Se você estiver familiarizado com o recurso de mala direta ou preferir trabalhar fora do painel de tarefas, poderá usar a barra de ferramentas (barra de ferramentas: uma barra com botões e opções que podem ser usadas para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas, clique em Personalizar no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Barras de Ferramentas.) Mala Direta. Os botões estão organizados em seqüência, da esquerda para a direita.

1. Siga um destes procedimentos:

   Iniciar com o documento exibido no momento na janela do documento

   • Clique em Usar o documento atual.

     Você pode digitar a mensagem na janela do documento ou esperar que o painel de tarefas lhe peça para fazê-lo na próxima etapa.

   Iniciar com um modelo

   1. Clique em Iniciar com base em um modelo.

   2. Clique em Selecionar modelo.

   3. Na guia Mala direta na caixa de diálogo Selecionar modelo, selecione o modelo desejado e clique em OK.

   Iniciar com qualquer outro documento existente

   1. Clique em Iniciar com base em documento existente.

   2. Na caixa Iniciar com base em, selecione o documento desejado e clique em Abrir.

   3. Se o documento não for exibido, clique em Mais arquivos e, em seguida, clique em Abrir. Na caixa de diálogo Abrir, localize o documento desejado e clique em Abrir.

2. Clique em Próxima: Selecione os destinatários.

1. Siga um destes procedimentos para obter dados:

   Conectar-se a uma lista de contatos do Microsoft Outlook

   1. Em Selecione destinatários, clique em Selecionar nos contatos do Outlook.
   2. Clique em Escolher a pasta 'Contatos'.
   3. Na caixa de diálogo Selecionar pasta 'Lista de contatos', clique na lista de contatos desejada e, em seguida, clique em OK.

   Todos os contatos da pasta aparecerão na caixa de diálogo Destinatários de mala direta, permitindo o refinamento da lista de destinatários a serem incluídos na mesclagem.

   Conectar-se a um tipo de lista diferente, como um banco de dados ou uma lista de endereços do Office.

   1. Em Selecionar destinatários, clique em Usar uma lista existente.
   2. Clique em Procurar.
   3. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, localize e clique na fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) desejada.

      Por padrão, o Microsoft Word abre a pasta Minhas fontes de dados.

   4. Clique em Abrir.

      Dependendo do tipo da fonte de dados selecionada, talvez outras caixas de diálogo apareçam para fornecimento de informações específicas.

      Por exemplo, se a fonte de dados for uma pasta de trabalho do Microsoft Excel com informações distribuídas em várias planilhas, será necessário selecionar a planilha que contém a informação desejada e clicar em OK.

   Todas as entradas na fonte de dados aparecerão na caixa de diálogo Destinatários de mala direta, permitindo o refinamento da lista de destinatários a serem incluídos na mesclagem.

   Criar uma nova lista de endereços simplificada

   1. Em Selecionar destinatários, clique em Digitar uma nova lista.
   2. Clique em Criar.
   3. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, digite as informações que deseja incluir como primeira entrada em Inserir informações de endereço; por exemplo, títulos, nomes e informações de endereço. Você não precisa preencher todos os campos.
   4. Para preencher a primeira entrada e mover para uma nova entrada, clique em Nova entrada.
   5. Repita as etapas 3 e 4 até ter adicionado todas as entradas de endereço desejadas e clique em Fechar.
   6. Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, digite um nome para a lista de endereços na caixa Nome do arquivo e selecione uma pasta na qual a lista será salva.

      Por padrão, a lista de endereços é salva na pasta Minhas fontes de dados. É melhor guardar a lista de endereços aqui porque essa também é a pasta padrão na qual o Microsoft Word procura por fontes de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.). Dessa maneira, se desejar usar essa lista de endereços mais tarde em uma mala direta, não será necessário navegar por arquivos e pastas para localizá-la.

   7. Clique em Salvar.
   Todos as entradas da lista de endereços aparecem na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual você poderá aprimorar a lista de destinatários a incluir na mala direta.
2. Na caixa de diálogo Destinatários de mala direta, selecione os destinatários que deseja incluir.

   Como?

   1. Siga um destes procedimentos:

      Usar as caixas de seleção para designar destinatários

      Este método é mais vantajoso se a lista for pequena.

      • Marque as caixas de seleção localizadas ao lado dos destinatários que deseja incluir e desmarque aquelas localizadas ao lado dos destinatários que deseja excluir.

      Dica

      Se você desejar incluir a maior parte da lista na mesclagem, clique primeiro em Selecionar tudo para facilitar a limpeza de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir apenas alguns registros da lista, clique em Limpar tudo e selecione os registros desejados.

      Classificar itens na lista

      Isso é útil se desejar exibir itens em ordem alfabética ou em ordem numérica.

      • Clique no título da coluna do item pelo qual deseja classificar. Por exemplo, se desejar exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título da coluna Sobrenome.

      Filtrar itens na lista

      Isso é útil se a lista contiver registros que você já sabe que não deseja exibir ou incluir na mesclagem. Após filtrar a lista, você pode usar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros como descrito na seção anterior.

      1. Clique na seta ao lado do título da coluna do item pelo qual deseja filtrar.
      2. Clique em qualquer um dos itens a seguir:
         • (Em branco) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente está vazio.
         • (Preenchido) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.
         • Se a sua fonte de dados contiver registros que compartilhem as mesmas informações e existirem dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por uma informação específica. Por exemplo, se houver vários endereços que listem a Austrália como país/região, será possível filtrar por Austrália.

         A caixa de diálogo Destinatários de mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (Todos).

   2. Clique em OK para retornar ao painel de tarefas Mala Direta. O Microsoft Word usará os destinatários designados para a mesclagem.

   Dicas

   • Para classificação e filtragem avançadas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e, em seguida, clique em (Avançado). Use as guias Filtrar os registros e Classificar os registros para configurar a consulta de classificação ou a consulta de filtragem desejada.
   • Se tiver instalado o software de validação de endereços, você poderá clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários de mala direta para validar seus endereços de destinatário.
3. Clique em Próxima: Escreva o email.

1. Se você ainda não fez isso, no documento principal, digite o texto que deseja que apareça em todos os emails.
2. Insira campos de mesclagem (campo mesclado: um espaço reservado inserido no documento principal. Por exemplo, insira o campo mesclado «Cidade» para que o Word insira um nome de cidade, como "Paris,", armazenado no campo de dados Cidade.) no lugar em que deseja mesclar nomes e outras informações como a saudação.

   Como?

   1. No documento principal, clique onde você deseja inserir o campo (campo: um conjunto de códigos que informa ao Microsoft Word para inserir texto, elementos gráficos, números de página e outros itens em um documento automaticamente. Por exemplo, o campo DATA insere a data atual.0.
   2. Insira qualquer um dos itens a seguir:

      Bloco de endereço com nome, endereço e outras informações

      1. Clique em Bloco de endereço.
      2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, selecione os elementos de endereço que deseja incluir e os formatos desejados e clique em OK.
      3. Se a caixa de diálogo Coincidir campos aparecer, talvez o Microsoft Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo de sua fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) que corresponde ao campo solicitado pela mala direta.

      Linha de saudação

      1. Clique em Linha de saudação.
      2. Selecione o formato da linha de saudação, incluindo a saudação, o formato do nome e a pontuação que se segue.
      3. Selecione o texto que você deseja exibir quando o Microsoft Word não conseguir interpretar o nome do destinatário, por exemplo, quando a fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) não contém nem nome nem sobrenome de um destinatário, mas apenas um nome de empresa.
      4. Clique em OK.
      5. Se a caixa de diálogo Coincidir campos aparecer, talvez o Microsoft Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para a linha de saudação. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo de sua fonte de dados que corresponde ao campo solicitado pela mala direta. 

      Outros campos de informações

      1. Clique em Mais itens.
      2. Siga um destes procedimentos:
         • Para selecionar campos de endereço que corresponderão automaticamente aos campos da fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.), mesmo que os campos desta não tenham o mesmo nome de seus campos, clique em Campos de Endereço.
         • Para selecionar campos que sempre carregam dados diretamente de uma coluna em um banco de dados, clique em Campos de Banco de Dados.
      3. Na caixa Campos, clique no campo desejado. 
      4. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
      5. Se a caixa de diálogo Coincidir campos aparecer, talvez o Microsoft Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo de sua fonte de dados que corresponde ao campo solicitado pela mala direta. 

      Observação  Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

   3. Repita as etapas 1 e 2 para todos os campos que deseja inserir.

   Observações

   • Você não pode digitar caracteres de campo de mesclagem (« ») manualmente ou usar o comando Símbolo do menu Inserir. Use o painel de tarefas Mala Direta.

   • Se os campos mesclados aparecerem entre chaves, como { MERGEFIELD Cidade }, então o Microsoft Word exibirá os códigos de campo (código de campo: espaço reservado que mostra onde irão aparecer as informações especificadas de sua fonte de dados; os elementos de um campo que geram um resultado de campo. O código de campo inclui os caracteres de campo, o tipo de campo e instruções.) em vez dos resultados de campo (resultados de campo: texto ou elementos gráficos inseridos em um documento quando o Microsoft Word executa instruções de um campo. Quando você imprime o documento ou oculta códigos de campo, os resultados de campo substituem os códigos de campo.). Isso não afeta a mesclagem, mas para exibir os resultados em vez dos campos, clique com o botão direito do mouse no código de campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de Campo no menu de atalho.

3. Se desejar, você pode alterar o formato dos dados mesclados.

   Como?

   Para formatar dados mesclados, formate os campos de mesclagem (campo mesclado: um espaço reservado inserido no documento principal. Por exemplo, insira o campo mesclado «Cidade» para que o Word insira um nome de cidade, como "Paris,", armazenado no campo de dados Cidade.) do documento principal. Não formate os dados da fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) porque sua formatação não é mantida quando você mescla os dados no documento.

   1. No documento principal, selecione o campo contendo a informação que deseja formatar, incluindo ao seu redor os caracteres de campo de mesclagem (« »).
   2. No menu Formatar, clique em Fonte e selecione as opções desejadas.

   Formatar usando códigos de campo

   Para controlar outros aspectos da formatação, pressione ALT+F9 para exibir os códigos de campos (código de campo: espaço reservado que mostra onde irão aparecer as informações especificadas de sua fonte de dados; os elementos de um campo que geram um resultado de campo. O código de campo inclui os caracteres de campo, o tipo de campo e instruções.) e adicione opções (opção: durante o trabalho com campos, uma instrução especial que gera uma ação específica. Em geral, uma opção é adicionada a um campo para modificar o resultado.) aos campos de mesclagem.

   Por exemplo:

   • Para exibir o número "34987,89" como "R$ 34.987,89", adicione uma opção de formato numérico (\# R$#,###.00).
   • Para imprimir nomes de clientes em maiúsculas, adicione a opção de formatação em maiúsculas (\* Upper).
   • Para garantir que as informações mescladas tenham o mesmo tamanho de fonte e ponto aplicado ao campo de mesclagem, adicione a opção \* MERGEFORMAT.
4. Após concluir o documento principal e inserir todos os campos de mesclagem, clique em Salvar como no menu Arquivo. Nomeie o documento e clique em Salvar.
5. Clique em Próxima: Visualize o email.

Dica

1. Para visualizar os itens, siga um destes procedimentos:
   • Para visualizar os itens em ordem, clique nos botões de direção .
   • Para localizar e visualizar um item específico, clique em Localizar um destinatário e insira os critérios de busca na caixa de diálogo Localizar entrada.
2. Se necessário, faça um ajuste na lista de destinatário. Siga um destes procedimentos:
   • Para excluir um determinado destinatário da mesclagem, clique em Excluir este destinatário.
   • Para alterar a lista de destinatários, clique em Editar a lista de destinatários e faça as alterações na caixa de diálogo Destinatários de mala direta.
3. Clique em Próxima: Conclua a mesclagem.

1. Clique em Email.
2. Na caixa de diálogo Mesclagem para email, finalize as configurações de distribuição.

   Como?

   1. Na caixa Para, verifique se Endereço de email ou equivalente está sendo exibido. Isso garante que o Microsoft Word mescle os endereços de email na linha Para de suas mensagens e não as outras informações do campo de mesclagem.
   2. Na caixa Assunto, digite a linha de assunto que deseja usar para todas as mensagens.
   3. Na caixa Formato de mensagem, selecione o formato de mensagem que deseja usar.
   4. Em Enviar registros, selecione os registros que deseja mesclar.
3. Para concluir a mesclagem e enviar as mensagens, clique em OK.