Usando a mala direta do Word com o email

Se quiser enviar um documento para várias pessoas via email, mas quiser que ele seja personalizado (por exemplo, garantir que cada pessoa seja endereçada individualmente), use o Word para uma mala direta. Em outras palavras, cada mensagem enviada tem as mesmas informações, mas algumas partes dela são exclusivas.

Um exemplo disso pode ser um retiro anual de ioga que irá acontecer em breve: você é responsável pelo envio do convite para cada pessoa que participou do evento do ano passado, todas as 170. O Word facilita bastante o envio desse convite para todos os participantes, e cada um receberá uma mensagem de email endereçada e personalizada apenas para eles.

Em resumo, estas são as etapas básicas.

Processo de 4 etapas de mala direta por email: abrir/criar, selecionar destinatários, adicionar espaços reservados, visualização e mesclagem

 Importante    Verifique se você está usando as mesmas versões do Outlook e do Word: Microsoft Word 2013 e Microsoft Outlook 2013.

O processo de mala direta engloba as seguintes etapas gerais e, embora pareça complicado, na verdade é bastante simples com um pouco de configuração.

  1. Configurar a mensagem de email. Nesta etapa, você abrirá o Word em um documento em branco ou em um documento que já esteja criado e introduzido na parte de mesclagem do processo.
  2. Conectar a documento da mensagem de email à sua lista de endereços. Sua lista de endereços é a fonte de dados usada pelo Word na mala direta. É um arquivo que contém os endereços de email para os quais as mensagens serão enviadas.
  3. Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, ao documento de mala direta. Ao realizar a mala direta, os campos da mala direta são preenchidos com as informações de sua lista de endereços.
  4. Visualizar e concluir a mesclagem. É possível visualizar cada mensagem antes de enviar todo o conjunto.

Configurar o documento principal da mensagem de email

  1. Inicie o Word e crie sua mensagem no documento em branco ou inicie o Word e abra algo que você já tenha iniciado.
  2. Clique em Correspondência > Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email.

Comando Iniciar Mala Direta

Conectar o documento da mensagem de email à sua lista

Agora é hora de escolher seus destinatários em uma fonte de dados (um nome bonito para sua lista de endereços). Se você ainda não tiver uma fonte de dados, poderá criar uma durante o processo de mala direta. Verifique se a sua fonte possui uma coluna para endereços de email e se você possui o endereço de email de todas as pessoas para as quais enviará a mensagem.

Clique em Correspondências > Selecionar Destinatários e escolha a fonte de dados que deseja usar:

  • Para usar o endereço de email dos seus contatos do Outlook, clique em Selecionar Contatos do Outlook. Se o Word solicitar que você escolha uma lista de contatos ou um perfil do Outlook, clique na lista ou perfil que você deseja usar na mesclagem.

Comando para selecionar contatos do Outlook

 Importante    Certifique-se de fazer as alterações na sua lista de contatos do Outlook antes de iniciar a mesclagem. Não será possível alterar a lista no Word.

  • Para usar uma lista de endereços que esteja em uma planilha do Excel ou em um banco de dados do Access, clique em Usar Lista Existente e navegue até sua lista.

Comando Selecionar Destinatários

(Você pode ler mais sobre como executar uma mala direta usando uma planilha do Excel.)

  • Se você ainda não tiver uma lista de endereços, clique em Digitar Nova Lista e preencha o formulário exibido no Word. (A lista criada é salva como um arquivo de banco de dados, ou arquivo .mdb, que poderá ser reutilizado. Leia mais sobre como configurar uma lista de mala direta no Word.)

Comando Digitar uma Nova Lista

 Observação    Na próxima vez que você quiser usar esta lista em uma mala direta, clique em Correspondências %gt; Selecionar Destinatários > Usar Lista Existente e escolha a lista que você criou.

Se você tiver clicado em Usar Lista Existente, o Word seleciona automaticamente todas as pessoas da lista escolhida. Se você pretende usar a sua lista inteira como está, pule para a próxima etapa.

Para restringir a lista de destinatários, selecione os nomes desejados na caixa Destinatários de Mala Direta . (Você pode abrir a caixa Destinatários de Mala Direta clicando em Correspondências > Editar Lista de Destinatários.)

A seguir apresentamos algumas formas de restringir a lista:

  • Selecionar registros individuais    Isso será mais útil se sua lista for pequena. Marque as caixas ao lado das pessoas que você deseja incluir e desmarque as que não deseja.

Selecione linhas marcando as caixas de seleção

  • Classificar registros    Clique no título da coluna do item pelo qual deseja classificar. A lista é classificada em ordem alfabética crescente (de A a Z). Clique no título da coluna novamente para classificar a lista em ordem alfabética decrescente (de Z a A).

O comando Classificar

  • Filtrar registros    Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar. Isso será útil se a lista contiver coisas que você não deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, você poderá marcar ou desmarcar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros.

O comando Filtrar

Para obter mais detalhes sobre filtragem, consulte Classificar e filtrar os dados de uma mala direta.

  • Adicionar destinatários    Para adicionar pessoas à lista, em Fonte de dados, clique no nome do arquivo de dados. Clique em Editar > Nova Entrada e digite as informações do destinatário. Para obter mais informações, consulte Adicionar a uma lista de endereços de mala direta.

Adicionar espaços reservados, ou campos, ao documento da mensagem de email

Após conectar o documento à lista de endereços, digite o texto da mensagem.

Para personalizar cada uma das mensagens, adicione os campos de mala direta da fonte de dados. Por exemplo, clique em Correspondências > Gravar e Inserir Campos e Linha de Saudação para adicionar uma linha com o nome da pessoa.

Botão de campo de mala direta Linha de Saudação

A caixa Inserir Linha de Saudação é exibida e você pode escolher se deseja adicionar "Caro" ou "Para" e como deseja que o nome da pessoa apareça. O Word insere um espaço reservado para a linha de saudação e adiciona cada um dos nomes durante a mesclagem.

Você também pode adicionar outros campos a partir da fonte de dados clicando em Inserir campo de mesclagem e o campo que deseja adicionar. Para obter mais informações, consulte Inserir campos de mala direta.

Menu Inserir Campo de Mesclagem de campos disponíveis

Formatação

Um programa de planilha como o Excel armazena as informações que você digita nas células como dados brutos. Ao mesclar informações de uma planilha do Excel em um documento do Word, você está mesclando dados brutos sem nenhuma formatação do Excel. Se a planilha incluir datas, horas, moedas ou códigos postais que comecem ou terminem com 0, leia sobre formatar números, datas e outros valores de mala direta.

Visualização e conclusão da mesclagem

Após adicionar os campos ao documento principal da mensagem de email, você está pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, poderá concluir a mesclagem

Visualizar a mesclagem

Clique em Correspondência e, a alguns grupos à direita, você verá Visualizar Resultados.

Grupo Visualizar Resultados

Agora você pode fazer qualquer uma destas coisas:

  • Clicar em Visualizar Resultados (essa opção só estará disponível se você escolher um ou mais campos de espaço reservado, como saudação, nome, endereço etc.)
  • Percorra as páginas de cada mensagem de email clicando nas setas azuis.
  • Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.
  • Edite sua lista de destinatários (quem receberá esta mensagem) clicando em Correspondências > Editar Lista de Destinatários.

Concluir a mesclagem e enviar as mensagens

  1. Clique em Correspondências > Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email.
  2. Na caixa Para , selecione o nome na coluna de endereços de email da lista.

 Observação   O Word envia uma mensagem individual para cada um dos endereços de email. Não é possível adicionar destinatários com cópia (Cc) ou com cópia oculta (Bcc). Também não é possível adicionar anexos à mensagem de mala direta.

  1. Na caixa Linha do assunto, digite uma linha de assunto para a mensagem.
  2. Na caixa Formato de Mensagem, clique em HTML ou em Texto sem formatação para enviar o documento como o corpo da mensagem de email.

 Importante   Se você enviar o documento como uma mensagem de email sem formatação, ele não incluirá nenhuma formatação de texto ou gráficos.

Salvar a mensagem

Salve a mensagem se você pretende usá-la em outra mala direta.

Ao salvar o documento principal da mensagem de email, você também estará salvando sua conexão com o arquivo de dados escolhido. Na próxima vez que abrir o documento principal da mensagem de email, o Windows perguntará se você deseja manter a conexão com o arquivo de dados.

  • Se você clicar em Sim, o documento será aberto com as informações do primeiro registro mesclado.
  • Se você clicar em Não, a conexão entre o documento principal da mensagem de email e o arquivo de dados será interrompida. O documento principal da mensagem de email se tornará um documento padrão do Word.
 
 
Aplica-se a:
Word 2013