Introdução às tabelas

As tabelas são objetos essenciais numa base de dados porque contêm todas as informações ou dados. Por exemplo, uma base de dados de uma empresa pode ter uma tabela de Contactos que armazena os nomes, endereços de correio eletrónico e números de telefone dos fornecedores. Este artigo fornece uma descrição geral das tabelas no Access. Antes de criar tabelas, reflita sobre o que precisa e determine todas as tabelas de que poderá necessitar. Para uma introdução ao planeamento e estruturação de uma base de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Neste artigo


Descrição geral

Uma base de dados relacional como o Access tem, normalmente, várias tabelas relacionadas. Numa base de dados bem concebida, cada tabela armazena dados acerca de um determinado assunto, como os funcionários ou produtos. Uma tabela tem registos (linhas) e campos (colunas). Os campos têm vários tipos de dados, como texto, números, datas e hiperligações.

Tabela Clientes a mostrar o esquema de registos e campos

 Um registo
: contém dados específicos, como informações sobre um determinado colaborador ou produto.
 Um campo
: contém dados sobre um aspeto do assunto da tabela, tal como o nome próprio ou o endereço de correio eletrónico.
 Um valor de campo
: Cada registo possui um valor de campo. Por exemplo, Contoso, Ltd. ou alguem@exemplo.com.

Propriedades da tabela e do campo

As características e comportamentos das tabelas e campos são definidos e controlados pelas propriedades. As propriedades de uma tabela são definidas na folha de propriedades de uma tabela. Por exemplo, pode definir a propriedade Vista predefinida de uma tabela de modo a especificar a forma como a tabela é apresentada por predefinição. A propriedade de um campo define um aspeto do comportamento do campo. Também pode definir as propriedades do campo na vista de Estrutura utilizando o painel Propriedades do campo. Cada campo tem um tipo de dados que define o tipo de informação que o campo armazena. Por exemplo, várias linhas de texto ou moeda são tipos de dados.

Relações da tabela

Embora cada tabela, numa base de dados, armazene dados sobre um assunto específico, as tabelas numa base de dados relacional, tal como o Access, armazenam dados sobre assuntos relacionados. Por exemplo, uma base de dados pode conter:

  • Uma tabela de clientes que lista os clientes da sua empresa e respetivos endereços.
  • Uma tabela de produtos que lista os produtos que vende, incluindo os preços e imagens de cada item.
  • Uma tabela de encomendas que controla as encomendas dos clientes.

Para ligar os dados armazenados em tabelas diferentes, poderia criar relações. Uma relação é uma ligação lógica entre duas tabelas que possuem um campo em comum.

Chaves

Os campos que fazem parte de uma relação de tabelas denominam-se chaves. Normalmente, uma chave consiste num campo, mas pode consistir em mais de um campo. Existem dois tipos de chaves:

  •    Chave primária: Uma tabela só pode ter uma chave primária. Uma chave primária consiste num ou mais campos que identificam exclusivamente cada registo armazenado na tabela. O Access fornece um número de identificação único, denominado número de ID, que serve como chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou alterar a chave primária de uma tabela.
  •    Chave externa: Uma tabela pode ter uma ou mais chaves externas. Uma chave externa contém valores que correspondem a valores da chave primária de outra tabela. Por exemplo, poderá ter uma tabela Encomendas, na qual cada encomenda tem um número de ID de cliente que corresponde a um registo numa tabela Clientes. O campo de ID do cliente é uma chave externa da tabela Encomendas

A correspondência de valores entre campos de chave constitui a base de uma relação de tabelas. Utilize uma relação de tabelas para combinar dados de tabelas relacionadas. Por exemplo, suponha que tem uma tabela Clientes e uma tabela Encomendas. Na tabela Clientes, cada registo é identificado pelo campo de chave primária ID.

Para associar cada encomenda a um cliente, adicione um campo de chave externa à tabela Encomendas que corresponda ao campo de ID da tabela Clientes e, em seguida, crie uma relação entre as duas chaves. Quando adicionar um registo à tabela Encomendas, utilize um valor para o ID de cliente que provenha da tabela Clientes. Sempre que quiser ver quaisquer informações sobre o cliente de uma encomenda, utilize a relação para identificar os dados da tabela Clientes que correspondem aos registos na tabela Encomendas.

Uma relação de tabelas apresentada na janela Relações

Uma relação de tabelas apresentada na janela Relações.
 Uma chave primária é identificada pelo ícone de chave junto ao nome do campo.
 Uma chave externa - note a ausência do ícone de chave.

Vantagens da utilização de relações

Manter os dados separados em tabelas relacionadas produz as seguintes vantagens:

  • Consistência    Uma vez que cada item de dados é registado apenas uma vez, numa tabela, existe uma menor possibilidade de ambiguidade ou inconsistência. Por exemplo, o utilizador armazena o nome de um cliente só uma vez, numa tabela sobre clientes, em vez de o armazenar várias vezes (e, potencialmente, de forma inconsistente) numa tabela que contém dados de encomendas.
  • Eficiência    Registar os dados num só local significa que utiliza menos espaço no disco. Além disso, as tabelas mais pequenas tendem a fornecer dados mais rapidamente do que as tabelas maiores. Finalmente, se não utilizar tabelas separadas para assuntos separados, irá introduzir valores nulos (a ausência de dados) e redundância nas tabelas, sendo que ambos podem desperdiçar espaço e dificultar o desempenho.
  • Compreensão    A estrutura de uma base de dados é mais fácil de compreender se os assuntos estiverem adequadamente separados em tabelas.

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Adicionar uma tabela numa base de dados do ambiente de trabalho

Crie uma nova tabela se tiver uma nova origem de dados que não pertença a nenhuma das tabelas existentes. Existem várias opções para adicionar uma tabela à sua base de dados do Access, como criando uma nova base de dados, inserindo uma tabela numa base de dados existente ou importando ou ligando dados a uma tabela de outra origem de dados - tal como um livro do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, um ficheiro de texto, um serviço Web ou outra base de dados. Quando cria uma nova base de dados em branco, é inserida automaticamente uma nova tabela vazia. Em seguida, pode introduzir dados na tabela para começar a definir os campos.

Para obter mais informações sobre como adicionar um campo a uma base de dados do ambiente de trabalho, consulte o artigo Adicionar um campo a uma tabela.

Criar uma nova tabela numa nova base de dados do ambiente de trabalho

  1. No separador Ficheiro, clique em Novo > Base de dados de ambiente de trabalho em branco.
  2. Na caixa Nome de Ficheiro, escreva um nome de ficheiro para a nova base de dados.
  3. Para guardar a base de dados numa localização diferente, clique no ícone da pasta.
  4. Clique em Criar.

A nova base de dados é aberta com uma nova tabela designada por Tabela1. Altere o nome da tabela com base no tipo de dados que irá armazenar.

Criar uma nova tabela numa base de dados existente

  1. Clique em Ficheiro > Abrir e clique na base dados pretendida, se a mesma estiver listada em Recentes. Caso contrário selecione uma das opções de procura para localizar a base de dados.
  2. No separador Criar, clique em Tabela.

Uma nova tabela é adicionada e aberta na vista de Folha de Dados.

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Dados externos

Pode ligar a uma diversidade de origens de dados externas, tais como outras bases de dados, ficheiros de texto e livros do Excel. Ao ligar a dados externos, o Access pode utilizar a ligação como se fosse uma tabela. Dependendo da origem de dados externa e da forma como cria a ligação, pode editar os dados na tabela ligada e pode criar relações que envolvam a tabela ligada. Contudo, não pode alterar a estrutura dos dados externos utilizando a ligação.

Importar ou ligar para criar uma tabela

Pode criar uma tabela importando ou ligando a dados armazenados noutro local. Pode importar ou ligar a dados numa folha de cálculo do Excel, lista do Windows SharePoint Services, ficheiro XML, outra base de dados do Access, pasta do Microsoft Outlook, etc.

Quando importar dados, cria uma cópia dos dados numa nova tabela na base de dados atual. As alterações subsequentes aos dados de origem não terão efeito nos dados importados e as alterações aos dados importados não afetarão os dados de origem. Depois de ligar a uma origem de dados e de importar os dados, poderá utilizar os dados importados sem ligar à origem. Pode alterar a estrutura de uma tabela importada.

Quando liga a dados, cria uma tabela ligada na base de dados atual que representa uma ligação direta às informações existentes armazenadas noutro local. Quando alterar dados numa tabela ligada, está a alterá-los na origem. Sempre que os dados são alterados na origem, essa alteração é apresentada na tabela ligada. Tem de poder ligar à origem de dados sempre que utilizar uma tabela ligada. Não pode alterar a estrutura de uma tabela ligada.

 Nota    Não pode editar dados numa folha de cálculo do Excel utilizando uma tabela ligada. Como solução, importe os dados de origem para uma base de dados do Access e, em seguida, ligue à base de dados a partir do Excel. Para mais informações sobre a ligação ao Access a partir do Excel, procure na Ajuda do Excel.

Criar uma nova tabela importando ou ligando a dados externos

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique numa das origens de dados disponíveis.
  2. Siga as instruções das caixas de diálogo que aparecem em cada passo.

O Access cria a nova tabela e apresenta-a no Painel de Navegação.

 Sugestão    Também pode importar ou ligar a uma lista do SharePoint. Para obter mais informações, consulte o artigo Importar de ou ligar dados a uma lista do SharePoint.

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Utilizar um site SharePoint para criar uma tabela

Pode criar uma tabela na base de dados, importada de ou ligada a uma lista do SharePoint. Também pode criar uma nova lista do SharePoint utilizando um modelo predefinido.

  1. No separados Criar, clique em Listas do SharePoint e siga um dos seguintes procedimentos:
  1. Clique na opção Contactos, Tarefas, Problemas ou Eventos.
  2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, insira um URL para o site SharePoint onde pretende criar a lista.
  3. Introduza um nome para a nova lista e respectiva discrição nas caixas Especifique um nome para a nova lista e Descrição.
  1. Para abrir a tabela ligada depois de criada, seleccione a caixa de verificação Abrir a lista depois de concluído (seleccionada por predefinição).

  1. Clique em Personalizar. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista introduza o URL para o site do SharePoint onde pretende criar a lista.
  1. Introduza um nome para a nova lista e a sua descrição nas caixas Especifique um nome para a nova lista e Descrição.
  2. Para abrir a tabela ligada após ter sido criada, selecione a caixa de verificação Abrir a lista depois de concluído (selecionada por predefinição).

  1. Clique em Lista do SharePoint Existente.
  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, escreva o URL para o site SharePoint que contém os dados que pretende importar.
  3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela da base de dados atual e, em seguida, clique em Seguinte.
  4. Selecione a caixa de verificação junto a cada lista do SharePoint que pretende importar.

  1. Clique em Lista do SharePoint Existente.
  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Site SharePoint, escreva o URL para o site SharePoint que contém a lista à qual pretende ligar.
  3. Clique em Ligar à origem de dados criando uma tabela ligada e, em seguida, clique em Seguinte.
  4. Selecione a caixa de verificação junto a cada lista do SharePoint à qual pretende ligar.

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Utilizar um serviço Web para criar uma tabela

Pode criar uma tabela na base de dados que ligue a dados num Web site que forneça uma interface de serviço Web.

 Nota    As tabelas de serviço Web são só de leitura.

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique em Mais e, em seguida, clique em Serviços de Dados.
  2. Se a ligação que pretende utilizar já tiver sido instalada, avance para o passo 5. Caso contrário, continue com o passo seguinte.
  3. Clique em Instalar nova ligação.
  4. Selecione o ficheiro de ligação que pretende utilizar e clique em OK.
  5. Na caixa de diálogo Criar Ligação a Dados do Serviço Web, expanda a ligação que pretende utilizar.
  6. Selecione a tabela à qual pretende ligar. O Access apresenta os campos no lado direito da caixa de diálogo.
  7. Opcionalmente, escreva um nome para a tabela ligada na caixa Especificar nome da ligação. O Access utiliza esse nome para a tabela ligada no Painel de Navegação.
  8. Clique em OK. O Access cria a tabela ligada.

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Definir as propriedades da tabela numa base de dados do ambiente de trabalho

Pode definir propriedades que se apliquem a toda uma tabela ou a todos os registos.

  1. Selecione a tabela cujas propriedades pretende definir.
  2. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.
  3. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Folha de Propriedades.

Grupo Mostrar/Ocultar no separador Estrutura.

  1. Na folha de propriedades, clique no separador Geral.
  2. Clique na caixa à esquerda da propriedade que pretende definir e, em seguida, introduza uma definição para a propriedade. Para ver uma lista de propriedades da tabela, clique em Propriedades da Tabela Disponíveis
  3. Prima CTRL+G para guardar as alterações.
Utilize esta propriedade da tabela Para
Apresentar Vistas no Site do SharePoint

Especificar se as vistas baseadas na tabela podem ser apresentadas num site SharePoint.

 Nota   Os efeitos desta definição dependem da definição da propriedade da base de dados Apresentar Todas as Vistas no Site SharePoint.

Para mais informações, consulte a secção Consulte Também.

Subfolha de dados expandida Expandir todas as subfolhas de dados quando abre a tabela.
Altura da subfolha de dados

Execute um dos seguintes procedimentos:

  • Se pretender que a janela da subfolha de dados se expanda para apresentar todas as linhas, deixe esta propriedade definida como 0".
  • Se pretender controlar a altura da subfolha de dados, introduza a altura pretendida em polegadas.
Orientação Definir a orientação da vista consoante o idioma seja de leitura da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.
Descrição Fornecer uma descrição da tabela. Esta descrição irá aparecer em descrições para a tabela.
Vista predefinida Definir Folha de Dados, Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico como a vista predefinida quando abrir a tabela.
Regra de validação Introduzir uma expressão que tenha de ser verdadeira sempre que adicionar ou alterar um registo.
Texto de validação Introduzir uma mensagem que é apresentada quando um registo violar a expressão na propriedade Regra de validação.
Filtro Definir critérios para apresentar apenas linhas com correspondência na Vista de Folha de Dados.
Ordenado por Selecionar um ou mais campos para especificar a sequência de ordenação predefinida das linhas na Vista de Folha de Dados.
Nome da subfolha de dados Especificar se uma subfolha de dados deverá aparecer na Vista de Folha de Dados e, se for o caso, qual a tabela ou consulta que deve fornecer as linhas na subfolha de dados.
Ligar campos subordinados Listar os campos da tabela ou consulta utilizados para a subfolha de dados que correspondem à propriedade Ligar campos principais especificada para a tabela.
Ligar campos principais Listar os campos da tabela que correspondem à propriedade Ligar campos subordinados especificada para a tabela.
Filtrar Ao Carregar Aplicar automaticamente os critérios de filtragem na propriedade Filtro (definindo como Sim) quando a tabela for aberta na Vista de Folha de Dados.
Ordenar Por Ao Carregar Aplicar automaticamente os critérios de ordenação na propriedade Ordenar por (definindo como Sim) quando a tabela for aberta na Vista de Folha de Dados.

 Sugestão   Para ter mais espaço para introduzir ou editar uma definição na caixa de propriedade, prima SHIFT+F2 para apresentar a caixa Zoom. Se estiver a definir a propriedade Regra de validação com uma expressão e quiser ajuda sobre como criá-la, clique em Imagem de botão junto à caixa da propriedade Regra de Validação para apresentar o Construtor de Expressões.

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Adicionar um campo a uma tabela numa base de dados do ambiente de trabalho

Cada dado que pretende controlar é armazenado num campo. Por exemplo, numa tabela de contactos, crie campos para o Apelido, Nome Próprio, Número de Telefone e Endereço. Numa tabela de produtos, crie campos para o Nome do Produto, ID do Produto e Preço.

Antes de criar campos, tente separar os dados em partes mais pequenas. É muito mais fácil combinar dados posteriormente do que dividi-los. Por exemplo, em vez de um campo Nome Completo, considere criar campos separados para Apelido e Nome Próprio. Em seguida, pode facilmente procurar ou ordenar por Nome Próprio, Apelido ou ambos. Se pretender criar um relatório, ordenar, procurar ou efetuar um cálculo com base num item de dados, coloque esse item sozinho num campo. Para mais informações sobre a estruturação de uma base de dados e a criação de campos, consulte as ligações na secção Consulte Também.

Depois de criar um campo, também pode definir propriedades do campo para controlar o seu aspeto e comportamento.

Pode criar um novo campo no Access introduzindo dados numa nova coluna na vista de Folha de Dados. Quando criar um campo introduzindo dados na vista de Folha de Dados, o Access atribui automaticamente um tipo de dados ao campo com base no valor introduzido. Se nenhum outro tipo de dados estiver implícito, o Access define o tipo de dados como Texto, mas o utilizador pode alterar o tipo de dados.

Adicionar um campo introduzindo dados

Ao criar uma nova tabela ou abrir uma tabela existente na Vista de Folha de Dados, pode adicionar um campo à tabela introduzindo dados na coluna Adicionar Novo Campo da folha de dados.

Folha de Dados com a coluna Adicionar Novo Campo

 Introduza dados na coluna em branco Adicionar Novo Campo.

Para adicionar um novo campo:

  1. Crie ou abra uma tabela na Vista de Folha de Dados.
  2. Na coluna Adicionar Novo Campo, introduza o nome do campo que pretende criar. Utilize um nome descritivo para que o campo seja mais fácil de ser identificado.
  3. Introduza dados no novo campo.

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Definir as propriedades de um campo

Depois de criar um campo, pode definir propriedades do campo para controlar o aspeto e o comportamento.

Por exemplo, ao definir as propriedades do campo, pode:

  • Controlar o aspeto dos dados num campo
  • Ajudar a evitar a introdução de dados incorreta num campo
  • Especificar valores predefinidos para um campo
  • Ajudar a acelerar a pesquisa e a ordenação num campo

Pode definir algumas das propriedades do campo disponíveis enquanto trabalha na vista de Folha de Dados. Contudo, para ter acesso e definir a lista completa de propriedades do campo, tem de utilizar a vista de Estrutura.

Definir as propriedades do campo na vista de Estrutura

Pode mudar um nome de um campo, alterar o tipo de dados, alterar a propriedade Formato e alterar algumas das restantes propriedades enquanto trabalha na vista de Folha de Dados.

  • Para abrir uma tabela na vista de Folha de Dados:    No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela e, no menu de atalho, clique em Vista de Folha de Dados.
  • Para mudar o nome de um campo:    Quando adicionar um campo introduzindo dados na vista de Folha de Dados, o Access atribui automaticamente um nome genérico ao campo. O Access atribui o nome Campo1 ao primeiro campo novo, Campo2 ao segundo campo novo, e assim sucessivamente. Por predefinição, o nome de um campo é utilizado como a sua etiqueta sempre que o campo for apresentado, tal como o cabeçalho de uma coluna numa folha de dados. Mudar o nome dos campos, de modo a terem nomes mais descritivos, facilita a sua utilização quando o utilizador visualiza ou edita registos.
  1. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho do campo cujo nome pretende mudar (por exemplo, Campo1).
  2. No menu de atalho, clique em Mudar o Nome da Coluna.
  3. Introduza o novo nome no cabeçalho do campo.

Os nomes de campos podem ter até 64 carateres (letras ou números), incluindo espaços.

Alterar o tipo de dados de um campo

Quando criar um campo introduzindo dados na vista de Folha de Dados, o Access examina esses dados para determinar o tipo de dados apropriado para o campo. Por exemplo, se introduzir 1/1/2006, o Access reconhece que os dados como uma data e define o tipo de dados para o campo como Data/Hora. Se o Access não conseguir determinar o tipo de dados, o tipo de dados é definido como Texto por predefinição.

O tipo de dados do campo determina as outras propriedades do campo que pode definir. Por exemplo, só pode definir a propriedade Anexar Apenas para um campo que tenha o tipo de dados Hiperligação ou o tipo de dados Memo.

Poderão existir situações em que pretenda alterar manualmente o tipo de dados de um campo. Por exemplo, imagine que tem números de divisões que parecem datas, tais como 10/2001. Se introduzir 10/2001 num novo campo na vista de Folha de Dados, a funcionalidade de deteção automática de tipo de dados seleciona o tipo de dados Data/Hora para o campo. Uma vez que os números de divisões são etiquetas, e não datas, deverão utilizar o tipo de dados Texto. Utilize o seguinte procedimento para alterar o tipo de dados de um campo.

  1. Clique no separador Folha de Dados.
  2. Na lista Tipo de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione o tipo de dados pretendido.

Imagem do Friso do Access

Alterar o formato de um campo

Além de determinar o tipo de dados de um novo campo, o Access também pode definir a propriedade Formato para o campo, dependendo do que for introduzido. Por exemplo, se introduzir 10:50, o Access define o tipo de dados como Data/Hora e a propriedade Formato como Hora Normal. Para alterar manualmente a propriedade Formato de um campo, execute o seguinte procedimento:

  1. No Friso, clique no separador Folha de Dados.
  2. Na lista Formato, no grupo Tipo de Dados e Formatação, introduza o formato pretendido.

 Nota    A lista Formato pode não estar disponível para alguns campos (por exemplo, Texto), dependendo do tipo de dados do campo.

Definir outras propriedades do campo

  1. Na vista de Folha de Dados, clique no campo para o qual pretende definir a propriedade.
  2. No separador Folha de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione as propriedades pretendidas.

Imagem do Friso do Access

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Definir as propriedades de um campo

Pode definir uma propriedade de campo abrindo a tabela na vista de Estrutura.

  • Para abrir a tabela na vista de Estrutura   : No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela e, no menu de atalho, clique em Vista de Estrutura.
  • Para alterar o tipo de dados de um campo   : Localize o nome do campo para o qual pretende alterar o tipo de dados, clique no campo Tipo de Dados e selecione o tipo de dados na lista.
  • Para definir outras propriedades do campo   : Na grelha de estrutura da tabela, selecione o campo para o qual pretende definir propriedades. No painel Propriedades do Campo, introduza as definições que pretende para cada propriedade. Prima CTRL+G para guardar as alterações.

 Nota    As propriedades que pode definir dependem do tipo de dados do campo.

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Tabelas em aplicações do Access

O cliente do Access possui estruturadores para criar e modificar tabelas que serão armazenadas no SQL Server. As informações que o Access requer para poder criar e manter uma tabela e propriedades, tais como as máscaras de introdução, informações de pesquisa e formatação, são armazenadas numa tabela de sistema (Access.ColumnProperties) na base de dados do utilizador. Para mais informações, consulte o artigo sobre como criar uma aplicação do Access.

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Aplica-se a:
Access 2013