Se você estiver familiarizado com o recurso de mala direta ou preferir trabalhar fora do painel de tarefas, poderá usar a barra de ferramentas (barra de ferramentas: uma barra com botões e opções que podem ser usadas para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas, clique em Personalizar no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Barras de Ferramentas.) Mala Direta. Os botões estão organizados em seqüência, da esquerda para a direita.

1. Siga um destes procedimentos:

   Inicie com o documento que está sendo mostrado na janela do documento

   • Clique em Utilizar o documento ativo.

     Você pode digitar o texto na janela do documento ou esperar que o painel de tarefas lhe peça para fazê-lo na próxima etapa.

   Iniciar com um modelo

   1. Clique em Iniciar a partir de um modelo.

   2. Clique em Selecionar modelo.

   3. Na guia Mala direta da caixa de diálogo Selecionar modelo, selecione o modelo que deseja e clique em OK.

   Iniciar com um outro documento existente

   1. Clique em Iniciar com base em documento existente.

   2. Na caixa Iniciar de existente, selecione o documento que deseja e clique em Abrir.

      Se o documento não estiver visível, clique em Mais arquivos e, em seguida, clique em Abrir. Na caixa de diálogo Abrir, localize o documento que deseja e clique em Abrir.

2. Clique em Próximo: Selecionar destinatários.

1. Siga um destes procedimentos para obter os dados:

   Conectar-se à lista de Contatos do Microsoft Outlook

   1. Em Selecionar destinatários, clique em Selecionar contatos do Outlook.
   2. Clique em Escolher pasta de contatos.
   3. Na caixa de diálogo Selecionar pasta da lista de contatos, clique na lista de contatos que desejar e, em seguida, clique em OK.

   Todos os contatos da pasta aparecerão na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, onde você poderá aprimorar a lista de destinatários para incluí-la na mesclagem.

   Conectar-se a um outro tipo de lista, como um banco de dados ou lista de endereços do Office

   1. Em Selecionar destinatários, clique em Utilizar uma lista existente.
   2. Clique em Procurar.
   3. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, localize e clique nafonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) que desejar.

      Por padrão, o Microsoft Word abrirá a pasta Minhas fontes de dados.

   4. Clique em Abrir.

      Dependendo do tipo da fonte de dados selecionada, talvez outras caixas de diálogo apareçam para fornecimento de informações específicas.

      Por exemplo, se a fonte de dados for uma pasta de trabalho do Microsoft Excel com informações distribuídas em várias planilhas, será necessário selecionar a planilha que contém a informação desejada e clicar em OK.

   Todas as entradas na fonte de dados aparecerão na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, onde você poderá aprimorar a lista de destinatários para incluí-la na mesclagem.

   Criar uma nova lista de endereços simplificada

   1. Em Selecionar destinatários, clique em Digitar uma nova lista.
   2. Clique em Criar Novo.
   3. Na caixa de diálogo Nova lista de endereço, digite as informações que você deseja incluir na primeira entrada de dados, em Digitar informações de endereço; por exemplo, título, nomes e informações de endereço. Não é necessário preencher todos os campos.
   4. Para completar a primeira entrada e seguir para uma nova entrada, clique em Nova entrada.
   5. Repita as etapas 3 e 4 até que você tenha adicionado todos as entradas de endereço que desejar e clique em Fechar.
   6. Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, digite um nome para a lista de endereços na caixa Nome do arquivo, e selecione uma pasta para salvar a lista.

      A lista de endereços é salva na pasta Minha fonte de dados. É preferível manter a lista nessa pasta pois é a pasta padrão na qual o Microsoft Word irá procurar fontes de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.). Se posteriormente, você quiser utilizar essa lista de endereços em uma mala direta, não precisará pesquisar em todos os arquivos e pastas para localizá-la.

   7. Clique em Salvar.
   Todos as entradas da lista de endereços aparecem na caixa de diálogo Destinatários de Mala Direta, na qual você poderá aprimorar a lista de destinatários a incluir na mala direta.

2. Na caixa de diálogo Destinatários de Mala Direta, selecione os destinatários que deseja incluir.

   Como?

   1. Siga um destes procedimentos:

      Utilizar as caixas de seleção para designar os destinatários

      Esse método é mais útil se a sua lista for pequena.

      • Selecione as caixas de seleção próximas aos destinatários que você deseja incluir e desmarque aquelas próximas aos destinatários que deseja excluir.

      Dica

      Se você optou por incluir a maior parte da lista na sua mesclagem, ao clicar em Selecionar tudo, facilitará a exclusão de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir somente alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e selecione os registros que deseja.

      Classificar itens na lista

      Isso é muito útil se você desejar visualizar os itens em ordem alfabética ou numérica.

      • Clique no cabeçalho da coluna do item que deseja classificar. Por exemplo, para exibir a lista alfabética pelo sobrenome, clique no cabeçalho da coluna Sobrenome.

      Filtrar itens na lista

      Poderá ser útil se a lista contiver registros que você não deseja visualizar ou incluir na mesclagem. Ao filtrar a lista, você poderá utilizar as caixas de seleção para incluir e excluir os registros como descrito na seção anterior.

      1. Clique na seta próxima ao cabeçalho da coluna do item que deseja filtrar.
      2. Clique em uma destas opções:
         • (Em branco) exibe todos os registros em que os campos correspondentes estão em branco.
         • (Não vazia) exibe todos os registros nos quais os campos correspondentes contém informações.
         • Se a sua fonte de dados contiver registros que compartilhem as mesmas informações e existirem dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por uma informação específica. Por exemplo, se houver vários endereços que listem a Austrália como país/região, será possível filtrar por Austrália.

         A caixa de diálogo Destinatários de mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (Todos).

   2. Clique em OK para retornar ao painel de tarefas Mala Direta. O Microsoft Word usará os destinatários designados para a mesclagem.

   Dicas

   • Para a classificação e filtragem avançadas, clique na seta próxima ao nome da coluna e, em seguida, clique em (Avançado). Utilize as guias Filtrar registros e Classificar registros para configurar a classificação ou a consulta de filtragem desejada.
   • Se você tiver instalado um software de validação de endereços, poderá clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários de mala direta para validar os endereços dos seus destinatários.
3. Clique em Próximo: Preparar seu fax.

1. Se você ainda não tiver feito, no documento principal, digite o texto que deseja que apareça em todo o documento.
2. Insira campos de mesclagem (campo mesclado: um espaço reservado inserido no documento principal. Por exemplo, insira o campo mesclado «Cidade» para que o Word insira um nome de cidade, como "Paris,", armazenado no campo de dados Cidade.) no local em que deseja mesclar nomes e outras informações, como uma saudação.

   Como?

   1. No documento principal, clique onde você deseja inserir o campo (campo: um conjunto de códigos que informa ao Microsoft Word para inserir texto, elementos gráficos, números de página e outros itens em um documento automaticamente. Por exemplo, o campo DATA insere a data atual.0.
   2. Insira uma destas opções:

      Bloco de endereço com nome, endereço e outras informações

      1. Clique em Bloco de endereço.
      2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, selecione os elementos de endereço e os formatos que deseja incluir e clique em OK.
      3. Se a caixa de diálogo Coincidir campos aparecer, é possível que o Microsoft Word não tenha encontrado algumas das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta próxima a (não disponível) e selecione o campo da sua fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) que corresponde ao campo necessário para a mala direta.

      Linha de saudação

      1. Clique em Linha horizontal.
      2. Selecione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o formato do nome e a pontuação.
      3. Selecione o texto que você deseja que apareça nos casos em que o Microsoft Word não consegue interpretar o nome do destinatário, por exemplo, quando a fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) não contém o nome ou o sobrenome de um destinatário, mas apenas o nome da empresa.
      4. Clique em OK.
      5. Se aparecer a caixa de diálogo Coincidir campos, o Word poderá não ter encontrado algumas das informações necessárias para a linha de saudação. Clique na seta próxima a (não disponível) e selecione o campo da sua fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta. 

      Outros campos de informações

      1. Clique em Mais itens.
      2. Siga um destes procedimentos:
         • Para selecionar campos de endereço que corresponderão automaticamente aos campos da fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.), mesmo que os campos desta não tenham o mesmo nome de seus campos, clique em Campos de Endereço.
         • Para selecionar campos que sempre carregam dados diretamente de uma coluna em um banco de dados, clique em Campos de Banco de Dados.
      3. Na caixa Campos, clique o campo que deseja. 
      4. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
      5. Se a caixa de diálogo Coincidir campos aparecer, o Microsoft Word poderá não ter encontrado algumas das informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta próxima a (não disponível), e selecione o campo da sua fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.

      Observação  Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

   3. Repita as etapas 1 e 2 para todos os campos que desejar inserir.

   Observação

   • Você não pode digitar caracteres de campo de mesclagem (« ») manualmente ou usar o comando Símbolo no menu Inserir. Use o painel de tarefas Mala Direta.

   • Se os campos mesclados aparecerem entre chaves, como { MERGEFIELD Cidade }, então o Microsoft Word exibirá os códigos de campo (código de campo: espaço reservado que mostra onde irão aparecer as informações especificadas de sua fonte de dados; os elementos de um campo que geram um resultado de campo. O código de campo inclui os caracteres de campo, o tipo de campo e instruções.) em vez dos resultados de campo (resultados de campo: texto ou elementos gráficos inseridos em um documento quando o Microsoft Word executa instruções de um campo. Quando você imprime o documento ou oculta códigos de campo, os resultados de campo substituem os códigos de campo.). Isso não afeta a mesclagem, mas para exibir os resultados em vez dos campos, clique com o botão direito do mouse no código de campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de Campo no menu de atalho.

3. Se desejar, você pode alterar o formato dos campos mesclados.

   Como?

   Para formatar dados mesclados, formate os campos de mesclagem (campo mesclado: um espaço reservado inserido no documento principal. Por exemplo, insira o campo mesclado «Cidade» para que o Word insira um nome de cidade, como "Paris,", armazenado no campo de dados Cidade.) do documento principal. Não formate os dados da fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.) porque a formatação não é mantida quando você mescla os dados no documento.

   1. No documento principal, selecione o campo que contém a informação que você deseja formatar, incluindo os caracteres do campo de mesclagem ao redor (« »).
   2. No menu Formatar, clique em Fonte e selecione as opções desejadas.

   Formatar utilizando os códigos de campos

   Para controlar outros aspectos da formatação, pressione ALT+F9 para exibir códigos de campos (código de campo: espaço reservado que mostra onde irão aparecer as informações especificadas de sua fonte de dados; os elementos de um campo que geram um resultado de campo. O código de campo inclui os caracteres de campo, o tipo de campo e instruções.) e adicionar opções (opção: durante o trabalho com campos, uma instrução especial que gera uma ação específica. Em geral, uma opção é adicionada a um campo para modificar o resultado.) aos campos de mesclagem.

   Por exemplo:

   • Para exibir o número "34987,89" como "R$ 34.987,89", adicione a opção de formato numérico (\#R$#.###,00).
   • Para imprimir nomes de clientes em maiúsculas, adicione a opção de formatação (\* Upper).
   • Para garantir que as informações mescladas tenham o mesmo tamanho de fonte e ponto aplicado ao campo de mesclagem, adicione a opção \* MERGEFORMAT.
4. Após concluir o documento principal e inserir todos os campos de mesclagem, clique em Salvar como no menu Arquivo. Nomeie o documento e clique em Salvar.
5. Clique em Próximo: Visualizar seus faxes.

1. Visualizar os itens. Siga um destes procedimentos:
   • Para visualizar os itens na ordem, clique os botões de seta .
   • Para localizar e visualizar um item específico, clique em Encontrar um destinatário e digite o critério de pesquisa na caixa de diálogo Encontrar no campo.
2. Se necessário, ajuste a lista de destinatários. Siga um destes procedimentos:
   • Para excluir um destinatário específico da mesclagem, clique em Excluir este destinatário.
   • Para alterar a lista de destinatários, clique em Editar lista de destinatário e faça as suas alterações na caixa de diálogo Destinatários da mala direta.
3. Clique em Próximo: Completar a mesclagem.

Siga um destes procedimentos:

Imprimir os faxes para enviar, usando um aparelho de fax

Enviar faxes a partir do painel de tarefas