Importar contactos de um livro de endereços do Outlook

O Access e o Outlook são ambos excelentes programas de gestão de contactos pessoais e profissionais. Assim, poderá querer importar dados de contacto do Outlook 2007 para o Access 2007. Contudo, a funcionalidade de importação no Access 2007 não consegue importar dados directamente a partir do formato de dados do Outlook 2007 e o Outlook 2007 não consegue exportar directamente dados para uma base de dados do Access 2007. Felizmente, é fácil exportar contactos do Outlook como um ficheiro de texto e, em seguida, importar esse ficheiro para a base de dados do Access 2007.

Para mais informações sobre o procedimento inverso (exportar contactos do Access para o Outlook), consulte o artigo Exportar contactos para um livro de endereços do Outlook.



Importar ou criar ligações a contactos do Outlook utilizando o assistente do Exchange/Outlook

Pode utilizar o Assistente do Exchange/Outlook para importar ou criar ligações a dados de contacto do Outlook. Se importar os dados, o Access cria uma cópia dos dados do Outlook e coloca-a numa tabela do Access. As alterações efectuadas nos dados de qualquer um dos programas não afectam os dados no outro programa. Contrariamente, se utilizar a opção de ligação, o Access mantém uma ligação aos dados do Outlook. As alterações efectuadas nos dados do Access reflectem-se no Outlook e vice-versa.

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique em Mais e, em seguida, clique em Pasta do Outlook.
  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Pasta do Outlook, seleccione a opção pretendida e clique em OK.
  3. Na caixa de diálogo Assistente do Exchange/Outlook, seleccione a pasta ou o livro de endereços que contém os contactos pretendidos e clique em Seguinte.

Assistente do Exchange/Outlook

Chamada 1 Expanda a parte superior da pasta Caixa de Correio.
Chamada 2 Seleccione a pasta que contém os contactos que pretende importar para o Access.
  1. Siga as instruções nas páginas restantes do assistente.

Depois de concluir o assistente, o Access importa ou liga-se aos dados de contacto especificados.

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Importar contactos utilizando um ficheiro de texto

Se tiver problemas na utilização do assistente (por exemplo, se o assistente não importar um campo que é necessário), pode experimentar exportar os contactos a partir do Outlook como um ficheiro de texto e, em seguida, importar esse ficheiro de texto para o Access.

Passo 1: Exportar os contactos do Outlook para um ficheiro de texto

Efectue os seguintes passos no Outlook 2007:

  1. No menu Ficheiro, clique em Importar e Exportar.
  2. Seleccione Exportar para um ficheiro e, em seguida, clique em Seguinte.
  3. Seleccione Valores Separados por Tabulações (Windows) e clique em Seguinte.
  4. Seleccione a pasta Contactos que pretende exportar para o Access e clique em Seguinte.
  5. Escreva um nome para o ficheiro utilizando a extensão de nome de ficheiro .txt.

 Nota   Por predefinição, o Access guarda o ficheiro na sua pasta de documentos predefinida. Se quiser guardar o ficheiro numa localização diferente, clique em Procurar e, em seguida, procure a pasta na qual pretende guardar o ficheiro.

  1. Na página seguinte do assistente, clique em Concluir.

O Outlook exporta o conteúdo da pasta seleccionada para um ficheiro de texto.

Passo 2: Importar os dados de contacto para o Access

  1. Abra a base de dados do Access para a qual pretende importar os dados.
  2. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique em Ficheiro de Texto.
  3. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Ficheiro de Texto, clique em Procurar.
  4. Seleccione o ficheiro que criou no procedimento anterior e clique em Abrir.
  5. Seleccione Importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados actual e, em seguida, clique em OK.
  6. No Assistente de Importação de Texto, seleccione Delimitado e clique em Seguinte.
  7. Na página seguinte do assistente, certifique-se de que as opções estão definidas como é mostrado na seguinte tabela:
Opção Valor
Escolha o delimitador que separa os campos Tabulação
A primeira linha contém os nomes dos campos Seleccionado (marca de verificação)
Qualificador de Texto " (aspas duplas)
  1. Siga as instruções nas páginas restantes do assistente.

Quando o assistente fica concluído, o Access importa o ficheiro de texto.

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Importar contactos utilizando o modelo Base de Dados de Gestão de Contactos

A base de dados do modelo Base de Dados de Gestão de Contactos do Access 2007 inclui um comando "Adicionar a Partir do Outlook" que importa rapidamente informação de contacto do Outlook para o Access. Para mais informações, consulte a Página de transferência do modelo Base de Dados de Gestão de Contactos. O modelo inclui um vídeo de introdução que lhe mostra como utilizar o comando Adicionar a Partir do Outlook.

Depois de adicionar contactos ao modelo Base de Dados de Gestão de Contactos, pode importar ou criar uma ligação à tabela Contactos do modelo a partir de outra base de dados do Access. Para mais informações, consulte o artigo Importar ou criar ligações a dados noutra base de dados do Access.

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Aplica-se a:
Access 2007