Coletar assinaturas em um documento usando um fluxo de trabalho

Se um documento exigir assinaturas digitais de diferentes pessoas em diferentes locais, talvez seja difícil coletar essas assinaturas de maneira metódica e dentro do prazo. Se você tentar coordenar um processo de assinatura por email, talvez acabe enviando o documento várias vezes para as diferentes pessoas que precisam assiná-lo. Você também precisará manter o controle de quem assinou o documento e de quem ainda precisa assiná-lo.

Se você usar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para gerenciar o processo de coleta de assinaturas, será possível coordenar a coleta de todas as assinaturas necessárias em uma única etapa. O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas gerencia e controle todas as tarefas humanas envolvidas no processo de coleta de assinaturas e fornece um registro do processo de assinatura depois que ele é concluído. Você pode começar um fluxo de trabalho no seu documento diretamente no Microsoft Office Word 2007 ou no Microsoft Office Excel 2007 . Além disso, os participantes do fluxo de trabalho podem concluir suas tarefas de fluxo de trabalho diretamente no Microsoft Office Outlook 2007.

 Importante   A capacidade de iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas no Office Word 2007 ou no Office Excel 2007 está disponível apenas no Microsoft Office Professional Plus 2007, no Microsoft Office Enterprise 2007 e no Microsoft Office Ultimate 2007 e em versões autônomas do Office Word 2007 e do Office Excel 2007.



Como usar um fluxo de trabalho para gerenciar o processo de assinatura digital

O Office SharePoint Server 2007 estende a funcionalidade da assinatura digital do Office Word 2007 e do Office Excel 2007 fornecendo o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, que você pode usar para gerenciar o processo de coletar muitas assinaturas digitais diferentes em um documento.

Como funcionam as assinaturas digitais

No Office Word 2007 e no Office Excel 2007, é possível inserir linhas de assinatura em documentos e pastas de trabalho para capturar assinaturas digitais. Uma linha de assinatura se assemelha a um espaço reservado comum para assinatura que pode aparecer em um documento impresso, mas funciona de maneira diferente. Quando uma linha de assinatura é inserida em um documento do Office, o autor do documento pode especificar informações sobre o signatário pretendido, bem como instruções para ele. Quando uma cópia eletrônica do documento é aberta pelo signatário pretendido, ele vê a linha de assinatura e uma notificação de que sua assinatura é solicitada. O signatário pode clicar na linha de assinatura para assinar digitalmente o documento. Ele pode, em seguida, digitar uma assinatura, selecionar uma imagem digital de sua assinatura ou escrever uma assinatura usando o recurso de tinta do Tablet PC. Quando o signatário adiciona uma representação visível de sua assinatura ao documento, uma assinatura digital é adicionada simultaneamente para autenticar a identidade dele. Depois que um documento é assinado digitalmente, ele se torna somente leitura para impedir modificações em seu conteúdo.

Documento com linhas de assinatura assinadas

O recurso de captura de assinaturas digitais usando linhas de assinatura digital nos documentos do Office possibilita que as empresas usem menos papel nos processos de assinatura para documentos como contratos ou outros acordos. Ao contrário das assinaturas em papel, as assinaturas digitais podem fornecer um registro exato do que foi assinado e permitem que a assinatura seja verificada no futuro. Encontre links para obter mais informações sobre assinaturas digitais no Versão do 2007 Office na seção Consulte também.

Usando um fluxo de trabalho para coletar assinaturas

Se você salvar seus documentos em um site do Office SharePoint Server 2007, poderá usar facilmente um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas para gerenciar o processo de coleta de assinaturas. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas está associado ao tipo de conteúdo Documento em um site do Office SharePoint Server 2007 e, portanto, está automaticamente disponível para documentos em bibliotecas de documentos.

Quando você usa um fluxo de trabalho para gerenciar o processo de coleta de assinaturas, o servidor gerencia todas as tarefas.

Inicie o fluxo de trabalho    Ao iniciar o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em um documento ou em uma pasta de trabalho do Versão do 2007 Office, você será solicitado a preencher um formulário de início de fluxo de trabalho no qual especifica os nomes das pessoas que precisam assinar o documento. O formulário exibe automaticamente os nomes dos signatários sugeridos, que são especificados dentro do documento ou da pasta de trabalho. Você pode optar por atribuir as tarefas de assinatura na ordem em que as assinaturas aparecem ou pode atribuir as tarefas de assinatura a todos os signatários de uma vez.

Concluir uma tarefa do fluxo de trabalho    Depois que o fluxo de trabalho começar, o servidor atribuirá uma tarefa de assinatura a cada participante. Se alertas de email estiverem habilitados para o servidor, o servidor também enviará a cada participante um alerta de email sobre sua tarefa de assinatura. Os participantes podem clicar no botão Editar esta Tarefa na mensagem da tarefa do Office Outlook 2007 para abrir o documento ou a pasta de trabalho a ser assinada e concluir a tarefa de assinatura.

Exibir o status do fluxo de trabalho    Enquanto o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas está em andamento, o proprietário do fluxo de trabalho ou os participantes do fluxo de trabalho podem exibir a página de Status do Fluxo de Trabalho para ver quais participantes concluíram a tarefa do fluxo de trabalho. Quando todos os participantes do fluxo de trabalho concluem sua tarefa de fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho termina e o proprietário do fluxo de trabalho recebe uma mensagem de email informando que o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas foi concluído. Essa mensagem de email especifica os nomes de todas as pessoas que assinaram o documento, juntamente com os nomes das pessoas que foram originalmente indicadas como signatários sugeridos.

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Antes de começar

Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas é fácil: basta clicar no Botão Microsoft Office, clicar em Fluxos de Trabalho e, em seguida, clicar em Início.

Mas antes de começar, verifique se:

  • Você está trabalhando com uma pasta de trabalho do Office Excel 2007 ou um documento do Office Word 2007.
  • Você salvou o arquivo na biblioteca de documentos em um site do Office SharePoint Server 2007. Para obter mais informações sobre como salvar um arquivo em uma biblioteca do SharePoint, consulte o artigo Salvar um arquivo em uma biblioteca do SharePoint ou em outro local da Web.
  • Você inseriu pelo menos uma assinatura no arquivo. A seção a seguir explica como.

Se algum comando do procedimento a seguir não estiver disponível, você deve saber que:

  • Para iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas diretamente de um programa do Versão do 2007 Office, você deve ter pelo menos a permissão para Editar Itens na biblioteca em que o documento está salvo. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que você também tenha a permissão de Gerenciar Listas para iniciar um fluxo de trabalho. Em outras palavras, você precisa das mesmas permissões que precisaria ter em um navegador. Verifique com o proprietário do seu site.
  • Um proprietário de site pode remover um fluxo de trabalho de uma lista ou biblioteca específica. Você deve salvar o documento em uma lista ou biblioteca onde o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas esteja disponível. Verifique com o proprietário do seu site.
  • O administrador de um conjunto de sites pode desativar um tipo de fluxo de trabalho, como o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, para todos os sites no conjunto de sites.
  • A capacidade de iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas no Office Excel 2007 ou no Office Word 2007 está disponível apenas no Office Professional Plus 2007, no Office Enterprise 2007 e no Office Ultimate 2007 e nas versões autônomas do Office Excel 2007 e do Office Word 2007.

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Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em um documento

O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas difere de outros fluxos de trabalho predefinidos em um site do Office SharePoint Server 2007 no sentido de que você deve iniciar esse fluxo de trabalho no programa do Versão do 2007 Office em que a tarefa de assinatura foi executada. Esse fluxo de trabalho não pode ser iniciado na biblioteca de documentos no navegador.

 Observação   Se você desejar garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam notificações de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, verifique com o administrador do servidor se as notificações de email foram habilitadas para o seu site.

  1. Abra o documento ou a pasta de trabalho em que deseja coletar assinaturas digitais.

 Observação   Para iniciar um fluxo de trabalho, você pode abrir o documento no modo Somente Leitura ou Edição.

MostrarAbra um documento do servidor em um programa do Office

  1. Clique no Botão Microsoft OfficeImagem do botão e, em seguida, clique em Abrir.
  2. Em Examinar, clique em Meus Locais de Rede ou Meus Sites do SharePoint.
  3. Clique no nome do site do SharePoint onde seu arquivo está localizado e, em seguida, clique em Abrir.

 Dica   Você tem a alternativa de clicar duas vezes no nome do site para abri-lo. Você também pode clicar duas vezes em uma biblioteca ou em um arquivo para abri-lo.

 Observação   Se não vir seu servidor em nenhuma das duas categorias, digite a URL do servidor na caixa Nome do arquivo e clique em Abrir.

  1. Clique no nome da biblioteca que contém o arquivo, como Documentos Compartilhados, e clique em Abrir.
  2. Clique no nome do arquivo que deseja abrir e, em seguida, clique em Abrir.
  1. Se o documento ou a pasta de trabalho já não contiver linhas de assinatura para capturar as assinaturas digitais que você deseja coletar, insira-as agora.

MostrarAdicione uma assinatura

  1. No documento do Office Word 2007 aberto ou na pasta de trabalho do Office Excel 2007, posicione o cursor em seu documento no lugar onde deseja adicionar uma linha de assinatura.
  2. Na guia Inserir, no grupo Texto, clique na seta ao lado de Linha de Assinatura e, em seguida, clique em Linha de Assinatura do Microsoft Office.
  3. Na caixa de diálogo Configuração de Assinatura, digite informações sobre a pessoa que assinará nessa linha de assinatura. Essas informações são exibidas diretamente abaixo da linha de assinatura no documento. Siga um destes procedimentos:
    • Digite o nome do signatário na caixa Signatário sugerido.
    • Digite o cargo do signatário na organização (se houver) na caixa Cargo do signatário sugerido.
    • Digite o endereço de email do signatário (se houver) na caixa Endereço de email do signatário sugerido.
  4. Se desejar fornecer instruções ao signatário, digite essas instruções na caixa Instruções para o signatário. Essas instruções são exibidas na caixa de diálogo Assinar que o signatário usa para assinar o documento.
  5. Se desejar que o signatário possa adicionar comentários à assinatura, marque a caixa de seleção Permitir que o signatário adicione comentários à caixa de diálogo Assinar.
  6. Se desejar mostrar a data em que a assinatura foi adicionada na linha de assinatura, marque a caixa de seleção Mostrar data da assinatura na linha de assinatura.
  7. Clique em OK.
  8. Para adicionar linhas de assinatura, repita as etapas de 1 a 7.
  1. Se você adicionar novas linhas de assinatura, clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Salvar para salvar as alterações.
  2. Se o documento estiver com check-out, você deve também fazer o check-in no documento antes de começar o fluxo de trabalho. Para fazer o check-in do documento, clique em Botão Microsoft Office, aponte para Servidor e clique em Check-in.
  3. Para iniciar o fluxo de trabalho, clique no Botão Microsoft Office e clique em Fluxos de Trabalho.

Comando Fluxo de Trabalho

  1. Na caixa de diálogo Fluxos de Trabalho, localize o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas e, em seguida, clique em Início.

Caixa de diálogo Fluxos de Trabalho

 Observações 

  • Se o documento estiver com check-out para você, será necessário fazer o check-in do documento. Você precisará tentar novamente para iniciar o fluxo de trabalho.
  • Se a sua organização tiver fornecido uma versão personalizada do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, esse fluxo de trabalho talvez tenha um nome diferente.
  1. Na caixa de diálogo Nome do Fluxo de Trabalho, digite os nomes das pessoas que deseja que assinem o documento nas linhas apropriadas de signatários ou clique em Signatário para selecionar os nomes das pessoas ou dos grupos aos quais deseja atribuir tarefas de fluxo de trabalho.
  2. Se você desejar atribuir as tarefas de assinatura na ordem em que as linhas de assinatura aparecem no documento, marque a caixa de seleção Solicite as assinaturas na ordem acima, em vez de todas ao mesmo tempo.

 Observação   Essa opção está disponível apenas quando o documento contém mais de uma Linha de Assinatura do Microsoft Office.

  1. Se você desejar que outras pessoas recebam notificações (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho tiver sido iniciado, digite seus nomes na linhaCc ou clique em Cc para selecionar pessoas e grupos.
  2. Clique em Início.

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Assinar um documento para concluir uma tarefa do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Você provavelmente descobrirá que tem uma tarefa para assinar um documento quando receber uma notificação de tarefa por email. Você pode concluir sua tarefa diretamente da mensagem de email no Office Outlook 2007.

  1. Em sua mensagem de email de tarefa, clique no botão Editar esta Tarefa e, em seguida, clique em Abrir Documento.

Botão Editar esta Tarefa em uma mensagem no Outlook

O botão Editar esta Tarefa também está disponível na parte superior de uma notificação de tarefa quando você o exibe no Painel de Leitura.

  1. Na Barra de Mensagens que aparece na parte superior do documento ativo, clique em Assinar.

Barra de Mensagens exibe um alerta sobre uma tarefa de assinatura de fluxo de trabalho

 Observações 

  • Se a biblioteca em que o documento estiver salvo exigir o check-out dos documentos antes que eles sejam editados, talvez seja necessário clicar em Check-out na Barra de Mensagens antes de clicar em Assinar.
  • Se a sua assinatura for exigida em mais de um local no documento, clique em Exibir Tarefas de Fluxo de Trabalho na Barra de Mensagens. Na caixa de diálogo Tarefas de Fluxo de Trabalho, selecione uma tarefa e clique em Abrir para assinar em um local específico. Repita o procedimento para cada tarefa de assinatura listada.
  1. Para adicionar sua assinatura ao documento, na caixa de diálogo Assinar, siga um destes procedimentos:
    • Para adicionar uma versão impressa da sua assinatura, digite seu nome na caixa ao lado do X.
    • Para selecionar uma imagem da sua assinatura escrita, clique em Selecionar Imagem. Na caixa de diálogo Selecionar Imagem da Assinatura, navegue até o local do arquivo de imagem da assinatura, selecione o arquivo desejado e clique em Selecionar.
    • Para adicionar uma assinatura manuscrita (somente para usuários de Tablet PC), assine seu nome na caixa ao lado do X usando o recurso de tinta.
  2. Na caixa de diálogo Assinar, clique em Assinar.

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Aplica-se a:
Excel 2007, Word 2007