Caixa de respostas: usar contatos de email na mala direta do Word

Caixa de respostas por Connie Miller

Problemas ao tentar mesclar informações da lista de contatos do email em um documento? Veja como fazer isso funcionar.

Aplica-se a
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Office Word 2002
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook 2002

Uma dúvida dos seus comentários

Quero criar uma lista de endereçamento de clientes. Os nomes, os endereços e outros dados dos clientes estão armazenados em minha lista de contatos do email, mas o Word não consegue estabelecer conexão com essa lista quando crio uma mala direta. Ajude-me para que eu não precise criar um novo arquivo de dados de clientes.

Conselhos da Caixa de respostas

Se você mantém a sua lista de contatos do email atualizada cuidadosamente, ela pode ser uma fonte de informações bastante útil para endereçamentos em massa. Mas a simples existência dessa lista não é suficiente. O Word precisa ser capaz de estabelecer conexão com ela durante a preparação de uma mala direta.

É aí que você pode encontrar, com certeza, alguns pequenos problemas desagradáveis. Vamos separar esses problemas e informar como você deve proceder para evitar ou solucionar cada um deles para poder usar a lista de endereçamento dos clientes.

Algo a ser considerado     Se você estiver criando cartas modelo, envelopes, etiquetas ou um catálogo, na realidade você poderá criar uma mala direta usando uma pasta Contatos do Outlook a partir do Outlook. Saiba como clicando em um link da caixa Consulte também.

De acordo com os seus comentários, essas são as dificuldades mais comuns que você encontra quando tenta mesclar informações da lista de contatos do email:

Não consigo encontrar a pasta Contatos do Outlook

Você foi cuidadoso, listou todas as informações dos seus contatos na pasta Contatos do Outlook e agora está criando uma mala direta no Word. No painel de tarefas Mala Direta, você escolhe a opção Selecionar nos contatos do Outlook e clica no link Escolher a Pasta 'Contatos'. A caixa de diálogo Selecionar Pasta de Lista de Contatos é exibida como deveria, porém a pasta Contatos não está lá. A vida é desanimadora às vezes.

Mas, neste caso em particular, as coisas não são tão desanimadoras quanto parecem. Se você estiver usando o painel de tarefas, há dois motivos principais para a pasta Contatos não ser exibida na caixa de diálogo, e ambos são de fácil solução e serão abordados a seguir. Mas antes disso, há outra possibilidade a ser mencionada.

Observação para usuários da barra de ferramentas     Se você for usuário da barra de ferramentas Mala Direta e estiver tentando estabelecer conexão com a sua pasta Contatos clicando no botão Abrir Fonte de Dados da barra de ferramentas, essa tentativa irá falhar. Para trabalhar diretamente com a pasta Contatos do Outlook como o arquivo de dados de uma mala direta, é necessário usar o painel de tarefas Mala Direta. Se estiver determinado a usar a barra de ferramentas, você poderá exportar a lista de contatos do Outlook para uma planilha do Microsoft Office Excel. Conecte-se a esse arquivo exportado clicando no botão Abrir Fonte de Dados. Saiba mais sobre como exportar contatos do Outlook clicando em um link da caixa Consulte também.

Portanto, voltando ao problema em questão, os dois motivos responsáveis pela não exibição da pasta Contatos na caixa de diálogo Selecionar Pasta de Lista de Contatos:

  • Convém ativar essa pequena e poderosa propriedade para estabelecer conexão com uma pasta Contatos durante uma mala direta.
  • Talvez você esteja usando um perfil de usuário do Outlook diferente daquele que possui a pasta Contatos que você deseja usar.
Ative a propriedade "Mostrar pasta como Catálogo de Endereços de Email"

Este é um daqueles casos de "Como eu poderia saber disso, a não ser que alguém tivesse me contado?" que parecem ser tão comuns em softwares. Acontece que existe uma pequena e poderosa propriedade associada às pastas Contatos, chamada Mostrar pasta como Catálogo de Endereços de Email. Se ela não estiver ativada, você não conseguirá estabelecer conexão com a pasta Contatos durante a mala direta. Veja como ativá-la:

  1. No Outlook, no menu Ir, clique em Contatos.
  2. Clique com o botão direito do mouse na pasta Contatos que contém as informações que você deseja usar na mala direta e clique em Propriedades.
  3. Na guia Catálogo de Endereços do Outlook, marque a caixa de seleção Mostrar esta pasta como Catálogo de Emails. Clique em OK.
Altere o seu perfil de usuário do Outlook

O perfil de usuário do Outlook é um grupo de contas de email e catálogos de endereços. Em geral, você só precisa de um, mas caso seu computador seja compartilhado com outras pessoas ou se você utilizar diferentes catálogos de endereços para diferentes objetivos, mais de um perfil poderá ser configurado. Ao iniciar a mala direta, se você estiver usando um perfil que não inclua a pasta Contatos desejada, essa pasta não será exibida na caixa de diálogo apropriada. Para mudar para um perfil de usuário diferente:

  1. Feche o Outlook.
  2. No Painel de Controle, clique duas vezes em Contas de Usuário e clique em Email.

Se você estiver usando o Windows 2000, clique duas vezes em Email no Painel de Controle.

  1. Clique em Mostrar Perfis.
  2. Na guia Geral, clique no perfil que deseja usar.
  3. Para que seja solicitado que você selecione um perfil sempre que iniciar o Outlook, clique em Escolher perfil a ser usado e clique em OK.

Dessa maneira, ao iniciar o Outlook, você poderá escolher o perfil correto para as tarefas que deseja executar, como mala direta.

Observação    Se você escolher a opção Escolher perfil, você será solicitado a selecionar um perfil quando iniciar o Outlook e novamente quando estabelecer conexão com uma pasta Contatos durante uma mala direta. Se você achar que esse processo é trabalhoso, poderá definir o perfil necessário para a mala direta para que ele seja usado sempre que você abrir o Outlook. Na etapa 4 do procedimento acima, clique no perfil desejado, clique em Sempre usar este perfil e clique em OK.

Recebo mensagens de erro sobre clientes de email e listas de tabelas

Esta é uma daquelas lições sobre "o que você define em um programa afeta o que acontece em outros". Se você tentar estabelecer conexão com a pasta Contatos durante uma mala direta no Word e o Outlook não estiver configurado como o editor de email padrão no Microsoft Internet Explorer, a seguinte mensagem de erro será exibida:

"Não há um cliente de email padrão ou o cliente de email atual não pode realizar a solicitação de mensagens. Execute o Microsoft Office Outlook e defina-o como o cliente de email padrão".

Clicando em OK, você verá outra mensagem de erro que diz:

"Não é possível obter uma lista de tabelas a partir da fonte de dados".

Para evitar que essas mensagens irritantes sejam exibidas durante a mala direta:

  1. No menu Ferramentas do Internet Explorer, clique em Opções da Internet.
  2. Na guia Programas, em Email, escolha Microsoft Office Outlook e clique em OK.

Quando você iniciar o Word novamente e tentar estabelecer conexão com o arquivo de contatos do Outlook durante uma mala direta, as coisas deverão funcionar corretamente.

Desejo usar o catálogo de endereços do Outlook Express como minha lista de contatos

Com certeza você pode. Só que não é possível estabelecer conexão diretamente com essa lista de contatos durante uma mesclagem. O que pode ser feito é exportar a lista de contatos do Outlook Express como um arquivo de texto e, em seguida, estabelecer conexão com ela naquele formato bom e legível.

Veja como exportar a lista de contatos do Outlook Express:

  1. Inicie o Outlook Express. No menu Arquivo, aponte para Exportar e clique em Catálogo de Endereços.
  2. Na caixa de diálogo Ferramenta de Exportação de Catálogo de Endereços, clique em Arquivo de Texto (Valores Separados por Vírgula) e clique em Exportar.

Não se preocupe com esse tipo de arquivo esquisito. É apenas um arquivo de texto no qual os títulos das colunas são separados por vírgulas. A sua extensão é .csv e ele é aberto no Excel.

  1. Na caixa Salvar arquivo exportado como, digite um nome para o arquivo de contatos exportado e clique em Procurar.
  2. Na caixa de diálogo Salvar como, para Salvar em, escolha o local onde você deseja salvar o arquivo e clique em Salvar.

Dica para economizar tempo     É prático salvar arquivos de dados na pasta Minhas Fontes de Dados, na pasta Meus Documentos. O Word irá verificar primeiro esse local quando você procurar os arquivos de dados durante uma mesclagem.

  1. Clique em Avançar. Marque as caixas de seleção ao lado das categorias de informações a serem exportadas e clique em Concluir.

Considere esta possibilidade     Ao decidir quais categorias de informações devem ser exportadas, pense nas cartas modelo ou nos emails ou etiquetas que você pretende criar com a mala direta. Por exemplo, se você não pretende incluir apelidos ou sites pessoais nos documentos mesclados, não exporte essas categorias.

  1. Quando a mensagem de conclusão da exportação for exibida, clique em OK.
  2. Para fechar a caixa de diálogo Ferramenta de Exportação de Catálogo de Endereços, clique em Fechar e, em seguida, feche o Outlook Express.

Quando você estiver novamente no Word fazendo a mala direta e chegar à etapa de estabelecer conexão com um arquivo de dados, escolha a opção Usar uma lista existente e procure para localizar o arquivo .csv que você acabou de exportar. Antes que o arquivo seja aberto, será solicitado que você escolha qual caractere separador será usado para separar as colunas na lista de endereços. Escolha Vírgula e clique em OK.

Não consigo descobrir como adicionar algumas das informações dos meus registros de contatos a um documento mesclado.

Às vezes você deseja incluir nos documentos mesclados outras informações, além dos nomes e endereços dos contatos. Por exemplo, você pode enviar aos seus clientes uma mensagem solicitando que eles confirmem se as informações de números de telefone e fax, endereços de email e URLs de páginas da Web estão corretas.

Você inseriu todas essas informações na lista de contatos e conseguiu estabelecer conexão com a pasta Contatos no processo de mala direta. Mas agora que está tudo pronto, você não consegue descobrir como obter campos para número de fax, endereço de email e URL de página da Web no documento principal. Veja o que é necessário fazer:

Se estiver usando o painel de tarefas Mala Direta e tiver estabelecido conexão com a pasta Contatos, você estará na etapa Escrever ou Organizar, na qual você adiciona o conteúdo ao documento principal. Clique no link Mais itens no painel de tarefas para abrir a caixa de diálogo Inserir Campo, que tem esta aparência:

Caixa de diálogo Inserir Campo

Quando você clica em Campos do banco de dados, muitos dos campos da lista de contatos aparecem na caixa de diálogo. Dizemos "muitos" porque alguns dos campos de uma lista de contatos do Outlook não estão disponíveis na mala direta.

  • Para ver uma lista completa dos campos da lista de contatos que não estão disponíveis, clique no link Campos da lista de contatos do Outlook na caixa Consulte também.

Solução nº 1     Você pode exportar informações da lista de contatos, de uma pasta Contatos do Outlook para uma planilha do Excel. A maioria dos campos que não estão disponíveis quando você estabelece conexão direta com a pasta Contatos é exportada. Ao estabelecer conexão com a planilha durante uma mesclagem, você pode adicionar esses campos ao documento principal. Saiba mais sobre como exportar contatos do Outlook clicando em um link da caixa Consulte também.

  • Entre os campos não disponíveis estão aqueles definidos pelo usuário. Isso significa que, se você adicionou campos definidos pelo usuário personalizados à lista de contatos, não conseguirá mesclar as informações desses campos na publicação.

Solução nº 2     Entre os Diversos campos disponíveis nos Contatos do Outlook, encontram-se quatro campos chamados Campo Personalizado 1, Campo Personalizado 2, Campo Personalizado 3 e Campo Personalizado 4. É bom saber que esses quatro campos estão disponíveis na mala direta quando você estabelece conexão direta com a pasta Contatos. Isso significa que esses campos são ideais para armazenar informações personalizadas da lista de contatos. Saiba como adicionar esses campos ao modo de exibição da lista de contatos clicando em um link da caixa Consulte também.

É possível adicionar ao documento principal qualquer um dos campos listados na caixa de diálogo Inserir Campo clicando em um campo da caixa de diálogo para selecioná-lo e, em seguida, clicando em Inserir.

Observação para usuários da barra de ferramentas     Se você for usuário da barra de ferramentas Mala Direta, poderá abrir a mesma caixa de diálogo Inserir Campo clicando no botão Inserir Campos de Mesclagem.

Boas mesclagens,

Connie, monitora da Caixa de respostas

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Sobre a autora

Connie Miller, escritora da equipe de Assistência ao Usuário do Microsoft Office, coleta e responde questões enviadas para a Caixa de respostas do Word. Para enviar uma pergunta detalhada que possamos responder, clique em Comentários.

 
 
Aplica-se a:
Word 2003