Introdução aos relatórios

Normalmente, ao utilizar uma base de dados, os relatórios são utilizados para ver, formatar e resumir dados. Por exemplo, poderá criar um relatório tipo lista para apresentar os números de telefone de todos os seus contactos ou um relatório de resumo para totalizar as vendas da sua empresa em diferentes regiões e períodos de tempo.

Este artigo fornece uma descrição geral dos relatórios no Microsoft Access 2010 e apresenta funcionalidades de relatório novas e alteradas. Este artigo também explica como criar um relatório, como ordenar, agrupar e resumir dados e como pré-visualizar e imprimir um relatório.

Poderá constatar que é muito mais fácil criar relatórios significativos se a sua base de dados tiver relações e uma estrutura de tabela bem concebidas. Para uma introdução sobre como planear e estruturar uma base de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Neste artigo


Descrição Geral

Um relatório é um objecto de base de dados utilizado para apresentar e resumir dados. Os relatórios fornecem uma forma de distribuir ou arquivar instantâneos dos seus dados, seja através da impressão, conversão para ficheiros PDF ou XPS ou exportação para outros formatos de ficheiro.

Relatório de empregados em Pré-visualizar

Os relatórios fornecem informações detalhadas sobre registos individuais, resumos de vários registos ou ambos. Também pode utilizar os relatórios do Access para criar etiquetas para mailings ou outros efeitos.

É possível criar relatórios “desvinculados” que não apresentam dados mas, para efeitos deste artigo, partimos do princípio de que um relatório está vinculado a uma origem de dados, tal como uma tabela ou consulta.

Relatórios de cliente vs. Relatórios Web

O Access 2010 fornece uma nova funcionalidade que permite criar uma “base de dados Web” através da publicação de uma base de dados do Access num servidor do SharePoint com o Access Services. Ao criar uma base de dados Web, os relatórios do Access são compostos no browser utilizando o SQL Server Reporting Services. Esta conversão coloca algumas limitações às funcionalidades que podem ser utilizadas nos relatórios que pretende compor no browser. No entanto, se não estiver preocupado com a composição do relatório no browser, poderá utilizar o conjunto completo de funcionalidades fornecidos pelo designer de relatórios do Access.

Partes de um relatório

No Access, a estrutura de um relatório é dividida em secções. Numa base de dados cliente, pode ver o relatório na vista de Estrutura para ver as respectivas secções. Na vista de Esquema, as secções não são óbvias, mas continuam presentes e podem ser seleccionadas utilizando a lista pendente no grupo Selecção no separador Formatar. Para criar relatórios úteis, tem de compreender como funciona cada secção. Por exemplo, a secção em que escolhe colocar um controlo calculado determina o modo como o Access calcula os resultados. A lista que se segue é um resumo dos tipos de secção e respectivas utilizações:

  • Cabeçalho do Relatório   Esta secção é impressa apenas uma vez, no início do relatório. Utilize o cabeçalho do relatório para obter informações que poderão aparecer normalmente numa página de rosto como, por exemplo, um logótipo, um título ou uma data. Quando é colocado um controlo calculado que utiliza a função de agregação Soma no cabeçalho do relatório, a soma calculada destina-se a todo o relatório. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página.
  • Cabeçalho de Página   Esta secção é impressa no início de cada página. Por exemplo, utilize um cabeçalho de página para repetir o título do relatório em todas as páginas.
  • Cabeçalho do Grupo   Esta secção é impressa no início de cada novo grupo de registos. Utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, num relatório agrupado por produto, utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do produto. Quando é colocado um controlo calculado que utiliza a função de agregação Soma no cabeçalho do grupo, é calculada a soma do grupo actual. Pode ter várias secções de cabeçalho de grupo num relatório, consoante o número de níveis de agrupamento adicionados. Para mais informações sobre como criar cabeçalhos e rodapés de grupos, consulte a secção Adicionar agrupamento, ordenação ou totais.
  • Detalhe   Esta secção é impressa uma vez em todas as linhas da origem de registos. É nesta secção que são colocados os controlos que compõem o corpo principal do relatório.
  • Rodapé de Grupo   Esta secção é impressa no final de cada grupo de registos. Utilize um rodapé de grupo para imprimir informações de resumo de um grupo. Pode ter várias secções de rodapé de grupo num relatório, consoante o número de níveis de agrupamento adicionados.
  • Rodapé de Página   Esta secção é impressa no final de cada página. Utilize um rodapé de página para imprimir os números de página ou as informações por página.
  • Rodapé de Relatório   Esta secção é impressa apenas uma vez no final do relatório. Utilize o rodapé de relatório para imprimir os totais do relatório ou outras informações de resumo do relatório completo.

 Nota    Na vista de Estrutura, o rodapé de relatório aparece abaixo do rodapé de página. No entanto, em todas as outras vistas (vista de Esquema, por exemplo, ou quando o relatório é impresso ou pré-visualizado), o rodapé de relatório aparece acima do rodapé de página, logo a seguir ao último rodapé de grupo ou linha de detalhe da última página.

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Novidades

A criação de um relatório no Access 2010 é um processo muito semelhante à criação de um relatório no Access 2007. Contudo, no Access 2010 existem algumas novas funcionalidades relativamente aos relatórios:

  • Galeria de Imagens Partilhada   No Access 2010, é agora possível anexar uma imagem a uma base de dados e, em seguida, utilizar a imagem em vários objectos. A actualização individual da imagem actualiza-a onde quer que seja utilizada em toda a base de dados.
  • Temas do Office   No Access 2010 é agora possível utilizar Temas do Microsoft Office padrão para aplicar conjuntos de tipos de letra e cores com estrutura profissional a todos os relatórios e formulários do Access em simultâneo.
  • Mais formatação condicional poderosa   O Access 2010 inclui ferramentas mais poderosas para realçar dados num relatório. Pode adicionar até 50 regras de formatação condicional a cada controlo ou grupo de controlos e, nos relatórios de cliente, pode adicionar barras de dados para comparar dados entre registos.
  • Esquemas mais flexíveis   No Access 2010, o método de estrutura predefinido para relatórios consiste em colocar controlos nos esquemas. Estas grelhas ajudam a alinhar e dimensionar facilmente os controlos e são necessários para quaisquer relatórios que pretenda compor num browser. Apesar de os próprios esquemas não serem novidade no Access 2010, existem algumas alterações às formas em que são utilizados para mover, alinhar e redimensionar os controlos. Para mais informações, consulte o vídeo de introdução aos esquemas de formulário e de relatório.

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Criar um novo relatório

Passo 1: escolher uma origem de registos

A origem de registos de um relatório pode ser uma tabela, uma consulta nomeada ou uma consulta incorporada. A origem de registos tem de conter todas as linhas e colunas de dados que pretende apresentar no relatório.

Para mais informações sobre como criar tabelas ou consultas, consulte os artigos Introdução às tabelas ou Introdução às consultas.

Para mais informações sobre como criar e seleccionar origens de registos, consulte o artigo Definir a origem de registos para um relatório.

Passo 2: escolher uma ferramenta de relatório

As ferramentas de relatório estão localizadas no separador Criar do friso, no grupo Relatórios. A tabela seguinte descreve resumidamente a função de cada ferramenta:

Relatórios compatíveis com a Web

Os relatórios criados através destas ferramentas são compatíveis com a funcionalidade Publicar no Access Services e serão compostos num browser. Tenha em atenção que os objectos compatíveis com a Web são indicados pelo globo no ícone do objecto.

Imagem de botão Ferramenta Descrição
Imagem de botão

Relatório

Cria um relatório em forma de tabela simples com todos os campos na origem de registos que seleccionou no Painel de Navegação.
Imagem de botão

Relatório Em Branco

Abre um relatório em branco na vista de Esquema e apresenta o painel de tarefas Lista de Campos. O Access cria uma consulta da origem de registos à medida que arrasta os campos da Lista de Campos para o relatório.

Para mais informações sobre a funcionalidade Publicar no Access Services, consulte o artigo Criar uma base de dados do Access para partilhar na Web.

Relatórios de cliente

Os relatórios criados utilizando estas ferramentas não são compatíveis com a funcionalidade Publicar no Access Services. Adicionar relatórios de cliente a uma base de dados Web não impedirá a base de dados de ser publicada, mas os relatórios de cliente não estarão disponíveis no browser. No entanto, pode utilizar uma relatório de cliente quando a base de dados for aberta no Access.

Imagem de botão Ferramenta Descrição
Imagem de botão

Relatório

Cria um relatório em forma de tabela simples com todos os campos na origem de registos que seleccionou no Painel de Navegação.
Imagem de botão

Estrutura do Relatório

Abre um relatório em branco na vista de Estrutura à qual podem ser adicionados apenas os campos e controlos pretendidos.
Imagem de botão

Relatório Em Branco

Abre um relatório em branco na vista de Esquema e apresenta o painel de tarefas Lista de Campos. À medida que arrasta os campos da Lista de Campos para o relatório, o Access cria uma consulta incorporada e armazena-a na propriedade Origem dos Registos do relatório.
Imagem de botão

Assistente de Relatórios

Apresenta um assistente de vários passos que permite especificar campos, níveis de agrupamento/ordenação e opções de esquema. O assistente cria um relatório com base nas selecções efectuadas.
Imagem de botão

Etiquetas

Apresenta um assistente que permite seleccionar tamanhos de etiqueta personalizados ou padrão, bem como os campos que pretende apresentar e como pretende que sejam ordenados. O assistente cria o relatório de etiqueta baseado nas selecções efectuadas.

Passo 3: criar o relatório

  1. Clique no botão relativo à ferramenta que pretende utilizar. Se for apresentado um assistente, siga os passos no assistente e clique em Concluir na última página.

    O Access apresenta o relatório na vista de Esquema.
  2. Formate o relatório até ter o aspecto pretendido:
  • Redimensione os campos e etiquetas seleccionando-os e arrastando as extremidades até terem o tamanho pretendido.
  • Mova um campo seleccionando-o (e a sua etiqueta, se estiver presente) e, em seguida, arraste-o para a nova localização.
  • Clique com o botão direito do rato num campo e utilize os comandos no menu de atalho para intercalar ou dividir as células, eliminar ou seleccionar campos e executar outras tarefas de formatação.

Além disso, pode utilizar as funcionalidades descritas nas seguintes secções para tornar o seu relatório mais atractivo e legível.

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Adicionar agrupamento, ordenação ou totais

A forma mais rápida de adicionar agrupamento, ordenação ou totais a um relatório consiste em clicar com o botão direito do rato no campo ao qual pretende aplicar o grupo, ordenação ou total e, em seguida, clicar no comando pretendido no menu de atalho.

Também pode adicionar agrupamento, ordenação ou totais utilizando o painel Grupo, Ordenação e Total enquanto o relatório estiver aberto na vista de Esquema ou na vista de Estrutura:

  1. Se o painel Grupo, Ordenação e Total ainda não estiver aberto, no separador Estrutura, no grupo Agrupar e Totais, clique em Agrupar e Ordenar.
  2. Clique em Adicionar um grupo ou Adicionar uma ordenação e, em seguida, seleccione o campo no qual pretende agrupar ou ordenar.
  3. Clique em Mais numa linha de agrupamento ou ordenação para definir mais opções e para adicionar totais.

Para obter informações mais detalhadas sobre como agrupar, ordenar e totais, consulte o artigo Criar um relatório agrupado ou de resumo.

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Realçar valores utilizando formatação condicional

O Access 2010 inclui ferramentas mais poderosas para realçar dados num relatório. Pode adicionar até 50 regras de formatação condicional a cada controlo ou grupo de controlos e, nos relatórios de cliente, pode adicionar barras de dados para comparar dados entre registos.

Para adicionar formatação condicional:

  1. Abra o relatório na vista de Esquema clicando com o botão direito do rato no relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clicando em Vista de Esquema.
  2. Seleccione todos os controlos aos quais pretende aplicar a formatação condicional. Para seleccionar vários controlos, mantenha premida a tecla SHIFT ou CTRL e clique nos controlos pretendidos.
  3. No separador Formatar, no grupo Formatação de Controlos, clique em Formatação Condicional.

    O Access abre a caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional.
  4. Na caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional, clique em Nova Regra.
  5. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, seleccione um valor em Seleccione um tipo de regra::
  • Para criar uma regra que é avaliada para cada registo individualmente, seleccione Verificar valores no registo actual ou utilizar uma expressão.
  • Para criar uma regra que compara registos através de barras de dados, clique em Comparar com outros registos.

 Nota    A opção Comparar com outros registos não está disponível nas bases de dados Web.


  1. Em Edite a descrição da regra:, especifique a regra que determinará quando a formatação deve ser aplicada, bem como a formatação pretendida quando são satisfeitos os critérios da regra.
  2. Clique em OK para regressar à caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional.
  3. Para criar uma regra adicional para este controlo ou conjunto de controlos, repita este procedimento a partir do passo 4. Caso contrário, clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

Para mais informações sobre como adicionar formatação condicional a um relatório, veja o vídeo sobre como utilizar formatação condicional em relatórios.

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Obter um aspecto profissional com Temas

Pode agora aplicar Temas do Office 2010 a uma base de dados do Access que o ajudam a criar um estilo consistente nos seus documentos do Office.

 Importante    Se escolher um tipo de letra, cor ou Tema do Office, este é aplicado a todos os formulários e relatórios na sua base de dados (não apenas aquele no qual está a trabalhar).

  1. Abra um relatório na vista de Esquema clicando com o botão direito do rato no Painel de Navegação e, em seguida, clicando em Vista de Esquema.
  2. No separador Estrutura, no grupo Temas, seleccione o Tema, cor ou tipo de letra pretendido:


  • Utilize a galeria Tema para definir em simultâneo as cores e tipos de letra para um esquema pré-concebido.
  • Utilize as galerias Cores ou Tipos de Letra para definir cores e tipos de letra de forma independente.


Para mais informações sobre como utilizar os Temas do Office, assista ao vídeo sobre como tornar os formulários e relatórios do Access mais consistentes e apelativos com Temas do Office.

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Adicionar imagens   

Normalmente, no Access, as imagens têm sido vinculadas a controlos de imagem individuais em formulários ou relatórios. Para alterar uma imagem utilizada frequentemente que tenha sido utilizada em vários formulários e relatórios, cada controlo de imagem teve de ser editado manualmente. No entanto, no Access 2010 é agora possível anexar uma vez uma imagem a uma base de dados e, em seguida, utilizar a imagem em vários objectos. A actualização individual da imagem actualiza-a onde quer que seja utilizada em toda a base de dados. Isto é muito útil para imagens como logótipos de empresas ou imagens de fundo utilizados em toda a base de dados.

Adicionar uma imagem

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório ao qual pretende adicionar a imagem e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
  2. Clique no relatório onde pretende adicionar a imagem.
  3. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique em Inserir Imagem.
  4. Efectue um dos seguintes procedimentos:
  • Utilizar uma imagem existente   Se a imagem pretendida já estiver na galeria, clique na mesma para a adicionar ao relatório.
  • Carregar uma nova imagem   Na parte inferior da galeria, clique em Procurar. Na caixa de diálogo Inserir Imagem, navegue para a imagem que pretende utilizar e, em seguida, clique em Abrir.

O Access adiciona a imagem seleccionada ao relatório.

Adicionar uma imagem de fundo

 Nota    Não é possível adicionar imagens de fundo a relatórios compatíveis com a Web.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório ao qual pretende adicionar a imagem de fundo e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
  2. No separador Formatar, no grupo Fundo, clique em Imagem de Fundo.
  3. Efectue um dos seguintes procedimentos:
  • Utilizar uma imagem existente   Se a imagem pretendida já estiver na galeria, clique na mesma para a adicionar ao relatório.
  • Carregar uma nova imagem   Na parte inferior da galeria, clique em Procurar. Na caixa de diálogo Inserir Imagem, navegue para a imagem que pretende utilizar e, em seguida, clique em Abrir.

O Access adiciona a imagem seleccionada ao relatório.

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Pré-visualizar e imprimir um relatório

Pré-visualizar um relatório

  1. Abra o relatório que pretende pré-visualizar ou simplesmente seleccione-o no Painel de Navegação.
  2. No separador Ficheiro, clique em Imprimir e, em seguida, clique em Pré-visualizar.

    O Access abre o relatório no modo Pré-visualizar. Pode utilizar os comandos no separador Pré-visualizar para executar qualquer uma das seguintes acções:
  • Imprimir o relatório;
  • Ajustar o esquema ou tamanho da página;
  • Ampliar ou reduzir ou ver vários páginas em simultâneo;
  • Actualizar os dados no relatório;
  • Exportar o relatório para outro formato de ficheiro.
  1. Para regressar à área de trabalho da base de dados, no separador Pré-visualizar, no grupo Fechar a Pré-visualização, clique em Fechar a Pré-visualização.

Imprimir um relatório

Além de imprimir a partir do modo Pré-visualizar, também pode imprimir um relatório sem o pré-visualizar:

  1. Abra o relatório que pretende pré-visualizar ou simplesmente seleccione-o no Painel de Navegação.
  2. No separador Ficheiro, clique em Imprimir.
  • Para enviar o relatório directamente para a impressora predefinida sem definir as opções da impressora, clique em Impressão Rápida.
  • Para abrir uma caixa de diálogo onde possa seleccionar uma impressora, especifique o número de cópias, etc., e clique em Imprimir.

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Aplica-se a:
Access 2010