Criar tabelas numa base de dados

Quando cria uma base de dados, os dados são armazenados em tabelas — listas de linhas e colunas, baseadas em assuntos. Por exemplo, pode criar uma tabela Contactos para armazenar uma lista de nomes, moradas e números de telefone ou uma tabela Produtos para armazenar informações sobre os produtos. Deve começar sempre a estruturação de uma base de dados criando as respectivas tabelas — mesmo antes de criar quaisquer outros objectos da base de dados.

Este artigo explica como criar tabelas. Irá obter informações sobre como criar uma tabela, adicionar campos à tabela e definir a chave primária de uma tabela. Também obterá informações sobre os tipos de dados e como definir as propriedades dos campos e das tabelas.

Antes de criar as tabelas, deve examinar cuidadosamente os requisitos e planear a base de dados para saber quais as tabelas de que necessita. Para uma introdução sobre como planear e estruturar uma base de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de Bases de Dados.

Neste artigo


O que é uma tabela?

Uma tabela contém dados sobre um determinado assunto, como, por exemplo, empregados ou produtos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item como, por exemplo, um determinado empregado. Um registo é composto por campos, tais como nome, morada e número de telefone. Normalmente, um registo também é designado por linha e um campo é frequentemente denominado por coluna.

Tabela Clientes mostrando o esquema de registos e campos

Chamada 1 Registo ou linha
Chamada 2 Campo ou coluna

Uma base de dados pode incluir várias tabelas, em que cada uma delas armazena informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos de tipos diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.

A lista que se segue mostra alguns exemplos comuns de tabelas que poderá criar.

  • Uma tabela de clientes que mostra os clientes da sua empresa e as respectivas moradas
  • Um catálogo de produtos comercializados, incluindo preços e imagens de cada item
  • Uma tabela de tarefas que regista as tarefas e as datas para conclusão
  • Um inventário do equipamento ou do stock disponível

Deverá planear e estruturar a base de dados cuidadosamente, a fim de garantir a sua exactidão e evitar vir a ter de efectuar muitas alterações posteriormente. Para obter informações sobre como planear e estruturar a base de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de Bases de Dados.

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Criar uma nova tabela

Uma base de dados simples, como, por exemplo, uma lista de contactos, pode utilizar apenas uma tabela. No entanto, muitas bases de dados, utilizam várias tabelas. Quando cria uma nova base de dados, cria um novo ficheiro no computador, que tem a função de contentor de todos os objectos da base de dados, incluindo as tabelas.

Pode criar uma tabela criando uma nova base de dados, inserindo uma tabela numa base de dados existente, importando ou estabelecendo ligação a uma tabela de outra origem de dados — por exemplo, um livro do Microsoft Office Excel 2007, um documento do Microsoft Office Word 2007, um ficheiro de texto ou outra base de dados. Quando cria uma nova base de dados em branco, é inserida automaticamente uma nova tabela em branco. Em seguida, pode introduzir os dados para começar a definir os campos.

Criar uma nova tabela numa nova base de dados

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Novo.
  1. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva um nome do ficheiro. Para alterar a localização, clique no ícone da pasta para procurar.
  2. Clique em Criar.

É aberta a nova base de dados e é criada uma tabela com o nome Tabela1, aberta na Vista de Folha de Dados.

Criar uma nova tabela numa base de dados existente

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  2. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Imagem do Friso do Access

É inserida uma nova tabela na base de dados, que é aberta na Vista de Folha de Dados.

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Criar uma tabela com base num modelo de tabela

Para criar uma tabela Contactos, Tarefas, Problemas, Acontecimentos ou Activos, poderá pretender começar com os modelos de tarefa para estes assuntos, incluídos no Office Access 2007. Os modelos de tabela são compatíveis com as listas do Windows SharePoint Services 3.0 com o mesmo nome.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  2. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Modelos de Tabela e, em seguida, seleccione um dos modelos disponíveis na lista.

Imagem do Friso do Access

É inserida uma nova tabela, com base no modelo de tabela escolhido.

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Importar ou estabelecer ligação para criar uma tabela

Pode criar uma tabela importando ou estabelecendo ligação a informações armazenadas noutro local. Por exemplo, pode importar ou estabelecer ligação a informações numa folha de cálculo do Excel, uma lista do SharePoint, um ficheiro XML, outra base de dados do Access, uma pasta do Microsoft Office Outlook 2007, etc. Quando importa as informações, pode criar uma cópia das mesmas numa nova tabela na base de dados actual. Por outro lado, quando estabelece ligação às informações, cria uma tabela ligada na base de dados actual, que representa uma ligação directa às informações existentes armazenadas noutro local. Desta forma, quando altera os dados na tabela ligada, estes também são alterados na origem (com algumas excepções — consulte a nota abaixo). Quando as informações são alteradas na origem utilizando outro programa, as alterações são visíveis na tabela ligada.

 Nota   Em alguns casos, não é possível efectuar alterações na origem através de uma tabela ligada, principalmente se a origem dos dados for uma folha de cálculo do Excel.

Criar uma nova tabela importando ou estabelecendo ligação a dados externos

  1. Para utilizar uma base de dados existente, no menu Ficheiro, clique em Abrir.
  2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  3. Para criar uma nova base de dados, no menu Ficheiro, clique em Novo.
    • Na caixa de texto Nome do Ficheiro, escreva um nome do ficheiro. Para alterar a localização, clique no ícone da pasta.
    • Clique em Criar.

É aberta a nova base de dados e é criada uma tabela com o nome Tabela1, aberta na Vista de Folha de Dados.

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique numa das origens de dados disponíveis.

Imagem do Friso do Access

  1. Siga as instruções das caixas de diálogo.

O Access cria a nova tabela e apresenta-a no Painel de Navegação.

 Nota   Também é possível importar ou estabelecer ligação a uma lista do SharePoint utilizando um comando no separador Criar. Consulte a secção seguinte para obter instruções detalhadas.

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Criar uma tabela com base numa lista do SharePoint

Pode criar uma tabela na base de dados, importada ou ligada a uma lista do SharePoint. A lista pode já existir, onde é possível importar ou estabelecer ligação à mesma ou pode criar uma nova lista personalizada ou uma lista baseada num modelo predefinido. Os modelos predefinidos no Office Access 2007 incluem Contactos, Tarefas, Problemas e Acontecimentos.

Primeiro, abra a base de dados em que pretende criar a tabela.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  2. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.

Imagem do Friso do Access

Em seguida, execute um dos seguintes procedimentos:

Criar a lista com base num modelo

  1. Clique em Contactos, Tarefas, Problemas ou Acontecimentos.
  2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, escreva o URL para o site do SharePoint em que pretende guardar a lista. Introduza também o nome da nova lista do SharePoint e a respectiva descrição.
  3. Se pretender abrir a tabela ligada depois de criá-la, seleccione a caixa de verificação Abrir a lista depois de concluído (está seleccionada por predefinição). Caso contrário, desmarque a caixa de verificação.
  4. Clique em OK.

Criar uma nova lista personalizada.

  1. Clique em Personalizado.
  2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, escreva o URL para o site do SharePoint em que pretende guardar a lista. Introduza também o nome da nova lista do SharePoint e a respectiva descrição.
  3. Se pretender abrir a tabela ligada depois de criá-la, seleccione a caixa de verificação Abrir a lista depois de concluído (está seleccionada por predefinição). Caso contrário, desmarque a caixa de verificação.
  4. Clique em OK.

Importar os dados de uma lista existente

  1. Clique em Lista do SharePoint Existente.
  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, escreva o URL para o site do SharePoint que contém a lista.
  3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados actual.
  4. Clique em Seguinte.
  5. Seleccione uma caixa de verificação junto a qualquer lista do SharePoint que pretende importar.
  6. Clique em OK.

Ligar a uma lista existente

  1. Clique em Lista do SharePoint Existente.
  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, escreva o URL para o site do SharePoint que contém a lista.
  3. Clique em Ligar à origem de dados criando uma tabela ligada.
  4. Clique em Seguinte.
  5. Seleccione uma caixa de verificação junto a qualquer lista do SharePoint à qual pretende estabelecer ligação.
  6. Clique em OK.

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Adicionar campos a uma tabela na Vista de Folha de Dados

Os itens de informações que pretende registar são armazenados em campos (também designados por colunas). Por exemplo, numa tabela Contactos poderá criar campos para Apelido, NomePróprio, Número de Telefone, Morada, etc. Para uma tabela Produtos poderá criar Nome do Produto, Código do Produto e Preço.

É importante escolher os campos cuidadosamente. Por exemplo, não é boa ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Em vez disso, pode definir o Office Access 2007 para calcular o valor sempre que necessário. Quando escolhe os campos, tente armazenar as informações em pequenos elementos úteis. Por exemplo, em vez de NomeCompleto, considere armazenar nos campos Apelido e NomePróprio. Falando de modo geral, se necessitar de criar um relatório, ordenar, procurar ou efectuar cálculos com base num item de informações, coloque-o numa coluna individual. Para mais informações sobre como conceber uma base de dados e escolher os campos, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de Bases de Dados.

Um campo tem determinadas características que o definem. Por exemplo, todos os campos têm um Nome que os identifica exclusivamente numa tabela. Um campo também tem um tipo de dados que é escolhido de acordo com as informações a armazenar. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que é possível efectuar, bem como a quantidade de espaço de armazenamento disponível para cada valor. Os campos têm também um grupo de definições associado denominado por propriedades, que definem o aspecto e as características de comportamento de cada um. Por exemplo, a propriedade Formato define o esquema de apresentação de um campo, ou seja, de que forma este deverá aparecer quando apresentado.

Quando cria uma nova tabela, esta é aberta na Vista de Folha de Dados. Pode adicionar imediatamente um campo escrevendo as informações na coluna Adicionar Um Novo Campo.

Folha de dados com coluna Adicionar Um Novo Campo

Adicionar um novo campo a uma tabela existente

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  2. No Painel de Navegação, faça duplo clique numa das tabelas disponíveis para abri-la.
  3. Escreva os dados na célula abaixo do cabeçalho da coluna Adicionar Um Novo Campo.

Adicionar um novo campo a uma nova tabela

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  2. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Imagem do Friso do Access

O Access insere uma nova tabela na base de dados e abre-na Vista de Folha de Dados.

  1. Escreva os dados na célula abaixo do cabeçalho da coluna Adicionar Um Novo Campo.

Quando introduz os dados na nova coluna, o Office Access 2007 utiliza as informações que escrever para reconhecer o tipo de dados apropriado para o campo. Por exemplo, se escrever uma data na coluna, como, por exemplo 1/1/2006, o Office Access 2007 vê as informações que introduziu, reconhece-as como uma data e define o tipo de dados do campo para Data/Hora. Se a partir do que introduziu o Access não tiver informações suficientes para detectar o tipo de dados, este é definido para Texto.

A tabela seguinte mostra como funciona a detecção automática do tipo de dados na Vista de Folha de Dados.

Se introduzir: O Office Access 2007 cria um campo com um tipo de dados de:
João Texto

http://www.contoso.com

Pode utilizar qualquer prefixo de Protocolo Internet válido. Por exemplo, http://, https:// e mailto: são prefixos válidos.

Hiperligação
50000 Número, Número Inteiro Longo
50.000 Número, Número Inteiro Longo
50.000,99 Número, Duplo
50000,389 Número, Duplo

31/12/2006

Os formatos de data e hora reconhecidos são os da região do utilizador.

Data/Hora
31 de Dezembro de 2006 Data/Hora
10:50:23 Data/Hora
10:50 am Data/Hora
17:50 Data/Hora

$12,50

O símbolo de moeda reconhecido é o da região do utilizador.

Moeda
21,75 Número, Duplo
123,00% Número, Duplo
3,46E+03 Número, Duplo

Além de determinar o tipo de dados, o Office Access 2007 pode definir a propriedade Formato, dependendo do que introduzir. Por exemplo, se escrever 10:50, o Access define o tipo de dados Data/Hora e a propriedade Formato para Hora Normal.

Se pretender definir explicitamente o tipo de dados e o formato para um campo substituindo a opção do Office Access 2007 , poderá efectuá-lo utilizando os comandos no grupo Tipos de Dados e Formatação no separador Folha de Dados.

Definir explicitamente o tipo de dados

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatação, clique em Tipo de Dados.

Imagem do Friso do Access

  1. Clique no tipo de dados pretendido.

Definir explicitamente o formato

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatação, clique em Formato.
  2. Clique no formato pretendido.

Quando adiciona um campo escrevendo as informações na célula abaixo do título Adicionar um Novo Campo, o Office Access 2007 atribui automaticamente um nome ao campo. Estes nomes começam por Campo1 para o primeiro campo, Campo2 para o segundo campo e assim sucessivamente. É aconselhável utilizar nomes de campos mais descritivos. É possível mudar o nome do campo clicando com o botão direito do rato no respectivo título e, em seguida, clicando em Mudar o Nome da Coluna no menu de atalho.

Os nomes de campos podem ter até 64 caracteres (letras ou números), incluindo espaços. Deve tentar atribuir nomes descritivos aos campos, de forma a identificá-los facilmente quando vê ou edita os registos. Por exemplo, pode utilizar nomes de campos, como, por exemplo, Apelido, Morada e Telefone da Residência.

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Adicionar campos utilizando modelos de campo

Por vezes, é mais fácil escolher de entre uma lista predefinida de campos do que criar manualmente um campo. Pode utilizar o painel de tarefas Modelos de Campos para escolher de entre uma lista de campos predefinidos. O Office Access 2007 inclui um conjunto de modelos de campos incorporado que lhe pode poupar tempo ao criar campos. Para criar um novo campo utilizando um modelo de campo, apresenta o painel Modelos de Campos e, em seguida, arrasta e larga um ou mais modelos na tabela que está aberta na Vista de Folha de Dados.

Um modelo de campo é um conjunto predefinido de características e propriedades que descrevem um campo. A definição do modelo de campo inclui um nome de campo, um tipo de dados, uma definição para a propriedade do formato do campo, bem como outras propriedades do mesmo, que, em conjunto, formam um modelo que serve de base para a criação de um novo campo.

  1. Certifique-se de que a tabela está na Vista de Folha de Dados.
  2. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo.

Imagem do Friso do Access

É apresentado o painel Modelos de Campos.

  1. Seleccione um ou mais campos no painel Modelos de Campos e arraste-os para a tabela. Quando a linha de inserção é apresentada, largue os campos na posição pretendida.

Os campos aparecem na folha de dados.

Os modelos de campos são exemplos. Fornecem uma base a partir da qual pode criar um novo campo. Mas não é a única a partir da qual pode criar um novo campo. Além de criar um novo campo a partir de um modelo, também pode criá-lo a partir de um campo existente noutra tabela.

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Adicionar um campo a partir de uma tabela existente

Se estiver a utilizar uma base de dados que contém várias tabelas, pode adicionar um campo a partir de outra tabela. De facto, é bastante provável que essas tabelas estejam relacionadas. Numa base de dados relacional, as informações são armazenadas em tabelas baseadas em assuntos em separado e, em seguida, são definidas as relações, de modo a fornecer ao sistema de gestão de bases de dados o que necessita para associar as informações, conforme necessário. O Office Access 2007 permite criar um novo campo, adicionando-o a partir de outra tabela relacionada ou a partir de uma tabela para a qual ainda não tenha sido criada uma relação. O campo é adicionado utilizando a Lista de Campos, que mostra os campos disponíveis noutras tabelas da base de dados.

Painel Lista de Campos

Abrir o painel Lista de Campos

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  2. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela na qual pretende adicionar um campo existente.

A tabela é aberta na vista de folha de dados.

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Imagem do Friso do Access

O painel Lista de Campos é apresentado.

O painel Lista de Campos lista todas as outras tabelas da base de dados, agrupadas em categorias. Ao trabalhar com uma tabela na Vista de Folha de Dados, aparecem duas categorias no painel Lista de Campos: Campos disponíveis em tabelas relacionadas e Campos disponíveis noutras tabelas. A primeira categoria lista todas as tabelas com as quais a tabela que abriu tem uma relação. A segunda categoria lista todas as tabelas com as quais a tabela não tem qualquer relação.

Para mais informações sobre relações entre tabelas, consulte o artigo Criar, editar ou eliminar uma relação.

Quando clica no sinal de adição (+) junto a uma tabela, vê uma lista de todos os campos disponíveis nessa tabela. Para adicionar um campo à tabela, arraste e largue o campo pretendido do painel Lista de Campos para a tabela na Vista de Folha de Dados.

Adicionar um campo a partir do painel Lista de Campos

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.
  2. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela na qual pretende adicionar um campo existente.

A tabela é aberta na vista de folha de dados.

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Imagem do Friso do Access

O painel Lista de Campos é apresentado.

  1. Clique no sinal de adição (+) junto a uma tabela para apresentar a lista de campos dessa tabela.
  2. Arraste o campo pretendido do painel Lista de Campos para a tabela na Vista de Folha de Dados.
  3. Quando a linha de inserção for apresentada, largue o campo na posição pretendida.

Linha de inserção para inserir um campo a partir do painel Lista de Campos

O Assistente de Pesquisas é iniciado.

  1. Siga as instruções para executar o assistente.

Depois de executar o assistente, o campo é apresentado na tabela na Vista de Folha de Dados.

 Nota   Quando arrasta e larga um campo a partir de uma tabela não relacionada e, em seguida, executa o Assistente de Pesquisas, é criada automaticamente uma nova relação um-para-muitos entre a tabela no painel Lista de Campos e a tabela que abriu.

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Definir um tipo de dados de campo na Vista de Folha de Dados

O Office Access 2007 é eficaz na detecção automática do tipo de dados de um campo criado na Vista de Folha de Dados. No entanto, por vezes, é necessário substituir a opção definida pelo Access. Por exemplo, pode ter códigos de produtos existentes que servem para identificar os produtos que vende. Se escrever um código numérico como, por exemplo, 1003, numa tabela na Vista de Folha de Dados, a funcionalidade de detecção automática do tipo de dados define um tipo de dados numéricos para o campo. No entanto, só deve utilizar um tipo de dados numéricos para campos associados a cálculos aritméticos. Normalmente, os identificadores, como, por exemplo, um código de produto, devem ser armazenados como tipo de dados Texto.

Se pretender definir explicitamente o tipo de dados e o formato para um campo, substituindo a opção do Office Access 2007, poderá efectuá-lo utilizando os comandos no grupo Formatação e Tipo de Dados no separador Dados.

Definir explicitamente o tipo de dados

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatação, clique em Tipo de Dados.

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  1. Clique no tipo de dados pretendido.

Utilize a tabela seguinte para determinar o tipo de dados correcto.

Definir explicitamente o formato

  1. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatação, clique em Formato.
  2. Clique no formato pretendido.

A tabela seguinte descreve os tipos de dados disponíveis para os campos no Office Access 2007.

Tipo de dados Armazena Tamanho
Texto

Caracteres alfanuméricos

Utilizar para texto ou texto e números que não são utilizados em cálculos (por exemplo, um código do produto).

Até 255 caracteres.
Memorando

Caracteres alfanuméricos (mais de 255 caracteres de comprimento) ou texto com formatação RTF.

Utilizar para texto com mais de 255 caracteres de comprimento ou para texto que utiliza formatação RTF. Notas, descrições extensas e parágrafos com formatação, como, por exemplo, negrito ou itálico, são bons exemplos de quando deve utilizar um campo Memo.

Até 1 gigabyte de caracteres ou 2 gigabytes de armazenamento (2 bytes por carácter), dos quais pode apresentar 65.535 caracteres num controlo.
Número

Valores numéricos (números inteiros ou valores fraccionais).

Utilizar para armazenamento de números para cálculos, excepto valores monetários (utilizar o tipo de dados Moeda para valores monetários).

1, 2, 4 ou 8 bytes e 16 bytes quando utilizado para ID de replicação.
Data/Hora

Datas e horas.

Utilizar para armazenamento de valores de data/hora. Note que cada valor armazenado inclui um componente de data e um componente de hora.

8 bytes.
Moeda

Valores monetários.

Utilizar para armazenamento de valores monetários (moeda).

8 bytes.
Numeração Automática

Um valor numérico exclusivo que o Office Access 2007 insere automaticamente quando é adicionado um registo.

Utilizar para geração de valores exclusivos que podem ser utilizados como chave primária. Note que o campos Numeração Automática podem ser incrementados sequencialmente, por um incremento especificado ou escolhido aleatoriamente.

4 bytes ou 16 bytes quando utilizado para ID de replicação.
Sim/Não

Valores booleanos.

Utilizar para campos Verdadeiro/Falso que podem conter um de dois valores possíveis: Sim/Não ou Verdadeiro/Falso, por exemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).
Objecto OLE

Objectos OLE ou outros dados binários.

Utilizar para armazenamento de objectos OLE de outras aplicações Microsoft Windows.

Até 1 gigabyte.
Anexo

Fotografias, Imagens, Ficheiros binários, Ficheiros do Office.

Este é o tipo de dados preferencial para armazenamento de imagens digitais e qualquer tipo de ficheiro binário.

Para anexos comprimidos, 2 gigabytes. Para anexos não comprimidos, aproximadamente 700k, dependendo do grau a que o anexo pode ser comprimido.
Hiperligação

Hiperligações.

Utilizar para armazenamento de hiperligações para fornecer acesso a páginas Web com um clique através de um URL (Uniform Resource Locator) ou a ficheiros através de um nome no formato UNC (universal naming convention). Também pode estabelecer ligação a objectos do Access armazenados numa base de dados.

Até 1 gigabyte de caracteres ou 2 gigabytes de armazenamento (2 bytes por carácter), dos quais pode apresentar 65.535 caracteres num controlo.
Assistente de Pesquisas

Na realidade, não é um tipo de dados; em vez disso, invoca o Assistente de Pesquisas.

Utilizar para iniciar o Assistente de Pesquisas para poder criar um campo que utiliza uma caixa de combinação para pesquisar um valor noutra tabela, consulta ou lista de valores.

Baseado numa tabela ou consulta: O tamanho da coluna vinculada.

Baseado num valor: O tamanho do campo Texto utilizado para armazenar o valor.

 Sugestão   Para números de telefone, números de peças e outros números que não pretende utilizar para cálculos matemáticos, deve seleccionar o tipo de dados Texto e não o tipo de dados Número.

Para os tipos de dados Texto e Número, pode especificar o tamanho do campo ou o tipo de dados mais especificamente, definindo um valor na caixa da propriedade FieldSize.

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Guardar uma tabela

Depois de adicionar campos a uma tabela, deve guardar a respectiva estrutura. Quando guarda uma nova tabela pela primeira vez, atribui-lhe um nome que descreve as informações que contém. Pode utilizar até 64 caracteres (letras ou números), incluindo espaços. Por exemplo, pode nomear uma tabela Clientes, Inventário de Peças ou Produtos.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.

-ou-

Clique com o botão direito do rato no separador do documento da tabela e, em seguida, clique em Guardar no menu de atalho.

-ou-

Clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

  1. Se estiver a guardar a tabela pela primeira vez, escreva um nome para a tabela e, em seguida, clique em OK.

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Definir a chave primária

A chave primária de uma tabela é composta por um ou mais campos que identificam exclusivamente cada linha armazenada na tabela. Normalmente, um número de identificação exclusivo, como, por exemplo, um número de ID, um número de série ou código, que funciona como chave primária. Por exemplo, poderá ter uma tabela Clientes, na qual cada cliente tem um número de código de cliente exclusivo. O campo Código do cliente é a chave primária da tabela.

Um bom candidato a chave primária apresenta várias características. Em primeiro lugar, identifica de forma exclusiva cada linha. Em segundo lugar, nunca está vazio nem é nulo — tem sempre um valor. Em terceiro lugar, raramente é alterado (idealmente, nunca). O Access utiliza os campos de chave primária para associar rapidamente os dados provenientes de várias tabelas.

Deve especificar sempre uma chave primária para uma tabela. O Access cria automaticamente um índice para a chave primária, que ajudar a tornar mais rápidas as consultas e outras operações. O Access também assegura que cada registo apresenta um valor no campo de chave primária e que é sempre exclusivo.

Ao criar uma nova tabela na Vista de Folha de Dados, o Access cria automaticamente uma chave primária e atribui à mesma um nome de campo "ID" e o tipo de dados Numeração Automática. O campo está oculto na Vista de Folha de Dados, mas é possível vê-lo se mudar para a Vista de Estrutura.

Mudar para a Vista de Estrutura

  1. Clique com o botão direito do rato no separador do documento e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

- ou -

Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

- ou -

Clique em Vista de Estrutura na barra de estado do Access.

Para alterar ou remover a chave primária, ou para definir a chave primária para uma tabela que ainda não tem nenhuma, tem de utilizar a Vista de Estrutura.

Definir ou alterar a chave primária

  1. Abra a tabela na Vista de Estrutura.
  2. Seleccione o campo ou campos que pretende utilizar como chave primária.

Para seleccionar um campo, clique no selector de linha correspondente ao campo pretendido.

Para seleccionar mais de um campo, mantenha premida a tecla CTRL e, em seguida, clique no selector de linha correspondente a cada campo.

  1. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária.

Grupo Ferramentas no separador Estrutura

É adicionado um indicador de chave à esquerda do campo ou campos que especificou como chave primária.

Remover a chave primária

  1. Abra a tabela na Vista de Estrutura.
  2. Clique no selector de linha correspondente à chave primária actual.

Se a chave primária for constituída por um único campo, clique no selector de linha correspondente a esse campo.

Se a chave primária for constituída por vários campos, clique no selector de linha correspondente a qualquer campo na chave primária.

  1. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária.

Grupo Ferramentas no separador Estrutura

O indicador de chave é removido do campo ou campos que especificou anteriormente como chave primária.

 Nota   Quando guarda uma nova tabela sem definir uma chave primária, o Access pede ao utilizador para criar uma. Se escolher Sim, o Access cria um campo ID que utiliza o tipo de dados Numeração Automática para fornecer um valor exclusivo para cada registo. Se a tabela já incluir um campo Numeração Automática, o Access utiliza-o como chave primária.

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Definir as propriedades do campo

Pode controlar o aspecto das informações, evitar entradas incorrectas, especificar valores predefinidos, acelerar as procuras e a ordenação, bem como controlar outras características do aspecto ou comportamento definindo propriedades do campo. Por exemplo, pode formatar números para facilitar a respectiva leitura ou pode definir uma regra de validação que tem de ser respeitada para que as informações sejam introduzidas num campo.

O tipo de dados do campo determina as propriedades que pode definir. Por exemplo, a propriedade AcrescentarApenas só se aplica a um campo definido para o tipo de dados Memorando. Não é possível definir esta propriedade num campo com outro tipo de dados.

O Access utiliza as definições das propriedades do campo quando vê ou edita dados. Por exemplo, as propriedades Formato, MáscaraDeIntrodução e Legenda afectam o modo com as informações são apresentadas na tabela e nas folhas de dados das consultas. Além disso, por predefinição, todos os controlos em novos formulários e relatórios baseados em campos da tabela, herdam estas mesmas definições de propriedades. São utilizadas outras propriedades para definir um valor predefinido para um campo ou para exigir a um utilizador a introdução de um valor, que o Access força sempre que adiciona ou edita dados na tabela.

Definir uma propriedade do campo para uma tabela na Vista de Folha de Dados

  1. Abra a tabela na Vista de Folha de Dados.
  2. Clique no campo em que pretende definir a propriedade.
  3. No separador Folha de Dados, no grupo Tipos de Dados e Formatação, seleccione um dos seguintes comandos:

Imagem do Friso do Access

    • Exclusivo — Define a propriedade Indexado.
    • É Necessário — Alterna a definição da propriedade Necessário. Se estava definido para Sim, é definido para Não. Se estava definido para Não, é definido para Sim.

Na Vista de Folha de Dados só é possível alterar algumas das propriedades do campo disponíveis. Para definir propriedades do campo adicionais, tem de abrir a tabela na Vista de Estrutura.

Para aceder e definir a lista completa de propriedades do campo, tem de utilizar a Vista de Estrutura.

Definir uma propriedade do campo para uma tabela na Vista de Estrutura

  1. Abra a tabela na Vista de Estrutura.
  2. Na parte superior da grelha de estrutura da tabela, clique no campo em que pretende definir as propriedades (ou desloque-se para o campo utilizando as teclas de seta).
  3. O Access apresenta as propriedades deste campo na parte inferior da grelha de estrutura da tabela. O tipo de dados do campo determina as propriedades que pode definir.
  4. Na parte inferior da janela, em Propriedades do Campo, clique na caixa da propriedade do campo que pretende definir. Em alternativa, pode premir F6 e, em seguida, deslocar-se para a propriedade utilizando as teclas de seta.
  5. Escreva uma definição para a propriedade ou, caso apareça uma seta no lado direito da caixa da propriedade, clique na seta para escolher a partir de uma lista de definições para a propriedade.

A tabela seguinte lista as propriedades do campo disponíveis.

Utilize esta propriedade
do campo
Para
FieldSize Definir o tamanho máximo dos dados armazenados como tipo de dados Texto, Número ou Numeração Automática.
Formato Personalizar o modo como o campo aparece quando apresentado ou impresso.
CasasDecimais Especificar o número de casas decimais a utilizar na apresentação de números.
NovosValores Definir se um campo Numeração Automática é incrementado ou se é atribuído um valor aleatório.
MáscaraDeIntrodução Apresentar caracteres de edição para orientar a introdução de dados.
Legenda Definir o texto apresentado por predefinição em etiquetas para formulários, relatórios e consultas.
ValorPredefinido Atribuir automaticamente um valor predefinido a um campo quando são adicionados novos registos.
RegraDeValidação Fornecer uma expressão que tem de ser verdadeira sempre que adiciona ou altera o valor neste campo.
TextoDeValidação Introduzir texto que aparece quando um valor viola a expressão da RegraDeValidação.
Necessário Exigir que os dados sejam introduzidos num campo.
PermitirComprimentoZero Permitir a introdução (definindo para Sim) de uma cadeia de comprimento zero ("") num campo Texto ou Memo.
Indexado Acelerar o acesso a dados neste campo criando e utilizando um índice.
CompressãoUnicode Comprimir texto armazenado neste campo quando é armazenada uma grande quantidade de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME Controlar a conversão de caracteres numa versão asiática do Windows.
ModoDeFraseIME Controlar a conversão de caracteres numa versão asiática do Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar uma etiqueta inteligente a este campo.
AcrescentarApenas Permitir o controlo de versões (definindo para Sim) de um campo Memo.
FormatoTexto Escolher Rich Text (RTF) para armazenar texto como HTML e permitir a formatação RTF. Escolher Texto Simples para armazenar apenas texto.
AlinhamentoDoTexto Especificar o alinhamento predefinido do texto num controlo.
Precisão Especificar o total de dígitos permitidos, incluindo à direita e à esquerda da vírgula decimal.
Escala Especificar o número máximo de dígitos que podem ser armazenados à direita do separador decimal.

Se pretender utilizar mais espaço para introduzir ou editar uma definição da propriedade na caixa da propriedade, prima SHIFT+F2 para apresentar a caixa Zoom. Se estiver a introduzir uma máscara de introdução ou uma expressão de validação e pretender obter ajuda na respectiva construção, clique em Imagem de botão junto à caixa de propriedade para apresentar o construtor apropriado.

  1. Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

-ou-

Clique com o botão direito do rato no separador do documento da tabela e, em seguida, clique em Guardar no menu de atalho.

-ou-

Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.

A tabela seguinte fornece informações adicionais sobre as propriedades dos campos FieldSize, Formato e Novos Valores.

Propriedade FieldSize Descrição
Texto Introduza um valor de 1 a 255. Os campos Texto podem ter entre 1 e 255 caracteres. Para campos de texto maiores, utilize o tipo de dados Memorando.
Número

Seleccione uma das seguintes opções:

  • Byte — Para valores numéricos entre 0 e 255. O requisito de armazenamento é de um byte.
  • Número Inteiro — Para valores numéricos entre -32.768 e +32.768. O requisito de armazenamento é de dois bytes.
  • Número Inteiro Longo — Para valores numéricos entre -2.147.483.648 e +2.147.483.647. O requisito de armazenamento é de quatro bytes.

 Sugestão   Utilize o Número Inteiro Longo para armazenar como chave externa o valor que aparece no campo Numeração Automática da chave primária de outra tabela.

  • Simples — Para valores numéricos com vírgula flutuante entre -3,4 x 1038 e +3,4 x 1038 e até sete dígitos significativos. O requisito de armazenamento é de quatro bytes.
  • Duplo — Para valores numéricos com vírgula flutuante entre -1,797 x 10308 e +1,797 x 10308 e até quinze dígitos significativos. O requisito de armazenamento é de oito bytes.
  • ID de Replicação — Para armazenamento de um identificador exclusivo global obrigatório para replicação. O requisito de armazenamento é de dezasseis bytes. Note que a replicação não é suportada no formato de ficheiro .accdb.
  • Decimal — Para valores numéricos entre -9,999... x 1027 e +9,999... x 1027. O requisito de armazenamento é de doze bytes.
Numeração Automática

Seleccione uma das seguintes opções:

  • Número Inteiro Longo — Para valores numéricos exclusivos entre 1 e +2.147.483.648 quando a propriedade do campo Novos Valores está definida para Incremento e entre -2.147.483.648 e +2.147.483.647 quando a propriedade do campo Novos Valores está definida para Aleatório. O requisito de armazenamento é de quatro bytes.
  • ID de Replicação — Para armazenamento de um identificador exclusivo global obrigatório para replicação. O requisito de armazenamento é de dezasseis bytes. Note que a replicação não é suportada no formato de ficheiro .accdb.
Propriedade Formato
Texto É possível definir um formato personalizado. Para mais informações, consulte Formatar dados em tabelas, formulários e relatórios.
Número

Seleccione uma das seguintes opções:

  • Número Geral — Apresenta o número tal como é introduzido.

Por exemplo, 3456,789 é apresentado como 3456,789

  • Moeda — Apresenta o número utilizando o separador de milhares e aplica as Definições Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, símbolos decimais e de moeda, bem como casas decimais.

Por exemplo, 3456,789 é apresentado como €3.456,79

  • Euro — Apresenta o número utilizando o símbolo de moeda do Euro, independentemente do símbolo especificado nas Definições Regionais.
  • Fixo — Apresenta, pelo menos, um dígito e aplica as Definições Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, símbolos decimais e de moeda, bem como casas decimais.

Por exemplo, 3456,789 é apresentado como 3456,79

  • Padrão — Apresenta o número utilizando o separador de milhares e aplica as Definições Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, símbolos decimais e casas decimais. Este formato não apresenta qualquer símbolo de moeda.

Por exemplo, 3456,789 é apresentado como 3.456,79

  • Percentagem — Multiplica o valor por 100 e apresenta o número com um sinal de percentagem adicionado no final. Aplica as Definições Regionais no Painel de Controlo para montantes negativos, símbolos decimais e casas decimais.

Por exemplo, 0,3456 é apresentado como 35%

  • Científico — apresenta o valor na notação científica padrão

Por exemplo, 3456,789 é apresentado como 3,46E+03

Data/Hora

Seleccione um dos seguintes formatos de apresentação predefinidos:

  • Data Geral — Apresenta o valor utilizando uma combinação das definições Data Abreviada e Hora Completa.
  • Data Por Extenso — Apresenta o valor utilizando a definição Data Por Extenso das Definições Regionais no Painel de Controlo.
  • Data Normal — Apresenta o valor utilizando o formato dd-mmm-aa (14-Jul-06, por exemplo).
  • Data Abreviada — Apresenta o valor utilizando a definição Data Abreviada das Definições Regionais no Painel de Controlo.
  • Hora Completa — Apresenta o valor utilizando a definição Hora das Definições Regionais no Painel de Controlo.
  • Hora Normal — Apresenta o valor utilizando o formato HH:MM PM, onde HH é a hora, MM os minutos, e PM é AM ou PM. A hora pode estar compreendida entre 1 e 12. Os minutos podem estar compreendidos entre 0 e 59.
  • Hora Abreviada — Apresenta o valor utilizando o formato HH:MM, onde HH é a hora e MM são os minutos. A hora pode estar compreendida entre 0 e 23. Os minutos podem estar compreendidos entre 0 e 59
Sim/Não

Seleccione uma das seguintes opções:

  • Verdadeiro/Falso — Apresenta o valor como Verdadeiro ou Falso.
  • Sim/Não — Apresenta o valor como Sim ou Não.
  • Ligado/Desligado — Apresenta o valor como Ligado ou Desligado.

 Nota   Ligado, Verdadeiro e Sim são equivalentes. Falso, Não e Desligado também são equivalentes.

Propriedade Novos Valores
Numeração Automática

Seleccione uma das seguinte opções (apenas para o tipo de dados Numeração Automática):

  • Incremento — Inicia o valor em 1 e incrementa 1 para cada novo registo.
  • Aleatório — Inicia com um valor aleatório e atribui um valor aleatório a cada novo registo.

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Definir as propriedades da tabela

Além das propriedades dos campos, é possível definir propriedades que se aplicam a uma tabela completa e a todos os registos. Estas propriedades são definidas na folha de propriedades da tabela.

Definir uma propriedade da tabela

  1. Abra a tabela na Vista de Estrutura.
  2. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.

Grupo Mostrar/Ocultar do separador Estrutura

A folha de propriedades da tabela é apresentada.

  1. Clique na caixa da propriedade que pretende definir.
  2. Introduza uma definição para a propriedade.

A tabela seguinte lista as propriedades da tabela disponíveis.

Utilize esta propriedade da tabela Para
Descrição Fornecer uma descrição da tabela.
VistaPredefinida Definir FolhaDeDados, TabelaDinâmica ou GráficoDinâmico como vista predefinida quando abre a tabela.
RegraDeValidação Fornecer uma expressão que tem de ser verdadeira sempre que adiciona ou altera um registo.
TextoDeValidação Introduzir texto que aparece quando um registo viola a expressão da RegraDeValidação.
Filtro Definir critérios para apresentar apenas linhas com correspondência na Vista de Folha de Dados.
OrdenarPor Seleccionar um ou mais campos para especificar a sequência de ordenação predefinida das linhas na Vista de Folha de Dados.
NomeDeFolhaDeDados Especificar se deverá aparecer uma subfolha de dados na Vista de Folha de Dados e, se for o caso, qual a tabela ou consulta que deve fornecer as linhas para a subfolha de dados.
LigarCamposIncorporados Listar os campos da tabela ou consulta utilizados para a subfolha de dados, que correspondem ao(s) campo(s) de chave primária desta tabela.
LigarCamposPrincipais Listar o(s) campo(s) de chave primária nesta tabela que correspondem aos campos incorporados da subfolha de dados.
AlturaSubFolhaDeDados Especificar se é expandida para mostrar todas as linhas da subfolha de dados disponíveis (predefinição) quando é aberta ou para definir a altura da janela da subfolha de dados a mostrar quando é aberta.
SubFolhaDeDadosExpandida Definir se todas as subfolhas de dados são expandidas quando abre a tabela.
Orientação Definir a orientação da vista consoante o idioma seja de leitura da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.
ApresentarVistasNoSharePoint Especificar se os formulários e relatórios associados a esta tabela devem ser disponibilizados no menu Ver do Windows SharePoint Services se a base de dados for publicada num site do SharePoint.
FiltroAoCarregar Aplicar automaticamente os critérios de filtro na propriedade Filtro (definido para Sim) quando a tabela é aberta na Vista de Folha de Dados.
OrdenarPorAoCarregar Aplicar automaticamente os critérios de ordenação na propriedade OrdenarPor (definido para Sim) quando a tabela é aberta na Vista de Folha de Dados.

Se pretender utilizar mais espaço para introduzir ou editar uma definição na caixa da propriedade, prima SHIFT+F2 para apresentar a caixa Zoom. Se estiver a definir a propriedade RegraDeValidação para uma expressão e pretender obter ajuda na respectiva construção, clique em Imagem de botão junto à caixa da propriedade RegraDeValidação para apresentar o Construtor de Expressões..

  1. Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

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Clique com o botão direito do rato no separador do documento da tabela e, em seguida, clique em Guardar no menu de atalho.

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Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar.

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Aplica-se a:
Access 2007