Criar uma nova base de dados

O Microsoft Office Access 2007 inclui vários melhoramentos que tornam o processo de criação de uma nova base de dados mais fácil. Mesmo que já tenha criado bases de dados, é provável que venha a apreciar estas funcionalidades pela sua capacidade de acelerar o processo de criação.

Este artigo abrange o processo básico de iniciar o Office Access 2007 e de criar uma base de dados utilizando um modelo ou criando tabelas, formulários, relatórios e outros objectos de base de dados próprios. Indica também algumas técnicas para colocar informações na nova base de dados.

O que pretende fazer?


Conhecer a página Introdução ao Microsoft Office Access

Quando inicia pela primeira vez o Access, ou se fechar uma base de dados sem fechar o Access, é apresentada a página Introdução ao Microsoft Office Access.

Página Introdução ao Microsoft Office Access

Esta página é um ponto de partida para criar uma nova base de dados, abrir uma base de dados existente ou ver o conteúdo do Microsoft Office Online.

Criar uma base de dados utilizando um modelo

O Access fornece uma grande variedade de modelos que pode utilizar para acelerar o processo de criação de bases de dados. Um modelo é uma base de dados pronta a utilizar que contém todas as tabelas, consultas, formulários e relatórios necessários para efectuar uma tarefa específica. Por exemplo, existem modelos que podem ser utilizados para controlar problemas, gerir contactos ou manter um registo das despesas. Certos modelos contêm alguns registos de exemplo para ajudar a demonstrar a respectiva utilização. As bases de dados de modelo podem ser utilizadas tal como estão ou pode personalizá-las de forma a corresponderem melhor às suas necessidades.

Se um destes modelos corresponder às necessidades do utilizador, utilizá-lo é a forma mais rápida de criar uma base de dados. No entanto, se tiver dados noutro programa que pretenda importar para o Access, poderá optar por criar uma base de dados de raiz sem utilizar um modelo. Os modelos têm uma estrutura de dados já definida e poderá dar muito trabalho adaptar os dados existentes à estrutura do modelo.

  1. Se tiver uma base de dados aberta, clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e clique em Fechar Base de DadosImagem de botão para fazer apresentar a página Introdução ao Microsoft Office Access.
  2. Vários modelos são apresentados a meio da página Introdução ao Microsoft Office Access e outros ficarão disponíveis quando clicar nas hiperligações no painel Categorias de Modelos. É possível transferir modelos adicionais a partir do Web site do Office Online. Consulte a secção seguinte neste artigo para obter detalhes.
  3. Clique no modelo que pretende utilizar.
  4. O Access sugere um nome de ficheiro para a base de dados na caixa Nome do Ficheiro; se pretender, poderá alterar o nome do ficheiro. Para guardar a base de dados numa pasta diferente daquela apresentada abaixo da caixa de nome de ficheiro, clique em Imagem de botão, procure a pasta onde pretende guardá-la e e clique em OK. Em alternativa, é possível criar e ligar a base de dados a um site Windows SharePoint Services 3.0.
  5. Clique em Criar (ou Transferir, no caso de ser um modelo do Office Online).

O Access cria ou transfere a base de dados e abre-a. É apresentado um formulário onde poderá começar a introduzir dados. Se o modelo contiver dados de exemplo, poderá eliminar cada registo clicando no selector de registos (a barra ou caixa sombreada mesmo à esquerda do registo) e efectuando depois o seguinte procedimento:

No separador Base, no grupo Registos, clique em Eliminar.Imagem de botão

  1. Para começar a introduzir dados, clique na primeira célula vazia no formulário e comece a escrever. Utilize o Painel de Navegação para procurar outros formulários ou relatórios que possa querer utilizar.

Transferir um modelo do Office Online

Se não conseguir localizar um modelo que corresponda às suas necessidades na página Introdução ao Microsoft Office Access e se estiver ligado à Internet, poderá explorar o Web site do Office Online para obter uma selecção mais extensa.

  1. Na página Introdução ao Microsoft Office Access, em Mais Sobre o Office Online, clique em Modelos.

A home page Modelos no Office Online é apresentada na janela do browser.

  1. Utilize as ferramentas de navegação e procura do Office Online para localizar o modelo do Access que pretende utilizar e siga as instruções para o transferir. Quando um modelo é transferido, o ficheiro base de dados é transferido para o computador e aberta numa nova instância do Access. Na maior parte dos casos, o modelo foi concebido para abrir um formulário de introdução de dados, para que seja possível começar a introduzir dados imediatamente.

Para mais informações sobre como trabalhar com modelos, consulte o artigo Guia para os modelos do Access 2007.

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Criar uma base de dados sem utilizar um modelo

Se não estiver interessado em utilizar um modelo, poderá criar uma base de dados criando tabelas, formulários, relatórios e outros objectos de base de dados próprios. Na maioria dos casos, tal envolve geralmente um ou ambos os seguintes procedimentos:

  • Introduzir, colar ou importar dados para a tabela criada aquando da criação de uma nova base de dados e repetir depois o processo com novas tabelas criadas com o comando Tabela no separador Criar.
  • Importar dados de outras origens e criar novas tabelas no processo.

Para mais informações sobre como planear e estruturar uma base de dados ou sobre como criar relações, formulários, relatórios ou consultas, siga as hiperligações na secção Consulte Também deste artigo.

Criar uma base de dados vazia

  1. Na página Introdução ao Microsoft Office Access, em Nova Base de Dados Vazia, clique em Base de Dados Vazia.

Botão Base de Dados Vazia

  1. No painel Base de Dados Vazia, escreva um nome de ficheiro na caixa Nome do Ficheiro. Se não fornecer uma extensão do nome de ficheiro, o Access irá adicioná-la. Para alterar a localização do ficheiro a partir da predefinição, clique em Procurar uma localização para colocar a base de dadosImagem de botão (junto à caixa Nome do Ficheiro), procure a nova localização e clique em OK.
  2. Clique em Criar.

O Access cria a base de dados com um tabela vazia chamada Tabela1 e abre a Tabela1 na vista de folha de dados. O cursor é colocado na primeira célula vazia da coluna Adicionar um Novo Campo.

  1. Comece a escrever para adicionar dados, ou cole dados de outra origem, conforme descrito na secção Colar dados de outra origem numa tabela do Access.

Introduzir informações na Vista de folhas de dados está concebido para ser muito semelhante a trabalhar numa folha de cálculo do Microsoft Office Excel 2007. É criada uma estrutura de tabela enquanto introduz dados ; sempre que adicionar uma nova coluna à tabela, é definido um novo campo. O Access define automaticamente cada tipo de dados do campo com base nos dados que introduzir.

Se não pretender introduzir informações na Tabela1 nesta altura, clique em FecharImagem de botão. Se tiver efectuado alterações à tabela, o Access irá perguntar-lhe se pretende guardar as alterações à tabela. Clique em Sim para guardar as alterações, em Não para as rejeitar, ou em Cancelar para deixar a tabela aberta.

 Importante   Se fechar a Tabela1 sem a guardar pelo menos uma vez, o Access elimina toda a tabela, mesmo que tenha introduzido dados na mesma.

Adicionar uma tabela

É possível adicionar novas tabelas a uma base de dados existente utilizando os comandos no grupo Tabelas no separador Criar.

Imagem do Friso do Access

Criar uma tabela, começando na vista de folha de dados    Na vista de folha de dados, é possível introduzir dados imediatamente e deixar que o Access crie a estrutura da tabela em segundo plano. Os nomes de campos são atribuídos numericamente (Campo1, Campo2, etc.) e o Access define automaticamente o tipo de dados de cada campo com base nos dados que introduzir.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.Imagem de botão

O Access cria a tabela e selecciona a primeira célula vazia da coluna Adicionar um Novo Campo.

 Nota   Se não encontrar uma coluna com o nome Adicionar um Novo Campo, é possível que esteja na vista de estrutura em vez de estar na vista de folha de dados. Para mudar para a vista de folha de dados, faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação. O Access irá perguntar-lhe se pretende guardar a nova tabela, mudando depois para a vista de folha de dados.

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.Imagem de botão

O Access apresenta o painel Modelos de Campos, o qual contém uma lista dos tipos de campo utilizados mais frequentemente. Se fizer duplo clique ou arrastar um destes campos para a folha de dados, o Access irá adicionar um campo com esse nome e definir as respectivas propriedades com valores apropriados para esse tipo de campo. Se pretender, poderá alterar as propriedades mais tarde. Se arrastar o campo, terá de o arrastar para uma área da folha de dados que contenha dados. É apresentada uma barra de inserção vertical que mostra onde o campo será colocado.

  1. Para adicionar dados, comece a escrever na primeira célula vazia, ou cole dados de outra origem, conforme descrito na secção Colar dados de outra origem numa tabela do Access.
  2. Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.

É um bom procedimento atribuir um nome significativo a cada campo para conseguir distinguir o conteúdo do mesmo quando o vir no painel Lista de Campos.

  1. Para mover uma coluna, clique no respectivo cabeçalho para seleccionar a coluna e arraste a coluna para a localização pretendida.

Também pode seleccionar várias colunas contíguas e arrastá-las todas em simultâneo para uma nova localização. Para seleccionar várias colunas contíguas, clique no cabeçalho da primeira coluna e, em seguida, enquanto mantém premida a tecla SHIFT, clique no cabeçalho da última coluna.

Criar uma tabela, começando na vista de estrutura    Na vista de estrutura, crie primeiro a estrutura da nova tabela. Mude depois para a vista de folha de dados para introduzir dados ou introduza dados utilizando qualquer outro método como, por exemplo, colar ou importar.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Estruturar Tabela.Imagem de botão
  1. Para cada campo na tabela, escreva um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, seleccione um tipo de dados na lista Tipo de Dados.

 Nota   Se não encontrar as colunas Nome do Campo e Tipo de Dados, é possível que esteja na vista de folha de dados em vez de estar na vista de estrutura. Para mudar para a vista de estrutura, clique com o botão direito do rato na tabela no Painel de Navegação e clique em Vista de EstruturaImagem de botão. O Access irá pedir-lhe um nome para a nova tabela, mudando depois para a vista de estrutura.

  1. Se pretender, poderá escrever uma descrição para cada campo na coluna Descrição. A descrição será apresentada na barra de estado quando o cursor estiver localizado nesse campo na vista de folha de dados. A descrição será também utilizada como texto da barra de estado para os controlos num formulário ou relatório que criado arrastando o campo a partir do painel Lista de Campos, bem como para os controlos que forem criados para esse campo aquando da utilização do Assistente de Formulários ou o Assistente de Relatórios.
  2. Depois de adicionar todos os campos, guarde a tabela :
    • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.
  1. Poderá começar a escrever dados na tabela em qualquer momento mudando para a vista de folha de dados e clicando na primeira célula vazia. Poderá também colar dados a partir de outra origem, como descrito na secção Copiar dados de outra origem para uma tabela do Access.

Criar uma tabela utilizando um modelo    O Access fornece modelos para tipos de tabelas de utilização frequente. Com um único clique, poderá criar uma estrutura de tabela completa com campos já configurados e prontos para utilização. Se necessário, poderá depois adicionar ou remover campos para que a tabela corresponda às necessidades do utilizador.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Modelos de Tabela e, em seguida, seleccione um dos modelos disponíveis na lista.
  1. Para adicionar dados, comece a escrever na primeira célula vazia, ou cole dados de outra origem, conforme descrito na secção Colar dados de outra origem numa tabela do Access.
    • Para eliminar uma coluna    

Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna e clique em Eliminar Coluna.Imagem de botão.

  • Para adicionar uma nova coluna    

No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.Imagem de botão

O Access apresenta o painel Modelos de Campos, o qual contém uma lista dos tipos de campo utilizados mais frequentemente. Se fizer duplo clique ou arrastar um destes campos para a folha de dados, o Access irá adicionar um campo com esse nome e definir as respectivas propriedades com valores apropriados para esse tipo de campo. Se pretender, poderá alterar as propriedades mais tarde. Se arrastar o campo, terá de o arrastar para uma área da folha de dados que contenha dados. É apresentada uma barra de inserção vertical que mostra onde o campo será colocado.

  1. Guardar a tabela:
    • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.

Definir propriedades de campos na vista de estrutura    Independentemente da forma como tenha criado a tabela, é conveniente examinar e definir propriedades de campo. Tal só é possível na vista de estrutura. Para mudar para a vista de estrutura, clique com o botão direito do rato na tabela no Painel de Navegação e clique depois em Vista de Estrutura. Para ver as propriedades de um campo, clique no campo na grelha de estrutura. As propriedades são apresentadas abaixo da grelha de estrutura, em Propriedades do Campo.

Para ver uma descrição de cada propriedade de campo, clique na propriedade e leia a descrição na caixa junto à lista de propriedades em Propriedades do Campo. Poderá obter informações mais detalhadas premindo F1.

A tabela seguinte descreve algumas das propriedades dos campos que são ajustadas mais frequentemente.

Propriedade Descrição
Tamanho do Campo Para os campos de Texto, esta propriedade define o número máximo de caracteres que podem ser armazenados no campo. O máximo é de 255. Para os campos de Números, esta propriedade define o tipo de número que será armazenado (Número Inteiro Longo, Duplo, etc.). Para um armazenamento dos dados mais eficaz, recomenda-se que atribua a quantidade de espaço mínima que pense vir a necessitar para os dados. Pode aumentar mais tarde o valor, se as suas necessidades se alterarem.
Formato Esta propriedade define a forma como os dados são apresentados. Não afecta os dados reais e é armazenada no campo. Pode seleccionar um formato predefinido ou introduzir um formato personalizado.
Máscara de Introdução Utilize esta propriedade para especificar um padrão para todos os dados que serão introduzidos neste campo. Tal ajuda a garantir que todos os dados são introduzidos correctamente e que contêm o número de caracteres obrigatório. Para obter ajuda sobre como criar uma máscara de introdução, clique em Imagem de botão no lado direito da caixa de propriedade.
Valor Predefinido Utilize esta propriedade para especificar o valor predefinido que irá aparecer neste campo sempre que for adicionado um novo registo. Por exemplo, se tiver um campo Data/Hora onde pretende registar sempre a data em que o registo foi adicionado, pode introduzir "Data()" (sem as aspas) como valor predefinido.
Obrigatório Esta propriedade define se um valor é obrigatório neste campo. Se definir esta propriedade como Sim, o Access não lhe permite adicionar um novo registo a menos que seja introduzido um valor para este campo.

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Copiar dados de outra origem para uma tabela do Access

Se os dados estiverem armazenados actualmente noutro programa, como o Office Excel 2007, poderá copiá-los e colá-los numa tabela do Access. Geralmente, isto funciona melhor se os dados já estiverem separados em colunas, tal como estão numa folha de cálculo do Excel. Se os dados estiverem num programa de processamento de texto, é conveniente separar as colunas de dados utilizando separadores ou converter os dados numa tabela no programa de processamento de texto antes de copiar os dados. Se os dados necessitarem de edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos por nomes e apelidos), é aconselhável fazê-lo antes de copiar os dados, especialmente se não estiver familiarizado com o Access.

Quando colar dados numa tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de acordo com o tipo de dados que encontrar no mesmo. Por exemplo, se um campo colado contiver apenas valores de datas, o Access irá aplicar o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado contiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access irá aplicar o tipo de dados Sim/Não ao campo.

O Access atribui nomes aos campos consoante aquilo que encontra na primeira linha de dados colados. Se a primeira linha de dados colados for de tipo idêntico ao das linhas que se seguem, o Access irá determinar que a primeira linha faz parte dos dados, atribuindo aos campos nomes genéricos (F1, F2, etc.). Se a primeira linha de dados colados não for idêntica às linhas que se seguem, o Access irá determinar que a primeira linha consiste em nomes de campo. O Access irá atribuir nomes aos campos em concordância, não incluindo a primeira linha nos dados.

Se o Access atribuir nomes de campo genéricos, deverá mudar o nome dos campos o mais rapidamente possível para evitar confusões. Utilize o seguinte procedimento:

  1. Guarde a tabela.
    • Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.
  1. Na vista de folha de dados, faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e escreva um nome válido para cada coluna. Poderá parecer que está a substituir os dados, mas a linha de cabeçalho da coluna contém os nomes dos campos e não dados.
  2. Guarde a tabela novamente.

 Nota   Também pode mudar o nome dos campos passando para a Vista de estrutura e editando aí os nomes dos campos. Para mudar para a vista de estrutura, clique com o botão direito do rato na tabela no Painel de Navegação e clique em Vista de Estrutura. Para regressar à vista de folha de dados, faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação.

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Importar, anexar ou ligar a dados de outra origem

Poderá ter dados armazenados noutro programa e pretender importá-los para uma nova tabela ou anexá-los a uma tabela existente no Access. Poderá também trabalhar com pessoas que guardem os dados noutros programas e pretender trabalhar com esses dados no Access estabelecendo ligação aos mesmos. Em qualquer um dos casos, o Access facilita o trabalho com dados de outras origens. É possível importar dados de uma folha de cálculo do Excel, de uma tabela noutra base de dados do Access, de uma lista Windows SharePoint Services 3.0 ou de muitas outras origens. O processo que utilizar difere ligeiramente consoante a origem, mas o procedimento seguinte ajuda-lo-á a começar.

  1. No Access, no separador Dados Externos, no grupo Importar, clique no comando referente ao tipo de ficheiro que está a importar.

Imagem do Friso do Access

Por exemplo, se estiver a importar dados a partir de uma folha de cálculo do Excel, clique em Excel. Se não encontrar o tipo de programa de que necessita, clique em Mais.

 Nota   Se não conseguir localizar o tipo de formato correcto no grupo Importar, poderá ser necessário iniciar o programa onde os dados foram criados originalmente e utilizar depois esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro comum (como um ficheiro de texto delimitado (ficheiro de texto delimitado: ficheiro que contém dados em que os valores de campo individuais são separados por um carácter como, por exemplo, uma vírgula ou uma tabulação.)) antes de poder importar esses dados para o Access.

  1. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para localizar o ficheiro de dados de origem, ou escreva o caminho completo do ficheiro de dados de origem na caixa Nome do ficheiro.
  2. Clique na opção pretendida (todos os programas permitem importar, e alguns permitem anexar ou ligar) em Especificar como e onde pretende armazenar os dados na base de dados actual. Poderá criar uma nova tabela que utilize os dados importados, ou (com alguns programas), poderá anexar os dados a uma tabela existente ou criar uma tabela ligada que mantenha uma ligação aos dados no programa de origem.
  3. Se for iniciado um assistente, siga as instruções nas páginas do assistente. Na última página, clique em Concluir.

Se importar objectos ou tabelas de ligação a partir de uma base de dados do Access, será apresentada a caixa de diálogo Importar Objectos ou Ligar Tabelas. Escolha os itens pretendidos e clique em OK.

O processo exacto irá variar consoante opte por importar, anexar ou ligar dados.

  1. O Access pergunta-lhe se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de executar. Se achar que irá executar a mesma operação de importação novamente no futuro, clique em Guardar passos de importação e introduza os detalhes. Desta forma, poderá repetir facilmente a operação mais tarde clicando em Importações GuardadasImagem de botão no grupo Importar no separador Dados Externos. Se não pretender guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

Se optar por importar uma tabela, o Access importa os dados para uma nova tabela e apresenta a tabela no grupo Tabelas no Painel de Navegação. Se optar por anexar dados a uma tabela existente, os dados são adicionados a essa tabela. Se optar por ligar a dados, o Access cria uma tabela ligada no grupo Tabelas no Painel de Navegação.

Para informações mais específicas sobre como importar vários tipos de dados para o Access, consulte as hiperligações na secção Consulte Também.

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Abrir uma base de dados do Access existente

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, navegue para a base de dados que pretende abrir.
  2. Efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Faça duplo clique na base de dados para a abrir no modo predefinido especificado na caixa de diálogo Opções do Access ou no modo que foi definido por uma política administrativa.
    • Clique em Abrir para abrir a base de dados para acesso partilhado num ambiente de multi-utilizadores, de modo a que o utilizador e outros utilizadores possam ler e escrever na base de dados.
    • Clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Como Só de Leitura para abrir a base de dados para acesso só de leitura, de modo a poder vê-la, mas não editá-la. Os restantes utilizadores irão continuar a poder ler e escrever na base de dados.
    • Clique na seta junto ao botão Abrir e clique em Abrir em Modo Exclusivo ara abrir a base de dados com acesso exclusivo. Quando uma base de dados está aberta com acesso exclusivo, qualquer pessoa que tente abrir a base de dados irá receber uma mensagem do tipo "ficheiro já em utilização".
    • Clique na seta junto ao botão Abrir e clique em Abrir Como Só de Leitura para abrir a base de dados para acesso só de leitura. Os restantes utilizadores podem ainda abrir a base de dados, mas estão limitados ao modo só de leitura.

Se não conseguir localizar a base de dados que pretende abrir    

  1. Na caixa de diálogo Abrir, clique em O Meu Computador, ou clique em O Meu Computador na lista pendente Procurar em.
  2. Na lista de unidades, clique com o botão direito do rato na unidade que acha que poderá conter a base de dados e, em seguida, clique em Procurar.
  3. Escreva os critérios de procura na caixa de diálogo Resultados da Procura e clique em Procurar para procurar a base de dados.
  4. Se a base de dados for localizada, faça duplo clique nela para a abrir.
  5. Tem de clicar em Cancelar na caixa de diálogo Abrir para abrir a base de dados. Em seguida, feche a caixa de diálogo Resultados da Procura.

 Nota   É possível abrir directamente um ficheiro de dados num formato externo de ficheiro como, por exemplo, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel. É também possível abrir directamente qualquer origem de dados ODBC (origem de dados ODBC: os dados e as informações necessárias para aceder a esses dados a partir de programas e bases de dados que suportem o protocolo de interligação de bases de dados abertas (ODBC, Open Database Connectivity).) como, por exemplo, Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. O Access cria automaticamente uma nova base de dados do Access na mesma pasta que o ficheiro de dados e adiciona ligações a cada tabela da base de dados externa.

Sugestões

  • Para abrir uma das bases de dados abertas mais recentemente, clique no nome de ficheiro dessa base de dados na lista Abrir Base de Dados Recente na página Introdução ao Microsoft Office Access. O Access abre a base de dados com as mesmas definições de opção que a base de dados tinha da última vez em que foi aberta. Se a lista de ficheiros utilizados recentemente não for apresentada, clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e clique em Opções do Access. Na caixa de diálogo Opções do Access, clique em Avançadas. Em Mostrar, introduza o número de documentos a apresentar na lista Documentos Recentes, até um máximo de nove.
  • Se estiver a abrir uma base de dados clicando no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e utilizando depois o comando Abrir, poderá ver uma lista de atalhos para bases de dados abertas anteriormente clicando em Os Meus Documentos Recentes na caixa de diálogo Abrir.

Para mais informações sobre como abrir bases de dados do Access existentes, consulte as hiperligações na secção Consulte Também deste artigo.

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Criar um modelo em branco personalizado

Quando cria uma nova base de dados vazia, o Access abre uma nova tabela na qual é possível introduzir dados, mas não cria objectos na base de dados. Se pretender outros objectos (tais como formulários, relatórios, macros ou tabelas adicionais) presentes em todas as novas bases de dados que criar, poderá criar um modelo em branco personalizado que contenha esses objectos. Em seguida, da próxima vez que criar uma nova base de dados, esta já irá conter esses objectos no modelo. Para além destes objectos, o modelo pode incluir tabelas pré-preenchidas com dados, bem como eventuais definições de configuração especiais, propriedades de base de dados, referências ou código que pretenda ter em todas as novas bases de dados.

Por exemplo, suponha que tem um conjunto de macros que pretende utilizar em todos os projectos. Se criar um modelo em branco que contenha essas macros, o Access irá inclui-las em todas as novas bases de dados que criar.

É possível criar modelos em branco em formato de ficheiro do Office Access 2007, em formato de ficheiro do Access 2002-2003, ou em formato de ficheiro do Access 2000. O modelo terá de ter o nome Em Branco.accdb para o formato de ficheiro do Office Access 2007 e Em Branco.mdb para os formatos de ficheiro anteriores.

  • Se o formato de ficheiro predefinido estiver definido como Access 2000 ou Access 2002 - 2003, o Access irá utilizar Em Branco.mdb como nome de ficheiro de modelo em branco. A nova base de dados será criada no mesmo formato de ficheiro que Em Branco.mdb. Por exemplo, mesmo que o formato de ficheiro predefinido seja Access 2000, se o modelo denominado Em Branco.mdb estiver em formato de ficheiro do Access 2002-2003, todas as novas bases de dados que criar estarão em formato do Access 2002-2003.
  • Se o formato de ficheiro predefinido estiver definido como Access 2007, o Access irá utilizar Em Branco.accdb como nome de ficheiro para o modelo em branco.

MostrarComo posso alterar o formato de ficheiro predefinido?

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Opções do Access.
  1. Na caixa de diálogo Opções ao Access, clique em Popular.
  2. Em A criar bases de dados, seleccione o formato pretendido a partir da lista pendente Formato de ficheiro predefinido.

Para criar um modelo em branco, efectue um dos seguintes procedimentos:

  • Crie uma nova base de dados (poderá atribuir-lhe o nome Vazia ou um nome temporário) e importe ou crie os objectos que pretende incluir no modelo.
  • Faça uma cópia de uma base de dados existente que já contenha os objectos que pretende no modelo, e elimine eventuais objectos que não pretenda.

Depois de ter os objectos pretendidos no modelo, terá de o guardar numa localização específica.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, aponte para Guardar Como.
  1. Em Guardar a base de dados noutro formato, clique no formato de ficheiro pretendido para o modelo.
  2. Na caixa de diálogo Guardar Como, navegue para uma destas duas pastas de modelo:
    • Pasta de modelos do sistema    Por exemplo, C:\Programas\Microsoft Office\Modelos\1033\Access
    • Pasta de modelos de utilizador    Por exemplo:
      • No Microsoft Windows Vista    c:\Users\nome de utilizador\Documents
      • No Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\nome de utilizador\Dados da Aplicação\Microsoft\Templates

 Nota   Um modelo em branco na pasta de modelos do sistema substitui modelos em branco em qualquer pasta de modelos de utilizador.

  1. Na caixa Nome do ficheiro, escreva Em Branco.accdb (ou Em Branco.mdb, se estiver a criar um modelo de versão anterior) e clique em Guardar.

Agora que o novo modelo está no devido lugar, quando criar uma nova base de dados vazia, os objectos no modelo serão incluídos por predefinição em qualquer nova base de dados que crie. O Access abre uma nova tabela na vista de folha de dados, tal como quando cria novas bases de dados vazias sem utilizar um modelo.

Para deixar de utilizar o modelo em branco, elimine ou mude o nome do ficheiro Em Branco.accdb (ou Em Branco.mdb, para versões anteriores do Access).

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Aplica-se a:
Access 2007