Criar e imprimir etiquetas para envio de correspondência em massa

Quando você desejar usar etiquetas de endereço para enviar uma correspondência em massa para sua lista de endereços, poderá usar a mala direta para criar uma folha de etiquetas de endereços. Cada etiqueta contém um endereço da sua lista.

O processo de mala direta inclui as seguintes etapas gerais:

  1. Configurar as etiquetas. Configure o layout das etiquetas uma vez, para todas as etiquetas na mala direta. Em uma mala direta, o documento que você usa para fazer isso é chamado de documento principal. No documento principal da etiqueta, também é possível configurar qualquer conteúdo que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno nas etiquetas de entrega.
  2. Conectar as etiquetas à sua lista de endereço. Sua lista de endereços é a fonte de dados usada pelo Microsoft Office Word na mala direta. É um arquivo que contém os endereços a serem impressos nas etiquetas.
  3. Refinar a lista de destinatários. O Word gera uma etiqueta para cada endereço na sua lista de correspondências. Se você quiser gerar etiquetas apenas para determinados endereços na sua lista de correspondências, poderá escolher quais endereços, ou registros deseja incluir.
  4. Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, às etiquetas. Ao realizar a mala direta, os campos da mala direta são preenchidos com as informações de sua lista de endereços.
  5. Visualizar e completar a mesclagem. É possível visualizar cada etiqueta antes de imprimir todo o conjunto.

Você pode usar comandos na guia Correspondências para executar uma mala direta.

 Dica   Também é possível realizar uma mala direta usando o painel de tarefas Mala Direta, que lhe orienta etapa por etapa pelo processo. Para usar o painel de tarefas, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta. Na Etapa 1 do processo, em Selecionar o tipo de documento, clique em Etiquetas.

Imagem da Faixa de Opções do Word

Configurar as etiquetas

Possivelmente, você já tem um pacote de folhas de etiqueta de um dos fornecedores de folha de etiqueta, como Avery, AOne ou Formtec. cada folha tem um determinado tamanho e contém um determinado número de etiquetas com dimensões específicas.

Para configurar o documento principal da etiqueta, é necessário corresponder as dimensões desse documento com as dimensões das etiquetas nas folhas que você possui.

  1. Inicie o Word.

Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher fechá-lo, os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.

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  1. Clique em Etiquetas.
  2. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, você tem diversas opções.

Caixa de diálogo Opções de Etiqueta

Texto explicativo 1 O tipo de impressora que você está usando para imprimir as etiquetas
Texto explicativo 2 O fornecedor que produziu suas folhas de etiquetas
Texto explicativo 3 O número que corresponde ao número de produto listado no seu pacote de folhas de etiquetas

MostrarO número do produto para minhas folhas de etiquetas não corresponde a nenhuma das opções na caixa de diálogo Opções de Etiqueta

Ainda é possível imprimir suas etiquetas. É necessário apenas fazer algumas personalizações.

  1. Meça as etiquetas da folha que você possui e anote as medidas e quantas etiquetas cabem em uma única folha.

 Observação   Meça as etiquetas com cuidado. O tamanho real da etiqueta deve ser menor que o tamanho indicado pelo fabricante da etiqueta. Por exemplo, uma etiqueta de 2,5 cm por 5 cm deve ser na verdade 2,3 cm de altura e 4,92 cm de largura.

  1. Na lista Número do produto, selecione um tipo de etiqueta semelhante em tamanho às suas etiquetas.

Se você não vir o tipo de etiqueta que deseja na caixa Número do produto talvez possa usar outra das etiquetas listadas, ou criar um novo tamanho personalizado.

  1. Clique em Detalhes e, em seguida, compare as dimensões da etiqueta e o número de etiquetas por folha (para etiquetas impressas a laser e em impressoras a tinta) ou o número de colunas no formulário de etiquetas (para etiquetas impressas em impressoras matriciais).
  2. Siga um destes procedimentos:
    • Se as dimensões e o layout corresponderem às suas etiquetas, use a etiqueta selecionada.
    • Caso contrário clique em Cancelar e continue com a etapa 5.
  3. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, clique no tipo de impressora (Impressoras de alimentação contínua ou Impressoras de páginas) e, em seguida, clique em Nova Etiqueta.
  4. Digite um nome na caixa Nome da etiqueta, selecione altura, largura, margens e outras opções para a etiqueta personalizada e clique em OK.

A nova etiqueta será exibida na caixa Número de série como Nome da etiqueta Personalizada. A etiqueta também é colocada na categoria Outra/Personalizada. Na próxima vez que usar suas etiquetas, certifique-se de selecionar Outra/Personalizada na lista Fornecedores de etiquetas.

  1. Após selecionar as opções de etiqueta que deseja, clique em OK.

O Word cria um documento que contém a folha de etiquetas. O Word usa uma tabela para organizar as etiquetas. Se você não vir linhas separando as etiquetas, clique na guia Layout em Ferramentas de Tabela e, em seguida, no grupo Tabela, clique em Exibir Linhas de Grade.

Reiniciar uma mala direta

Se você precisar para de trabalhar em uma mala direta, poderá salvar o documento principal da etiqueta e reiniciar a mesclagem posteriormente. O Word mantém a fonte de dados e as informações dos campos. Se você estava usando o painel de tarefas Mala Direta, o Word retornará ao local onde parou no painel de tarefas ao reiniciar a mesclagem.

  1. Quando você estiver pronto para reiniciar a mesclagem, abra o documento.

O Word exibe uma mensagem que pede para você confirmar se deseja abrir o documento, que executará um comando SQL.

  1. Como esse documento está conectado a uma fonte de dados e você deseja recuperar os dados, clique em Sim. Se estivesse abrindo um documento que não soubesse estar conectado a uma fonte de dados, você poderia clicar em Não para impedir possíveis acessos mal-intencionados aos dados.

O texto do documento, junto com quaisquer campos inseridos, aparece.

  1. Clique na guia Correspondências e reinicie seu trabalho.

Início da página Início da página

Conectar as etiquetas à sua lista de endereço

Para mesclar informações em suas etiquetas, é necessário conectar as etiquetas à sua lista de endereços, também conhecida como uma fonte de dados ou um arquivo de dados. Se você ainda não tiver um arquivo de dados, poderá criar um durante o processo de mala direta.

Escolha um arquivo de dados

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Se você quiser usar sua Lista de contatos no Microsoft Office Outlook, clique em Selecionar a partir dos Contatos do Outlook.

MostrarDicas para trabalhar com a lista Contatos do Microsoft Office Outlook

Conectar-se à sua pasta de Contatos do Office Outlook é normalmente um processo direto, mas algumas vezes você pode encontrar um problema. Aqui estão as soluções para problemas comuns que podem ocorrer:

Não consigo encontrar a pasta Contatos do Outlook

Pode ser necessário ativar a propriedade Mostrar esta pasta como catálogo de emails no Outlook, ou alterar seu perfil de usuário do Outlook.

Ative a propriedade Mostrar esta pasta como catálogo de emails

  1. No Microsoft Office Outlook, no menu Ir, clique em Contatos.
  2. Clique com o botão direito do mouse na pasta Contatos que contenha as informações que deseja usar para uma mala direta e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.
    Propriedades do Contato no Outlook
  3. Na guia Catálogo de endereços do Outlook, verifique se a caixa de seleção Mostrar esta pasta como catálogo de emails está marcada e, em seguida, clique em OK.

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Altere o seu perfil de usuário do Outlook

O perfil de usuário do Outlook é um grupo de contas de email e catálogos de endereços. Normalmente, você precisa apenas de um perfil, mas se você compartilhar seu computador com outras pessoas ou usar catálogos de endereços diferentes para objetivos diferentes, você poderá configurar mais de um perfil. Se, ao iniciar sua mala direta, você estiver usando um perfil que não inclui a pasta Contatos que deseja usar, essa pasta não estará disponível.

Para alternar para um perfil de usuário diferente, apenas reinicie o Outlook. Quando for solicitado por um perfil, escolha o perfil que inclui a pasta Contatos que deseja usar na mala direta.

Se não for solicitado por um perfil e souber que tem mais de um perfil, convém configurar o Outlook de modo que ele faça a solicitação. Isso pode ser feito da seguinte maneira:

  1. Saia do Outlook.
  2. No Painel de controle, alterne para modo de exibição clássico e clique em Email.
  3. Clique em Mostrar Perfis.
  4. Para que seja solicitado que você selecione um perfil sempre que iniciar o Outlook, clique em Escolher perfil a ser usado e clique em OK.


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Recebo mensagens de erro sobre clientes de email e tabelas

Se você tentar se conectar à sua pasta de Contatos durante uma mala direta no Word e o Outlook não estiver configurado como seu programa de email padrão no Windows Internet Explorer, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

"Não há um cliente de email padrão ou o cliente de email atual não pode realizar a solicitação de mensagens. Execute o Microsoft Office Outlook e defina-o como o cliente de email padrão".

Para evitar receber essa mensagem durante uma mala direta, faça o seguinte:

  1. Saia do Word.
  2. No menu Ferramentas do Internet Explorer, clique em Opções da Internet e, em seguida, clique na guia Programas.
  3. Em Email, clique em Microsoft Office Outlook e, em seguida, clique em OK.

Inicie o Word novamente, abra seu documento de mala direta e conecte-se à sua pasta Contatos do Outlook.

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Não consigo me conectar a uma pasta Contatos do Outlook em Pastas Públicas

Se você iniciar uma mala direta no Word e tentar se conectar a uma pasta de Contatos do Outlook em Pastas Públicas, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

"A operação não pode ser concluída devido a falhas na caixa de diálogo ou no mecanismo de banco de dados. Tente novamente mais tarde."

Se tentar novamente mais tarde, receberá a mesma mensagem.

Para usar uma pasta Contatos de Pastas Públicas como o arquivo de dados para sua mala direta, terá que iniciar a mala direta pelo Microsoft Office Outlook.

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Desejo usar meu catálogo de endereços do Outlook Express como minha pasta Contatos

Não é possível se conectar a esse tipo de catálogo de endereços diretamente durante uma mala direta. Em vez disso, exporte seu catálogo de endereços do Microsoft Outlook Express como um arquivo de texto .csv e, em seguida, conecte-se a ele dessa forma.

Exportar seu catálogo de endereços do Outlook Express

  1. Inicie o Outlook Express.
  2. No menu Arquivo, aponte para Exportar e clique em Catálogo de Endereços.
  3. Na caixa de diálogo Ferramenta de Exportação de Catálogo de Endereços, clique em Arquivo de Texto (Valores Separados por Vírgula) e clique em Exportar.
  4. Na caixa Salvar arquivo exportado como, digite um nome de arquivo para seu arquivo exportado e, em seguida, clique em Pesquisar.
  5. Na caixa de diálogo Salvar Como, na lista Salvar em, escolha onde deseja salvar o arquivo e, em seguida, clique em Salvar. É muito útil salvar arquivos de dados na pasta Minhas Fontes de Dados na sua pasta Meus Documentos. É nesse local que o Word pesquisa primeiro pelos arquivos de dados quando você procura por eles durante uma mala direta.
  6. Clique em Avançar. Marque as caixas de seleção ao lado dos campos que deseja exportar e, em seguida, clique em Concluir.

 Observação   Quando estiver decidindo quais campos exportar, pense nas cartas modelo, emails ou etiquetas que deseja criar com a mala direta. Por exemplo, se nunca for incluir apelidos ou sites pessoais em seus documentos mesclados, não exporte esses campos.

  1. Quando a mensagem de conclusão da exportação for exibida, clique em OK.
  2. Para fechar a caixa de diálogo Ferramenta de Exportação de Catálogo de Endereços, clique em Fechar e, em seguida, saia do Outlook Express.

Quando retornar ao Word para realizar sua mala direta e chegar á etapa na qual você se conecta a um arquivo de dados, clique na opção Usar uma lista existente e pesquise o local onde está o arquivo .csv que você acabou de exportar. Antes do arquivo abrir, você pode ser questionado sobre qual caractere separador irá separar uma coluna da outra na sua lista de endereços. Clique em Vírgula e, em seguida, clique em OK.


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  • Se você tiver uma planilha do Microsoft Office Excel, um banco de dados do Microsoft Office Access ou outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar Lista Existente e, em seguida, localize o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados.

Para o Excel, é possível selecionar os dados a partir de qualquer planilha ou intervalo nomeado dentro de uma pasta de trabalho. Para o Access, é possível selecionar os dados de qualquer tabela ou consulta (consulta: um meio de encontrar todos os registros armazenados em uma fonte de dados que atende a um conjunto de critérios definidos por você. As consultas podem conter operadores, aspas, marcas, caracteres curinga e parênteses para facilitar sua pesquisa.) definido no banco de dados. Para outro tipo de arquivo de dados, selecione o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados. Se o arquivo não estiver listado, selecione o tipo de arquivo apropriado ou selecione Todos os Arquivos na caixa Arquivos do tipo. Em uma mala direta, você pode usar os seguintes tipos de arquivos de dados:

MostrarDicas para formatação de dados no Office Excel

Se o seu arquivo de dados for uma planilha do Office Excel que inclua porcentagens, valore de moeda ou códigos postais, você poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o DDE (Intercâmbio Dinâmico de Dados) para conectar-se à planilha do Excel a partir do Word. Por exemplo, você pode certificar-se de que um código postal de cinco dígitos de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 (sem o zero à esquerda).

Antes de se conectar à planilha, faça o seguinte no Word:

  1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Opções do Word.
  1. Clique em Avançado.
  2. Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.
  3. Clique em OK.
  4. Com o documento principal da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, em seguida, clique em Usar Lista existente.
  5. Localize a planilha do Excel na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e clique duas vezes nela.
  6. Na caixa de diálogo Confirmar a Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK.

 Observação   Se você não vir Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls), marque a caixa de seleção Mostrar Tudo.

  1. Na caixa de diálogo Microsoft Office Excel, para Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contenha as informações que deseja mesclar e, em seguida, clique em OK.

 Observação   Para impedir a solicitação sempre que abrir um arquivo de dados, é possível desmarcar a caixa de seleção Confirmar a conversão ao abrir após se conectar à planilha.

  • Se você ainda não tiver um arquivo de dados, clique em Digitar uma nova lista e, em seguida, use o formulário aberto para criar sua lista. A lista é salva como um arquivo de banco de dados (.mdb) que pode ser usado novamente.

 Observação   Se você instalou o 2007 Microsoft Office System (em vez de instalar somente o Office Word 2007), também poderá usar o Microsoft Query para construir uma consulta (consulta: um meio de encontrar todos os registros armazenados em uma fonte de dados que atende a um conjunto de critérios definidos por você. As consultas podem conter operadores, aspas, marcas, caracteres curinga e parênteses para facilitar sua pesquisa.) e recuperar os dados que deseja de uma fonte de dados externa (fonte de dados externa: uma fonte de dados que contém os dados aos quais um usuário deseja obter acesso: por exemplo, uma lista do Microsoft Excel ou um banco de dados do Microsoft Access.).

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Refinar a lista de destinatários

Ao conectar-se a um determinado arquivo de dados, talvez você não queira mesclar informações de todos os registros (linhas) desse arquivo de dados em suas etiquetas.

Para estreitar a lista de destinatários ou usar um subconjunto dos itens no seu arquivo de dados, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Editar Lista de Destinatários.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, siga um destes procedimentos:
    • Selecione registros individuais     Esse método é mais útil se sua lista for pequena. Marque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja incluir e desmarque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja excluir.

Se souber que deseja incluir apenas alguns registros na sua mala direta, poderá desmarcar a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, selecione apenas os registros que deseja. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da lista, marque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de seleção para os registros que você não deseja incluir.

  • Classificar registros     Clique no título da coluna do item pelo qual deseja classificar. A lista classifica em ordem alfabética ascendente (de A a Z).

Se você deseja uma classificação mais complexa, clique em Classificar em Refinar lista de destinatários e escolha suas preferências de classificação na guia Classificar Registros na caixa de diálogo Filtrar e Classificar. Por exemplo, é possível usar esse tipo de classificação se quiser que os endereços dos destinatários sejam organizados em ordem alfabética com base no sobrenome dentro de cada código postal e que os códigos postais sejam listados em ordem numérica.

  • Filtrar os registros    Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, poderá marcar ou desmarcar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros.

Para filtrar os registros, faça o seguinte:

  1. Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar.
  2. Na guia Filtrar Registrosna caixa de diálogo Filtrar e Classificar, escolha o critério que deseja usar para o filtro.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para os endereços que listam Austrália como o país/região, clique em País ou Região na lista Campos, Igual a na lista Comparação e Austrália na lista Comparar a.

  1. Para refinar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e escolha mais critérios.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para negócios em Munique, filtre os registros dos quais o campo Cidade contém Munique e dos quais o campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se você usar Ou em vez de E nesse filtro, sua mala direta incluirá todos os endereços de Munique, assim como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente da cidade.

 Observação   Se você instalou o software de validação de endereço, poderá clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários de Mala Direta para validar os endereços do seu destinatário.

Início da página Início da página

Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, às etiquetas

Após conectar suas etiquetas à sua lista de endereços, você estará pronto para adicionar espaços reservados que indicam onde os endereços aparecerão em cada etiqueta. Você também pode digitar o texto que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno em uma etiqueta d entrega.

Os espaços reservados para os endereços são chamados de campos de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo de dados selecionado.


Arquivo de dados com colunas (categorias) e linhas (registros)

Texto explicativo 1 As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. Os campos que você adiciona às etiquetas são espaços reservados para essas categorias .
Texto explicativo 2 As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O Word gera uma etiqueta para cada registro ao realizar uma mala direta.

Ao colocar um campo na etiqueta inicial configurada (documento principal da etiqueta), você indica que deseja uma determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer nesse local.

Campos inseridos no documento do Word

 Observação   Ao inserir um campo de mala direta no documento principal da etiqueta, o nome do campo é sempre cercado por sinais de divisas (« »). Esses sinais de divisas não aparecem nas etiquetas finais. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no documento principal da etiqueta do texto normal.

O que ocorre ao mesclar

Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados substituem os campos para criar a primeira etiqueta. As informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar a segundo etiqueta e assim por diante.

Mesclando informações dos arquivos de dados em uma etiqueta

Trabalhando com campos: Exemplos

É possível adicionar qualquer título de coluna de seu arquivo de dados à etiqueta como um campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar etiquetas.

Por exemplo, suponha que sua lista de correspondência seja para assinantes do seu newsletter e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada DataDeExpiração, para armazenar a data que cada assinatura expira. Se você colocar um campo «DataDeExpiração» no documento principal da etiqueta antes de executar a mesclagem, cada assinante receberá sua própria data de expiração na etiqueta de sua correspondência.

É possível combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para criar um endereço, é possível configurar os campos no seu documento principal da etiqueta desta forma:

«Nome» «Sobrenome»

«Endereço»

«Cidade», «Estado» «Código postal»

Para as coisas que você usa freqüentemente, como blocos de endereço e linhas de saudações, o Word fornece campos de composição que agrupam um número de campos. Por exemplo, O campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo o nome, o sobrenome, o endereço, a cidade e o código postal.

Elemento no campo Bloco de Endereço

É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos de composição. Por exemplo, no endereço, é possível selecionar um formato de nome formal (Sr Joshua Randall Jr.). Na saudação, é possível usar "Para" em vez de "Caro".

Mapear os campos de mala direta para o seu arquivo de dados

Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que corresponda a cada elemento do endereço, talvez seja necessário mapear os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de dados.

Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo Gravar & Inserir Campos da guia Correspondências.

Imagem da Faixa de Opções do Word

A caixa diálogo Coincidir Campos é aberta.

Caixa de diálogo Coincidir Campos

Os elementos de um endereço estão listados à esquerda. Os títulos da coluna de seu arquivo de dados estão listados à direita.

O Word pesquisa pela coluna que coincide com cada elemento. Na ilustração, o Word compara automaticamente os dados da coluna Apelido com Sobrenome. Mas o Word não foi capaz de comparar outros elementos. A partir desse arquivo de dados, por exemplo, o Word não pode comparar Nome.

Na lista à direita, é possível selecionar a coluna de seu arquivo de dados que corresponda ao elemento à esquerda. Na ilustração, a coluna Nome agora corresponde ao Nome. Não tem problema se Título de Cortesia, Identificador Exclusivo e Nome do Meio não corresponderem. Sua etiqueta de mala direta não precisa usar todos os campos. Se você adicionar um campo que não contém dados de seu arquivo de dados, ele aparecerá no documento mesclado como um espaço reservado vazio — normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.

Caixa de diálogo Coincidir Campos

Digitar o conteúdo e adicionar os campos

  1. Na etiqueta inicial que você configurou (o documento principal da etiqueta), clique no local que deseja inserir o campo.
  2. Use o grupo Gravar & Inserir Campos na guia Correspondências.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Adicione uma das das seguintes ações:

MostrarBloco de endereço com nome, endereço e outras informações

  1. Clique em Bloco de Endereço.
  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos de endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, clique em OK.
  3. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

MostrarCampos individuais

É possível inserir informações de campos individuais, como nome, número de telefone ou a quantidade de contribuição de uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo de seu arquivo de dados para o documento principal da etiqueta, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e, em seguida, clique no nome do campo.

Para obter mais opções de inserção de campos individuais no documento, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir Campo de Mesclagem.
  1. Na caixa de diálogo Inserir Campo de mesclagem, execute uma das seguintes ações:
    • Para selecionar os campos de endereços que corresponderão automaticamente aos campos na sua fonte de dados, mesmo se os campos da fonte de dados não tiverem os mesmos nomes que seus campos, clique em Campos de Endereços.
    • Para selecionar os campos que sempre pegam os dados diretamente de uma coluna no seu arquivo de dados, clique em Campos de Banco de Dados.
  2. Na caixa Campos, clique no campo que deseja.
  3. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
  4. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

 Observação   Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

MostrarCampos personalizados dos contatos do Office Outlook

A única maneira de incluir campos de contato personalizados em seu documento principal é iniciar a mala direta a partir do Outlook. Primeiro configure um modo de exibição de seus contatos com os campos que deseja usar na mesclagem. Em seguida, inicie a mala direta. Após escolher as configurações que deseja, o Word inicia automaticamente e você pode completar a mesclagem.

Defina um modo de exibição de seus contatos que inclua os campos personalizados

  1. Nos Contatos do Outlook, no menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e, em seguida, clique em Lista de Telefones.
  2. Clique com o botão direito do mouse no título de uma coluna e, em seguida, clique em Seletor de Campos no menu de atalho.
  3. Na lista suspensa na parte superior da caixa de diálogo Seletor de Campos, selecione Campos do usuário na pasta.
  4. Arraste o campo que deseja adicionar da caixa de diálogo até os títulos das colunas. Uma pequena seta vermelha o ajuda a colocar o campo no local que deseja.
    Arrastando um campo personalizado do Seletor de Campos até o modo de exibição de pastas Contatos

 Observação   É possível adicionar um novo campo na caixa de diálogo Seletor de Campos clicando em Novo na parte inferior.

  1. Após você adicionar todos os seus campos personalizados ao modo de exibição, feche a caixa de diálogo Seletor de Campos.
  2. Para remover um campo que você não deseja incluir na mala direta, clique no nome do campo no título da coluna no modo de exibição Lista de Telefones e arraste-o para fora do título da coluna.

Executar a mala direta pelo Outlook

  1. Nos Contatos do Outlook, selecione os contatos individuais mantendo pressionada a tecla SHIFT e clicando para selecionar um intervalo ou mantendo pressionada a tecla CTRL e clicando para selecionar individualmente. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, não clique em nenhum contato.
  2. No menu Ferramentas, clique em Mala Direta.
  3. se você selecionar contatos individuais para incluir na mala direta, clique em Somente os contatos selecionados. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, clique em Todos os contatos no modo de exibição atual.
  4. Se você configurou o modo de exibição Lista de Telefones de modo que ele exiba exatamente os campos que deseja usar na mala direta, clique em Campos de contato no modo de exibição atual. Caso contrário, clique em Todos os campos de contato para tornar todos os campos de contato disponíveis na mala direta.
  5. Se você quiser gerar um novo documento principal para a mala direta, clique em Novo documento. Caso contrário, clique em Documento existente e, em seguida, clique em Pesquisar para localizar o documento para usar como o documento principal.
  6. Se quiser salvar os contatos e os campos selecionados de modo que possam ser usados novamente, marque a caixa de seleção Arquivo permanente e, em seguida, clique em Pesquisar para salvar o arquivo. Os dados são salvos em um documento do Word como dados delimitados por vírgula.
  7. Selecione Etiquetas de Endereçamento.
  8. Clique em OK. Quando o documento abre no Word, na guia Correspondências no grupo Gravar & Inserir Campos, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e, em seguida, clique nos campos que deseja adicionar ao documento principal da etiqueta.
  1. Ao concluir a configuração da primeira etiqueta da maneira que deseja, no grupo Gravar & Inserir Campos, clique em Atualizar Etiquetas.

O conteúdo da primeira etiqueta é replicada para todas as outras etiquetas.

 Observações 

Formatar os dados mesclados

Programas de banco de dados e de planilhas, como o Microsoft Office Access e o Microsoft Office Excel, armazenam as informações que você digita em células como dados sem formatação. A formatação que você aplica no Access ou no Excel, como fontes e cores, não é armazenada com os dados sem formatação. Quando você mescla informações a partir de um arquivo de dados para o documento do Word, você está mesclando os dados sem a formatação aplicada.

Para formatar os dados no documento, selecione o campo de mala direta e formate-o, da mesma forma que formataria qualquer texto. Verifique se a seleção inclui os sinais de divisa (« ») que cercam o campo.

Início da página Início da página

Visualizar e completar a mesclagem

Após adicionar os campos à etiqueta inicial configurada (o documento principal da etiqueta), você está pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, poderá concluir a mesclagem.

Visualizar a mesclagem

É possível visualizar suas etiquetas e fazer alterações antes de realmente completar a mesclagem.

Para visualizar, faça um dos seguintes no grupo Visualizar Resultados da guia Correspondências:

Imagem da Faixa de Opções do Word

  • Clique em Visualizar Resultados.
  • Passe pelas páginas de cada etiqueta usando os botões Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Resultados da Visualização na guia Correspondências.
  • Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.

 Observação   Clique em Editar Destinatário no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir registros que não deseja incluir.

Imagem da Faixa de Opções do Word

 Observação   O Word usa uma tabela para organizar uma folha de etiquetas na página. À medida que você passa pelas páginas de etiquetas, o registro ativo é exibido na primeira célula da tabela, com os seguintes registros exibidos em células subseqüentes. Esse método de exibição pode dar a impressão de que o Word irá gerar uma folha de etiquetas para cada registro no arquivo de dados, mas esse não é o caso.

Completar a mesclagem

É possível imprimir as etiquetas ou modificá-las individualmente. É possível imprimir ou alterar tudo ou apenas um subconjunto de etiquetas.

Imprimir as etiquetas

  1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visível no momento, ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro.

Alterar as etiquetas individuais

  1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.

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  1. Escolha se deseja editar todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro. O Word salva as etiquetas que deseja editar em um único arquivo.

Salvar o documento principal da etiqueta

Lembre-se de que as etiquetas mescladas que você salva são separadas da etiqueta inicial configurada (o documento principal da etiqueta). É uma boa idéia salvar o próprio documento principal da etiqueta se você planeja usá-lo para outra mala direta.

Ao salvar o documento principal da etiqueta, você também salva sua conexão com o arquivo de dados. Na próxima vez que abrir o documento principal da etiqueta, será solicitado a escolher se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no documento principal da etiqueta.

  • Se clicar em Sim, o documento abrirá com as informações do primeiro registro mesclado.
  • Se clicar em Não, a conexão entre o documento principal da etiqueta e o arquivo de dados será interrompida. O documento principal da etiqueta se tornará um documento padrão do Word. Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.

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Aplica-se a:
Word 2007