Introdução ao Access 2007

Existem diversas formas de começar a utilizar o Microsoft Office Access 2007, dependendo do facto de ser a primeira vez que trabalha com o Access, de pretender mover dados de outro programa de bases de dados ou folhas de cálculo para o Access ou actualizar a partir de uma versão anterior do Access. Este artigo abrange questões que poderão surgir em cada uma destas situações.

O que pretende fazer?


Começar a utilizar o Access pela primeira vez

O Office Access 2007 inclui vários melhoramentos que tornam o processo de criação de uma base de dados mais fácil do que nunca. Os utilizadores que tenham criado bases de dados no Access anteriormente, irão apreciar a forma como estas funcionalidades novas e melhoradas aceleram o processo de criação.

Quando iniciar o Office Access 2007, o primeiro ecrã a ser apresentado é a página Introdução ao Microsoft Office Access (a menos que tenha iniciado o Access fazendo duplo clique num ficheiro de bases de dados do Access específico; neste caso, é aberta a base de dados). A página Introdução ao Microsoft Office Access é o ponto de partida para criar uma nova base de dados, abrir uma base de dados existente ou ver conteúdo apresentado a partir do Microsoft Office Online.



Criar uma base de dados utilizando um modelo

O Access fornece vários modelos que pode utilizar para acelerar o processo de criação de bases de dados. Um modelo consiste numa base de dados pronta a utilizar que contém todas as tabelas, consultas (consulta: pergunta acerca dos dados armazenados nas tabelas ou pedido para que seja executada uma acção nos dados. Uma consulta pode reunir dados de várias tabelas de forma a ser utilizada como a origem de dados de um formulário ou relatório.), formulários e relatórios necessários para efectuar uma tarefa específica. Por exemplo, existem modelos que podem ser utilizados para controlar problemas, gerir contactos ou manter um registo das despesas. Certos modelos contêm alguns registos de exemplo para ajudar a demonstrar a respectiva utilização. As bases de dados de modelo podem ser utilizadas tal como estão ou pode personalizá-las de forma a corresponderem melhor às suas necessidades.

  1. Inicie o Access, se o mesmo ainda não estiver em execução.

Se já estiver aberta uma base de dados, efectue o seguinte procedimento para apresentar a página Introdução ao Microsoft Office Access:

  • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Fechar Base de Dados.Imagem de botão

Página Introdução ao Microsoft Office Access

  1. Vários modelos são apresentados em Modelos Online Incluídos na página Introdução ao Microsoft Office Access, sendo possível disponibilizar mais se clicar numa das categorias em Categorias de Modelos no lado esquerdo da janela do Access. É possível transferir mais modelos a partir do Web site do Microsoft Office (consulte a secção seguinte, Transferir um modelo do Microsoft Office Online, para mais informações).
  2. Clique no modelo que pretende utilizar.
  3. No painel do lado direito da janela do Access, é sugerido um nome de ficheiro para a base de dados na caixa Nome do Ficheiro. Pode editar o nome do ficheiro e especificar uma pasta diferente. Opcionalmente, poderá criar a base de dados e ligá-la a um site do Windows SharePoint Services 3.0.
  4. Clique em Criar (ou clique em Transferir, se se tratar de um Modelo do Office Online).

O Access cria e abre a base de dados. É apresentado um formulário, no qual poderá começar a introduzir dados.

 Nota   Se o modelo contiver dados de exemplo, poderá eliminar cada registo da seguinte forma:

  • Clique no cabeçalho da linha do registo que pretende eliminar. (O cabeçalho da linha é a caixa ou barra à esquerda do registo.)
  • No separador Base, no grupo Registos, clique em Eliminar.Imagem de botão
  1. Para começar a introduzir dados, clique na primeira célula vazia no formulário e comece a escrever. Depois de introduzir alguns registos, pode utilizar o Painel de Navegação para ver se existem outros formulários ou relatórios que possa utilizar.

Transferir um modelo do Microsoft Office Online

Se não conseguir localizar um modelo que corresponda às suas necessidades na página Introdução ao Microsoft Office Access, poderá explorar o Web site do Office Online para obter uma selecção mais extensa.

  1. Inicie o Access, se o mesmo ainda não estiver em execução.

Se já estiver aberta uma base de dados, efectue o seguinte procedimento para apresentar a página Introdução ao Microsoft Office Access:

  • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Fechar Base de Dados.Imagem de botão
  1. Junto à parte inferior da página Introdução ao Microsoft Office Access, em Mais sobre o Office Online, clique em Modelos.

O Web site do Office Online é apresentado numa nova janela de browser.

  1. Utilize as ferramentas de pesquisa no site do Office Online para localizar e transferir o modelo pretendido.
  2. Depois de transferido um modelo, a nova base de dados é guardada numa das seguintes pastas:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\nome de utilizador\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\nome de utilizador\Os Meus Documentos

Da próxima vez que pretender trabalhar com a base de dados, utilize o Access ou o Explorador do Windows para a abrir a partir dessa localização.

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Criar uma base de dados de raiz

Se nenhum dos modelos corresponder às suas necessidades ou se tiver dados noutro programa que pretenda importar para o Access, poderá optar por criar uma base de dados de raiz. Para a maioria das aplicações, é geralmente necessário efectuar um ou ambos os seguintes procedimentos:

  • Criar novas tabelas e introduzir, colar ou importar dados para essas tabelas.
  • Importar dados de outras origens, o que cria novas tabelas no processo.

Para obter mais informações sobre planeamento e estruturação de uma base de dados ou sobre a criação de relações, formulários, relatórios ou consultas, siga as ligações na secção Consulte Também deste artigo.

Criar uma base de dados vazia

  1. Inicie o Access.
  2. Na página Introdução ao Microsoft Office Access, clique em Base de Dados Vazia.

Botão Base de Dados Vazia

  1. No painel Base de Dados Vazia, escreva um nome de ficheiro na caixa Nome do Ficheiro. Se não fornecer uma extensão de nome de ficheiro, o Access irá adicioná-la automaticamente. A localização predefinida do ficheiro é uma das seguintes:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\nome de utilizador\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\nome de utilizador\Os Meus Documentos

Para alterar a localização do ficheiro, clique em ProcurarImagem de botão junto à caixa Nome do Ficheiro, procure e seleccione a nova localização e clique em OK.

  1. Clique em Criar.

O Access cria a base de dados e abre depois uma tabela vazia (chamada Tabela1) na vista de folha de dados (vista de folha de dados: vista que apresenta dados de uma tabela, formulário, consulta, vista ou procedimento armazenado num formato de linhas e colunas. Na vista de folha de dados é possível editar campos e adicionar, eliminar e pesquisar dados.).

  1. O Access posiciona o cursor sobre a primeira célula vazia na coluna Adicionar Um Novo Campo.

Nova tabela vazia numa nova base de dados

Para adicionar dados, comece a escrever ou, em alternativa, poderá colar dados de outra origem conforme descrito na secção Colar dados de outra origem numa tabela do Access, mais adiante neste artigo.

 Notas 

  • A introdução de dados na Vista de folha de dados foi concebida para ser muito semelhante à introdução de dados numa folha de cálculo do Excel. A restrição principal é que os dados têm de ser introduzidos em linhas e colunas contíguas, começando no canto superior esquerdo da folha de dados. Não deve tentar formatar os dados incluindo linhas e colunas em branco como faria numa folha de cálculo do Excel, uma vez que irá desperdiçar espaço na tabela. A tabela contém apenas os dados. Todas as apresentações visuais desses dados serão efectuadas nos formulários e relatórios que estruturar posteriormente.
  • A estrutura da tabela é criada durante a introdução de dados. Sempre que adicionar uma nova coluna à tabela, é definido um novo campo. O Access define o tipo de dados (tipo de dados: característica de um campo que determina qual o tipo de dados que o mesmo pode conter. Os tipos de dados incluem o tipo de dados booleano, número inteiro, longo, moeda, simples, duplo, data, cadeia e variante (predefinição).) do campo com base no tipo de dados introduzidos. Por exemplo, se tiver uma coluna em que tenha introduzido apenas valores de data, o Access irá definir o tipo de dados desse campo como Data/Hora. Se, posteriormente, tentar introduzir um valor diferente de uma data (como um nome ou um número de telefone) nesse campo, o Access apresenta uma mensagem a informar que o valor não corresponde ao tipo de dados da coluna. Sempre que for possível, deve planear a tabela de forma a que cada coluna contenha o mesmo tipo de dados, seja texto, datas, números ou outro tipo. Isto facilita a criação de consultas, formulários e relatórios que seleccionem apenas os dados pretendidos.
  • Para mais informações sobre como trabalhar com folhas de dados, consulte o artigo Abrir uma folha de dados vazia.

Se, de momento, não estiver interessado em introduzir dados, clique em FecharImagem de botão.

Adicionar uma tabela

É possível adicionar uma nova tabela a uma base de dados existente utilizando as ferramentas no grupo Tabelas no separador Criar.

Imagem do Friso do Access

Clique em Tabela para criar uma tabela em branco na vista de folha de dados. É possível utilizar a vista de folha de dados para começar a introduzir dados imediatamente e fazer com que o Access crie automaticamente a estrutura da tabela à medida que fora avançando; ou utilizar a vista de estrutura (vista de Estrutura: vista que apresenta a estrutura dos seguintes objectos da base de dados: tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros. Na vista de Estrutura, é possível criar novos objectos da base de dados e modificar a estrutura de objectos existentes.) para criar primeiro a estrutura da tabela e regressar depois à vista de folha de dados para introduzir os dados. Independentemente da vista em que começar, poderá sempre mudar para a outra vista utilizando as botões de vista na barra de estado da janela do Access.

Inserir a tabela, começando na vista de folha de dados    Na vista de folha de dados, é possível introduzir dados imediatamente e deixar que o Access crie a estrutura da tabela em segundo plano. Os nomes de campo são atribuídos numericamente (Campo1, Campo2, etc.) e o Access define o tipo de dados de campo com base no tipo de dados que o utilizador introduzir.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.Imagem de botão
  1. O Access cria a tabela e, em seguida, coloca o cursor na primeira célula vazia da coluna Adicionar um Novo Campo.

 Nota   Se não encontrar uma coluna denominada Adicionar Um Novo Campo, é possível que esteja na vista de estrutura em vez de estar na vista de folha de dados. Para mudar para a vista de folha de dados, faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação. O Access irá pedir-lhe um nome para a nova tabela, mudando depois para a vista de folha de dados.

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.Imagem de botão

O Access apresenta o painel Modelos de Campos, a qual contém uma lista dos tipos de campo mais utilizados. Se arrastar um destes campos para a folha de dados, o Access irá adicionar um campo com esse nome e definir as respectivas propriedades com um valor apropriado para esse tipo de campo. Poderá alterar as propriedades mais tarde. É necessário arrastar o campo para a área da folha de dados que contém os dados. Aparece uma barra de inserção vertical que mostra a localização do campo.

  1. Para adicionar dados, comece a escrever; ou, em alternativa, poderá colar dados de outra origem conforme descrito adiante neste artigo.
    • Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e escreva o novo nome. É aconselhável atribuir um nome significativo a cada campo, para que se possa distinguir o conteúdo de cada um deles quando apresentados no painel Lista de Campos.
    • Para mover uma coluna, seleccione-a clicando no respectivo cabeçalho e, em seguida, arraste-a para a localização pretendida. Também pode seleccionar várias colunas contíguas e arrastar todas em simultâneo para uma nova localização.

Inserir uma tabela, começando na Vista de estrutura    Na Vista de estrutura, primeiro é criada a estrutura da nova tabela. Em seguida, terá de mudar para a Vista de folha de dados para introduzir dados ou introduzir os dados utilizando outro método, como colar ou acrescentar.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Estruturar Tabela.Imagem de botão
  1. Para cada campo na tabela, escreva um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, seleccione um tipo de dados na lista Tipo de Dados.

 Nota   Se não encontrar as colunas Nome do Campo e Tipo de Dados, poderá estar na Vista de folha de dados em vez da Vista de estrutura. Para mudar para a Vista de estrutura, clique no botão Vista de estrutura na barra de estado da janela do Access. O Access pede-lhe um nome para a nova tabela e, em seguida, muda para a Vista de estrutura.

  1. Se pretender, poderá introduzir uma descrição para cada campo na coluna Descrição. A descrição que introduzir será apresentada na barra de estado quando o ponto de inserção estiver nesse campo, sendo utilizada como texto de barra de estado para eventuais controlos que crie arrastando o campo do painel Lista de Campos para um formulário ou relatório e para eventuais controlos criados para esse campo pelo Assistente de Formulários ou Assistente de Relatórios.
  2. Depois de adicionar todos os campos, guarde a tabela:
    • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.
  1. Pode começar a introduzir dados na tabela em qualquer momento, mudando para a Vista de folha de dados, clicando na primeira célula vazia e escrevendo. Também pode colar dados de outra origem, conforme descrito na secção seguinte.

Se, depois de introduzir alguns dados, pretender adicionar um ou mais campos à tabela, poderá começar a escrever na coluna Adicionar Um Novo Campo na vista de folha de dados, ou adicionar novos campos utilizando os comandos no grupo Campos e Colunas do separador Folha de Dados.

Para mais informações sobre como criar tabelas, incluindo a utilização de modelos de tabela, consulte o artigo Criar tabelas numa base de dados.

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Colar dados de outra origem numa tabela do Access

Se os dados estiverem armazenados actualmente noutro programa, como o Office Excel 2007, poderá copiá-los e colá-los numa tabela do Access. Geralmente, isto funciona melhor se os dados já estiverem separados em colunas, tal como estão numa folha de cálculo do Excel. Se os dados estiverem num programa de processamento de texto, é conveniente separar as colunas de dados utilizando separadores ou converter os dados numa tabela no programa de processamento de texto antes de copiar os dados. Se os dados necessitarem de edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos por nomes e apelidos), é aconselhável fazê-lo antes de copiar os dados, especialmente se não estiver familiarizado com o Access.

Quando colar dados numa tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de acordo com o tipo de dados que encontrar no mesmo. Por exemplo, se um campo colado contiver apenas valores de datas, o Access irá aplicar o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado contiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access irá aplicar o tipo de dados Sim/Não ao campo.

O Access atribui nomes aos campos consoante aquilo que encontra na primeira linha de dados colados. Se a primeira linha de dados colados for de tipo idêntico ao das linhas que se seguem, o Access irá determinar que a primeira linha faz parte dos dados, atribuindo aos campos nomes genéricos (F1, F2, etc.). Se a primeira linha de dados colados não for idêntica às linhas que se seguem, o Access irá determinar que a primeira linha consiste em nomes de campo. O Access irá atribuir nomes aos campos em concordância, não incluindo a primeira linha nos dados.

Se o Access atribuir nomes de campo genéricos, deverá mudar o nome dos campos o mais rapidamente possível para evitar confusões. Utilize o seguinte procedimento:

  1. Guarde a tabela.
    • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.
  1. Na vista de folha de dados, faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e escreva um nome válido para cada coluna. Poderá parecer que está a substituir os dados, mas a linha de cabeçalho da coluna contém os nomes dos campos e não dados.
  2. Guarde a tabela novamente.

 Nota   Também pode mudar o nome dos campos passando para a Vista de estrutura e editando aí os nomes dos campos. Para mudar para a vista de estrutura, clique com o botão direito do rato na tabela no Painel de Navegação e clique em Vista de Estrutura. Para regressar à vista de folha de dados, faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação.

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Importar dados de outra origem

Poderão existir dados que tenha recolhido noutro programa e pretenda importar para o Access. Ou poderá trabalhar com pessoas que guardem os seus dados noutros programas e querer utilizar estes dados no Access. Em qualquer um dos casos, o Access facilita a importação de dados de outros programas. Pode importar dados de uma folha de cálculo do Excel, de uma tabela noutra base de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de diversas origens diferentes. O processo poderá ser ligeiramente diferente consoante a origem, mas as seguintes instruções ajudá-lo-ão a começar:

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique no comando referente ao tipo de ficheiro a partir do qual está a importar.

Imagem do Friso do Access

Por exemplo, se estiver a importar dados a partir de uma folha de cálculo do Excel, clique em Excel. Se não conseguir ver o tipo de programa correcto, clique em Mais.

 Nota   Se não conseguir localizar o tipo de formato correcto no grupo Importar, poderá ser necessário iniciar o programa onde os dados foram criados originalmente e utilizar depois esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro comum (como um ficheiro de texto delimitado (ficheiro de texto delimitado: ficheiro que contém dados em que os valores de campo individuais são separados por um carácter como, por exemplo, uma vírgula ou uma tabulação.)) antes de poder importar esses dados para o Access.

  1. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para procurar o ficheiro de dados de origem ou escreva o caminho completo do ficheiro de dados de origem na caixa Nome do ficheiro.
  2. Clique na opção pretendida em Especifique como e onde pretende armazenar os dados na base de dados actual. Poderá criar uma nova tabela utilizando os dados importados, acrescentar os dados a uma tabela existente ou criar uma tabela ligada que mantenha uma ligação à origem de dados.
  3. Clique em OK.

O Access inicia o Assistente de Importação.

  1. Siga as instruções fornecidas pelo Assistente de Importação. O procedimento a seguir depende da opção de importação ou ligação que escolher.
  2. Na última página do assistente, clique em Concluir.

O Access pergunta se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de executar.

  • Se achar que irá executar a mesma operação de importação novamente, clique em Guardar passos de importação e introduza os detalhes.

Poderá então reproduzir facilmente a operação de importação clicando em Importações Guardadas no grupo Importar do separador Dados Externos, clicando na especificação de importação e clicando depois em Executar.

  • Se não pretender guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta a tabela em Tabelas no Painel de Navegação.

Para mais informações sobre a importação de dados para o Access, siga as hiperligações na secção Consulte Também deste artigo.

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Abrir uma base de dados do Access existente

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Clique num atalho na caixa de diálogo Abrir ou, na caixa Procurar em, clique na unidade ou pasta que contém a base de dados pretendida.
  2. Na lista de pastas, faça duplo clique nas pastas até abrir a que contém a base de dados.
  3. Quando localizar a base de dados, efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Para abrir a base de dados no modo de abertura predefinido, faça duplo clique na mesma.
    • Para abrir a base de dados para acesso partilhado num ambiente de multi-utilizador (base de dados de vários utilizadores (partilhada): base de dados que permite que vários utilizadores acedam e modifiquem o mesmo conjunto de dados em simultâneo.) para que possa ler e escrever na base de dados em simultâneo com outros utilizadores, clique em Abrir.
    • Para abrir a base de dados para acesso só de leitura em que pode visualizá-la, mas não pode editá-la, clique na seta ao lado do botão Abrir e, em seguida, em Abrir Como Só de Leitura.
    • Para abrir a base de dados para acesso exclusivo, de forma a que ninguém a consiga abrir enquanto a tiver aberta, clique na seta ao lado do botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir em Modo Exclusivo.
    • Para abrir a base de dados para acesso só de leitura, clique na seta junto ao botão Abrir e clique em Abrir em Modo Exclusivo Só Para Leitura. Os outros utilizadores conseguirão ainda abrir a base de dados, mas terão apenas acesso só de leitura.

Se não conseguir encontrar a base de dados que pretende abrir    

  1. Na caixa de diálogo Abrir, clique no atalho O Meu Computador ou, na caixa Procurar em, clique em O Meu Computador.
  2. Na lista de unidades, clique com o botão direito do rato na unidade que acha que poderá conter a base de dados e, em seguida, clique em Procurar.
  3. Introduza os critérios de pesquisa e, em seguida, prima ENTER para procurar a base de dados.
  4. Se a base de dados for encontrada, abra-a fazendo duplo clique nela na caixa de diálogo Resultados da Procura.
  5. Uma vez que a procura foi iniciada a partir da caixa de diálogo Abrir, deve clicar em Cancelar nessa caixa de diálogo antes que a base de dados seja aberta.

 Nota   É possível abrir directamente um ficheiro de dados num formato externo de ficheiro (tal como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel). É também possível abrir directamente qualquer origem de dados ODBC (origem de dados ODBC: os dados e as informações necessárias para aceder a esses dados a partir de programas e bases de dados que suportem o protocolo de interligação de bases de dados abertas (ODBC, Open Database Connectivity).) como, por exemplo, Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. O Access cria automaticamente uma nova base de dados do Access na mesma pasta que o ficheiro de dados e adiciona ligações a cada tabela da base de dados externa.

MostrarSugestões

  • Para abrir uma das últimas bases de dados que foram abertas, clique no nome de ficheiro na lista Abrir Base de Dados Recente na página Introdução ao Microsoft Office Access. O Access abre a base de dados, aplicando as mesmas definições de opção que a base de dados tinha da última vez que foi aberta. Se a lista de ficheiros utilizados recentemente não for apresentada, clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e clique em Opções do Access. É apresentada a caixa de diálogo Opções do Access. Clique na categoria Avançadas e, na secção Mostrar, seleccione a caixa de verificação Lista dos últimos ficheiros utilizados. (Poderá também especificar o número de ficheiros recém-utilizados que pretende ver apresentados na lista, até um máximo de nove.)
  • Se estiver a abrir uma base de dados clicando no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e utilizando depois o comando Abrir, poderá ver uma lista de atalhos para bases de dados abertas anteriormente clicando em Os Meus Documentos Recentes na caixa de diálogo Abrir.

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Importar dados de uma folha de cálculo ou de outro programa

Se está familiarizado com outros programas de bases de dados ou folhas de cálculo, provavelmente já sabe as noções básicas sobre o funcionamento destas aplicações e conhece a utilidade das bases de dados. O Access é diferente de outras aplicações de bases de dados permitindo a criação de bases de dados relacionais (base de dados relacional: tipo de base de dados que armazena informações em tabelas e que utiliza os valores correspondentes de duas tabelas para relacionar os dados de uma tabela com os dados da outra tabela. Geralmente, numa base de dados relacional, só será guardado um tipo específico de informações uma vez.). O Access também fornece muitas opções para trabalhar com outros programas de bases de dados, como o SQL Server.

Nesta secção


Importar uma folha de cálculo do Excel para o Access

Muitas pessoas começam a explorar o Access depois de criarem uma lista no Excel. O Excel é um bom local para iniciar uma lista, mas à medida que a lista aumenta, torna-se mais difícil organizá-la e mantê-la actualizada. Mover a lista para o Access é geralmente o passo seguinte lógico.

A estrutura de uma tabela de base de dados assemelha-se ao de uma folha de cálculo, na qual os dados são armazenados em linhas e colunas. Desta forma, é geralmente simples importar uma folha de cálculo para uma tabela de base de dados. A principal diferença entre armazenar os dados numa folha de cálculo e armazenar os dados numa base de dados está na forma como estes são organizados. A simples importação da folha de cálculo inteira como uma nova tabela não irá resolver os problemas de organização e actualização de dados, principalmente se a folha de cálculo contiver dados redundantes. Para resolver estes problemas, terá de dividir a folha de cálculo em tabelas separadas, contendo cada uma dados relacionados. Para mais informações sobre como dispor os dados em tabelas, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

O Access inclui o Assistente de Análise de Tabelas, que o pode ajudar a completar este processo. Depois de importar os dados para uma tabela, o assistente ajuda-o a dividir a tabela em tabelas separadas, cada uma das quais contendo dados não duplicados em nenhuma das outras tabelas. O assistente também cria as relações necessárias entre as tabelas. Para obter mais informações sobre relações, consulte a secção Relações numa base de dados neste artigo.

Importar uma folha de cálculo do Excel como uma tabela numa nova base de dados do Office Access 2007

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Novo.
  1. Escreva um nome para a nova base de dados na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Criar.
  2. Feche a Tabela1.

Quando lhe for perguntado se pretende guardar as alterações à estrutura da Tabela1, clique em Não.

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel.Imagem de botão
  1. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar.
  2. Utilize a caixa de diálogo Abrir Ficheiro para localizar o ficheiro.
  3. Seleccione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir.
  4. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, certifique-se de que a opção Importar os dados de origem para uma nova tabela da base de dados actual está seleccionada.
  5. Clique em OK.

O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo é iniciado e faz-lhe algumas perguntas sobre os dados.

  1. Siga as instruções, clicando em Seguinte ou Anterior para navegar pelas páginas. Na última página do assistente, clique em Concluir.

 Nota   O Access pergunta se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de executar. Se achar que irá executar novamente a mesma operação de importação, clique em Sim e introduza depois os detalhes. Poderá posteriormente reproduzir facilmente a operação clicando em Importações Guardadas no grupo Importar do separador Dados Externos. Se não pretender guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta-a em Todas as Tabelas no Painel de Navegação.

Utilize o Assistente de Análise de Tabelas para organizar os dados

Após a importação dos dados para uma tabela do Access, poderá utilizar o Assistente de Análise de Tabelas para identificar rapidamente os dados repetidos. O assistente fornecerá depois uma forma simples de organizar os dados repetidos em tabelas separadas, de forma a ficarem armazenados da forma mais eficaz. O Access preserva a tabela original como cópia de segurança, criando depois novas tabelas que poderá utilizar como base para a aplicação de base de dados.

  1. Abra a base de dados do Access que contém a tabela que pretende analisar.
  2. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Analisar, clique em Analisar Tabela.

O Assistente de Análise de Tabelas é iniciado.

Se não estiver familiarizado com o conceito de normalização, as duas páginas introdutórias no assistente contêm uma curta iniciação que poderá consultar clicando nos botões para ver exemplos. Se não encontrar as páginas introdutórias, mas for apresentada uma caixa de verificação com a indicação Mostrar as páginas introdutórias?, seleccione a caixa de verificação e, em seguida, clique em Anterior duas vezes para ver a introdução. Se não pretender ver novamente as páginas introdutórias depois de ler a introdução, pode desmarcar a caixa de verificação.

  1. Na página que começa com a frase Que tabela contém campos com valores que estão repetidos em muitos registos?, seleccione a tabela que pretende analisar e, em seguida, clique em Seguinte.
  2. Pode permitir que o assistente decida que campos ficam em que tabelas ou pode decidir por si mesmo. Se seguir as sugestões do assistente, poderá, mesmo assim, efectuar alterações ao esquema da tabela na página seguinte do assistente.

 Nota   Se deixar que o assistente decida que campos são colocados em que tabelas, as escolhas poderão nem sempre ser adequadas aos dados, especialmente se não existirem muitos dados. Deve verificar cuidadosamente os resultados do assistente. Por outro lado, o assistente poderá sugerir uma organização mais eficaz do que a que tem em mente, portanto, é uma boa ideia, pelo menos, experimentar uma vez a decisão do assistente. Se as sugestões não lhe agradarem, pode reorganizar os campos manualmente e pode sempre clicar em Anterior e organizar todos os campos por si mesmo.

  1. Clique em Seguinte. Nesta página, tem de especificar que tabelas contêm que campos. Se optar por deixar o assistente decidir, deverá observar várias tabelas ligadas por linhas de relações. Caso contrário, o Access cria apenas uma tabela que contenha todos os campos. Em qualquer dos casos, poderá efectuar alterações nesta página.
    • Pode arrastar campos de uma tabela para uma área em branco da página para criar uma nova tabela que contenha esses campos. O Access pede-lhe um nome para a tabela.
    • Pode arrastar campos de uma tabela para outra se achar que os mesmos ficarão mais eficazmente armazenados nessa tabela.
    • Será atribuído um campo Cód. ou Código Único Gerado à maioria das tabelas. Para obter mais informações sobre campos de Códigos, clique em Sugestões no canto superior direito do assistente.
    • Para anular uma alteração, clique no botão Anular.
    • Para mudar o nome de uma tabela, faça duplo clique na respectiva barra de título, escreva um novo nome e, em seguida, clique em OK.
  2. Depois de ter os campos organizados da forma pretendida, clique em Seguinte.
  3. Se o assistente encontrar registos que tenham valores bastante semelhantes, irá identificar esses valores como possíveis erros tipográficos e apresentar um ecrã em que poderá confirmar a acção a efectuar relativamente aos mesmos. Percorra a lista para localizar quaisquer registos que tenham valores na coluna Correcção e, em seguida, clique no item adequado na lista pendente. Seleccione (Deixar como está) para impedir que o assistente efectue mais alterações ao valor. Quando tiver terminado, clique em Seguinte.
  4. O assistente pergunta se pretende criar uma consulta semelhante à tabela original. Se já tiver criado formulários e relatórios com base na tabela original, a criação de uma tabela deste tipo é uma boa ideia. Se escolher Sim, crie a consulta, o assistente muda o nome da tabela original acrescentando "_VELHO" ao nome da tabela e, em seguida, atribui o nome da tabela original à nova consulta. Os formulários e relatórios que tinham a tabela como base, agora utilizam a consulta para os respectivos dados e continuam a trabalhar como anteriormente.
  5. Clique em Concluir.

O assistente cria as novas tabelas conforme especificado e abre-as. Feche as tabelas quando acabar de inspeccionar os resultados.

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Trabalhar com dados de outros programas

O Office Access 2007 fornece funcionalidades para trabalhar com dados armazenados noutros programas.

  • Criar uma nova base de dados do Access com ligações a dados noutro formato de ficheiro    Pode utilizar o Access para abrir um ficheiro noutro formato, como texto, dBASE ou uma folha de cálculo. O Access cria automaticamente uma base de dados do Access e liga o ficheiro.
    1. Inicie o Access.
    2. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, clique no tipo de ficheiro que pretende abrir na lista pendente Ficheiros do tipo. Se não estiver certo do tipo de ficheiro, clique em Todos os Ficheiros (*.*).
  2. Se for necessário, procure a pasta que contém o ficheiro que pretende abrir. Quando localizar o ficheiro, faça duplo clique no mesmo para o abrir.
  3. Siga as instruções do assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.
  • Importar ou ligar dados a uma base de dados do Access existente    Pode importar dados de outras origens e programas para as tabelas do Access de forma a que os mesmos sejam incluídos no ficheiro do Access ou pode estabelecer ligação aos dados a partir do Access de forma a que os mesmos permaneçam no ficheiro original (fora do ficheiro do Access).

Importar ou ligar dados

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique no formato em que os dados estão armazenados.

Pode importar ou ligar dados nos seguintes formatos:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Ficheiros de texto
  • Ficheiros XML
  • Base de dados ODBC
  • Documentos HTML
  • Microsoft Office Outlook
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É apresentada a caixa de diálogo Obter Dados Externos.

  1. Siga as instruções na caixa de diálogo.

O Access irá importar ou ligar os dados à base de dados. Para a maioria dos formatos, tem de especificar a localização dos dados e, em seguida, escolher como pretende que os dados sejam armazenados na base de dados.

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Utilizar uma base de dados de uma versão anterior em várias versões do Access

Se a base de dados ou projecto do Access tiver sido criado no Access 2000 ou posterior, poderá utilizar a base de dados ou projecto na versão do Access em que foi criado ou em qualquer versão posterior, mesmo que o ficheiro tenha a segurança activada. Por exemplo, os ficheiros do Access 2000 podem ser utilizados desde o Access 2000 até ao Office Access 2007, e os ficheiros do Access 2002-2003 podem ser utilizados desde o Access 2002-2003 até ao Office Access 2007.

Poderá deparar-se com uma situação em que pretenda manter os dados numa versão anterior do Access, mas ter utilizadores com uma versão posterior do Access que pretendam ligar a esses dados tomando partido de algumas das funcionalidades da versão posterior. A solução consiste em criar uma nova base de dados "front-end" na versão posterior (contendo formulários, relatórios, consultas, macros, mas sem tabelas) e ligá-la às tabelas no ficheiro de versão anterior. Utilize um dos seguintes procedimentos, consoante a base de dados esteja contida num ficheiro ou já esteja dividida numa aplicação front-end/back-end (aplicação front-end/back-end: aplicação de base de dados que inclui um ficheiro de base de dados "back-end", que contém tabelas e cópias de um ficheiro de base de dados "front-end", que contêm todos os outros objectos de base de dados com hiperligações para as tabelas "back-end".).



Utilizar uma base de dados do Access de um só ficheiro em várias versões do Access

Se todas as tabelas, formulários e outros objectos da base de dados do Access estiverem contidos num ficheiro .mdb e o utilizador pretender utilizar a base de dados em várias versões do Access, é possível criar uma nova base de dados front-end numa versão posterior e ligá-la ao ficheiro original. Os utilizadores que tenham a versão anterior do Access conseguirão ainda utilizar a base de dados original. Os utilizadores que tenham a versão posterior poderão utilizar a nova base de dados front-end para ligar aos mesmos dados.

  1. Utilize o seguinte procedimento para converter a base de dados em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando mantém o formato original da base de dados e cria uma cópia da mesma no formato especificado.
    • Feche o ficheiro do Access. Se o ficheiro for uma base de dados do Access de multi-utilizador localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que nenhum outro utilizador a tem aberta.
    • Inicie o Access 2007.
    • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  • Navegue para a localização do ficheiro a converter e, em seguida, faça duplo clique no mesmo para o abrir.

 Nota   Se lhe for apresentada a caixa de diálogo Melhoramento da Base de Dados, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em Não.

  • Se for aberto um formulário ao iniciar a base de dados, feche o formulário.
  • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão, aponte para Guardar Como e, em seguida, em Guardar a base de dados com outro formato, clique no formato de ficheiro para o qual pretende converter.
  • Na caixa de diálogo Guardar Como, escreva um nome para a nova base de dados.

 Nota   A menos que pretenda guardar a nova base de dados numa localização diferente, o respectivo nome tem de ser diferente do nome da base de dados original. Em qualquer dos casos, é melhor utilizar um nome diferente, de forma a conseguir fazer a distinção facilmente entre a base de dados front-end e a base de dados back-end. No entanto, se estiver a converter para o formato do Access 2007, a extensão do nome do ficheiro muda de .mdb para .accdb e poderá utilizar o mesmo nome de ficheiro.

  • Clique em Guardar.
  1. Divida a base de dados convertida numa aplicação front-end/back-end utilizando o seguinte procedimento:
    • No separador Ferramentas da Base de dados, no grupo Mover Dados, clique em Base de Dados do Access.Imagem de botão
  • Na caixa de diálogo Divisor de Bases de Dados, clique em Dividir Base de Dados.
  • Escreva um nome para a base de dados back-end e clique em Dividir.
  1. Elimine a base de dados back-end criada pela ferramenta Divisor de Bases de Dados e certifique-se de que não elimina a base de dados original.
  2. Ligue a nova base de dados front-end às tabelas na base de dados original: No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Ferramentas da Base de Dados, clique em Gestor de Ligação de Tabelas.Imagem de botão
  1. Clique em Seleccionar Tudo e, em seguida, seleccione a caixa de verificação Perguntar sempre pela nova localização.
  2. Clique em OK, navegue para a base de dados da versão anterior e, em seguida, faça duplo clique nela.

Se tudo correr bem, o Access irá apresentar uma mensagem a indicar que todas as tabelas ligadas seleccionadas foram actualizadas com êxito.

Agora já poderá melhorar a nova base de dados front-end para suportar novas funcionalidades para utilizadores que tenham actualizado para o Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Os utilizadores que tenham versões anteriores poderão continuar a utilizar a base de dados de versão anterior.

Se pretender, poderá ainda converter a nova base de dados front-end numa outra versão. Por exemplo, se a base de dados original estivesse no formato do Access 2000, poderia criar um front-end do Access 2002-2003 para utilizadores com essa versão, e um front-end do Access 2007 para utilizadores com essa versão. Ambas as versões de front-end ligariam aos dados no ficheiro do Access 2000.

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Utilizar uma aplicação front-end/back-end em várias versões do Access

Se a base de dados do Access já for uma aplicação front-end/back-end (aplicação front-end/back-end: aplicação de base de dados que inclui um ficheiro de base de dados "back-end", que contém tabelas e cópias de um ficheiro de base de dados "front-end", que contêm todos os outros objectos de base de dados com hiperligações para as tabelas "back-end".), só será necessário converter o front-end no formato de ficheiro do Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Não será necessário efectuar alterações à base de dados back-end.

O seguinte procedimento mostra como utilizar o comando Guardar Base de Dados Como para converter a base de dados front-end em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando mantém o formato original da base de dados e cria uma cópia da mesma no formato especificado.

  1. Feche a base de dados front-end. Se o ficheiro for uma base de dados do Access de multi-utilizador localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que nenhum outro utilizador a tem aberta.
  2. Inicie o Access 2007.
  3. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Navegue para a localização da base de dados front-end e, em seguida, faça duplo clique na mesma para a abrir.

 Nota   Se lhe for apresentada a caixa de diálogo Melhoramento da Base de Dados, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em Não.

  1. Se for apresentado um formulário ao abrir a base de dados, feche o formulário.
  2. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão, aponte para Guardar Como e, em seguida, em Guardar a base de dados com outro formato, clique no formato de ficheiro para o qual pretende converter.
  1. Na caixa de diálogo Guardar Como, escreva um nome para a nova base de dados.
  2. Clique em Guardar.

Agora já poderá melhorar a nova base de dados front-end para suportar novas funcionalidades para utilizadores que tenham actualizado para o Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007.

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Aplica-se a:
Access 2007