Criar e imprimir envelopes para envio de correspondência em massa

Quando você deseja usar envelopes para enviar uma correspondência em massa para sua lista de endereços, é possível usar a mala direta para criar um lote de envelopes. Cada envelope contém um endereço de sua lista.

O processo de mala direta inclui as seguintes etapas gerais:

  1. Configurar o envelope. É possível configurar o layout dos envelopes uma vez, para todos os envelopes na mala direta. Em uma mala direta, o documento que você usa para fazer isso é chamado de documento principal. No documento principal do envelope, você também pode configurar qualquer conteúdo que deseja repetir em cada etiqueta, como o endereço de retorno, um logotipo de empresa ou um texto predefinido.
  2. Conectar os envelopes à sua lista de endereços. Sua lista de endereços é a fonte de dados usada pelo Microsoft Office Word na mala direta. É um tipo de arquivo que contém os endereços a serem impressos nos envelopes.
  3. Refinar a lista de destinatários. O Word gera um envelope para cada endereço em sua lista de correspondências. Se você quiser gerar envelopes apenas para determinados endereços na sua lista de correspondências, poderá escolher quais endereços, ou registros, incluir.
  4. Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, aos envelopes. Ao realizar a mala direta, os campos da mala direta são preenchidos com as informações de sua lista de endereços.
  5. Visualizar e completar a mala direta. É possível visualizar cada envelope antes de imprimir ou enviar todo o conjunto.

Você pode usar comandos na guia Correspondências para executar uma mala direta.

 Dica   É possível realizar uma mala direta usando o painel de tarefas (painel de tarefas: uma janela dentro de um programa do Office que fornece os comandos mais usados. Seu local e tamanho pequeno permitem que você use esses comandos enquanto ainda estiver trabalhando com seus arquivos.)Mala Direta, que lhe orienta etapa por etapa pelo processo. Para usar o painel de tarefas, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta. Na Etapa 1 do processo, em Selecionar o tipo de documento, clique em Envelopes.

Imagem da Faixa de Opções do Word

Configurar o envelope

Se você quiser incluir um endereço de retorno aos envelopes, poderá fazer essa configuração antes de começar a trabalhar no documento principal do envelope. Também convém tentar imprimir alguns envelopes de teste para verificar se suas opções de impressão estão configuradas corretamente para sua impressora.

Configurar um endereço de retorno

  1. Inicie o Word.
  2. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Opções do Word.
  1. Clique em Avançado.
  2. Role a tela para baixo e em Geral, digite seu endereço de retorno na caixa Endereço de correspondência.

O Word armazena o endereço de modo que você possa usá-lo sempre que quiser inserir seu endereço de retorno em um documento.

  1. Clique em OK.

Verificar as opções de impressão

Antes de imprimir um lote de envelopes da maneira errada, é possível verificar se as opções de impressão estão definidas corretamente.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Criar, clique em Envelopes.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Clique em Opções e, em seguida, clique na guia Opções de envelope.
  2. Na caixa Tamanho do envelope, clique na opção que corresponda ao tamanho dos seus envelopes.

se nenhuma das opções corresponder ao tamanho do seu envelope, vá até o final da lista, clique em Tamanho personalizado e, em seguida, digite as dimensões do seu envelope nas caixas Largura e Altura.

  1. Clique na guia Opções de impressão.

O driver de impressora envia as informações para o Word sobre de que forma o envelope deve ser carregado na impressora. Essas informações são exibidas na guia Opções de Impressão da caixa de diálogo Opções de Envelope.


Guia Opções de Impressão da caixa de diálogo Opções de Envelope

Texto explicativo 1 O método de alimentação determina a posição do envelope (direita, meio, esquerda) e se a borda longa ou curta está sendo inserida na impressora.
Texto explicativo 2 O envelope pode ser colocado de frente ou de verso. A frente é a parte na qual o endereço é impresso.
Texto explicativo 3 Se o envelope for colocado primeiro com a borda curta, talvez seja necessário girá-lo para impedir que o texto apareça de cabeça para baixo na parte da frente do envelope.

O envelope na ilustração abaixo está posicionado à direita, com o verso, dobrado na parte superior e a borda curta está sendo colocada na impressora, de acordo com as configurações na caixa de diálogo mostrada acima.

Impressora com o envelope sendo colocado

As imagens acima foram extraídas do Treinamento Online do Microsoft Office.

  1. Carregue o envelope conforme indicado na caixa de diálogo.
  2. Clique em OK.
  3. Digite algum texto de teste na caixa Endereço para entrega e, em seguida, clique em Imprimir para imprimir o envelope.
  4. Verificar se o envelope foi impresso corretamente.
  5. Se o envelope não tiver sido impresso corretamente, realize uma das seguintes ações:
    • Consulte as informações da sua impressora, se estiverem disponíveis, para descobrir como carregar os envelopes na impressora.
    • Atualizar o driver da sua impressora.
    • Volte para a guia Opções de Impressão na caixa de diálogo Opções do Envelope e faça alguns ajustes às opções de impressão. Imprima o envelope novamente. Repita esse processo até descobrir uma configuração das opções de impressão que consiga os resultados que deseja.
  6. Ao imprimir o envelope de teste corretamente, observe que as configurações na guia Opções de Impressão na caixa de diálogo Opções de Envelope de modo que você possa replicá-los posteriormente, durante a mala direta.

Trabalhar no documento principal do envelope

  1. Inicie o Word.

Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher fechá-lo, os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Clique em Envelopes.
  2. Na caixa de diálogos Opções de Envelope, clique na guia Opções de Envelopes e, em seguida, na caixa de tamanho do Envelope, clique na opção que corresponda ao tamanho dos seus envelopes.

Se nenhuma das opções corresponder ao tamanho do seu envelope, vá até o final da lista, clique em Tamanho personalizado e, em seguida, digite as dimensões do seu envelope nas caixas Largura e Altura.

  1. Faça quaisquer ajustes de formatação que deseje nas seções Endereço para Entrega e Endereço de Retorno. É possível ver o resultado de suas configurações de layout na seção Visualização da caixa de diálogo.
  2. Se a sua verificação das configurações de impressão revelar que precisa fazer ajustes, clique na guia Opções de Impressão e faça os ajustes necessários.
  3. Ao concluir, clique em OK.

O Word cria um documento no qual a página é dimensionada com as dimensões do envelope especificadas. Se você tiver um endereço de retorno configurado no Word, ele será exibido em um quadro na página. Outro quadro em branco conterá o endereço para entrega. Para ver os limites do quadro, clique no corpo do envelope onde espera que o endereço para entrega apareça.

Reiniciar uma mala direta

Se você precisar para de trabalhar em uma mala direta, poderá salvar o documento principal do envelope e reiniciar a mesclagem posteriormente. Microsoft Office Word mantém a fonte de dados e as informações dos campos. . Se você estava usando o painel de tarefas Mala Direta o Word retornará ao local onde parou no painel de tarefas ao reiniciar a mesclagem.

  1. Quando você estiver pronto para reiniciar a mesclagem, abra o documento.

O Word exibe uma mensagem que pede para você confirmar se deseja abrir o documento, que executará um comando SQL.

  1. Como esse documento está conectado a uma fonte de dados e você deseja recuperar os dados, clique em Sim. Se estivesse abrindo um documento que não soubesse estar conectado a uma fonte de dados, você poderia clicar em Não para impedir possíveis acessos mal-intencionados aos dados.

O texto do documento aparece, junto com quaisquer campos inseridos.

  1. Clique na guia Correspondências e reinicie seu trabalho.

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Conectar os envelopes à sua lista de endereços

Para mesclar informações em seus envelopes, é necessário conectar os envelopes à sua lista de endereços, também conhecida como uma fonte de dados ou um arquivo de dados. Se você ainda não tiver um arquivo de dados, poderá criar um durante o processo de mala direta.

Escolha um arquivo de dados

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Se você quiser usar sua Lista de contatos no Microsoft Office Outlook, clique em Selecionar a partir dos Contatos do Outlook.

MostrarDicas para trabalhar com a lista Contatos do Microsoft Office Outlook

Conectar-se a sua pasta Contatos do Outlook é normalmente um processo direto, mas algumas vezes é possível encontrar um problema. Aqui estão as soluções para os problemas comuns que podem ocorrer:

Não consigo encontrar a pasta Contatos do Outlook

Pode ser necessário ativar a propriedade Mostrar essa pasta como catálogo de emails no Microsoft Office Outlook, ou pode ser necessário alterar seu perfil de usuário do Outlook.

Ative a propriedade Mostrar esta pasta como catálogo de emails

  1. No Microsoft Office Outlook, no menu Ir, clique em Contatos.
  2. Clique com o botão direito do mouse na pasta Contatos que contenha as informações que deseja usar para uma mala direta e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.
    Propriedades do Contato no Outlook
  3. Na guia Catálogo de endereços do Outlook, verifique se a caixa de seleção Mostrar esta pasta como catálogo de emails está marcada e, em seguida, clique em OK.

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Altere o seu perfil de usuário do Outlook

Um perfil de usuário do Microsoft Office Outlook é um grupo de contas de email e catálogos de endereço. Normalmente é necessário apenas um perfil — mas se você compartilhar seu computador com outra pessoa ou usar catálogos de endereços diferentes para objetivos diferentes, você poderá configurar mais de um perfil. Se, ao iniciar sua mala direta, você estiver usando um perfil que não inclui a pasta Contatos que deseja usar, essa pasta não estará disponível.

Para alternar para um perfil de usuário diferente, apenas reinicie o Outlook. Quando for solicitado por um perfil, escolha o perfil que inclui a pasta Contatos que deseja usar na mala direta.

Se não for solicitado por um perfil e souber que tem mais de um perfil, convém configurar o Outlook de modo que ele faça a solicitação. Isso pode ser feito da seguinte maneira:

  1. Saia do Outlook.
  2. No Painel de controle, alterne para modo de exibição clássico e clique em Email.
  3. Clique em Mostrar Perfis.
  4. Para que seja solicitado que você selecione um perfil sempre que iniciar o Outlook, clique em Escolher perfil a ser usado e clique em OK.


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Recebo mensagens de erro sobre clientes de email e tabelas

Se você tentar se conectar à sua pasta de Contatos durante uma mala direta no Word e o Outlook não estiver configurado como seu programa de email padrão no Windows Internet Explorer, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

"Não há um cliente de email padrão ou o cliente de email atual não pode realizar a solicitação de mensagens. Execute o Microsoft Office Outlook e defina-o como o cliente de email padrão".

Para evitar receber essa mensagem durante uma mala direta, faça o seguinte:

  1. Saia do Word.
  2. No menu Ferramentas do Internet Explorer, clique em Opções da Internet e, em seguida, clique na guia Programas.
  3. Em Email, clique em Microsoft Office Outlook e, em seguida, clique em OK.

Inicie o Word novamente, abra seu documento de mala direta e conecte-se à sua pasta Contatos do Outlook.


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Não consigo me conectar a uma pasta Contatos do Outlook em Pastas Públicas

Se você iniciar uma mala direta no Word e tentar se conectar a uma pasta de Contatos do Outlook em Pastas Públicas, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

"A operação não pode ser concluída devido a falhas na caixa de diálogo ou no mecanismo de banco de dados. Tente novamente mais tarde."

Se tentar novamente mais tarde, receberá a mesma mensagem.

Para usar uma pasta Contatos de Pastas Públicas como o arquivo de dados para sua mala direta, terá que iniciar a mala direta pelo Microsoft Office Outlook.

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Desejo usar meu catálogo de endereços do Outlook Express como minha pasta Contatos

Não é possível se conectar a esse tipo de catálogo de endereços diretamente durante uma mala direta. Em vez disso, exporte seu catálogo de endereços do Microsoft Outlook Express como um arquivo de texto .csv e, em seguida, conecte-se com ele dessa forma.

Exportar seu catálogo de endereços do Outlook Express

  1. Inicie o Outlook Express.
  2. No menu Arquivo, aponte para Exportar e clique em Catálogo de Endereços.
  3. Na caixa de diálogo Ferramenta de Exportação de Catálogo de Endereços, clique em Arquivo de Texto (Valores Separados por Vírgula) e clique em Exportar.
  4. Na caixa Salvar arquivo exportado como, digite um nome de arquivo para seu arquivo exportado e, em seguida, clique em Pesquisar.
  5. Na caixa de diálogo Salvar Como, na lista Salvar em, escolha onde deseja salvar o arquivo e, em seguida, clique em Salvar. É muito útil salvar os arquivos de dados na pasta Minhas Fontes de Dados na sua pasta Meus Documentos. É nesse local que o Word pesquisa primeiro pelos arquivos de dados ao procurar por eles durante uma mala direta.
  6. Clique em Avançar. Marque as caixas de seleção ao lado dos campos que deseja exportar e, em seguida, clique em Concluir.

 Observação   Quando estiver decidindo quais campos exportar, pense nas cartas modelo, emails ou etiquetas que deseja criar com a mala direta. Por exemplo, se nunca for incluir apelidos ou sites pessoais em seus documentos mesclados, não exporte esses campos.

  1. Quando a mensagem de conclusão da exportação for exibida, clique em OK.
  2. Para fechar a caixa de diálogo Ferramenta de Exportação de Catálogo de Endereços, clique em Fechar e, em seguida, saia do Outlook Express.

Quando retornar ao Word para realizar sua mala direta e chegar á etapa na qual você se conecta a um arquivo de dados, clique na opção Usar uma lista existente e pesquise o local onde está o arquivo .csv que você acabou de exportar. Antes do arquivo abrir, você pode ser questionado sobre qual caractere separador irá separar uma coluna da outra na sua lista de endereços. Clique em Vírgula e, em seguida, clique em OK.


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  • Se você tiver uma planilha do Microsoft Office Excel, um banco de dados do Microsoft Office Access ou outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar Lista Existente e, em seguida, localize o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados.

Para o Excel, é possível selecionar os dados a partir de qualquer planilha ou intervalo nomeado dentro de uma pasta de trabalho. Para o Access, é possível selecionar os dados de qualquer tabela ou consulta (consulta: um meio de encontrar todos os registros armazenados em uma fonte de dados que atende a um conjunto de critérios definidos por você. As consultas podem conter operadores, aspas, marcas, caracteres curinga e parênteses para facilitar sua pesquisa.) definido no banco de dados. Para outro tipo de arquivo de dados, selecione o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados. Se o arquivo não estiver listado, selecione o tipo de arquivo apropriado ou selecione Todos os Arquivos na caixa Arquivos do tipo. Em uma mala direta, você pode usar os seguintes tipos de arquivos de dados:

MostrarDicas para formatação de dados no Office Excel

Se o seu arquivo de dados for uma planilha do Office Excel que inclua porcentagens, valore de moeda ou códigos postais, você poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o DDE (Intercâmbio Dinâmico de Dados) para conectar-se à planilha do Excel a partir do Word. Por exemplo, você pode certificar-se de que um código postal de cinco dígitos de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 (sem o zero à esquerda).

Antes de se conectar à planilha, faça o seguinte no Word:

  1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Opções do Word.
  1. Clique em Avançado.
  2. Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.
  3. Clique em OK.
  4. Com o documento principal da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, em seguida, clique em Usar Lista existente.
  5. Localize a planilha do Excel na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e clique duas vezes nela.
  6. Na caixa de diálogo Confirmar a Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK.

 Observação   Se você não vir Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls), marque a caixa de seleção Mostrar Tudo.

  1. Na caixa de diálogo Microsoft Office Excel, para Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contenha as informações que deseja mesclar e, em seguida, clique em OK.

 Observação   Para impedir a solicitação sempre que abrir um arquivo de dados, é possível desmarcar a caixa de seleção Confirmar a conversão ao abrir após se conectar à planilha.

  • Se você ainda não tiver um arquivo de dados, clique em Digitar uma nova lista e, em seguida, use o formulário aberto para criar sua lista. A lista é salva como um arquivo de banco de dados (.mdb) que pode ser usado novamente.

 Observação   Se você instalou o 2007 Microsoft Office System (em vez de instalar somente o Office Word 2007), também poderá usar o Microsoft Query para construir uma consulta (consulta: um meio de encontrar todos os registros armazenados em uma fonte de dados que atende a um conjunto de critérios definidos por você. As consultas podem conter operadores, aspas, marcas, caracteres curinga e parênteses para facilitar sua pesquisa.) e recuperar os dados que deseja de uma fonte de dados externa (fonte de dados externa: uma fonte de dados que contém os dados aos quais um usuário deseja obter acesso: por exemplo, uma lista do Microsoft Excel ou um banco de dados do Microsoft Access.).

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Refinar a lista de destinatários

Ao se conectar a um determinado arquivo de dados, talvez você não queira mesclar as informações de todos os registros desse arquivo de dados em seus envelopes.

Para estreitar a lista de destinatários ou usar um subconjunto dos itens no seu arquivo de dados, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Editar Lista de Destinatários.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, siga um destes procedimentos:
    • Selecione registros individuais     Esse método é mais útil se sua lista for pequena. Marque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja incluir e desmarque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja excluir.

Se souber que deseja incluir apenas alguns registros na sua mala direta, poderá desmarcar a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, selecione apenas os registros que deseja. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da lista, marque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de seleção para os registros que você não deseja incluir.

  • Classificar registros     Clique no título da coluna do item pelo qual deseja classificar. A lista classifica em ordem alfabética ascendente (de A a Z).

Se você deseja uma classificação mais complexa, clique em Classificar em Refinar lista de destinatários e escolha suas preferências de classificação na guia Classificar Registros na caixa de diálogo Filtrar e Classificar. Por exemplo, é possível usar esse tipo de classificação se quiser que os endereços dos destinatários sejam organizados em ordem alfabética com base no sobrenome dentro de cada código postal e que os códigos postais sejam listados em ordem numérica.

  • Filtrar os registros    Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, poderá marcar ou desmarcar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros.

Para filtrar os registros, faça o seguinte:

  1. Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar.
  2. Na guia Filtrar Registrosna caixa de diálogo Filtrar e Classificar, escolha o critério que deseja usar para o filtro.

Por exemplo, para gerar envelopes somente para os endereços que listam Austrália como o país/região, clique em País ou Região na lista Campo, Igual a na lista Comparação e Austrália na lista Comparar a.

  1. 3. Para refinar o filtro ainda mais, clique em E ou em Ou e, em seguida, escolha mais critérios.

Por exemplo, para gerar envelopes somente para negócios em Munique, filtre os registros dos quais o campo Cidade contenha Munique e dos quais o campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se você usar Ou em vez de E nesse filtro, sua mala direta incluirá todos os endereços de Munique, assim como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente da cidade.

 Observação   Se você instalou o software de validação de endereço, poderá clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários de Mala Direta para validar os endereços do seu destinatário.

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Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, aos envelopes

Após conectar seus envelopes a sua lista de endereços, você estará pronto para adicionar espaços reservados que indicam onde os endereços aparecerão em cada envelope. Você também pode adicionar o conteúdo que deseja repetir em cada etiqueta, como uma imagem ou seu endereço de retorno.

Os espaços reservados para os endereços são chamados de campos de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo de dados selecionado.


Arquivo de dados com colunas (categorias) e linhas (registros)

Texto explicativo 1 As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. Os campos que você adiciona aos envelopes são espaços reservados para essas categorias
Texto explicativo 2 As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O Word gera um envelope para cada registro ao realizar uma mala direta.

Ao colocar um campo no envelope inicial configurado (documento principal do envelope), você indica que deseja uma determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer nesse local.

Campos inseridos no envelope

 Observação   Ao inserir um campo de mala direta no documento principal do envelope, o nome do campo é sempre cercado por sinais de divisas (« »). Esses sinais de divisas não aparecem nos envelopes finais. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no documento principal do envelope do texto normal.

O que ocorre ao mesclar

Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados substituem os campos no seu para criar o primeiro envelope. As informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar o segundo envelope e assim por diante.

Mesclando informações do arquivo de dados no envelope

Trabalhando com campos: Exemplos

É possível adicionar qualquer título de coluna de seu arquivo de dados ao envelope como um campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar envelopes. Por exemplo, suponha que sua lista de correspondência seja para assinantes do seu newsletter e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada DataDeExpiração, para armazenar a data que cada assinatura expira. Se você colocar um campo «DataDeExpiração» no documento principal do envelope antes de executar a mesclagem, cada assinante receberá sua própria data de expiração em seu envelope.

É possível combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para criar um endereço, é possível configurar os campos no seu documento principal do envelope desta forma:

«Nome» «Sobrenome»

«Endereço»

«Cidade», «Estado» «Código postal»

Para as coisas que você usa freqüentemente, como blocos de endereço e linhas de saudações, o Word fornece campos de composição que agrupam um número de campos. Por exemplo, O campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo o nome, o sobrenome, o endereço, a cidade e o código postal.

Elemento no campo Bloco de Endereço

É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos de composição. Por exemplo, no endereço, é possível selecionar um formato de nome formal (Sr Joshua Randall Jr.). Na saudação, é possível usar "Para" em vez de "Caro".

Mapear os campos de mala direta para o seu arquivo de dados

Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que corresponda a cada elemento do endereço, talvez seja necessário mapear os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de dados.

Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo Gravar & Inserir Campos da guia Correspondências.

Imagem da Faixa de Opções do Word

A caixa diálogo Coincidir Campos é aberta.

Caixa de diálogo Coincidir Campos

Os elementos de um endereço estão listados à esquerda. Os títulos da coluna de seu arquivo de dados estão listados à direita.

O Word pesquisa pela coluna que coincide com cada elemento. Na ilustração, o Word compara automaticamente os dados da coluna Apelido com Sobrenome. Mas o Word não foi capaz de comparar outros elementos. A partir desse arquivo de dados, por exemplo, o Word não pode comparar Nome.

Na lista à direita, é possível selecionar a coluna de seu arquivo de dados que corresponda ao elemento à esquerda. Na ilustração, a coluna Nome agora corresponde ao Nome. Não tem problema se Título de Cortesia, Identificador Exclusivo e Nome do Meio não corresponderem. Seu envelope de mala direta não precisa usar todos os campos. Se você adicionar um campo que não contém dados de seu arquivo de dados, ele aparecerá no documento mesclado como um espaço reservado vazio — normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.

Caixa de diálogo Coincidir Campos

Digitar o conteúdo e adicionar os campos

É possível adicionar o texto predefinido e as imagens ao envelope inicial configurado (seu documento principal do envelope). Esses elementos aparecem da mesma forma em todos os envelopes na mesclagem. Por exemplo, é possível incluir o logotipo da sua empresa ou o endereço de retorno, se você ainda não configurou um endereço de retorno que pode ser usado novamente no Word.

Adicionar o conteúdo

  1. Posicione o cursor no lugar que deseja inserir o conteúdo.
  2. Para adicionar um endereço de retorno se você ainda não configurou um no Word, clique na área do endereço de retorno no envelope. Um quadro aparece. Digite seu endereço de retorno no quadro.
  3. Para adicionar uma imagem, clique no endereço de retorno ou na área do endereço de entrega no envelope, ou clique duas vezes fora das áreas de endereço. Em seguida, na guia Inserir, no grupo Ilustrações, clique em Imagem. Localize a imagem e clique duas vezes nela. Se você precisar redimensionar a imagem, selecione-a e mantenha pressionada a tecla SHIFT enquanto arrasta o canto da alça de dimensionamento. Ao arrastar o canto da alça de dimensionamento a proporção de altura e largura é mantida. Para posicionar a imagem, clique com o botão direito do mouse nela, aponte para Quebra Automática de Texto no menu de atalho e, em seguida, clique nas opções de quebra automática exceto para Alinhado.

Adicionar os campos

  1. No envelope inicial configurado (seu documento principal do envelope), clique na área do endereço de entrega.

Uma borda de quadro aparece.

  1. Use o grupo Gravar & Inserir Campos na guia Correspondências.

Imagem da Faixa de Opções do Word

  1. Adicione uma das das seguintes ações:

MostrarBloco de endereço com nome, endereço e outras informações

  1. Clique em Bloco de Endereço.
  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos de endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, clique em OK.
  3. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

MostrarCampos individuais

É possível inserir informações de campos individuais, como o nome, número de telefone ou a quantidade de uma combinação de uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo de seu arquivo de dados ao documento principal do envelope, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e, em seguida, clique no nome do campo.

Para obter mais opções de inserção de campos individuais no documento, faça o seguinte:

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir Campo de Mesclagem.
  1. Na caixa de diálogo Inserir Campo de mesclagem, execute uma das seguintes ações:
    • Para selecionar os campos de endereços que corresponderão automaticamente aos campos na sua fonte de dados, mesmo se os campos da fonte de dados não tiverem os mesmos nomes que seus campos, clique em Campos de Endereços.
    • Para selecionar os campos que sempre pegam os dados diretamente de uma coluna no seu arquivo de dados, clique em Campos de Banco de Dados.
  2. Na caixa Campos, clique no campo que deseja.
  3. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
  4. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas das informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

 Observação   Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

MostrarCampos personalizados dos contatos do Office Outlook

A única maneira de incluir campos de contato personalizados em seu documento principal é iniciar a mala direta pelo Microsoft Office Outlook. Primeiro, configure um modo de exibição de seus contatos com os campos que deseja usar na mala direta. Em seguida, inicie a mala direta. Após escolher as configurações que deseja, o Word inicia automaticamente e você pode completar a mala direta.

Defina um modo de exibição de seus contatos que inclua os campos personalizados

  1. Nos Contatos do Outlook, no menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e, em seguida, clique em Lista de Telefones.
  2. Clique com o botão direito do mouse no título de uma coluna e, em seguida, clique em Seletor de Campos no menu de atalho.
  3. Na lista suspensa na parte superior da caixa de diálogo Seletor de Campos, selecione Campos do usuário na pasta.
  4. Arraste o campo que deseja adicionar da caixa de diálogo até os títulos das colunas. Um pequena seta vermelha o ajudará a colocar o campo no local que deseja.
    Arrastando um campo personalizado do Seletor de Campos para o modo de exibição da pasta Contatos

 Observação   É possível adicionar um novo campo na caixa de diálogo Seletor de Campos clicando em Novo na parte inferior.

  1. Após você adicionar todos os seus campos personalizados ao modo de exibição, feche a caixa de diálogo Seletor de Campos.
  2. Para remover um campo que você não deseja incluir na mala direta, clique no nome do campo no título da coluna no modo de exibição Lista de Telefones e arraste-o para fora do título da coluna.

Executar a mala direta pelo Outlook

  1. Nos Contatos do Outlook, no menu Ferramentas, clique em Mala Direta.
  2. Nos Contatos do Outlook, selecione os contatos individuais mantendo a tecla SHIFT pressionada e clicando para selecionar um intervalo ou mantendo a tecla CTRL e clicando para selecionar individualmente. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, não clique em nenhum contato.
  3. No menu Ferramentas, clique em Mala Direta.
  4. se você selecionar contatos individuais para incluir na mala direta, clique em Somente os contatos selecionados. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, clique em Todos os contatos no modo de exibição atual.
  5. Se você configurou o modo de exibição Lista de Telefones de modo que ele exiba exatamente os campos que deseja usar na mala direta, clique em Campos de contato no modo de exibição atual. Caso contrário, clique em Todos os campos de contato para tornar todos os campos de contato disponíveis na mala direta.
  6. Se você quiser gerar um novo documento principal para a mala direta, clique em Novo documento. Caso contrário, clique em Documento existente e, em seguida, clique em Pesquisar para localizar o documento para usar como o documento principal.
  7. Se quiser salvar os contatos e os campos selecionados de modo que possam ser usados novamente, marque a caixa de seleção Arquivo permanente e, em seguida, clique em Pesquisar para salvar o arquivo. Os dados são salvos em um documento do Word como dados delimitados por vírgula.
  8. Selecionar Envelopes.
  9. Clique em OK. Quando o documento abrir no Word, na guia Correspondências, no grupo Gravar & Inserir Campos, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mala Direta e, em seguida, clique nos campos que deseja adicionar ao documento principal do envelope.

 Observações 

Formatar os dados mesclados

Programas de banco de dados e de planilhas, como o Microsoft Office Access e o Microsoft Office Excel, armazenam as informações que você digita em células como dados sem formatação. A formatação que você aplica no Access ou no Excel, como fontes e cores, não é armazenada com os dados sem formatação. Quando você mescla informações a partir de um arquivo de dados para o documento do Word, você está mesclando os dados sem a formatação aplicada.

Para formatar os dados no documento, selecione o campo de mala direta e formate-o, da mesma forma que formataria qualquer texto. Verifique se a seleção inclui os sinais de divisa (« ») que cercam o campo.

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Visualizar e completar a mesclagem

Após você adicionar os campos ao envelope inicial configurado (documento principal do envelope), estará pronto para visualizar os resultados da mala direta. Quando estiver satisfeito com a visualização, você poderá completar a mala direta.

Visualizar a mesclagem

É possível visualizar seus envelopes e fazer alterações antes de realmente completar a mala direta.

Para visualizar, faça um dos seguintes no grupo Visualizar Resultados da guia Correspondências:

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  • Clique em Visualizar Resultados.
  • Passe pelas páginas de cada envelope clicando nos botões Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Resultados da Visualização.
  • Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.

 Observação   Clique em Editar Destinatário no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir registros que não deseja incluir.

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Completar a mesclagem

É possível imprimir os envelopes ou modificá-los individualmente. É possível imprimir ou alterar todos ou somente um subconjunto de envelopes.

Imprimir os envelopes

  1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.

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  1. Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de envelopes, apenas o envelope visível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro.

Alterar envelopes individuais

  1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.

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  1. Escolha de deseja editar todo o conjunto de envelopes, apenas o envelope visível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro. O Word salva as cópias que deseja editar em um único arquivo, com uma quebra de página entre cada envelope.

Salvar o documento principal do envelope

Lembre-se de que os envelopes que você salva são separados do envelope inicial configurado (o documento principal do envelope). Convém salvar o documento principal do envelope se planejar usá-lo para outra mala direta.

Ao salvar o documento principal do envelope, você também salva sua conexão como arquivo de dados. Na próxima vez que abrir o documento principal do envelope, será solicitado a escolher se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no documento principal do envelope.

  • Se clicar em Sim, o documento abrirá com as informações do primeiro registro mesclado.
  • Se clicar em Não, a conexão entre o documento principal do envelope e o arquivo de dados será interrompido. O documento principal do envelope se tornará um documento padrão do Word. Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.

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Aplica-se a:
Word 2007