Criar uma base de dados do Access para partilhar na Web

Pode utilizar o Access 2010 e o Access Services, um novo componente do SharePoint, para criar aplicações de base de dados Web. Isto ajuda-o a:

  • Proteger e gerir o acesso a dados
  • Partilhar dados numa organização inteira ou através da Internet

     Nota    É necessário ter uma conta de utilizador para utilizar uma base de dados Web. Não é suportado o acesso anónimo.

  • Criar aplicações de base de dados que não necessitam do Access para serem utilizadas

Este artigo fornece uma descrição geral da estrutura da base de dados Web do Access. Para uma introdução à estrutura da base de dados do ambiente de trabalho, consulte os artigos Criar uma nova base de dados do ambiente de trabalho e Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Neste artigo


Descrição geral

O Access 2010 e o Access Services (um componente opcional do SharePoint) fornecem uma plataforma para criar bases de dados que pode utilizar na Web. Pode estruturar e publicar uma base de dados Web utilizando o Access 2010 e o SharePoint, e as pessoas que têm contas do SharePoint utilizam a base de dados Web num browser.

Funcionamento

Quando publicar uma base de dados Web, o Access Services cria um site SharePoint que contém a base de dados. Todos os objetos e dados da base de dados são movidos para listas do SharePoint nesse site. O seguinte vídeo ilustra esse processo.

Após a publicação, os visitantes do SharePoint poderão utilizar a sua base de dados, com base nas permissões para o site SharePoint.

  • Controlo Total    Permite-lhe efetuar alterações aos dados e à estrutura.
  • Contribuição    Permite-lhe efetuar alterações aos dados, mas não à estrutura.
  • Leitura    Permite-lhe ler dados, mas não permite efetuar qualquer alteração.

Pode abrir a base de dados Web no Access, rever a estrutura e, em seguida, sincronizar as alterações - guardá-las, efetivamente, no site SharePoint. O seguinte vídeo ilustra como fazer uma alteração na estrutura depois de ter publicado a base de dados Web.

Também poderá colocar a sua base de dados Web offline, utilizar a versão offline e, em seguida, sincronizar as alterações aos dados e à estrutura quando estiver novamente online.

 Nota   Para criar uma base de dados Web, necessita de permissões de Controlo Total no site SharePoint no qual pretende publicá-la. Para mais informações sobre permissões do SharePoint, consulte a secção Consulte Também.

Os formulários e relatórios são executados no browser

Os formulários, relatórios e a maior parte das macros são executados no browser. Deste modo, o Access pode atualizar dados no ecrã sem ter de refazer a página inteira.

Pode criar um formulário para ajudar as pessoas a navegar na aplicação. Um novo controlo, o controlo de Navegação, facilita a adição de botões de navegação padrão do estilo Web a um formulário com este objetivo.

 Nota   O Painel de Navegação (a funcionalidade que utiliza no Access para navegar pelos objetos numa base de dados) não está disponível num browser.

Os dados são armazenados em listas do SharePoint

Todas as tabelas transformam-se em listas do SharePoint e os registos tornam-se itens de lista. Deste modo, pode utilizar as permissões do SharePoint para controlar o acesso à base de dados Web, bem como tirar partido de outras capacidades do SharePoint

Segurança   A cadeia de carateres de ligação para tabelas ligadas não está encriptada, incluindo o nome de utilizador e a palavra-passe, no caso de essa informação ter sido guardada (e o destino da ligação suportar contas de utilizador). Numa base de dados que tenha uma ligação para uma lista do SharePoint e a ligação incluir o nome de utilizador e a palavra-passe, um utilizador mal intencionado poderia alterar a lista de destino da ligação utilizando as credenciais guardadas. Mesmo que as credenciais não estejam guardadas com a cadeia de carateres de ligação, um utilizador mal intencionado poderia alterar as permissões no site SharePoint com a ajuda de um colaborador que já tenha permissões suficientes. Tenha cuidado ao partilhar cópias de uma base de dados que contenha ligações para listas numa base de dados Web publicada.

As consultas e as macros de dados são executadas no servidor

Todo o processamento de SQL ocorre no servidor. Deste modo, melhora o desempenho da rede ao limitar o tráfego a conjuntos de resultados.

Intranet ou Internet

Pode publicar no seu próprio servidor SharePoint na intranet ou na Internet. A Microsoft disponibiliza uma solução do SharePoint alojada com acesso à Internet.

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Criar uma base de dados Web

Esta secção descreve novas funcionalidades essenciais e indica os passos das tarefas de estrutura básicas que é necessário executar para criar uma base de dados Web.

Nesta secção


Antes de começar

Existem algumas tarefas que deverá efetuar antes de começar a estruturar a base de dados Web. Além disso, existem diferenças de estrutura entre bases de dados Web e bases de dados de ambiente de trabalho que deve conhecer, especialmente se for um programador experiente do Access.

  • Determinar o objetivo da base de dados    Tenha um plano claro, de modo a poder tomar boas decisões quando estiver a planear detalhes de estrutura.
  • Localizar e organizar as informações necessárias    Não pode utilizar tabelas ligadas numa base de dados Web. Quaisquer dados que pretenda utilizar que não tenham origem na base de dados terão de ser importados antes da publicação. Se organizar os dados antes de começar a estruturá-los, pode evitar ter de reajustar a estrutura para acomodar desafios de dados inesperados.
  • Identificar o site SharePoint que irá utilizar para publicar    Não pode publicar sem o SharePoint. Se pretender testar a estrutura num browser enquanto a concebe (o que é aconselhável), tem de publicá-la primeiro.
  • Planear a segurança    Pode tirar partido da segurança do SharePoint para controlar o acesso à base de dados Web. Planeie a segurança antecipadamente para poder incorporá-la na sua estrutura.

Diferenças de estrutura entre bases de dados de ambiente de trabalho e Web

Algumas funcionalidades de base dados que pode utilizar numa base de dados do ambiente de trabalho não estão disponíveis no Access Services. Contudo, existem novas funcionalidades que suportam muitos dos mesmos cenários destas funcionalidades de ambiente de trabalho.

A tabela seguinte lista as funcionalidades só de ambiente de trabalho e a nova funcionalidade que ajuda a suportar o mesmo cenário.

Cenário Funcionalidade só de ambiente de trabalho Nova funcionalidade
Estruturar objetos da base de dados Vista de Estrutura Vista de Folha de Dados Melhorada; Vista de Esquema
Rever dados resumidos, tais como somas, médias e grupos Funções de grupo Macros de dados; funções de grupo em relatórios
Programar eventos VBA Macros e macros de dados; Nova experiência de estruturação de macros com o IntelliSense
Navegar para um objeto da base de dados Painel de Navegação Controlo de navegação ou outro elemento de formulário

 Importante   Pode criar vários objetos de cliente numa base de dados Web, mas não pode utilizá-los num browser. Contudo, estes fazem parte da base de dados Web e podem ser utilizados no Access 2010 no ambiente de trabalho. É possível abrir a base de dados Web no Access e, em seguida, utilizar os objetos de cliente. Esta é uma forma eficaz de partilhar uma base de dados e também abre novas oportunidades para trabalhar em conjunto através da Web. O SharePoint trata quaisquer problemas de simultaneidade.

Funcionalidades só de ambiente de trabalho sem equivalência no Access Services

 Nota   A lista seguinte não é exclusiva.

  • Consultas união
  • Consultas cruzadas
  • Controlos de sobreposição em formulários
  • Relações da tabela
  • Formatação condicional
  • Diversas ações e expressões de macros

Considerar a utilização de um modelo

Quando tiver determinado o que a aplicação tem de fazer, considere se um modelo de base de dados funcionaria. Os modelos de base de dados são aplicações incorporadas que pode utilizar tal como estão ou modificar para as adequar a necessidades específicas.

Pode rever os modelos disponíveis no separador Novo na vista Backstage. Para mais informações sobre os modelos que são fornecidos com o Access 2010, consulte o artigo Selecionar e utilizar um modelo do Access.

Introdução a uma base de dados Web vazia

  • No separador Ficheiro, clique em Novo.

O separador Novo na vista Backstage

O separador Ficheiro abre a vista Backstage, uma nova parte da interface do Access onde irá encontrar comandos que se aplicam a toda uma base de dados, tal como Publicar no SharePoint.

Na vista Backstage, o separador Novo tem comandos para criar uma base de dados.

As funcionalidades do separador Novo na vista Backstage

Chamada 1 Em Modelos Disponíveis, clique em Base de Dados Web em Branco.
Chamada 2 Reveja o nome do ficheiro proposto na caixa Nome do Ficheiro e o caminho para o ficheiro de base de dados, listado logo a seguir. Pode alterar o nome do ficheiro escrevendo-o na caixa Nome do Ficheiro.
Chamada 3 Para alterar o caminho, clique no ícone da pasta junto da caixa Nome do Ficheiro para procurar uma localização onde inserir o ficheiro de base de dados.
Chamada 4 Clique em Criar. A nova base de dados Web abre e apresenta uma nova tabela vazia.

Estruturar uma tabela Web

 Nota   Para estruturar uma tabela Web, utilize a vista de Folha de Dados.

Quando cria pela primeira vez uma base de dados Web vazia, o Access cria uma nova tabela e abre-a na vista de Folha de Dados. Pode utilizar os comandos existentes nos separadores Campos e Tabela para adicionar campos, índices, regras de validação e macros de dados - uma funcionalidade nova que permite alterar dados com base em eventos.

Depois de editar e utilizar a nova tabela, muito provavelmente pretenderá criar mais tabelas.

Criar uma nova tabela Web

Com a base de dados Web aberta:

  • No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Quando cria uma tabela pela primeira vez, tem um campo: um campo de ID Numeração Automática (tipo de dados Numeração automática: numa base de dados do Microsoft Access é um tipo de dados de campo que armazena automaticamente um número exclusivo para cada registo à medida que este é adicionado a uma tabela. Podem ser gerados três tipos de números: sequencial, aleatório e ID de replicação.). Pode adicionar novos campos para armazenar os itens de informação necessários para o assunto da tabela. Por exemplo, poderá pretender adicionar um campo que armazene a data em que começa a controlar algo.

Adicionar um campo a partir da galeria de campos

Pode escolher a partir de uma diversidade de campos pré-formatados e adicioná-los à tabela utilizando a galeria de campos.

  • No separador Campos, no grupo Adicionar e Eliminar, clique no tipo de campo pretendido.

Adicionar um campo clicando na folha de dados

  1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar e, em seguida, selecione um tipo de campo.
  2. Atribua um nome ao campo que reflita o conteúdo do mesmo.

 Sugestão   Para alterar o nome de um campo existente, faça duplo clique no nome do campo.

  1. Repita para cada campo que pretenda criar.

Alterar propriedades de campo

A formatação e as propriedades determinam o comportamento de um campo, tal como o tipo de dados que pode armazenar. Pode alterar estas definições de modo a que o campo se comporte da forma pretendida.

  1. Selecione o campo que tem a formatação e as propriedades que pretende alterar.
  2. No friso, clique no separador Campos.
  3. Utilize os comandos dos grupos Formatação e Propriedades para alterar as definições.

Adicionar um campo calculado

Pode adicionar um campo que apresenta um valor que é calculado a partir de outros dados da mesma tabela. Os dados de outras tabelas não podem ser utilizados como a origem para os dados calculados. Algumas expressões não são suportadas pelos campos calculados.

  1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar.
  2. Aponte para Campo Calculado e, em seguida, clique no tipo de dados pretendido para o campo.

É apresentado o Construtor de Expressões.

  1. Utilize o Construtor de Expressões para criar o cálculo para o campo. Lembre-se de que apenas pode utilizar outros campos da mesma tabela como origens de dados para o cálculo. Para obter ajuda na utilização do Construtor de Expressões, consulte o artigo Utilizar o Construtor de Expressões.

Configurar regras de validação de dados

Pode utilizar uma expressão para validar dados introduzidos na maioria dos campos. Também pode utilizar uma expressão para validar dados introduzidos numa tabela, o que pode ser útil se pretender validar dados introduzidos num campo que não suporte a validação ou se pretender validar dados introduzidos em campos baseados no valor de outros campos da tabela. Para uma explicação mais completa sobre a validação, consulte o artigo Restringir a introdução de dados utilizando uma regra de validação.

Também pode especificar a mensagem que é apresentada quando uma regra de validação, conhecida como mensagem de validação, impede a introdução de dados.

Configurar uma mensagem e regra de validação de campo

  1. Selecione o campo ao qual pretende adicionar uma regra de validação.
  2. No friso, clique no separador Campos.
  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Regra de Validação de Campo.

É apresentado o Construtor de Expressões.

  1. Utilize o Construtor de Expressões para criar a regra de validação. Para obter ajuda na utilização do Construtor de Expressões, consulte o artigo Utilizar o Construtor de Expressões.
  2. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Mensagem de Validação de Campo.
  3. Escreva a mensagem que pretende apresentar quando os dados introduzidos não são válidos e, em seguida, clique em OK.

Configurar uma mensagem e regra de validação de registo

Pode utilizar uma regra de validação de registo para impedir registos duplicados ou exigir que uma determinada combinação de factos sobre o registo seja verdadeira, tal como [Data de Início] é maior que 1 de janeiro de 2010 e menor que [Data de Fim]

  1. Abra a tabela à qual pretende adicionar uma regra de validação.
  2. No friso, clique no separador Campos.
  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Regra de Validação de Registo.

É apresentado o Construtor de Expressões.

  1. Utilize o Construtor de Expressões para criar a regra de validação. Para obter ajuda na utilização do Construtor de Expressões, consulte o artigo Utilizar o Construtor de Expressões.
  2. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e, em seguida, clique em Mensagem de Validação de Registo.
  3. Escreva a mensagem que pretende apresentar quando os dados introduzidos não são válidos e, em seguida, clique em OK.

Criar uma relação entre duas tabelas Web

Para criar uma relação numa base de dados Web, pode utilizar o assistente de pesquisas para criar um campo de pesquisa. O campo de pesquisa é incluído na tabela que se encontra no lado "muitos" da relação e aponta para a tabela que se encontra no lado "um" da relação.

Criar um campo de pesquisa na vista de Folha de Dados

  1. Abra a tabela pretendida no lado "muitos" da relação.
  2. Clique na seta junto de Clique para Adicionar e, em seguida, clique em Pesquisa e Relação.
  3. Siga os passos do Assistente de Pesquisas para criar o campo de pesquisa.

Modificar um campo de pesquisa na vista de Folha de Dados

  1. Abra a tabela que contém o campo de pesquisa que pretende modificar.
  2. Execute um dos seguintes procedimentos:
    • No separador Campos, no grupo Propriedades, clique em Modificar Pesquisas.
    • Clique com o botão direito do rato no campo de pesquisa e, em seguida, clique em Modificar Pesquisas.
  3. Siga os passos do Assistente de Pesquisas.

Manter a integridade dos dados utilizando macros de dados

Pode implementar atualizações e eliminações em cascata utilizando macros de dados. Pode utilizar os comandos existentes no separador Tabela para criar macros incorporadas que modificam dados. O vídeo seguinte apresenta noções básicas.

Para mais informações sobre a criação de macros de dados, consulte o artigo Criar uma macro de dados.

Criar uma consulta Web

Pode utilizar uma consulta como a origem de dados para formulários e relatórios. As consultas são executadas no servidor, ajudando a reduzir o tráfego na rede.

Por exemplo, suponha que utiliza uma base de dados Web para controlar contribuições de caridade. Pretende ver quem doou dinheiro durante um evento. Pode utilizar uma consulta para selecionar os dados e prepará-los para serem utilizados nos formulários e relatórios.

 Nota   Este procedimento utiliza o modelo de contribuições de caridade como exemplo. Pode segui-lo se criar uma nova base de dados utilizando o modelo de base de dados de contribuições de caridade.

  1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Consulta.
  2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, faça duplo clique em cada tabela que pretender incluir e, em seguida, clique em Fechar.

Neste exemplo, faça duplo clique em Constituintes, Donativos, Eventos e ParticipantesEvento.

  1. Crie todas as associações necessárias arrastando campos de um objeto para outro na janela de estrutura da consulta.

Neste exemplo, arraste o campo ID a partir de Constituintes para o campo IDConstituinteDoador em Donativos e, em seguida, arraste o campo IDConstituinteDoador a partir de Donativos para o campo IDConstituinte em ParticipantesEvento.

  1. Adicione os campos que pretende utilizar. Pode arrastar os campos para a grelha, ou pode fazer duplo clique num campo para o adicionar.

Neste exemplo, adicione Evento a partir da tabela Eventos, DataDonativo a partir da tabela Donativos e Saudação, NomePróprio e Apelido a partir da tabela Constituintes.

  1. Adicione todos os critérios que pretender aplicar.

Neste exemplo, pretende limitar DataDonativo para se situar entre a DataInício e a DataFim do evento. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios em DataDonativo, escreva >=[DataInício] E <=[DataFim].

Criar um formulário Web

Os formulários são a principal forma de introduzir e editar dados na base de dados Web e também são úteis para rever dados. Os formulários são executados no browser, ajudando a otimizar o desempenho. Quando abre um formulário, o browser obtém os dados necessários a partir do servidor do SharePoint. Pode filtrar e ordenar os dados no formulário sem ter de obter novamente os dados a partir do servidor.

 Sugestão   Para um melhor desempenho, limite os registos obtidos pelos formulários e relatórios principais.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para utilizar como origem de dados.

 Nota   Se pretender criar um formulário não vinculado, ignore este passo.

  1. No separador Criar, no grupo Formulários, clique num dos seguintes botões:
    • Formulário    Crie um formulário simples que mostre um registo de cada vez, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

 Nota   Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

  • Múltiplos itens    Crie um formulário que mostre vários registos de cada vez, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

 Nota   Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

  • Formulário em branco    Crie um formulário sem nada.
  • Folha de Dados    Crie um formulário com um aspeto e um comportamento semelhantes a uma folha de dados, utilizando o objeto selecionado como origem de dados.

 Nota   Se estiver a criar um formulário não vinculado, este botão não está disponível.

Criar um relatório Web

Os relatórios são a principal forma de rever ou imprimir dados a partir da base de dados Web. Os relatórios são executados no browser, ajudando a otimizar o desempenho. Quando abre um relatório, o browser obtém os dados necessários a partir do servidor do SharePoint. Pode filtrar e ordenar os dados no relatório sem ter de obter novamente os dados a partir do servidor.

 Sugestão   Para um melhor desempenho, limite os registos obtidos pelos formulários e relatórios principais.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para utilizar como origem de dados.
  2. No separador Criar, no grupo Relatórios, clique num dos seguintes botões:
    • Relatório    Crie um relatório básico utilizando o objeto selecionado como origem de dados.
    • Relatório Em Branco    Crie um relatório sem nada.

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário predefinido para ser apresentado ao iniciar

As pessoas necessitam de uma forma de navegar na aplicação. Lembre-se de que o Painel de Navegação não está disponível num browser. Para as pessoas utilizarem objetos da sua base de dados, tem de lhes proporcionar uma forma de o fazer. Pode criar um formulário de Navegação e especificar que seja apresentado sempre que alguém abrir a sua aplicação num browser. Além disso, se não especificar a apresentação de um formulário quando a aplicação for iniciada, não será apresentado nenhum formulário, tornando difícil a utilização da aplicação por parte das outras pessoas.

 Sugestão   Poderá pretender aguardar até ao fim para criar o formulário de Navegação, de modo a poder adicionar todos os objetos ao formulário quando o criar.

  1. No friso, clique no separador Criar.
  2. No grupo Formulários, clique em Navegação e, em seguida, selecione um esquema de navegação a partir da lista.
  3. Para adicionar um item, arraste-o a partir do Painel de Navegação para o controlo de Navegação.

 Nota   Só pode adicionar formulários e relatórios a um controlo de Navegação.

  1. Adicione quaisquer outros controlos pretendidos ao corpo do formulário de Navegação. Por exemplo, poderá pretender fornecer a funcionalidade de pesquisa em todos os formulários adicionando alguns controlos ao formulário de Navegação.
Definir o formulário de navegação como o formulário de apresentação na Web predefinido
  1. No separador Ficheiro, em Ajuda, clique em Opções.
  2. Na caixa de diálogo Opções do Access, clique em Base de Dados Actual.
  1. Em Opções da Aplicação, clique em Formulário de Apresentação na Web e, em seguida, selecione o formulário pretendido na lista.

 Nota    Não tem de selecionar o formulário de navegação como o formulário de apresentação na Web. Pode especificar qualquer formulário Web.

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Publicar e sincronizar alterações à aplicação

Publicar uma base de dados Web

 Nota    Pode ver o vídeo deste processo na secção Descrição geral.

  1. No separador Ficheiro, clique em Guardar e Publicar e, em seguida, clique em Publicar no Access Services.
  2. Clique em Executar Verificador de Compatibilidade.
    Botão Executar Verificador de Compatibilidade na vista Backstage do Access
    O verificador de compatibilidade ajuda-o a certificar-se de que a sua base de dados será corretamente publicada. Se encontrar algum problema, deve resolvê-los antes de fazer a publicação.

     Nota    Se for detetado algum problema, o Access armazena-o numa tabela chamada Problemas de Compatibilidade Web. Cada linha da tabela tem uma ligação a informações de resolução de problemas.

  3. Em Publicar no Access Services, preencha o seguinte:
  • Na caixa URL do Servidor, escreva o endereço Web do servidor do SharePoint no qual pretende publicar a base de dados. Por exemplo, http://Contoso/.
  • Na caixa Nome do Site, escreva um nome para a base de dados Web. Este nome será acrescentado ao URL do Servidor para produzir o URL para a aplicação. Por exemplo, se o URL do Servidor for http://Contoso/ e o Nome do Site for SuporteaoCliente, o URL será http://www.contoso.com/CustomerService/.
  1. Clique em Publicar no Access Services.

Sincronizar uma base de dados Web

Depois de efetuar alterações de estrutura ou colocar uma base de dados offline, poderá pretender efetuar a sincronização. A sincronização resolve as diferenças entre o ficheiro de base de dados no computador e o site SharePoint.

 Nota    Pode ver um vídeo sobre este processo na secção Descrição geral.

  1. Abra a base de dados Web no Access e faça as alterações de estrutura.
  2. Quando terminar, clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Sincronizar Tudo.
    Botão Sincronizar Tudo na vista Backstage do Access

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Aplica-se a:
Access 2010, SharePoint Server 2010