Criar e imprimir etiquetas de endereçamento para uma lista de endereços no Excel

Se você deseja fazer um envio em massa para uma lista de endereços mantida em uma planilha (planilha: o principal documento usado no Excel para armazenar e trabalhar com dados, também chamado planilha eletrônica. Uma planilha consiste em células organizadas em colunas e linhas; ela é sempre armazenada em uma pasta de trabalho.) do Microsoft Office Excel, use o recurso de mala direta do Microsoft Office Word. O processo de mala direta cria uma planilha de etiquetas de endereçamento que você pode imprimir, e cada etiqueta da planilha contém um endereço da lista.

Para criar e imprimir as etiquetas de endereçamento, primeiro você deve preparar os dados da planilha no Excel e depois usar o Word para configurar, organizar, revisar e imprimir as etiquetas de endereçamento.

 Dica   Como alternativa, se o Microsoft Office Access estiver instalado no computador, você poderá exportar a lista de endereços do Excel para o Access e depois usar o Access para criar e imprimir as etiquetas de endereçamento. Para obter mais informações, consulte Trocar (copiar, importar, exportar) dados entre o Excel e o Access e Criar etiquetas de endereçamento no Access.

O que você deseja fazer?


Etapa 1: Preparar os dados da planilha do Excel para a mala direta

No Excel, a lista de endereços deve corresponder à estrutura tabular exigida pela mala direta.

  1. Em uma planilha, faça o seguinte para organizar a lista de endereços:
  • Use cabeçalhos de coluna que identifiquem claramente o tipo de dados contido em cada coluna.

 Dica   Por exemplo, use cabeçalhos de coluna como Nome, Sobrenome, Endereço e Cidade, em vez de Coluna 1, Coluna 2, Coluna 3 e Coluna 4.

  • Use uma coluna separada para cada elemento que você deseja incluir na mala direta.

 Dica   Você também pode usar a mala direta para criar cartas modelo que se dirijam a cada destinatário pelo nome, caso nomes e sobrenomes sejam armazenados em colunas separadas. Também é possível adicionar uma coluna separada para uma forma de tratamento, como Sr. ou Sra.

  • Inclua somente linhas e colunas que contenham dados. Não inclua linhas ou colunas em branco na lista de endereços, pois a lista de etiquetas criada poderá não ser preenchida além das linhas e colunas em branco quando você configurar as etiquetas para a mala direta no Word.
  1. Para localizar e selecionar a lista de endereços durante a mala direta, faça o seguinte para definir um nome (nome: uma palavra ou cadeia de caracteres que representa uma célula, um intervalo de células, uma fórmula ou um valor constante. Use nomes fáceis de compreender, como Produtos, para se referir a intervalos de difícil compreensão, como Vendas!C20:C30.) para a lista de endereços:
  1. Na planilha, selecione a lista de endereços inteira, incluindo as células que contêm cabeçalhos de coluna.
  2. Na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clique em Definir Nome.

Imagem da Faixa de Opções do Excel

  1. Na caixa Nome, digite um nome para a lista de endereços, como Cartões_De_Boas_Festas, e clique em OK.

 Dica   O primeiro caractere de um nome deve ser uma letra e você não pode usar um espaço entre as palavras. Em vez de espaço, use um caractere de sublinhado (_).

  1. Salve e feche a pasta de trabalho.

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Etapa 2: Configurar as etiquetas para a mala direta no Word

Você configura o layout das etiquetas apenas uma vez, para todas as etiquetas da mala direta. Em uma mala direta, o documento configurado para o layout é conhecido como o documento principal de etiquetas. Nesse documento, também é possível configurar qualquer conteúdo que você deseje repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou o endereço do remetente nas etiquetas de remessa.

Possivelmente, você já tem um pacote de folhas de etiquetas de um fornecedor como Avery, AOne ou Formtec. Cada folha tem um determinado tamanho e contém um determinado número de etiquetas com dimensões específicas.

Para configurar o documento principal de etiquetas, faça a correspondência das dimensões dele com as dimensões das etiquetas nas planilhas que você pretende usar.

  1. Inicie o Word.

Por padrão, um documento em branco é aberto. Deixe-o aberto. Se você o fechar, os comandos da próxima etapa não estarão disponíveis.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Clique em Etiquetas.
  2. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, você tem diversas seleções a fazer.

Caixa de diálogo Opções de Etiqueta

Texto explicativo 1 O tipo de impressora que você está usando para imprimir as etiquetas.
Texto explicativo 2 O fornecedor que produziu suas folhas de etiquetas.
Texto explicativo 3 O número que corresponde ao número de produto listado no pacote de folhas de etiquetas.

MostrarO número de produto das minhas folhas de etiquetas não corresponde a nenhuma das opções na caixa de diálogo Opções de Etiqueta.

Ainda é possível imprimir as etiquetas, mas é necessário fazer algumas personalizações.

  1. Meça as etiquetas na folha que você está usando, anote as medidas e quantas etiquetas cabem em uma única folha.

 Observação   Meça as etiquetas com cuidado. O tamanho real da etiqueta pode ser menor que o tamanho indicado pelo fabricante. Por exemplo, uma etiqueta de 2,5 cm por 5 cm pode ter na verdade 2,3 cm de altura e 4,92 cm de largura.

  1. Na lista Número do produto, selecione um tipo de etiqueta semelhante em tamanho às suas etiquetas.

Se não encontrar um tipo de etiqueta substituto que possa usar na caixa Número do produto, talvez você ainda possa usar outro tipo entre as etiquetas listadas. Caso não encontre um tipo de etiqueta que atenda às suas necessidades, crie um novo tamanho de etiqueta.

  1. Clique em Detalhes e compare as dimensões da etiqueta e o número de etiquetas por folha (para etiquetas impressas em impressoras a laser e impressoras a jato de tinta, também conhecidas como impressoras de páginas) ou o número de colunas no formulário de etiquetas (para etiquetas impressas em impressoras matriciais, também conhecidas como impressoras de alimentação contínua).
  2. Siga um destes procedimentos:
    • Se as dimensões e o layout corresponderem às suas etiquetas, use a etiqueta selecionada.
    • Se as dimensões e o layout não corresponderem às suas etiquetas, clique em Cancelar.
  3. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, clique no tipo de impressora (Impressoras de alimentação contínua ou Impressoras de páginas) e clique em Nova Etiqueta.
  4. Digite um nome na caixa Nome da etiqueta, selecione altura, largura, margens e outras opções para a etiqueta personalizada e clique em OK.

A nova etiqueta será exibida na caixa Número do produto como Nome da etiqueta - Personalizada. A etiqueta também é adicionada à categoria Outros/personalizado. Na próxima vez que usar as etiquetas personalizadas, verifique se você selecionou Outros/personalizado na lista Fornecedores de etiquetas.

  1. Após selecionar as opções desejadas para as etiquetas, clique em OK.

O Word cria um documento que usa uma tabela para organizar as etiquetas. Caso não apareçam linhas separando as etiquetas no layout, clique na guia Layout em Ferramentas de Tabela e, no grupo Tabela, clique em Exibir Linhas de Grade.

Interromper e retomar uma mala direta

Se precisar interromper o trabalho em uma mala direta, você poderá salvar o documento principal de etiquetas como faria com qualquer outro documento e retomar o trabalho posteriormente. O Word reterá as informações de campos e fonte de dados no documento salvo. Se você estava usando o painel de tarefas Mala Direta quando interrompeu o trabalho na mala direta, o Word retornará para o mesmo lugar do painel de tarefas quando você voltar.

  1. Quando estiver pronto para retomar a mala direta, abra o documento principal de etiquetas que foi salvo.

O Word exibirá uma caixa de mensagem solicitando que você confirme que deseja abrir o documento e executar um comando SQL (o comando SQL conecta o Word ao arquivo de origem do Excel).

  1. Clique em Sim para se conectar ao arquivo de origem do Excel e recuperar sua lista de endereços.

O texto do documento principal de etiquetas, juntamente com quaisquer campos inseridos, será exibido.

  1. Clique na guia Correspondências e reinicie seu trabalho.

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Etapa 3: Vincular os dados da planilha às etiquetas na mala direta

Para mesclar as informações de endereço nas etiquetas, conecte as etiquetas à planilha que contém a lista de endereços.

  1. Se esta for a primeira vez que você se conectou a uma planilha, faça o seguinte:
    1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Opções do Word.
  1. Clique em Avançado.
  2. Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.
  3. Clique em OK.
  1. Com o documento principal da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, em seguida, clique em Usar Lista Existente.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Localize a planilha do Excel na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e clique duas vezes nela.
  2. Na caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) e clique em OK.

 Observação   Caso Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) não apareça na lista, marque a caixa de seleção Mostrar tudo.

  1. Na caixa de diálogo Microsoft Office Excel, para Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contém as informações a serem mescladas e clique em OK.

 Observação   Agora as etiquetas estão conectadas aos dados da planilha, mas a folha de etiquetas ainda está em branco. Se necessário, você pode definir a lista de destinatários, conforme descrito na etapa 4, ou pode começar a popular as etiquetas com espaços reservados para as informações de endereço, conforme descrito na etapa 5.

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Etapa 4: Definir a lista de destinatários que você deseja incluir nas etiquetas

O Word gera uma etiqueta para cada endereço na sua lista de endereçamento. Se quiser gerar etiquetas apenas para determinados endereços na lista de endereçamento, você poderá escolher quais endereços (registros) serão incluídos.

Para restringir a lista de destinatários ou usar um subconjunto dos registros no arquivo de dados, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Editar Lista de Destinatários.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, siga um destes procedimentos:
  • Selecionar registros individuais    Este método será mais útil se a lista for pequena. Marque as caixas de seleção ao lado dos destinatários a serem incluídos e desmarque as caixas de seleção ao lado dos destinatários a serem excluídos.

 Dica   Se você tiver certeza de que incluirá apenas alguns registros na mala direta, desmarque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e selecione apenas os registros desejados. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da lista, marque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e desmarque as caixas de seleção dos registros que você não deseja incluir.

  • Classificar registros    Clique no título da coluna que servirá como base para a classificação. O Word classifica a lista em ordem alfabética crescente (de A a Z). Clique no título de coluna novamente para classificar a lista em ordem alfabética decrescente (de Z a A).

Para especificar opções de classificação mais avançadas, clique em Classificar em Refinar lista de destinatários e selecione as preferências de classificação na guia Classificar os Registros da caixa de diálogo Filtrar e Classificar. Por exemplo, você pode especificar que os endereços dos destinatários devem ser classificados em ordem alfabética pelo sobrenome em cada CEP e que os CEPs devem ser listados em ordem numérica.

  • Filtrar registros    Este método será útil se a lista contiver registros que você não deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, você poderá marcar ou desmarcar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros específicos.

Para filtrar os registros, faça o seguinte:

  1. Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar.
  2. Na guia Filtrar Registros da caixa de diálogo Filtrar e Classificar, selecione os critérios a serem usados para filtrar os registros.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para os endereços da Austrália, clique em País ou Região na lista Campo, Igual a na lista Comparação e Austrália na lista Comparar com.

  1. Para refinar ainda mais o filtro, clique em E ou Ou e selecione mais critérios.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para empresas em Munique, especifique os registros cujo campo Cidade contenha Munique e cujo campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se você usar Ou em vez de E nesse filtro, sua mala direta incluirá todos os endereços de Munique além de todos os endereços que incluem um nome de empresa, seja qual for a cidade.

 Observação   Se tiver instalado um software de validação de endereços em seu computador, você poderá clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta para validar os endereços dos destinatários.

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Etapa 5: Popular as etiquetas com espaços reservados para informações de endereço

Quando a mala direta é executada, os respectivos campos são preenchidos com as informações da lista de endereços.

Após conectar suas etiquetas à sua lista de endereços, você estará pronto para adicionar espaços reservados que indicam onde os endereços aparecerão em cada etiqueta. Você também pode digitar o texto que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou o endereço do remetente em uma etiqueta de remessa.

Os espaços reservados para os endereços são chamados de campos de mala direta. Os campos de mala direta no Word correspondem aos cabeçalhos de coluna no arquivo de dados escolhido.


Arquivo de dados com colunas (categorias) e linhas (registros)

Texto explicativo 1 As colunas em um arquivo de dados representam categorias de informações. Os campos de mala direta que você adiciona às etiquetas são espaços reservados para essas categorias.
Texto explicativo 2 As linhas em um arquivo de dados representam registros de informações. O Word gera uma etiqueta para cada registro quando uma mala direta é executada.

Ao colocar um campo de mala direta na etiqueta original configurada no documento principal de etiquetas, você indica que uma determinada categoria de informação, como nome ou endereço, deve aparecer nesse local.

Campos inseridos no documento do Word

 Observação   Quando você insere um campo de mala direta no documento principal de etiquetas, o nome do campo é sempre delimitado por sinais de divisas (« »). Esses sinais não aparecem nas etiquetas finais; eles apenas ajudam a fazer a distinção entre os campos do documento principal de etiquetas e o texto normal.

O que ocorre na mala direta    

Quando você executa a mala direta, as informações da primeira linha no arquivo de dados substituem os campos da primeira etiqueta. Em seguida, as informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos da segunda etiqueta e assim por diante.

Mesclando informações do arquivo de dados em uma etiqueta

Trabalhando com campos: exemplos    

Ao criar etiquetas, você pode vincular qualquer título de coluna do arquivo de dados a um campo de uma etiqueta.

Por exemplo, suponhamos que você tenha uma lista de assinantes para seu boletim informativo e o arquivo de dados inclua uma coluna, chamada DataDeValidade, que armazena a data em que cada assinatura expirará. Se você inserir um campo «DataDeValidade» no documento principal de etiquetas antes de executar a mala direta, essa informação será adicionada a cada etiqueta de endereçamento.

É possível combinar os campos e separá-los com sinais de pontuação. Por exemplo, para criar um endereço, você pode configurar os campos no documento principal de etiquetas da seguinte maneira:

«Nome» «Sobrenome»

«Endereço»

«Cidade», «Estado» «CEP»

Para combinações usadas com frequência, como blocos de endereço e linhas de saudação, o Word fornece campos compostos que agrupam uma série de campos. Por exemplo, o campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo nome, sobrenome, endereço, cidade e CEP.

Elementos do campo Bloco de Endereço

É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos compostos. Por exemplo, no endereço, talvez seja conveniente selecionar um formato de nome formal (Sr. Carlos Lacerda). Na saudação, talvez seja preferível usar "Para" em vez de "Prezado".

Mapear os campos de mala direta para o seu arquivo de dados    

Para garantir que o Word possa localizar uma coluna do arquivo de dados que corresponda a cada elemento do endereço, talvez seja necessário mapear os campos de mala direta no Word para as colunas do arquivo de dados.

Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo Gravar e Inserir Campos da guia Correspondências.

Imagem da Faixa de Opções do Word

A caixa de diálogo Coincidir Campos é exibida.

Caixa de diálogo Coincidir Campos

Os elementos de um endereço estão listados à esquerda. Os títulos de colunas do arquivo de dados estão listados à direita.

O Word procura a coluna que melhor corresponde a cada elemento. Como mostra a ilustração, o Word fez automaticamente a correspondência entre a coluna Sobrenome do arquivo de dados e Sobrenome, mas não conseguiu fazer a correspondência dos outros elementos, como Nome.

Na lista à direita, é possível selecionar a coluna do arquivo de dados que corresponde ao elemento à esquerda. Agora, na ilustração, a coluna Nome está correlacionada a Nome. Os campos Título Honorário, Identificador Exclusivo e Segundo Nome podem ficar sem correspondência, pois a etiqueta da mala direta não precisa usar todos os campos. Se você adicionar um campo que não contenha dados do arquivo de dados, ele aparecerá no documento mesclado como um espaço reservado vazio — geralmente uma linha em branco ou um bloco de espaço vazio.

Caixa de diálogo Coincidir Campos

Digitar o conteúdo e adicionar os campos    

  1. Na etiqueta original que você configurou no documento principal de etiquetas, clique no local em que deseja inserir o campo.
  2. Use o grupo Gravar e Inserir Campos na guia Correspondências.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Adicione qualquer uma das seguintes opções:

MostrarBloco de Endereço com nome, endereço e outras informações

  1. Clique em Bloco de Endereço.
  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos do endereço que deseja incluir e os formatos que deseja aplicar e clique em OK.
  3. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, isso significa que o Word não conseguiu localizar algumas das informações necessárias para preencher o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.

MostrarCampos individuais

É possível inserir informações de campos individuais, como nome, número de telefone ou o valor de uma contribuição em uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo do arquivo de dados ao documento principal de etiquetas, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e clique no nome do campo.

Para inserir outros campos opcionais no documento, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir Campo de Mesclagem.
  1. Na caixa de diálogo Inserir Campo, siga um destes procedimentos:
    • Para selecionar os campos de endereço que corresponderão automaticamente aos campos da fonte de dados, mesmo se os nomes desses campos não forem iguais aos do Word, clique em Campos de Endereço.
    • Para selecionar os campos que sempre pegam os dados diretamente de uma coluna no arquivo de dados, clique em Campos de Banco de Dados.
  2. Na caixa Campos, clique no campo desejado.
  3. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
  4. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, isso significa que o Word não conseguiu localizar algumas das informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.

 Observação   Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e depois alternar para uma fonte de dados que não contém uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações desse campo no documento mesclado.

MostrarCampos personalizados dos contatos do Microsoft Office Outlook

Para incluir campos de contato personalizados do Outlook no documento principal de etiquetas, inicie a mala direta no Outlook. Após iniciar o Outlook, organize as informações sobre os contatos especificando os campos que deseja usar na mesclagem e inicie a mala direta. Uma vez escolhidas as configurações desejadas, o Word é iniciado automaticamente e você pode concluir a mesclagem.

Configurar um modo de exibição de seus contatos que inclua campos personalizados    

  1. Nos Contatos do Outlook, no menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Lista de Telefones.
  2. Clique com o botão direito do mouse no título de uma coluna e clique em Seletor de Campos.
  3. Na lista suspensa na parte superior da caixa de diálogo Seletor de Campos, selecione Campos do usuário na pasta.
  4. Arraste o campo que deseja adicionar da caixa de diálogo para os títulos de colunas. Uma pequena seta vermelha ajudará você a colocar o campo no local desejado.
    Arrastando um campo personalizado do Seletor de Campos para o modo de exibição da pasta Contatos

 Observação   É possível adicionar um novo campo na caixa de diálogo Seletor de Campos clicando em Novo na parte inferior.

  1. Após adicionar todos os seus campos personalizados ao modo de exibição, feche a caixa de diálogo Seletor de Campos.
  2. Para remover um campo que você não deseja incluir na mala direta, clique no nome do campo no título da coluna no modo de exibição Lista de Telefones e arraste-o para fora do título da coluna.

Executar a mala direta pelo Outlook

  1. Nos Contatos do Outlook, selecione os contatos individuais mantendo pressionada a tecla SHIFT e clicando para selecionar um intervalo ou mantendo pressionada a tecla CTRL e clicando para selecionar contatos individuais. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, não clique em nenhum contato.
  2. No menu Ferramentas, clique em Mala Direta.
  3. Se você tiver selecionado contatos individuais para incluir na mala direta, clique em Somente contatos selecionados. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, clique em Todos os contatos no modo de exibição atual.
  4. Se você tiver configurado o modo de exibição Lista de Telefones de modo que ele exiba exatamente os campos a serem usados na mala direta, clique em Campos do contato no modo de exibição atual. Caso contrário, clique em Todos os campos de contato para tornar todos os campos de contato disponíveis na mala direta.
  5. Para gerar um novo documento principal para a mala direta, clique em Novo documento. Caso contrário, clique em Documento existente e, em seguida, clique em Procurar para localizar o documento a ser usado como documento principal.
  6. Para salvar os contatos e os campos selecionados de modo que possam ser reutilizados, marque a caixa de seleção Arquivo permanente e clique em Procurar. O Outlook salvará os dados em um documento do Word (.doc ou .docx para Word 2007 ou posterior) como dados delimitados por vírgula.
  7. Selecione Etiquetas de Endereçamento.
  8. Clique em OK. Depois que o documento for aberto no Word, na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e clique nos campos que deseja adicionar ao documento principal de etiquetas.
  1. Quando terminar de configurar a primeira etiqueta da maneira desejada, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Atualizar Etiquetas.

O Word replicará o layout da primeira etiqueta para todas as outras etiquetas.

 Observações 

Formatar os dados mesclados    

Programas de banco de dados e de planilhas, como o Access e o Excel, armazenam as informações que você digita nas células como dados brutos. A formatação que você aplica no Access ou no Excel, como fontes e cores, não é armazenada com os dados brutos. Quando você mescla informações de um arquivo de dados em um documento do Word, está mesclando os dados brutos sem a formatação aplicada.

Para formatar os dados no documento, selecione o campo de mala direta e formate-o, da mesma forma como faria com qualquer texto. Verifique se a seleção inclui os sinais de divisa (« ») que delimitam o campo.

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Etapa 6: Visualizar e imprimir as etiquetas

Após adicionar os campos à etiqueta original configurada no documento principal de etiquetas, você estará pronto para visualizar os resultados da mala direta. Quando estiver satisfeito com a visualização, conclua a mala direta e imprima as etiquetas. Se desejar, salve o documento principal de etiquetas para uso futuro.

Visualizar a mala direta

Você pode visualizar suas etiquetas e fazer alterações antes de realmente completar a mala direta.

Para visualizar, siga qualquer um destes procedimentos no grupo Visualizar Resultados da guia Correspondências:

Imagem da Faixa de Opções do Word

  • Clique em Visualizar Resultados.
  • Passe pelas páginas de cada etiqueta usando os botões Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Visualizar Resultados da guia Correspondências.
  • Visualize um documento de etiquetas específico clicando em Localizar Destinatário.

 Observação   Clique em Editar Lista de Destinatários no grupo Iniciar Mala Direta da guia Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual é possível filtrar a lista ou remover destinatários da mala direta caso você veja registros que não deseja incluir.

Imagem da Faixa de Opções do Word

 Observação   O Word usa uma tabela para organizar uma folha de etiquetas na página. À medida que você passa pelas etiquetas, o registro ativo é exibido na primeira célula da tabela, com os registros seguintes exibidos nas células subsequentes.

Concluir a mala direta

Para imprimir as etiquetas, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Especifique se imprimirá todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta que está visível no momento ou um subconjunto específico de etiquetas.

Para alterar etiquetas individuais, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Especifique se editará todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta que está visível no momento ou um subconjunto específico de etiquetas. O Word salvará as etiquetas que você deseja editar em um arquivo separado.

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Etapa 7: Salvar as etiquetas para uso futuro

Lembre-se de que as etiquetas mescladas que você salva são separadas da etiqueta original configurada no documento principal de etiquetas. É recomendável salvar o documento principal de etiquetas se você pretende usá-lo em outra mala direta.

Ao salvar o documento principal de etiquetas, você também salvará sua conexão com o arquivo de dados. Na próxima vez que abrir esse documento, o Word solicitará que você especifique se mesclará ou não as informações do arquivo de dados no documento principal de etiquetas novamente.

  • Se você clicar em Sim, o documento será aberto com as informações do primeiro registro mesclado.
  • Se você clicar em Não, o Word irá interromper a conexão entre o documento principal de etiquetas e o arquivo de dados, reformatar o documento principal de etiquetas como um documento padrão do Word e substituir os campos pelas informações exclusivas do primeiro registro.

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Aplica-se a:
Excel 2007, Word 2007