Descarte comentários e alterações controladas definitivamente

Aplica-se a
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Você recebeu um documento por email de um colega de trabalho. Como o conteúdo servia como ponto de partida para o texto em que trabalhava, você salvou o documento com um novo nome e o adaptou às suas necessidades. No entanto, nunca passou pela sua cabeça que havia alguns comentários no documento original, pois eles não apareciam na sua cópia. Agora, você já pode passar o documento para seus clientes, mas deseja enviar o seu documento, não um acúmulo do documento original com os comentários do seu colega de trabalho e as suas atualizações.

Ou, você usou o recurso Controlar Alterações do Word para manter um controle das revisões feitas por você no seu currículo. Você quer enviar o currículo para o seu possível chefe, que verá apenas o resultado final da sua edição, e não o processo que foi adotado.

Em ambos os casos, você ficará surpreso ao saber que a pessoa que recebeu o documento teve dificuldades para lê-lo. O texto estava tachado, sublinhado e com balões de formatação na lateral. A seção de objetivos do currículo continha três objetivos diferentes com texto riscado — e os objetivos que você queria inserir apareciam com texto sublinhado. Grandes chances de você não conseguir o trabalho.

Currículo com marcas de revisão

Esse texto não estava no documento quando ele foi enviado. Como o Word encontrou e exibiu este conteúdo? O que fazer para o Word se comportar?

Compreendendo o recurso Controlar Alterações

Você pode não perceber, mas está trabalhando com o recurso Controlar Alterações ou Comentários do Word. Geralmente, quando o Word controla alterações, ele exibe exclusões com formatação riscada e inserções como texto sublinhado. As exclusões e inserções, bem como os comentários (ou "anotações"), podem ser exibidos em balões na margem da página.

Há várias formas de ocultar as revisões ou os comentários — mas todas as revisões feitas com o recurso Controlar Alterações ativado e todos os comentários inseridos continuaram fazendo parte do documento até serem rejeitados ou aceitos (ou, no caso de comentários, excluídos).

 Observação   Não basta desativar o recurso Controlar Alterações para remover as marcas de revisão ou os comentários do documento. Pelo contrário, isso fará com que você modifique o documento sem armazenar inserções e exclusões e sem exibi-las como texto tachado, sublinhado ou em balões.

Como descartar minhas revisões?

Para descartar comentários e alterações controladas, aceite ou rejeite as alterações e exclua os comentários. Veja como:

  1. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Revisão.
  2. Na barra de ferramentas Revisão, clique em Mostrar e verifique se a marca de seleção é exibida ao lado de cada um destes itens:

Comentários

Anotações à Tinta (Word 2003 apenas)

Inserções e Exclusões

Formatação

Revisores (aponte para Revisores e verifique se a caixa de seleção Todos os Revisores está marcada.)

Se não aparecer uma marca de seleção ao lado de um item, clique no item para selecioná-lo.

  1. Na barra de ferramentas Revisão, clique em Avançar para passar para a próxima revisão ou o próximo comentário.
  2. Na barra de ferramentas Revisão, clique em Aceitar Alteração ou Rejeitar Alteração/Excluir Comentário para cada revisão ou comentário.
  3. Repita as etapas 3 e 4 até todas as revisões no documento serem aceitas ou rejeitadas, e todos os comentários excluídos.

 Observação   Se você tiver certeza de que deseja aceitar todas as alterações, clique na seta ao lado de Aceitar Alteração e, em seguida, clique em Aceitar Todas as Alterações no Documento. Se você tiver certeza de que deseja rejeitar todas as alterações, clique na seta ao lado de Rejeitar Alteração/Excluir Comentário e, em seguida, clique em Rejeitar Todas as Alterações no Documento. Para remover todos os comentários, exclua-os também. Clique na seta ao lado de Rejeitar Alteração/Excluir Comentário e, em seguida, clique em Excluir Todos os Comentários no Documento.

Como as revisões e os comentários apareceram?

Você pode ter achado que removeu os comentários ou as revisões, ou pode ter recebido o documento de alguém sem perceber que ele continha comentários ou revisões. Como o Word armazena esses itens sem você se dar conta disso?

Você ou outra pessoa que enviou o documento pode ter ocultado as revisões ou os comentários. Eles são apenas ocultados, mas não escondidos. No entanto, eles permanecem no documento. Dependendo da versão do Word e das configurações usadas, as revisões ou os comentários poderão reaparecer quando você ou outra pessoa abrir o documento.

Se você não quiser que outra pessoa veja as revisões e os comentários, aceite ou rejeite as revisões e exclua os comentários antes de compartilhar o documento. Seja qual for a versão do Word que estiver usando, esse será o procedimento, pois qualquer pessoa que abrir o documento poderá facilmente exibir as revisões ou os comentários existentes.

 Observação   Se você estiver usando o Word 2003, a probabilidade de distribuir inadvertidamente documentos que contêm marcas de revisão e comentários será menor, pois o Word 2003 exibe as revisões e os comentários por padrão.

Onde as revisões e os comentários podem estar escondidos

Há várias formas de ocultar marcas de revisão e comentários, que poderão levá-lo a pensar que eles não estão no documento.

 Observação   Para exibir a barra de ferramentas Revisão, aponte para Barras de Ferramentas no menu Exibir e clique em Revisão.

Caixa Exibir para Revisão    Na barra de ferramentas Revisão, a caixa Exibir para Revisão oferece quatro opções para exibir o documento. Se você selecionar Final ou Original, as marcas de revisão e os comentários ficarão ocultos. Para exibir as marcas de revisão, selecione Marcação na Exibição Final ou Marcação na Exibição Original.

Menu Mostrar    Você pode ocultar comentários e revisões desativando-os no menu Mostrar da barra de ferramentas Revisão. Os itens com uma marca de seleção no menu Mostrar são exibidos; os itens sem uma marca de seleção ficam ocultos. Para exibir um item, como Inserções e Exclusões, selecione-o no menu Mostrar.

Opção para ocultar marcação    No Word 2003, a opção Tornar a marcação oculta visível ao abrir ou salvar pode estar desativada. Para ativá-la, clique em Opções (menu Ferramentas) e, na guia Segurança, marque a caixa de seleção Tornar a marcação oculta visível ao abrir ou salvar.

Por que o Word 2003 exibe revisões e comentários por padrão

Para impedir a distribuição inadvertida de documentos que contêm marcas de revisão e comentários, o Word 2003 exibe marcas de revisão e comentários por padrão. Além disso, há uma opção, Tornar a marcação oculta visível ao abrir ou salvar, que fica ativada por padrão.

Posso ter as duas opções?

Se você quiser preservar as marcas de revisão ou os comentários de um documento e compartilhá-lo sem as pessoas conseguirem ver as revisões e os comentários, a melhor solução será manter cópias separadas do documento: uma para a distribuição e outra para você. Na versão pública do documento, aceite ou rejeite todas as marcas de revisão e exclua todos os comentários, conforme descrito neste artigo. Na versão particular do documento, você pode deixar as revisões e os comentários intactos.

 
 
Aplica-se a:
Word 2003