por exemplo, mover uma coluna para a esquerda ou direita.
  • Formatar um esquema. Por exemplo, definir uma coluna de nomes de clientes a negrito, de modo a realçá-la.
  • Adicionar uma coluna (campo) a um esquema.
  • Eliminar uma coluna (campo) de um esquema.
  • Unir ou dividir células (só no Access 2010).

Mover coluna na Vista de Esquema

Os esquemas são guardados com a estrutura para permanecerem disponíveis.

Formulários divididos para uma pesquisa rápida dos dados

 Nota   Esta funcionalidade foi introduzida no Access 2007.

Utilize um formulário dividido para criar um formulário que combine uma Vista de Folha de Dados e uma Vista de Formulário. Pode definir uma propriedade para indicar ao Access que coloque a folha de dados na parte superior, inferior, esquerda ou direita.

Formulário dividido

 Nota   Os formulários divididos não estão disponíveis em bases de dados Web.

Macros incorporadas em formulários e relatórios

As macros incorporadas foram introduzidas no Office Access 2007.

Utilize macros incorporadas para evitar ter de escrever código. Uma macro incorporada é armazenada numa propriedade e faz parte do objecto ao qual pertence. Pode alterar a estrutura de uma macro incorporada sem ter de se preocupar com outros controlos que possam utilizar a macro - cada macro incorporada é independente. As macros incorporadas são fidedignas, uma vez que são automaticamente impedidas de efectuar operações potencialmente não seguras.

Atribuir uma macro incorporada ao evento Ao Fazer Duplo Clique

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Novos tipos de dados e controlos

Novidade no Access 2010, os campos calculados permitem armazenar o resultado de um cálculo. O Office Access 2007 introduziu os seguintes novos e melhorados tipos de dados e controlos:

  • Campos de valores múltiplos
  • Tipo de dados Anexo
  • Campos Memo Melhorados
  • Controlo de calendário incorporado para campos de data/hora

Campos calculados

Pode criar um campo que apresente um valor calculado a partir de outros dados da mesma tabela. Utilize o Construtor de Expressões para criar o cálculo, de modo a beneficiar do IntelliSense e aceder facilmente à Ajuda para valores de expressão.

Os dados de outras tabelas não podem ser utilizados como a origem para os dados calculados. Algumas expressões não são suportadas pelos campos calculados.

Campos de valores múltiplos

Introduzido no Office Access 2007, um campo de valores múltiplos pode armazenar mais de um valor por registo. Imagine que tem de atribuir uma tarefa a um dos empregados ou subcontratantes, mas pretende atribuí-la a mais de um utilizador. Na maioria dos sistemas de gestão de bases de dados e em versões do Access anteriores ao Office Access 2007, tinha de criar uma relação muitos para muitos para o fazer correctamente.

 Nota   O Access cria uma tabela oculta para manter a relação muitos para muitos necessária para cada campo de valores múltiplos.

Os campos de valores múltiplos são especialmente apropriados quando trabalha com uma lista do SharePoint que contém um dos tipos de campo de valores múltiplos utilizados no Windows SharePoint Services. O Access 2010 é compatível com estes tipos de dados.

Campo de valores múltiplos

Campos de anexo para ficheiros

O tipo de dados Anexo permite-lhe armazenar facilmente todos os tipos de documentos e ficheiros binários na base de dados sem qualquer crescimento desnecessário do tamanho da base de dados. O Access comprime automaticamente os anexos, sempre que possível, para minimizar a utilização do espaço. Pretende anexar um documento do Word a um registo ou guardar uma série de imagens digitais na base de dados? A utilização de anexos torna estas tarefas muito mais fáceis. Poderá inclusivamente adicionar vários anexos a um único registo.

Caixa de diálogo Anexos

 Nota   Pode utilizar campos de anexo em base de dados Web, mas cada tabela Web tem de ter, pelo menos, um campo de anexo.

Campos Memo armazenam agora Rich Text e suportam o histórico de revisões

Introduzidos no Office Access 2007, os campos Memo Rich Text significam que já não está limitado ao texto simples nos seus registos. Pode formatar texto com opções (tais como negrito, itálico, além de diferentes tipo de letra e cores, e outras opções comuns de formatação) e armazenar o texto na base de dados. O texto em formato RTF é armazenado num campo Memo, num formato baseado em HTML compatível com o tipo de dados Rich Text no Windows SharePoint Services. Defina a nova propriedade Formato Texto como Rich Text ou Texto Simples e as informações serão correctamente formatadas em controlos de caixa de texto e na Vista de Folha de Dados.

Os campos Memo são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Pode configurar a propriedade Anexar Apenas para manter um histórico de todas as alterações efectuadas num campo Memo. Em seguida, poderá ver um histórico dessas alterações. Esta funcionalidade também suporta a funcionalidade de controlo no Windows SharePoint Services, de modo a também poder utilizar o Access para ver o histórico de conteúdos da lista do SharePoint.

Calendário para escolher datas

 Nota   Esta funcionalidade foi introduzida no Access 2007.

Os campos e controlos que utilizam o tipo de dados Data/Hora obtêm automaticamente suporte para um calendário interactivo incorporado, introduzido no Access 2007. O botão do calendário é apresentado automaticamente à direita da data. Pretende saber a data da próxima sexta-feira? Clique no botão e o calendário é apresentado automaticamente para lhe permitir localizar e escolher a data. Pode optar por desactivar o calendário para um campo ou controlo utilizando uma propriedade.

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Apresentação de dados melhorada

As novas funcionalidades de apresentação de dados ajudam a criar objectos de base de dados mais rapidamente e a analisar os dados mais facilmente.

Ferramentas de ordenação e filtragem avançadas

Imagine que tem de encontrar rapidamente um valor correspondente ou ordenar uma coluna de dados. A funcionalidade Filtro Automático introduzida no Office Access 2007 aumenta as capacidades de filtragem já eficientes para poder concentrar-se rapidamente nos dados necessários. Pode seleccionar facilmente entre os valores exclusivos numa coluna, o que é útil em situações em que não consegue lembrar-se do nome de que necessita, ou pode ordenar os valores utilizando opções do menu de contexto em linguagem simples, tal como Ordenar do Mais Antigo para o Mais Recente ou Ordenar do Menor para o Maior.

Filtro Automático

As opções de filtro mais comuns já se encontram visíveis nos comandos de menu, ou pode utilizar filtros rápidos para limitar informações com base nos dados que introduzir. As opções de filtro rápido mudam automaticamente com base no tipo de dados, de modo a poder ver escolhas razoáveis para informações de texto, data e numéricas.

Menu Filtros de Data

Totais e cores de fundo alternadas em folhas de dados

A Vista de Folha de Dados oferece uma linha Total, na qual pode mostrar uma soma, contagem, média, máximo, mínimo, desvio-padrão ou desvio. Depois de adicionar a linha Total, aponte para a seta na célula da coluna e seleccione o cálculo pretendido.

Linha Total na folha de dados

As folhas de dados, os relatórios e os formulários contínuos suportam uma cor de fundo alternada para linhas, que pode configurar independentemente da cor de fundo predefinida. A aplicação de sombreado em linhas alternadas é fácil, e pode escolher qualquer cor.

Folha de dados utilizando cor de linha alternada

Formatação condicional

O Access 2010 adiciona novas funcionalidades de formatação condicional, permitindo-lhe alcançar alguns dos mesmos estilos de formatação disponíveis no Excel. Por exemplo, agora pode adicionar Barras de Dados para facilitar a leitura de uma coluna de números, conforme ilustrado em seguida:

Formatação condicional num relatório do Access

 Nota   A formatação condicional não está disponível nas bases de dados Web.

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Segurança avançada

As funcionalidades de segurança avançada e a forte integração com o Windows SharePoint Services ajudam-no a gerir de forma mais eficaz e permitem tornar as aplicações de controlo de informações mais seguras do que antes. Ao armazenar os dados da aplicação de controlo em listas no Windows SharePoint Services, pode auditar o histórico de revisões, recuperar informações eliminadas e configurar permissões de acesso a dados.

O Office Access 2007 introduziu um novo modelo de segurança que foi continuado e melhorado no Access 2010. As decisões de fidedignidade unificada estão integradas no Centro de Fidedignidade do Microsoft Office. As localizações fidedignas facilitam a confiança em todas as bases de dados em pastas seguras. Pode carregar uma aplicação do Office Access 2007 com código ou macros desactivados para fornecer uma experiência mais segura, em sandbox (ou seja, não é possível executar comandos não seguros). As macros fidedignas são executadas no modo Sandbox.

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Recolha de dados utilizando formulários do InfoPath e o Outlook

A funcionalidade Recolha de Dados introduzida no Office Access 2007 ajuda-o a recolher comentários utilizando o Outlook e, opcionalmente, o InfoPath. Pode gerar automaticamente um formulário do InfoPath ou um formulário HTML e incorporá-lo no corpo de uma mensagem de correio electrónico. Em seguida, pode enviar o formulário para os destinatários seleccionados a partir dos contactos do Outlook, ou para os nomes de destinatários armazenados num campo da base de dados do Access.

Utilizar uma mensagem de correio electrónico para recolher dados

Pode optar entre recolher novas informações ou actualizar informações existentes. Em seguida, os destinatários preenchem o formulário e devolvem-no. O Outlook reconhece os formulários recebidos e guarda automaticamente os dados na base de dados do Access - não é necessário escrever novamente.

Exportar para PDF e XPS

No Access 2010, pode exportar dados para um formato de ficheiro PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) para impressão, publicação e distribuição de correio electrónico, desde que instale primeiro o suplemento Publicar como PDF ou XPS. A exportação de um formulário, relatório ou folha de dados para um ficheiro .pdf ou .xps permite-lhe capturar informações de uma forma de distribuição fácil que mantém todas as características de formatação, mas não requer que os outros utilizadores tenham o Access instalado nos computadores para conseguirem imprimir ou rever os dados.

  • PDF (Portable Document Format)    Um PDF é um formato de ficheiro electrónico de esquema fixo que preserva a formatação do documento e ajuda na partilha de ficheiros. O formato PDF assegura que, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, o ficheiro mantém exactamente o formato pretendido, e os dados contidos no ficheiro não podem ser facilmente copiados ou alterados. O formato PDF também é muito útil para documentos que serão reproduzidos utilizando métodos de impressão comercial.
  • XPS (XML Paper Specification)    Um XPS é um formato de ficheiro electrónico que preserva a formatação do documento e ajuda na partilha de ficheiros. O formato XPS assegura que, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, o ficheiro mantém exactamente o formato pretendido, e os dados contidos no ficheiro não podem ser facilmente copiados ou alterados.

Trabalhar com dados externos é mais fácil

Agora pode ligar a um serviço Web como uma origem de dados externa. Irá necessitar de um ficheiro de definição de serviço Web fornecido pelo administrador de serviços Web. Depois de instalar o ficheiro de definição, pode ligar a dados de serviço Web como uma tabela ligada.

As novas funcionalidades introduzidas no Office Access 2007 facilitam a importação e exportação de dados. Pode guardar uma operação de importação ou exportação e reutilizar a operação guardada da próxima vez que tiver de executar a mesma tarefa. O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo permite-lhe substituir o tipo de dados escolhido pelo Access, e pode importar, exportar e ligar a ficheiros que tenham, no mínimo, os formatos de ficheiro do Office Excel 2007.

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Uma forma melhor de resolver problemas

Introduzidos no Office Access 2007, os Diagnósticos do Microsoft Office são uma série de testes de diagnóstico que podem ajudar a descobrir o motivo pelo qual o computador apresenta falhas. Os testes de diagnóstico podem solucionar alguns problemas directamente e identificar formas de solucionar outros problemas. Os Diagnósticos do Microsoft Office substituem as seguintes funcionalidades do Microsoft Office 2003: Detectar e Reparar, e Recuperação de Aplicações do Microsoft Office.

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Ferramentas de verificação linguística avançadas

Seguem-se algumas das novas funcionalidades do verificador ortográfico.

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