Noções básicas da base de dados

Este artigo fornece uma breve descrição geral das bases de dados, ou seja, o que são, motivos que o podem levar a utilizar uma e qual a função de cada um dos diferentes elementos de uma base de dados. A terminologia é direccionada para bases de dados do Microsoft Office Access 2007, mas os conceitos aplicam-se a todos os produtos.

Neste artigo


O que é uma base de dados?

Uma base de dados é uma ferramenta concebida para a recolha e organização de informações. As bases de dados armazenam informações sobre pessoas, produtos, encomendas, etc. Muitas bases de dados começam por ser uma lista num programa de processamento de texto ou folha de cálculo. À medida que a lista vai crescendo, as redundâncias e inconsistências começam a aparecer nos dados. Os dados tornam-se difíceis de compreender na forma de lista e os meios para procurar ou retirar subconjuntos de dados para revisão são limitados. Assim que estes problemas começam a surgir, convém transferir os dados para uma base de dados criada por um DBMS (database management system), como o Office Access 2007.

Uma base de dados informatizada é um contentor de objectos. Uma base de dados pode conter mais do que uma tabela. Por exemplo, um sistema de controlo de inventários que utilize três tabelas não corresponde a três bases de dados mas sim a uma base de dados que contém três tabelas. A não ser que tenha sido especificamente concebida para utilizar dados ou código de outra origem, uma base de dados do Access armazena as respectivas tabelas num único ficheiro, juntamente com outros objectos, tais como formulários, relatórios, macros e módulos. As bases de dados criadas no formato do Access 2007 têm a extensão .accdb e as bases de dados criadas em formatos anteriores do Access têm a extensão de ficheiro .mdb. Pode utilizar o Access 2007 para criar ficheiros em formatos de ficheiro anteriores (por exemplo, Access 2000 e Access 2002-2003).

Ao utilizar o Access, pode:

  • Adicionar novos dados a uma base de dados, tal como um novo item num inventário
  • Editar dados existentes na base de dados, tal como alterar a localização actual de um item
  • Eliminar informações, por exemplo, quando um item é vendido ou rejeitado
  • Organizar e visualizar os dados de formas diferentes
  • Partilhar os dados com outras pessoas através de relatórios, mensagens de correio electrónico, intranet ou Internet

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Os elementos de uma base de dados do Access

As secções seguintes são breves descrições dos elementos que compõem uma base de dados do Access típica. Para obter mais informações sobre cada elemento, aceda às hiperligações da secção Consulte Também deste artigo.



Tabelas

O aspecto de uma tabela de base de dados assemelha-se ao de uma folha de cálculo, na qual os dados são armazenados em linhas e colunas. Desta forma, torna-se bastante simples importar uma folha de cálculo para uma tabela de base de dados. A principal diferença entre armazenar os dados numa folha de cálculo e armazenar os dados numa base de dados está na forma como estes são organizados.

Para obter a maior flexibilidade de uma base de dados, os dados devem ser organizados em tabelas de modo a evitar as redundâncias. Por exemplo, se armazenar informações sobre empregados, cada empregado só deverá ter de ser introduzido uma vez numa tabela configurada exclusivamente para incluir dados de empregados. Os dados sobre produtos serão armazenados numa tabela específica e os dados sobre sucursais serão armazenados noutra tabela. Este processo é denominado normalização.

Cada linha numa tabela corresponde a um registo. Os registos são onde as informações individuais são armazenadas. Cada registo consiste num ou mais campos. Os campos correspondem às colunas numa tabela. Por exemplo, pode ter uma tabela denominada "Empregados", em que cada registo (linha) contém informações sobre um empregado diferente e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, tal como o nome, apelido, endereço, etc. Os campos devem ser designados como um determinado tipo de dados, seja texto, data ou hora, número ou qualquer outro tipo.

Outra forma de descrever registos e campos é imaginando um catálogo de fichas de biblioteca à moda antiga. Cada ficha no arquivo corresponde a um registo na base de dados. Cada informação numa ficha individual (autor, título, etc.) corresponde a um campo na base de dados.

Formulários

Os formulários são, muitas vezes, conhecidos como "ecrãs de introdução de dados". São as interfaces utilizadas para trabalhar com os dados e contêm, muitas vezes, botões de comando que executam diversos comandos. Pode criar uma base de dados sem recorrer a formulários editando simplesmente os dados nas folhas de dados da tabela. No entanto, a maior parte dos utilizadores de bases de dados preferem utilizar formulários para visualizar, introduzir e editar dados nas tabelas.

Os formulários fornecem um formato de fácil utilização para trabalhar com os dados e aos quais também pode adicionar elementos funcionais, tais como botões de comando. Pode programar os botões para determinar quais os dados que devem aparecer no formulário, abrir outros formulários ou relatórios ou executar muitas outras tarefas. Por exemplo, pode ter um formulário denominado "Formulário do Cliente" no qual trabalha com dados do cliente. O formulário do cliente pode ter um botão que abre um formulário de encomenda e no qual pode introduzir uma nova encomenda para esse cliente.

Os formulários também permitem controlar a forma como outros utilizadores interagem com os dados na base de dados. Por exemplo, pode criar um formulário que mostre apenas determinados campos e que permita a execução de determinadas operações apenas. Tal, irá ajudar a proteger os dados e assegura a correcta introdução dos dados.

Relatórios

Os relatórios são utilizados para resumir e apresentar dados nas tabelas. Um relatório responde, normalmente, a uma pergunta específica, tal como "Qual o volume de receitas da empresa gerado por cada cliente este ano?" ou "Em que cidades estão localizados os nossos clientes?" Cada relatório pode ser formatado de modo a apresentar as informações da forma mais legível possível.

Um relatório pode ser executado em qualquer altura que reflectirá sempre os dados actuais na base de dados. Os relatórios são geralmente formatados para poderem ser impressos mas também podem ser visualizados no ecrã, exportados para outro programa ou enviados como mensagens de correio electrónico.

Consultas

As consultas são a verdadeira força de trabalho numa base de dados e podem executar as mais diversas funções. A função mais comum consiste em obter dados específicos das tabelas. Os dados que pretende ver encontram-se, muitas vezes, distribuídos por várias tabelas e as consultas permitem-lhe visualizá-los numa única folha de dados. Para além disso, como normalmente não pretende ver todos os registos ao mesmo tempo, as consultas permitem-lhe adicionar critérios para "filtrar" os dados e encontrar apenas aqueles que pretende. As consultas funcionam, muitas vezes, como a origem de registo para formulários e relatórios.

Determinadas consultas são "actualizáveis", o que significa que pode editar os dados nas tabelas subjacentes através da folha de dados de consulta. Se estiver a trabalhar numa consulta actualizável, lembre-se de que as alterações também estão a ser efectuadas nas tabelas e não apenas na folha de dados de consulta.

Existem dois tipos de consultas base: consultas de selecção e consultas de acção. Uma consulta de selecção obtém os dados e disponibiliza-os para utilização. Pode visualizar os resultados da consulta no ecrã, imprimi-los ou copiá-los para a área de transferência. Em alternativa, pode utilizar o resultado de uma consulta como a origem do registo para um formulário ou relatório.

Uma consulta de acção, tal como o nome indica, executa uma tarefa com os dados. As consultas de acção podem ser utilizadas para criar novas tabelas e adicionar dados a tabelas existentes, actualizar dados ou eliminar dados.

Macros

As macros no Access podem ser entendidas como uma linguagem de programação simplificada que pode utilizar para adicionar funcionalidade a uma base de dados. Por exemplo, pode anexar uma macro a um botão de comando num formulário de modo a poder ser executada sempre que o botão é clicado. As macros contêm acções que executam tarefas, tais como a abertura de um relatório, a execução de uma consulta ou o fecho da base de dados. A maior parte das operações que executa manualmente pode ser automatizada utilizando macros, permitindo poupar tempo de uma forma extraordinária.

Módulos

Os módulos, à semelhança das macros, são objectos que pode utilizar para adicionar funcionalidade a uma base de dados. Enquanto cria macros no Access fazendo uma escolha de uma lista de acções de macro, escreve módulos na linguagem de programação do Visual Basic for Applications (VBA) (VBA: versão de linguagem de macros do Microsoft Visual Basic que é utilizada para programar aplicações baseadas no Windows e que está incluída em diversos programas da Microsoft.). Um módulo é um conjunto de declarações, instruções e procedimentos armazenados em conjunto como uma unidade. Um módulo pode ser um módulo de classe ou um módulo padrão. Os módulos de classe são anexados a formulários ou relatórios e normalmente contêm procedimentos que são específicos do formulário ou relatório ao qual se encontram anexados. Os módulos padrão contêm procedimentos gerais que não estão associados a qualquer outro objecto. Os módulos padrão encontram-se listados em Módulos no Painel de Navegação, ao passo que os módulos não.

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Aplica-se a:
Access 2007