Solucionar problemas de mala direta

Você pode usar documentos principais (documento principal: em uma operação de mala direta no Word, o documento que contém o texto e elementos gráficos que são iguais em cada versão do documento mesclado, como o endereço do remetente ou a saudação em uma carta modelo.) criados nas seguintes versões do Microsoft Word:

• Microsoft Word 2002, 2000, 97, 7.x, 6.x ou 2.x para Windows, se o documento principal estiver anexado a uma fonte de dados (fonte de dados: um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. É necessário conectar-se à fonte de dados para poder usar as informações contidas nele.).
• Microsoft Word 98 para o Macintosh, se o documento principal estiver anexado a uma fonte de dados.
• Microsoft Word versão 1.x para Windows, se o documento principal contiver um campo DATE que identifica a fonte de dados.
• Word para Macintosh ou Word para MS-DOS, se o documento principal contiver uma instrução DATE que identifique a fonte de dados (documento de dados).

Abra o documento principal (documento principal: em uma operação de mala direta no Word, o documento que contém o texto e elementos gráficos que são iguais em cada versão do documento mesclado, como o endereço do remetente ou a saudação em uma carta modelo.). Se o painel de tarefas Mala Direta não aparecer, aponte para Cartas e Correspondências no menu Ferramentas e clique em Mala Direta. Na etapa 2 do painel de tarefas (Selecione o documento inicial), clique em Opções de etiqueta ou em Opções de envelope e selecione o tamanho desejado.

O que era chamado de catálogo em algumas versões anteriores do Microsoft Word agora é chamado de diretório. Para criar um, marque Diretório na etapa 1 do painel de tarefas Mala Direta e siga as instruções.

1. Abra o documento principal.
2. Na barra de ferramentas (barra de ferramentas: uma barra com botões e opções que podem ser usadas para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas, pressione ALT e, em seguida, SHIFT+10.) Mala direta, clique em Configuração do documento principal e, em seguida, clique em Documento normal do Word.

Desative a exibição dos códigos de campos (código de campo: espaço reservado que mostra onde irão aparecer as informações especificadas de sua fonte de dados; os elementos de um campo que geram um resultado de campo. O código de campo inclui os caracteres de campo, o tipo de campo e instruções.) antes de imprimir. No menu Ferramentas, clique em Opções, clique na guia Imprimir e desmarque a caixa de seleção Códigos de campo.

Para evitar que haja linhas em branco em campos (campo: um conjunto de códigos que informa ao Microsoft Word para inserir texto, elementos gráficos, números de página e outros itens em um documento automaticamente. Por exemplo, o campo DATA insere a data atual.) do Word, como IF, SET e ASK, faça o seguinte:

• Se um campo (como ASK ou SET) não tiver texto resultante, você poderá inserir o campo no texto padrão. Se for necessário colocar o campo em um parágrafo separado, formate a marca de parágrafo (marca de parágrafo: o símbolo não-imprimível que o Microsoft Word insere quando você pressiona ENTER para finalizar o parágrafo. A marca de parágrafo armazena a formatação aplicada ao parágrafo.) ( ) como texto oculto (texto oculto: formatação de caractere que permite mostrar ou ocultar um texto especificado. O Microsoft Word indica o texto oculto sublinhando-o com uma linha pontilhada.). Antes de mesclar os documentos, desmarque a caixa de seleção Texto oculto na guia Imprimir da caixa de diálogo Opções (menu Ferramentas).
• Se o texto inserido por um campo IF precisar ser impresso em um parágrafo separado, inclua a marca de parágrafo nas instruções de campo. Insira o campo IF no documento principal; em seguida, com os códigos de campo (código de campo: espaço reservado que mostra onde irão aparecer as informações especificadas de sua fonte de dados; os elementos de um campo que geram um resultado de campo. O código de campo inclui os caracteres de campo, o tipo de campo e instruções.) exibidos, insira a marca de parágrafo no conjunto de aspas apropriado. No exemplo a seguir, o Word só inserirá a marca de parágrafo depois de "folheto" se o texto for impresso.

{ IF { MERGEFIELD Produto } = "Massas" "Expandimos nossa linha de massas. Consulte o folheto anexado.¶

" " " } Obrigado por seu pedido.¶

Quando você mescla cartas modelo ou tipos semelhantes de documentos mesclados em um novo documento, o Microsoft Word coloca cada carta em uma seção (seção: parte de um documento em que você define determinadas opções de formatação de página. Você cria uma nova seção quando deseja alterar propriedades como numeração de linha, número de colunas ou cabeçalhos e rodapés.) separada do novo documento.

Para imprimir somente determinadas cartas de um novo documento, clique em Imprimir no menu Arquivo. Na caixa Páginas, digite os números das seções que contêm as cartas que você deseja imprimir. Por exemplo, para imprimir a terceira, sexta, sétima e oitava cartas modelo, digite s3,s6-s8 na caixa Páginas. Para identificar o número de seção, clique em uma carta e observe o número de seção exibido na barra de status — por exemplo "Sec 3".

Se a caixa de diálogo Coincidir campos aparecer, talvez o Microsoft Word não tenha conseguido encontrar alguma informação necessária para o bloco de endereço, linha de saudação ou algum outro campo. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo da fonte da dados que corresponde ao campo requerido pela mala direta.

Quando você mescla para email com o Microsoft Outlook como o programa de email, pode receber mensagens do Outlook informando que um programa está tentando acessar os endereços de email e enviar emails. Essas são medidas de segurança criadas para proteger contra vírus que se multiplicam através dos emails.

Para continuar com a mesclagem, marque a caixa de seleção Permitir acesso para e selecione o tempo necessário para completar a mesclagem. Clique em Sim e, se alertado novamente, continue clicando em Sim até que a mesclagem esteja completa.

Esses avisos não aparecem se as mensagens de email forem enviadas no formato HTML. Para evitar que os avisos apareçam ao realizar uma mesclagem para email, selecione HTML como o formato de correspondência na caixa de diálogo Mesclagem para email.

Você pode iniciar o Microsoft Query a partir da caixa de diálogo Selecionar fonte de dados. Clique no menu Ferramentas e clique em MS Query.

As caixas de diálogo Inserir bloco de endereço e Linha de saudação fornecem amostras de informações com o fim de visualização. O destinatário da amostra que você vê nessas caixas de diálogo não aparecerão em nenhum lugar do documento mesclado.

Por padrão, o campo de linha de saudação inclui uma saudação. Se não desejar incluir uma e digitá-la manualmente no documento, clique em (nenhuma) na caixa Formato da linha de saudação (caixa de diálogo Linha de saudação).

Se as informações da fonte de dados forem formatadas de forma diferente do texto no documento principal, a formatação pode não parecer correta quando as informações são mescladas.

No documento principal, selecione o campo de mesclagem total correspondente aos dados que você deseja formatar. No menu Formatar, clique em Fonte e selecione as opções desejadas.

Um campo indesejado pode ter sido erroneamente inserido no documento. Abra o documento principal e exclua quaisquer campos extras, que estarão entre colchetes: << >>.

Se a fonte de dados contém endereços de países/regiões diferentes, o Word pode formatar os endereços de acordo com o país/região do destinatário. Para que todos os endereços usem um único formato, você pode desativar essa opção na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, desmarcando a caixa de seleção Formatar endereço de acordo com país/região de destino.

• A informação pode estar ausente da fonte de dados. No passo 3 do painel de tarefas Mala Direta (Selecione os destinatários), clique em Editar a lista de destinatários. Na lista Destinatários da Mala Direta, localize o registro que contém a informação que está faltando. Se a informação não estiver lá, então ela não existe na fonte de dados. Você pode editar a fonte de dados diretamente e reiniciar a mesclagem ou pode excluir o destinatário dessa mesclagem.
• O painel de tarefas Mala Direta pode não ter reconhecido um título de coluna na fonte de dados, o que poderia resultar na impossibilidade de mapear a informação de um campo de mesclagem. Você pode corrigir isso usando a caixa de diálogo Coincidir Campos. Para isso, clique em Coincidir Campos nas caixas de diálogo Inserir Bloco de Endereço, Linha de Saudação e Inserir Campo de Mesclagem. Na caixa de diálogo Coincidir Campos, clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo da fonte de dados correspondente ao campo necessário para a mala direta.
• Se estiver faltando alguma informação no bloco de endereço ou na linha de saudação, verifique se você incluiu todas as informações desejadas na caixa de diálogo Bloco de Endereço ou Linha de Saudação, como nome do destinatário, saudação, etc. Para editar o bloco de endereço ou a linha de saudação, clique com o botão direito do mouse no campo Bloco de Endereço ou Linha de Saudação no documento e clique em Editar Bloco de Endereço ou em Editar Linha de Saudação.

Para editar informações em cada carta, mensagem de email, etc., você primeiro precisa completar a mesclagem e, em seguida, fazer as alterações no documento mesclado resultante. Editar a informação do documento principal faz a mesma alteração em todos os destinatários.

O Microsoft Word insere blocos de endereço, linhas de saudação e outros campos no local do ponto de inserção. Certifique-se de incluir o espaçamento e os retornos de parágrafo corretos antes e depois desses campos, assim como faria em qualquer texto.