Adicionar um ou mais registos a uma base de dados

Este artigo explica como introduzir dados numa base de dados do Microsoft Office Access 2007. Fornece também as informações gerais necessárias para a compreensão dos vários processos de introdução de dados e explica como utilizar cada uma das técnicas de introdução de dados que o Access fornece.

Neste artigo


Princípios básicos de adição de registos

Para introduzir dados com exactidão e rapidez numa base de dados do Access, ajudar compreender primeiro como funciona uma base de dados. As informações nas secções que se seguem explicam alguns dos princípios básicos de estrutura que controlam o modo de introdução de dados.

Como a estrutura da base de dados afecta a introdução de dados

Uma base de dados do Access não é um ficheiro no mesmo sentido que um documento do Microsoft Office Word 2007 ou um conjunto de diapositivos do Microsoft Office PowerPoint 2007. Em vez disso, uma base de dados do Access é uma colecção de objectos (tabelas, formulários, relatórios, consultas, etc.) que têm de funcionar em conjunto para que uma base de dados funcione correctamente.

Além disso, esses objectos devem aderir a um conjunto de princípios de estrutura, caso contrário a base de dados funcionará incorrectamente ou falhará. Por outro lado, esses princípios de estrutura afectam o modo de introdução de dados. Tenha em atenção estes factos sobre a estrutura e objectos da base de dados à medida que avançar.

  • O Access armazena todos os dados numa ou em mais tabelas. O número de tabelas que utilizar depende da estrutura e complexidade da base de dados. Embora seja possível ver dados num formulário, num relatório ou nos resultados devolvidos por uma consulta, o Access armazena os dados apenas nas tabelas, e os outros objectos na base de dados são criados sobre essas tabelas.
  • Cada tabela deverá aceitar apenas um tipo de dados. Por exemplo, uma tabela de informações de contactos de negócios não deverá conter informações de vendas. Se isso acontecer, localizar as informações correctas poderá tornar-se difícil,se não impossível.
  • Normalmente, cada um dos campos numa tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, não é possível armazenar notas num conjunto de campos definido para aceitar números. Se tentar introduzir texto num campo deste tipo, o Access irá apresentar uma mensagem de erro. Contudo, tal não é uma regra rígida. Por exemplo, é possível armazenar números (tais como códigos postais) num campo definido com o tipo de dados Texto, mas não é possível efectuar cálculos com esses dados.
  • Com algumas excepções, os campos num registo só deverão aceitar um valor. Por exemplo, não é possível introduzir mais do que um endereço num campo de endereço. Isto acontece por oposição ao Microsoft Office Excel 2007, que permite por predefinição a introdução de qualquer número de nomes, endereços ou imagens numa única célula, a menos que o utilizador defina essa célula para aceitar tipos de dados limitados.

No entanto, é possível introduzir uma lista delimitada de itens em campos definidos com o tipo de dados Texto ou Memo. Além disso, o Office Access 2007 fornece uma nova funcionalidade denominada campo de valor múltiplo. Os campos de valor múltiplo são utilizados para acrescentar vários blocos de dados a um único registo e para criar listas que aceitem vários valores. Por exemplo, é possível acrescentar um conjunto de diapositivos do Microsoft Office PowerPoint 2007 e qualquer número de imagens a um registo na base de dados. Também é possível criar uma lista de nomes e seleccionar o número de nomes necessário. Poderá parecer que a utilização de campos de valor múltiplo quebra as regras de estrutura da base de dados porque pode armazenar mais do que um registo por campo de tabela, mas não é o que acontece, pois o Access impõe as regras "em segundo plano", armazenando os dados em tabelas ocultas especiais.

  • Em versões anteriores do Access, era necessário conceber e criar pelo menos uma tabela antes de poder introduzir dados. Era necessário decidir quais os campos a adicionar à tabela, bem como definir os tipos de dados para cada campo. No Office Access 2007, é agora possível abrir uma tabela em branco e começar a introduzir dados. O Access irá inferir um tipo de dados para o campo com base naquilo que introduzir.

Mais informações

As informações nesta secção incidem na estrutura da base de dados, estrutura da tabela e numa nova funcionalidade denominada campos de valor múltiplo.

As ligações que se seguem conduzem-no a artigos que fornecem mais informações sobre esses objectos.

Este artigo explica conceitos fundamentais como, por exemplo, o planeamento de uma base de dados, a estruturação de dados e a normalização; o processo de divisão dos dados em tabelas relacionadas e eliminação de dados redundantes.

Este artigo explica como criar tabelas, adicionar chaves primárias (campos que identificam exclusivamente cada linha ou registo na tabela) e definir tipos de dados e propriedades da tabela.

Este artigo explica como anexar um ou mais pedaços de dados a um campo Anexo.

Este artigo explica como utilizar as listas e as listas pendentes da caixa de verificação para armazenar mais do que um valor.

Como os tipos de dados afectam o modo de introdução de dados

Quando estrutura uma tabela de base de dados, selecciona o tipo de dados para cada um dos campos nessa tabela, que é um processo que ajuda a assegurar uma introdução de dados mais exacta. Por exemplo, suponha que abre uma tabela em branco e introduz um conjunto de números de vendas. O Access infere o tipo de dados Números para o campo. Se alguém tentar introduzir texto nesse campo, o Access apresenta uma mensagem de erro e não permite que o utilizador guarde o registo alterado: um passo que ajuda a proteger os dados.

MostrarMostrar como ver tipos de dados

No Painel de Navegação, efectue um dos seguintes passos:

  • Faça duplo clique na tabela que pretende investigar e, no separador Folha de Dados, no grupo Formatação e Tipos de Dados, consulte o valor na lista Tipo de Dados. O valor é alterado consoante o cursor é colocado nos diversos campos da tabela. A ilustração abaixo mostra a lista:

Lista Tipo de Dados

  • Clique com o botão direito do rato na tabela que pretende investigar e clique em Vista de Estrutura.

O Access abre a tabela na grelha de estrutura e a secção superior da grelha mostra o nome e o tipo de dados de cada campo da tabela. Este número mostra uma tabela normal na grelha de estrutura.

Campos na Vista de estrutura


O tipo de dados definido para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controlo sobre aquilo é ou não possível introduzir num campo. Em alguns casos (por exemplo, ao trabalhar com um campo Memo), é possível introduzir quaisquer dados que se pretenda. Noutros casos (por exemplo, ao trabalhar com um campo Numeração Automática), a definição de tipo de dados para o campo impede a introdução de qualquer tipo de informações. A tabela que se segue lista os tipos de dados fornecidos pelo Office Access 2007 e descreve como estes afectam a introdução de dados.

Tipo de dados Efeito na introdução de dados
Texto Os campos de texto aceitam caracteres de texto ou numéricos, incluindo listas delimitadas de itens. Um campo de texto aceita um número mais pequeno de caracteres que um campo Memo: de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, é possível utilizar funções de conversão para efectuar cálculos com os dados num campo Texto.
Memo

É possível introduzir grandes quantias de texto e dados numéricos neste tipo de campo. Além disso, se o estruturador da base de dados definir o campo para suportar o formato RTF, pode aplicar os tipos de formatação que normalmente encontra nos programas de processamento de texto como, por exemplo, o Word. Por exemplo, pode aplicar tamanhos e tipos de letra diferentes a caracteres específicos no texto e colocá-los a negrito ou itálico, etc. Também é possível adicionar tags HTML (Hypertext Markup Language) aos dados.

Além disso, os campos Memo têm uma nova propriedade denominada Anexar Apenas. Quando essa propriedade é activada, é possível anexar novos dados a um campo Memo, mas não é possível alterar os dados existentes. A funcionalidade foi concebida para ser utilizada em aplicações como bases de dados de registo de problemas, nas quais poderá ser necessário manter um registo permanente que permanece inalterado. Quando o cursor é colocado sobre um campo Memo com a propriedade Anexar Apenas, por predefinição, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar nenhuma formatação nem outras alterações ao texto.

Para mais informações sobre como utilizar texto formatado num campo Memo, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas.

Tal como em campos de texto, também é possível executar funções de conversão em dados num campo Memo.

Número Só pode introduzir números neste tipo de campo e calcular os valores num campo Número.
Data/Hora

Só pode introduzir datas e horas neste tipo de campo. Dependendo do modo como o estruturador da base de dados definir o campo, poderá encontrar as seguintes condições:

  • Se o estruturador da base de dados tiver definido uma máscara de introdução para o campo (uma série de caracteres literais e marcadores de posição que aparecem quando o campo é seleccionado), terá de introduzir dados nos espaços e no formato que a máscara fornecer. Por exemplo, se vir uma máscara como DD_MMM_AAAA, deverá escrever 11 Out 2006 nos espaços fornecidos. Não poderá introduzir um nome de mês completo nem um valor de ano de dois dígitos.
  • Se o estruturador não tiver criado uma máscara de introdução para controlar o modo de introdução de uma data ou hora, pode introduzir o valor utilizando qualquer formato de data ou hora válido. Por exemplo, pode escrever 11 Out. 2006, 10/11/06, 11 de Outubro de 2006, etc.
  • O estruturador da base de dados poderá aplicar um formato de apresentação no campo. Nesse caso, se não estiver presente nenhuma máscara de introdução, poderá introduzir um valor em virtualmente qualquer formato, embora o Access apresente as datas de acordo com o formato de apresentação. Por exemplo, poderá introduzir 11/10/2006, embora o formato de apresentação possa estar definido de modo a apresentar o valor como 11-Out-2006.

Para mais informações sobre como utilizar o formato RTF num campo Memo, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas.

Moeda Só pode introduzir valores de moeda neste tipo de campo. Além disso, não é necessário introduzir manualmente um símbolo monetário. Por predefinição, o Access aplica o símbolo monetário ( ¥, £, €, etc.) especificado nas definições regionais do Windows.
Numeração automática Não é possível introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em qualquer altura. O Access incrementa os valores num campo Numeração Automática sempre que adicionar um novo registo a uma tabela.
Sim/Não Quando clica num campo definido com este tipo de dados, o Access apresenta uma caixa de verificação ou uma lista pendente, dependendo do modo como o utilizador formatar o campo. Se formatar o campo para mostrar uma lista, poderá seleccionar Sim ou Não, Verdadeiro ou Falso, ou Ligado ou Desligado a partir da lista, mais uma vez, dependendo do formato aplicado ao campo. Não é possível introduzir valores na lista nem alterar os valores na lista directamente a partir de um formulário ou tabela.
Objecto OLE

Utilize este tipo de campo quando pretender ver dados a partir de um ficheiro criado com outro programa. Por exemplo, é possível apresentar um ficheiro de texto, um gráfico do Excel ou um conjunto de diapositivos do PowerPoint num campo Objecto OLE.

 Nota   Os anexos fornecem uma forma mais rápida, fácil e flexível de ver dados a partir de outros programas. Consulte a entrada Anexo, mais adiante nesta tabela, para obter mais informações.

Hiperligação É possível introduzir quaisquer dados neste tipo de campo, sendo que o Access irá transformá-los num endereço Web. Por exemplo, se escrever um valor no campo, o Access irá circundar o texto com http://www.texto.com. Se introduzir um endereço Web válido, a hiperligação irá funcionar. Caso contrário, a hiperligação irá resultar numa mensagem de erro. Além disso, a edição de hiperligações existentes poderá ser difícil, pois clicar num campo de hiperligação com o rato irá iniciar o browser e redireccionar o utilizador para o site especificado na hiperligação. Para editar um campo de hiperligação, seleccione um campo adjacente, utilize a tecla de tabulação ou as teclas de seta para mover o foco para o campo de hiperligação e prima depois a tecla F2 para activar a edição.
Anexo

É possível anexar dados de outros programas a este tipo de campo, embora não seja possível escrever nem introduzir dados de texto ou numéricos de outra forma.

Para obter informações sobre como utilizar um campo Anexo, consulte o artigo Anexar ficheiros aos registos na base de dados.

Assistente de Pesquisas

O Assistente de Pesquisas não é um tipo de dados. Em vez disso, o assistente é utilizado para criar dois tipos de listas pendentes: listas de valores e campos de pesquisa. Uma lista de valores utiliza uma lista delimitada de itens introduzidos manualmente aquando da utilização do Assistente de Pesquisas. Esses valores podem ser independentes de quaisquer outros dados ou objectos na base de dados.

Pelo contrário, um campo de pesquisa utiliza uma consulta para obter dados a partir de uma ou mais das restantes tabelas numa base de dados, ou noutra localização tal como um servidor a executar o Windows SharePoint Services 3.0. O campo de pesquisa apresenta depois os dados numa lista pendente. Por predefinição, o Assistente de Pesquisas define o campo de tabela com o tipo de dados Número.

É possível trabalhar com campos de pesquisa directamente em tabelas, bem como em formulários e relatórios. Por predefinição, os valores num campo de pesquisa aparecem num tipo de controlo de lista denominado caixa de combinação: uma lista que tem uma seta pendente: Lista de pesquisa em branco. Dependendo do modo como o estruturador da base de dados definiu o campo de pesquisa e a caixa de combinação, será possível editar os itens na lista e adicionar itens à mesma. Para tal, o estruturador da base de dados deverá definir uma propriedade para o campo de pesquisa (a propriedade denomina-se Limitado à Lista e o estruturador tem de desactivá-la).

Se não conseguir editar directamente os valores numa lista de pesquisa, terá de adicionar ou alterar os dados na lista predefinida de valores ou na tabela que serve como origem para o campo de pesquisa. Para obter informações sobre como fazê-lo, consulte Editar os itens num campo de pesquisa, mais adiante neste artigo.

Finalmente, ao criar um campo de pesquisa, poderá defini-lo opcionalmente para suportar vários valores. Quando tal é efectuado, a lista resultante apresenta uma caixa de verificação junto a cada item de lista, sendo possível seleccionar ou desmarcar tantos itens quanto necessário. Esta ilustração mostra uma lista típica de valor múltiplo:

Lista da caixa de verificação.

Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa de valor múltiplo e utilizar as listas resultantes, consulte os artigos Utilizar uma lista que armazena vários valores e Guia para campos de valor múltiplo.

Como as propriedades do campo da tabela afectam o modo de introdução de dados

Para além dos princípios de estrutura que controlam a estrutura de uma base de dados e os tipos de dados que controlam o que pode introduzir num determinado campo, várias propriedades do campo também podem afectar o modo como introduz dados numa base de dados do Access.

MostrarVer propriedades de um campo de tabela

O Access fornece agora duas formas de ver as propriedades de um campo de tabela. É possível utilizar os controlos no separador Folha de Dados ou abrir a tabela na vista de estrutura. O seguinte conjunto de passos explica como utilizar ambas as técnicas.

Ver propriedades de tabela no separador Folha de Dados

  1. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que pretende utilizar.
  2. Clique no separador Folha de Dados e utilize os controlos no grupo Tipo de Dados e Formatação para ver as propriedades de cada campo de tabela.

Ver propriedades de tabela na vista de estrutura

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela pretendida e clique em Vista de EstruturaImagem de botão no menu de atalho.

O Access abre a tabela na grelha de estrutura.

  1. Na parte inferior da grelha, clique no separador Geral, se ainda não estiver seleccionado.

-ou-

Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique no separador Pesquisa.

Um campo de pesquisa é um campo da tabela que utiliza uma consulta para obter valores de uma ou mais tabelas numa base de dados. Por predefinição, o campo de pesquisa apresenta-lhe esses valores sob a forma de uma lista. Dependendo do modo como um estruturador da base de dados define o campo de pesquisa, é possível seleccionar um ou mais itens a partir dessa lista.


A tabela que se segue lista as propriedades com maior impacto na introdução de dados e explica como afectam a introdução de dados.

Propriedade Localização na grelha de estrutura da tabela Valores possíveis Comportamento quando tenta introduzir dados
Tamanho do Campo Separador Geral 0-255 O limite de caracteres aplica-se apenas aos campos definidos como o tipo de dados Texto. Se tentar introduzir mais do que o número de caracteres especificado, o campo corta-los-á.
Obrigatório Separador Geral Sim/Não

Quando está activada, esta propriedade obriga o utilizador a introduzir um valor num campo e o Access não permite guardar novos dados antes de concluir um campo obrigatório. Quando está desactivada, o campo aceita valores nulos, o que significa que o mesmo pode ficar em branco.

 Nota   Um valor nulo não é o mesmo que um valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor em falta, não definido ou desconhecido.

Permitir cadeias com comprimento zero Separador Geral Sim/Não Quando está activada, é possível introduzir cadeias com comprimento zero — cadeias que não contêm caracteres. Para criar uma cadeia com comprimento zero, introduza um par de aspas duplas neste campo ("").
Indexado Separador Geral Sim/Não Quando indexa um campo da tabela, o Access impede-o de adicionar valores duplicados. Também é possível criar um índice para mais do que um campo. Se o fizer, poderá duplicar os valores num campo, mas não em ambos os campos.
Máscara de Introdução Separador Geral Conjuntos predefinidos ou personalizados de caracteres literais e marcadores de posição

Uma máscara de introdução obriga-o a introduzir dados num formato predefinido. As máscaras aparecem quando selecciona um campo numa tabela ou um controlo num formulário. Por exemplo, suponha que clica num campo Data e vê este conjunto de caracteres: MMM-DD-AAAA. Trata-se de uma máscara de introdução. Obriga-o a introduzir valores de mês como abreviaturas de três letras como, por exemplo, OUT e o valor de ano com quatro dígitos — por exemplo, OUT-15-2006.

 Nota   Tenha em atenção que as máscaras de introdução apenas controlam o modo como introduz dados e não o modo como o Access armazena ou apresenta os mesmos.

Para mais informações sobre a criação e utilização de máscaras de introdução, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas. Para mais informações sobre o modo como o Access armazena e apresenta dados de Data/Hora, consulte o artigo Introduzir um valor de data ou hora.

Limitado à Lista Separador Pesquisa Sim/Não Activa ou desactiva alterações aos itens num campo de pesquisa. Os utilizadores não familiarizados com o Access tentam por vezes alterar manualmente os itens num campo de pesquisa. Quando o Access impede a alteração de itens num campo, tal significa que esta propriedade está definida como Sim. Se esta propriedade estiver activada e for necessário alterar os itens numa lista, terá de abrir a lista (se pretender editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se pretender editar um campo de pesquisa) e alterar aí os valores. Para mais informações sobre como utilizar campos de pesquisa, consulte Editar os itens num campo de pesquisa, mais adiante neste artigo.
Permitir Edições da Lista de Valores Separador Pesquisa Sim/Não

Activa ou desactiva o comando Editar Itens de Lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para activar o comando para campos de pesquisa, introduza um nome de formulário válido na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens. O comando Permitir Edições da Lista de Valores aparece num menu de atalho que abre ao clicar com o botão direito do rato num controlo de caixa de combinação ou caixa de listagem. Quando executa o comando, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista aparece. Alternadamente, se especificar o nome de um formulário na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens, o Access inicia esse formulário em vez de apresentar a caixa de diálogo.

 Nota   Pode executar o comando Editar Itens de Lista a partir de controlos de caixa de combinação e de caixa de listagem localizados em formulários e a partir de controlos de caixa de combinação localizados em tabelas e resultados de consulta. Os formulários devem estar abertos na Vista de estrutura ou na Vista de procura; as tabelas e os resultados de consulta devem estar abertos na Vista de folha de dados.

Listar Formulário de Edição de Itens Separador Pesquisa Nome de um formulário de introdução de dados Se introduzir o nome de um formulário de introdução de dados como o valor nesta propriedade da tabela, esse formulário é aberto quando um utilizador executa o comando Editar Itens de Lista. Caso contrário, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista aparece quando os utilizadores executam o comando.

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Adicionar registos directamente a uma tabela na vista de folha de dados

Uma tabela aberta na Vista de folha de dados assemelha-se a uma folha de cálculo do Excel e é possível escrever ou colar dados num ou mais campos — o equivalente a uma célula numa folha de cálculo.

Lembre-se dos factos que se seguem à medida que for avançando.

  • Não é necessário guardar explicitamente os dados. O Access consolida as alterações que o utilizador efectua na tabela quando o cursor é movido para um novo campo na mesma linha ou o cursor é movido para outra linha.
  • Por predefinição, os campos numa base de dados do Access estão definidos para aceitar um tipo de dados específico como, por exemplo, texto ou números. Terá de introduzir o tipo de dados que o campo está definido para aceitar. Caso contrário, o Access apresenta uma mensagem de erro.

Mensagem de erro de valor inválido

  • Um campo pode ter uma máscara de introdução aplicada. Uma máscara de introdução é um conjunto de caracteres literais e marcadores de posição que obrigam a introduzir dados num formato específico.

Para mais informações sobre como utilizar o formato RTF num campo Memo, consulte o artigo Formatar dados em linhas e colunas.

  • À excepção de anexos e listas de valor múltiplo, só é possível introduzir um registo na maioria dos campos. Se não souber se um campo aceita anexos, poderá verificar as propriedades do campo. Para tal, consulte os passos em Ver propriedades de um campo de tabela, mais atrás neste artigo. Poderá sempre identificar uma lista de valor múltiplo porque o Access apresenta uma caixa de verificação junto de cada item de lista.

Introduzir dados numa tabela

  1. No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que pretende utilizar.

Por predefinição, o Access abre a tabela na Vista de folha de dados — uma grelha que se assemelha a uma folha de cálculo do Excel.

  1. Clique ou coloque o foco no primeiro campo que pretende utilizar e, em seguida, introduza os dados.
  2. Para avançar para o campo seguinte na mesma linha, prima a tecla de tabulação, utilize as teclas de seta para a direita ou para a esquerda, clique na célula no campo seguinte.

Por predefinição, quando a tecla de tabulação é premida, o Access utiliza as definições regionais do Windows para determinar se deverá mover o cursor para a esquerda ou para a direita. Se o computador utilizar um idioma lido da esquerda para a direita, o cursor é movido para a direita quando a tecla de tabulação é premida. Se o computador utilizar um idioma lido da direita para a esquerda, o cursor é movido para a esquerda.

Para avançar para a célula seguinte numa coluna, utilize as teclas de seta para cima ou para baixo, ou clique na célula pretendida.

Aplicar o formato RTF em dados num campo Memo

  1. Com a tabela aberta na Vista de folha de dados, seleccione um campo Memo.

Normalmente, os campos Memo contêm comentários ou notas, pelo que é possível procurar um campo denominado "Comentários" ou "Notas". Se mesmo assim não conseguir localizar o campo Memo, consulte os passos em Ver propriedades de um campo de tabela, mais atrás neste artigo.

  1. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, utilize os botões e os menus para formatar o texto.

Imagem do Friso do Access

Pode aplicar tamanhos e tipos de letra diferentes, colocar o texto em negrito ou itálico, alterar cores, etc.

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Adicionar registos utilizando um formulário

Os formulários de introdução de dados podem fornecer uma forma mais fácil, rápida e exacta de introduzir dados. Normalmente, são criados formulários quando é necessário introduzir dados em mais do que uma tabela de cada vez. Também são criados formulários quando se pretende ocultar alguns dos campos numa tabela, quando se pretende facilitar a utilização de uma base de dados (um passo que poderá reduzir os custos de formação) e quando se pretende ajudar a assegurar que os utilizadores introduzem os dados de forma correcta.

A forma como utiliza um formulário para editar dados depende da estrutura do mesmo. Os formulários podem conter qualquer número de controlos como, por exemplo, listas, caixas de texto, botões e folhas de dados — grelhas que se assemelham a folhas de cálculo do Excel. Por outro lado, cada um dos controlos no formulário lê os dados a partir de um campo da tabela subjacente ou escreve os dados num campo da tabela subjacente. O que faz com um determinado controlo depende do tipo de dados que tenha definido para o campo da tabela subjacente, as propriedades definidas para esse campo e possivelmente várias propriedades que o estruturador da base de dados defina para cada controlo. Para mais informações sobre o modo como os tipos de dados e as propriedades do campo afectam a introdução de dados, consulte as secções Como os tipos de dados afectam o modo de introdução de dados e Como as propriedades afectam o modo como introduz dados, mais atrás neste artigo.

As secções que se seguem explicam como utilizar os controlos de introdução de dados mais comuns. Se tiver qualquer questão relativamente à base de dados específica, contacte o administrador do sistema ou o estruturador da base de dados.

Adicionar ou editar texto numa caixa de texto

Quando adicionar ou edita texto numa caixa de texto, está a trabalhar com dados num campo Texto ou Memo. À medida que for avançando, tenha presente que é possível definir um campo Memo (ou o controlo vinculado ao campo Memo) para suportar texto formatado e aplicar depois diferentes tipos de letra, tamanhos, estilos e cores ao texto.

Editar texto numa caixa de texto

  • Coloque o cursor na caixa de texto e altere os dados. Lembre-se de que não poderá efectuar cálculos em números num campo Texto ou Memo.

Aplicar o formato RTF

 Nota   Só é possível seguir estes passos quando uma caixa de texto está vinculada a um campo Memo. Consulte os passos em Ver propriedades de um campo da tabela, mais atrás neste artigo.

  1. Com o formulário aberto na vistas de formulário ou na vista de esquema, ou com a tabela aberta na vista de folha de dados, seleccione o campo Memo.
  2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, utilize os botões e os menus para formatar o texto.

Imagem do Friso do Access

Pode aplicar tamanhos e tipos de letra diferentes, colocar o texto em negrito ou itálico, alterar cores, etc.

Introduzir dados utilizando uma lista

Pode utilizar listas em formulários e em tabelas e os resultados de consulta são abertos na vista de folha de dados — uma grelha que se assemelha a uma folha de cálculo do Excel.

Quando utiliza uma lista num formulário, pode ver um controlo de caixa de combinação ou de caixa de listagem. Estas imagens representam um controlo da caixa de combinação e da caixa de listagem, respectivamente.

Lista de pesquisa em branco

Controlo de caixa de listagem básico num formulário

Quando utiliza uma lista numa tabela ou num resultado de consulta, por predefinição, o Access utiliza uma caixa de combinação.

Além disso, as listas podem suportar vários valores. Se vir uma lista com uma caixa de verificação junto a cada item de lista, poderá seleccionar um máximo de 100 itens nessa lista. As listas de valor múltiplo que podem ser criadas sem programação são uma nova funcionalidade no Office Access 2007, solucionando um problema de negócios comum. Por exemplo, suponha que utiliza uma base de dados do Access para registar problemas de suporte ao cliente. Se necessitar de atribuir várias pessoas a um problema, poderá utilizar uma lista de valor múltiplo. Em versões anteriores do Access, seria necessária uma programação avançada para criar uma ferramenta semelhante. Estas imagens mostram listas de valor múltiplo usuais.

Uma lista pendente da caixa de verificação no estado de aberta.  Uma lista da caixa de verificação.

É também possível editar os itens numa lista. Se o utilizador ou o estruturador da base de dados activar o comando, é possível adicionar, alterar e remover itens de lista directamente a partir da lista. No entanto, os estruturadores de bases de dados podem optar por desactivar o comando, pelo que poderá não estar disponível para todas as bases de dados.

Os passos nas secções que se seguem explicam como utilizar e editar listas.

Seleccionar itens a partir de uma lista pendente

  1. Abra o formulário, tabela ou o resultado de consulta que contém a lista.

 Nota   Deve abrir os formulários na Vista de formulário ou na Vista de esquema. Deve abrir as tabelas e os resultados de consulta na Vista de folha de dados.

  1. Clique na seta para baixo junto da lista e, em seguida, seleccione o item que pretende.
  2. Para consolidar a escolha na base de dados, mova o cursor para outro campo.

Seleccionar itens a partir de uma caixa de listagem

  1. Abra o formulário que contém a lista.
  2. Desloque o ecrã da lista de itens para baixo na caixa de listagem e seleccione o item que pretende.
  3. Para consolidar a escolha na base de dados, mova o cursor para outro campo.

Seleccionar itens a partir de uma lista pendente da caixa de verificação

  1. Abra o formulário, tabela ou o resultado de consulta que contém a lista.

 Nota   Pode utilizar as listas pendentes da caixa de verificação nos formulários, tabelas e resultados de consulta. Para tal, deverá abrir os formulários na Vista de formulário ou na Vista de procura e deverá abrir as tabelas e os resultados de consulta na Vista de folha de dados.

  1. Clique na seta para baixo junto à lista.
  2. Seleccione um máximo de 100 caixas de verificação e, em seguida, clique em OK.

Seleccionar itens a partir de uma lista da caixa de verificação

  1. Abra o formulário que contém a lista.

 Nota   Deve abrir o formulário na Vista de formulário ou na Vista de procura.

  1. Clique na seta para baixo junto à lista.
  2. Seleccione um máximo de 100 caixas de verificação e, em seguida, clique em OK.

Editar os itens numa lista

 Nota   Pode editar qualquer tipo de lista num formulário, tabela ou resultado de consulta. Lembre-se que deverá abrir os formulários na Vista de formulário ou na Vista de procura e as tabelas e resultados de consulta na Vista de folha de dados. Além disso, lembre-se que o estruturador da base de dados ou o departamento de IT pode desactivar este comando, pelo que nem sempre estará disponível.

  1. Abra o formulário, tabela ou o resultado de consulta que contém a lista.
  2. Clique com o botão direito do rato na lista que pretende editar e, em seguida, clique em Editar Itens de Lista.

É apresentada uma caixa de diálogo ou um formulário de introdução de dados. O ecrã que vê depende do tipo de lista que pretende editar. O Access utiliza dois tipos de lista básicos — listas de valores e listas de pesquisa. As listas de valores apresentam um conjunto de itens que introduz manualmente e as listas de pesquisa utilizam uma consulta para obter os respectivos dados de uma ou mais tabelas. Efectue um dos seguintes procedimentos.

  • Se estiver a editar uma lista de valores, utilize a caixa de diálogo Editar Itens de Lista para editar os dados da lista e, em seguida, clique em OK depois de terminar.
  • Se estiver a editar uma lista de pesquisa, é apresentado um formulário de introdução de dados. Utilize esse formulário para editar os dados da lista.

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Editar os itens num campo de pesquisa

Um campo de pesquisa apresenta uma lista de dados que os utilizadores podem utilizar para seleccionar um ou mais itens. Pode criar dois tipos de lista de pesquisa.

  • Listas de valores    Contêm um conjunto de valores codificado que introduz manualmente. Os valores residem na propriedade Origem da Linha do campo de pesquisa.
  • Listas de pesquisa    Utilizam uma consulta para obter valores de outra tabela. A propriedade Origem da Linha do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores codificada.

Por predefinição, o Access apresenta dados da pesquisa numa lista pendente, embora seja possível especificar um controlo de caixa de listagem. É aberta uma lista pendente para apresentar a lista e, em seguida, é fechada depois de efectuar uma selecção. Pelo contrário, uma caixa de listagem permanece sempre aberta.

Em versões anteriores do Access, se necessitasse de editar os itens num campo de pesquisa, teria de localizar a tabela que continha o campo. Se o campo utilizasse uma lista de valores, teria que editar os itens na propriedade Origem da Linha do campo. Se o campo utilizasse uma consulta, teria de localizar a tabela referenciada pela consulta e editar os dados directamente nessa tabela de origem. Ao utilizar o Office Access 2007, pode executar o comando Editar Itens de Lista ou editar os dados directamente na propriedade Origem da Linha ou na tabela de origem. Para obter informações sobre a utilização do comando Editar Itens de Lista, consulte Introduzir dados utilizando uma lista, mais atrás neste artigo. Os passos nesta secção explicam como editar itens directamente na propriedade Origem da Linha ou na tabela de origem. O processo segue vários passos abrangentes.

  • Identificar o campo de pesquisa. Segue um processo ligeiramente diferente quando trabalha com um formulário em vez de uma tabela.
  • Identificar o tipo de campo de pesquisa — uma lista de valores ou uma lista de pesquisa. Se estiver a utilizar uma lista de pesquisa, identifique a tabela de origem que fornece os dados para o campo de pesquisa.
  • Editar os itens na lista de valores.

-ou-

Abra a tabela de origem para a lista de pesquisa e edite os dados nessa tabela.

Identificar um campo de pesquisa a partir de um formulário

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário e clique em Vista de Estrutura.

- ou -

Se o formulário já estiver aberto, poderá clicar com o botão direito do rato no separador de formulário e clicar em Vista de Estrutura no menu de atalho.

–ou–

No separador Base, no grupo Vista, clique no botão Vista para alternar entre as vistas disponíveis. Alternativamente, pode clicar na seta existente em Vista e, em seguida, seleccionar uma das vistas disponíveis no menu..

Imagem do Friso do Access

  1. Clique com o botão direito do rato no controlo de caixa de listagem ou de caixa de combinação e clique em Propriedades.
  2. Na folha de propriedades, clique no separador Tudo e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha. A propriedade Tipo de Origem da Linha deverá conter Lista de Valores ou Tabela/Consulta e a propriedade Origem da Linha deverá conter uma lista de itens separados por pontos e vírgulas ou uma consulta. Conforme necessário, aumente a folha de propriedades de modo a poder ler a lista de itens ou a consulta.

Normalmente, as listas de valores utilizam esta sintaxe básica: "item";"item";"item"

Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de aspas duplas e separados por pontos e vírgulas.

As consultas selecção utilizam esta sintaxe básica: SELECT [nome_tabela_ou_consulta].[nome_campo] FROM [nome_tabela_ou_consulta].

Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Segue-se um aspecto a lembrar: as cláusulas SELECT podem não conter sempre o nome de uma tabela ou consulta, embora contenham sempre o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de se referir a uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa ao ler a cláusula FROM.

  1. Efectue um dos seguintes procedimentos.
    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que rodeia todos os itens de aspas duplas e de que os separa com um ponto e vírgula.
    • Se a consulta na lista de pesquisa referenciar outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta na Vista de estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta e clique em Vista de Estrutura). Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consulta e, em seguida, avance para o passo seguinte.

-ou-

Se a consulta no campo de pesquisa referenciar uma tabela, tome nota do nome da tabela e avance para o passo seguinte.

  1. Faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação para a abrir na Vista de folha de dados e, em seguida, edite os itens de lista conforme necessário.

Identificar um campo de pesquisa a partir de uma tabela

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela e clique em Vista de Estrutura.
  2. Na secção superior da grelha de estrutura da consulta, na coluna Tipo de Dados, clique ou coloque o foco em qualquer campo Texto, Número ou Sim/Não.
  3. Na secção inferior da grelha de estrutura da tabela, clique no separador Pesquisa e, em seguida, analise as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha.

A propriedade Tipo de Origem da Linha deve apresentar Lista de Valores ou Tabela/Consulta. A propriedade Origem da Linha deve conter uma lista de valores ou uma consulta.

As listas de valores utilizam esta sintaxe básica: "item";"item";"item"

Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de aspas duplas e separados por pontos e vírgulas.

Normalmente, as consultas selecção utilizam esta sintaxe básica: SELECT [nome_tabela_ou_consulta].[nome_campo] FROM [nome_tabela_ou_consulta].

Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Segue-se um aspecto a lembrar: as cláusulas SELECT podem não conter sempre o nome de uma tabela ou consulta, embora contenham sempre o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de se referir a uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa ao ler a cláusula FROM.

  1. Efectue um dos seguintes procedimentos.
    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que rodeia todos os itens de aspas duplas e de que os separa com um ponto e vírgula.
    • Se a consulta no campo de pesquisa referenciar outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta na Vista de estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta e clique em Vista de Estrutura). Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consulta e, em seguida, avance para o passo seguinte.

- ou -

Se a consulta no campo de pesquisa referenciar uma tabela, tome nota do nome da tabela e avance para o passo seguinte.

  1. Faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação para a abrir na Vista de folha de dados e, em seguida, edite os itens de lista conforme necessário.

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Introduzir cadeias com comprimento zero

O Access permite-lhe distinguir entre dois tipos de valor em branco: valores nulos e cadeias de comprimento zero. Os valores nulos indicam um valor desconhecido e as cadeias de comprimento zero indicam campos que contêm um espaço. Por exemplo, suponha que tem uma tabela de dados de cliente, e que essa tabela contém um campo de número de fax. Poderá deixar o campo em branco se não tiver certeza quanto ao número de fax do cliente. Nesse caso, deixar o campo em branco introduz um valor nulo, o que significa que não se sabe qual é o valor. Se determinar posteriormente que o cliente não tem fax, poderá introduzir uma cadeia de comprimento zero no campo para indicar que se sabe que não existe nenhum valor.

 Nota   Lembre-se de que é possível definir uma propriedade que impeça os campos de aceitar valores nulos. Para mais informações sobre como definir essa propriedade, consulte Como os tipos de dados afectam o modo de introdução de dados, mais atrás neste artigo.

  1. Abra uma tabela na Vista de folha de dados ou um formulário na Vista de formulário ou na Vista de procura.
  2. Seleccione o campo que pretende e escreva duas aspas duplas sem espaços entre as mesmas ("").
  3. Mova o cursor para outro registo para consolidar as alterações na base de dados. Por predefinição, as aspas desaparecem.

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Adicionar registos utilizando a funcionalidade Recolha de Dados

O Office Access 2007 fornece uma nova funcionalidade denominada Recolha de Dados. Pode configurar um formulário de introdução de dados no Microsoft Office Outlook 2007, enviar esse formulário como uma mensagem de correio electrónico para reunir informações e armazenar esses dados numa base de dados do Access. A explicação de como utilizar a funcionalidade Recolha de Dados ultrapassa o âmbito deste artigo.

Para obter informações sobre a utilização da Recolha de Dados, consulte o artigo Recolher dados através de mensagens de correio electrónico.

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Adicionar registos através da importação ou ligação a dados

É possível importar ou ligar a dados localizados numa variedade de origens, incluindo outras bases de dados do Access, livros do Excel, ficheiros de texto, documentos do Word e listas em servidores com a versão 2.0 do Microsoft Windows SharePoint Services e superior.

A explicação de como importar e ligar a essas origens de dados ultrapassa o âmbito deste artigo. Estas ligações conduzem-no a informações sobre a importação e ligação a dados.

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Utilizar uma consulta acrescentar para adicionar registos a outra base de dados

Uma consulta de acréscimo adiciona um grupo de registos de uma ou mais tabelas numa base de dados de origem a uma ou várias tabelas numa base de dados de destino. Por exemplo, suponha que adquire alguns clientes novos e uma base de dados que contém uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar a introdução manual de novos dados, poderá acrescentá-los à tabela ou tabelas apropriadas na base de dados. Também poderá utilizar consultas de acréscimo para:

  • Acrescentar campos com base em critérios. Por exemplo, pode pretender acrescentar apenas os nomes e os endereços dos clientes com encomendas pendentes.
  • Acrescentar registos quando alguns dos campos numa tabela não existem noutra tabela. Por exemplo, suponha que a tabela Clientes tem 11 campos e os campos na tabela Clientes noutra base de dados correspondem a 9 dos 11 campos. Pode utilizar a consulta acrescentar para adicionar os dados nos campos correspondentes e ignorar os outros.

O processo de criação de uma consulta acrescentar segue estes passos básicos:

  • Abra a base de dados de origem (a base de dados que contém os registos que pretende acrescentar) e crie uma consulta de acréscimo que devolva apenas os registos que pretende acrescentar.
  • Converta essa consulta de selecção numa consulta de acréscimo.
  • Adicione as tabelas e campos de destino à consulta de acréscimo. Se estiver a acrescentar registos a outra base de dados, deverá abrir primeiro essa base de dados e seleccionar depois as tabelas.
  • Execute a consulta para acrescentar os registos.

 Nota    Crie uma cópia de segurança dos dados antes de começar. Se cometer um erro, poderá eliminar os registos acrescentados da tabela de destino; contudo, eliminar manualmente um grande número de registos poderá demorar muito tempo. Ter uma cópia de segurança pode ajudar a corrigir eventuais erros em menos tempo.

Criar uma consulta selecção

  1. Abra a base de dados de origem — a base de dados que contém os registos que pretende acrescentar.
  2. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta.

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São apresentadas a grelha de estrutura de consulta e a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  1. Seleccione a tabela que contém os registos que pretende acrescentar, clique em Adicionar e, em seguida, clique em Fechar.

A tabela aparece como uma janela na secção superior da grelha de estrutura da consulta. A janela lista todos os campos na tabela. Esta ilustração mostra uma tabela típica no estruturador de consultas:

Tabela no estruturador de consultas

  1. Arraste os campos que pretende acrescentar da tabela para a linha Campo na secção inferior da grelha de estrutura da consulta.

É possível adicionar um campo de tabela por coluna na secção inferior. Para adicionar rapidamente todos os campos, clique no asterisco (*) na parte superior da lista de campos de tabela. Esta ilustração mostra o estruturador de consultas com vários campos de tabela adicionados:

Consulta com três campos na grelha de estrutura

Esta ilustração mostra o estruturador com todos os campos acrescentados:

Consulta com todos os campos de tabela.

  1. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar.

Verifique se a consulta devolveu os registos que pretende acrescentar. Conforme necessário, poderá desmarcar a caixa de verificação Mostrar ou premir a tecla DELETE para remover os campos não pretendidos. Poderá também arrastar campos adicionais para a grelha de estrutura até ficar satisfeito com os resultados da consulta.

  1. Avance para os passos seguintes.

Converter a consulta numa consulta acrescentar

  1. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Anexar.

Aparece a caixa de diálogo Acrescentar.

  1. Nesta altura, pode acrescentar registos de uma tabela para outra na mesma base de dados ou acrescentar registos a uma tabela noutra base de dados.
    • Acrescentar registos a uma tabela na mesma base de dados

      1. Na caixa de diálogo Acrescentar, clique em Base de Dados Actual (se ainda não estiver seleccionada) e, em seguida, seleccione a tabela de destino a partir da lista Nome da Tabela.
      2. Clique em OK.

No passo 4 da secção anterior, adicionou parte ou a totalidade dos campos na tabela de origem à grelha de estrutura da consulta. Se tiver adicionado toda a tabela durante esse passo, o Access irá adicionar agora toda a tabela de destino à linha Acrescentar a, conforme ilustrado aqui.

Consulta de acréscimo que inclui todos os campos de duas tabelas

–ou–

Se tiver adicionado campos individuais no passo 4 da secção anterior, e os nomes de campo na tabela de origem e na tabela de destino corresponderem entre si, o Access irá adicionar automaticamente os nomes de campos de destino na linha Acrescentar a, conforme ilustrado aqui.

Consulta de acréscimo com campo correspondentes

–ou–

Se tiver adicionado campos individuais, e se alguns ou todos os nomes na tabela de origem e na tabela de destino não corresponderem entre si, o Access irá deixar os campos sem correspondência na linha Acrescentar a em branco. Clique em cada campo em branco e seleccione o campo de origem pretendido a partir da lista resultante, conforme ilustrado aqui.

Escolher campos de destino para uma consulta de acréscimo

  1. Para pré-visualizar as alterações, clique em Vista.
  2. Regresse à Vista de estrutura e, em seguida, clique em Executar para anexar os registos.

    Acrescentar registos a uma tabela noutra base de dados

  1. Na caixa de diálogo Acrescentar, clique em Outra Base de Dados.
  2. No campo Nome do Ficheiro, escreva a localização e o nome da base de dados de destino.
  3. No campo Nome da Tabela, escreva o nome da tabela de destino e, em seguida, clique em OK.

–ou–

Clique em Procurar e utilize a segunda caixa de diálogo Acrescentar para localizar a base de dados de destino. Clique em OK depois de localizar e seleccionar a base de dados de destino. Isto fecha a segunda caixa de diálogo. Na primeira caixa de diálogo, no campo Nome da Tabela, introduza o nome da tabela de destino e, em seguida, clique em OK.

Escreva o nome da tabela de destino e, em seguida, clique em OK para fechar a primeira caixa de diálogo Acrescentar.

No passo 4 da secção anterior, adicionou parte ou todos os campos na tabela de origem à linha Campo na grelha de estrutura da consulta. Se tiver adicionado toda a tabela durante esse passo, o Access irá adicionar agora toda a tabela de destino à linha Acrescentar a, conforme ilustrado aqui:

Consulta de acréscimo que inclui todos os campos de duas tabelas

–ou–

Se tiver adicionado campos individuais no passo 4, e se os nomes de campo na tabela de origem e na tabela de destino corresponderem entre si, o Access irá adicionar automaticamente os nomes de campos de destino na linha Acrescentar a, conforme ilustrado aqui:

Consulta de acréscimo com campo correspondentes

–ou–

Se tiver adicionado campos individuais, e se alguns ou todos os nomes na tabela de origem e na tabela de destino não corresponderem entre si, o Access irá deixar os campos sem correspondência na linha Acrescentar a em branco. Clique em cada campo em branco e seleccione o campo de destino pretendido a partir da lista resultante, conforme ilustrado aqui.

Escolher campos de destino para uma consulta de acréscimo

  1. Para pré-visualizar as alterações, clique em Vista.
  2. Mude para a Vista de estrutura e, em seguida, clique em Executar para acrescentar os registos.

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Métodos para poupar tempo ao introduzir dados

O Access fornece uma variedade de formas para tornar o processo de introdução de dados mais rápido. Os procedimentos nas secções que se seguem explicam como predefinir um valor para campos e listas nos formulários e como utilizar teclas de atalho para reutilizar valores quando ordena os dados.

Predefinir um valor para um campo ou controlo

Se um grande número de registos partilhar o mesmo valor para um determinado campo como, por exemplo, uma cidade ou país/região, pode poupar tempo predefinindo um valor para vincular o controlo a esse campo. Por predefinição, quando abre o formulário ou cria um novo registo, o valor predefinido aparece nesse controlo.

Predefinir um valor para um controlo

  1. Abra o formulário na Vista de estrutura.
  2. Clique com o botão direito do rato no controlo com o qual pretende trabalhar e, em seguida, clique em Propriedades.
  3. No separador Dados, defina a propriedade Valor Predefinido para o valor que pretende.
  4. Repita os passos 1-3 para predefinir um novo valor.

Especificar um valor diferente

  1. Para obter um valor numa caixa de texto, introduza os novos dados. Pode substituir um valor predefinido em qualquer altura.

–ou–

Para obter um valor numa lista, seleccione um novo valor a partir da lista.

Reutilizar valores ao ordenar

À medida que se desloca entre registos, pode necessitar de ordenar cada registo utilizando o mesmo valor. Ao fazê-lo pode poupar tempo utilizando teclas de atalho para repetir esse valor de ordenação. Por exemplo, suponha que ordena listas de encomendas por tipo de produto. No primeiro registo, escreve refrigerantes para ordenar as encomendas de refrigerantes dos clientes. Quando avança para o registo seguinte, pode copiar e reutilizar esse valor de ordenação.

 Nota   Estes passos partem do princípio que o utilizador tem um formulário aberto na Vista de formulário.

  1. Desloque-se para o campo que reutiliza o valor a partir do campo correspondente no registo anterior.
  2. Prima CTRL+' (apóstrofo).

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Aplica-se a:
Access 2007