Caixa de Resposta: imprimindo etiquetas de endereçamento no Word

Caixa de Resposta

Por Connie Miller

Todos os endereços de seus clientes estão em um arquivo de dados. Agora você deseja colocar todos esses endereços em um conjunto de etiquetas de endereçamento. Veja a seguir a melhor maneira de fazer isso, com algumas dicas interessantes ao longo do processo.

Aplica-se a
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Uma pergunta com base em seus comentários

Desejo apenas imprimir um conjunto de etiquetas de endereçamento para poder enviar algumas informações a meus clientes. Estou tendo problemas constantes. Por que isso é tão difícil?

Conselho da Caixa de Resposta

Você pode assistir a minhas demonstrações primeiro ou começar a ler sobre os principais detalhes desse processo.

O número de etiquetas que você deseja criar determina o quanto é complicado criá-las.

Etiqueta de endereço com imagem

É muito fácil:

  • Imprimir uma etiqueta ou um conjunto de etiquetas todas endereçadas exatamente da mesma maneira. Para saber como, clique em um link na caixa Consulte também.
  • Digite algumas etiquetas diferentes em uma folha de etiquetas e as imprima. Para fazer isso, você tem algumas opções diferentes:
    • Você pode baixar os modelos de etiqueta do site Modelos no Microsoft Office Online.
    • Use a caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas para criar uma página de etiquetas.
      1. No menu Ferramentas, apontar para Cartas e Correspondências e clicar em Envelopes e Etiquetas.
      2. Clique na guia Etiquetas e, em seguida, clique em Opções.
      3. Escolha o tipo de impressora e o fornecedor das folhas de etiquetas nas quais as etiquetas serão impressas. Em Número do Produto, selecione o número que corresponde àquele listado na caixa de folhas de etiquetas e clique em OK.
      4. Na caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas, clique em Novo Documento.

Um novo documento de etiqueta é aberto.

  1. Digite as informações nas etiquetas que deseja usar.
  2. No menu Arquivo, clique em Imprimir para imprimir as etiquetas.

Quando desejar criar e imprimir mais de uma folha de etiquetas, isso pode ficar um pouco mais complicado. Criar mais de uma folha de etiquetas envolve usar um processo de mala direta. Depois que você começa o processo, nem é tão difícil — mas é um processo. E, a cada etapa dele, você enfrenta possíveis problemas.

Nesta coluna, vamos dissecar o processo de criação de etiquetas de mala direta e detalhar cada etapa. Como parte de cada etapa, vamos mostrar os possíveis problemas e discutir como evitá-los ou consertá-los.

O processo de criação de etiquetas de mala direta

Criar um conjunto de etiquetas envolve cinco etapas principais:

  1. Em primeiro lugar, você configura o documento principal de etiquetas. O documento principal de etiquetas é a página de etiquetas pela qual se começa. Ele é o modelo de tamanho e de formato de todas as etiquetas que você imprimir.
  2. Em seguida, você conecta o documento principal de etiquetas que acabou de configurar a um arquivo de dados que contém os nomes e endereços que deseja adicionar às etiquetas. Informações adicionais sobre arquivos de dados posteriormente.
  3. Depois, você adiciona espaços reservados (oficialmente chamados campos) ao documento principal de etiquetas para as informações (como nomes e endereços) que serão diferentes em cada etiqueta. Nessa etapa, você também adiciona todas as informações, como endereço de retorno ou um logotipo ou outro tipo de imagem, que serão iguais em todas as etiquetas.
  4. Em seguida, você visualiza as etiquetas para certificar-se de que as informações do arquivo de dados mesclaram corretamente. Quando estiver satisfeito com os resultados, conclua a mesclagem.
  5. Finalmente, você imprimirá as etiquetas.

Etapa 1: configurar o documento principal de etiquetas

Você sabia que iria criar etiquetas, por isso, provavelmente, já foi à loja de suprimentos de escritório. Você trouxe uma caixa de folhas de etiquetas de um fornecedor como Avery, AOne ou Formtec. Cada folha tem um determinado tamanho e contém um determinado número de etiquetas com dimensões específicas.

Para configurar o documento principal de etiquetas, é necessário coincidir as dimensões desse documento com as dimensões das etiquetas nas folhas compradas na loja de suprimentos de escritório.

Veja como configurar o documento principal de etiquetas:

  1. Inicie o Word.
  2. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e Correspondências e clique em Mala Direta para abrir o painel de tarefas Mala Direta.
  3. No painel de tarefas, em Selecione o tipo de documento, clique em Etiquetas. Em Etapa 1 de 6, na parte inferior do painel de tarefas, clique em Próxima: documento inicial.
  4. Para configurar um novo documento principal de etiquetas, clique em Alterar o layout do documento.

Por que Alterar o layout do documento? Quando você abre o Word, um documento em branco se abre por padrão. Esse documento padrão não tem um layout de etiquetas. Se você vai criar etiquetas, é necessário alterar o layout desse documento padrão para um layout de etiquetas.

  1. Em Alterar o layout do documento no painel de tarefas, clique em Opções de Etiqueta.
  2. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, você tem várias escolhas a fazer:

Caixa de diálogo Opções de Etiqueta

Texto explicativo 1 O tipo de impressora que você está usando para imprimir etiquetas.
Texto explicativo 2 O fornecedor que produziu suas folhas de etiquetas.
Texto explicativo 3 O número que corresponde ao número do produto listado na caixa de folhas de etiquetas.

 Observação   E se o número de produto das folhas de etiquetas que você comprou não coincidir com nenhuma das opções da caixa de diálogo Opções de Etiqueta? Ainda assim você pode imprimir suas etiquetas; basta fazer uma personalização. Em primeiro lugar, meça cuidadosamente as etiquetas na folha que você tem, anote as medidas e e o número de etiquetas que cabem em uma única folha. Em seguida, siga o processo descrito em Criar etiquetas de endereçamento personalizadas, começando com a etapa 4.

  1. Quando tiver escolhido todas as opções de etiqueta desejadas, clique em OK.

Um documento de etiquetas é aberto com o ponto de inserção intermitente na primeira etiqueta e você está pronto para a próxima etapa.

 Observação   Se o que surge na tela se parece com um documento normal em vez de etiquetas, talvez você tenha ativado a opção de ocultar linhas de grade. No menu Tabela, clique em Mostrar Linhas de Grade para mostrar as linhas que indicam os limites das etiquetas.

  1. Em Etapa 2 de 6, na parte inferior do painel de tarefas, clique em Próxima: selecione os destinatários.

Etapa 2: conectar-se ao arquivo de dados

Se estiver criando etiquetas de endereçamento, você provavelmente está planejando uma correspondência. Se estiver planejando uma correspondência, você provavelmente tem uma lista de endereçamento que contém os nomes e endereços de clientes, empregados e outros destinatários desejados. Essa lista de endereçamento é o que chamamos de "arquivo de dados". O objetivo desta etapa do processo é conectar a esse arquivo de dados da lista de endereçamento para poder obter os nomes e os endereços da lista para as etiquetas.

 Observação   Se você não tiver ainda um arquivo de dados de lista de endereçamento configurado, continue lendo. Você pode configurar um dentro do Word, conforme vai ver.

O Word pode conectar vários tipos diferentes de arquivos de dados (para ver uma lista completa, clique em um link na caixa Consulte também), para que a sua lista de endereçamento tenha mais probabilidade de funcionar bem. Por exemplo, talvez você tenha os nomes e endereços de destinatários em uma planilha do Microsoft Excel, em uma tabela de dados do Microsoft Access ou em uma tabela configurada no Word. Ou talvez você mantenha seu arquivo de Contatos do Microsoft Outlook® atualizado especialmente para esse fim. Todas essas opções (e muitas outras) funcionarão bem.

Para aprender muito mais sobre arquivos de dados e sobre como usá-los em uma mala direta, clique em um link na caixa Consulte também.

 Observações 

  • Verifique como os nomes de destinatários são configurados no arquivo de dados da lista de endereçamento. Mesclar nomes do arquivo de dados nas etiquetas funcionará melhor se você tiver nomes e sobrenomes em duas colunas diferentes.
  • Os códigos postais que começam com um zero não mesclam corretamente com base em uma planilha do Excel, a menos que você digite um apóstrofo antes do zero inicial. O apóstrofo não aparecerá na célula da planilha ou na etiqueta; ele apenas fará o zero funcionar.

Para estabelecer uma conexão entre o documento principal de etiquetas e o arquivo de dados

No painel de tarefas Mala Direta, em Selecionar destinatários, você tem três opções:

  • Usar uma lista existente    Clique nessa opção se já tiver um arquivo de dados, como uma planilha do Excel, uma tabela de banco de dados do Access ou uma tabela do Word, que contenha os nomes e endereços dos destinatários.
  • Selecionar nos contatos do Outlook    Clique nessa opção se desejar usar nomes e endereços da lista de Contatos do Outlook.
  • Digitar uma nova lista    Clique nessa opção se ainda não tiver um arquivo de dados que contenha os nomes e endereços dos destinatários.

Clique em uma das seguintes opções para saber o que fazer depois.

MostrarUsar uma lista existente

  1. Em Usar uma lista existente, clique em Procurar para localizar o arquivo de dados da lista de endereçamento.
  2. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, localize o arquivo, selecione-o e clique em Abrir.
  3. Se a caixa de diálogo Selecionar Tabela for exibida, clique na tabela ou na planilha que contém os nomes e endereços dos destinatários.
  4. A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta é exibida.

MostrarSelecionar nos contatos do Outlook

  1. Em Selecionar nos contatos do Outlook, clique em Escolher a Pasta Contatos.

Se você vir a caixa de diálogo Escolher Perfil, escolha o perfil que inclui a lista de Contatos desejada e clique em OK.

  1. Na caixa de diálogo Selecionar a pasta Lista de Contatos, clique na pasta da lista de contatos que contém os nomes e endereços dos destinatários e, em seguida, clique em OK.
  2. A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta é exibida.

 Observação   Se você tiver problemas para estabelecer conexão com a lista de Contatos, obtenha ajuda clicando no link Caixa de resposta em Consulte também.

MostrarDigitar uma nova lista

  1. Em Digitar uma nova lista, clique em Criar.

A caixa de diálogo Nova Lista de Endereços será aberta. Em Inserir Informações de Endereço, uma lista de categorias é exibida, como Nome, Sobrenome e Linha de Endereço 1. O seu objetivo é modificar essa lista para que ela corresponda às categorias de informação que você deseja registrar sobre seus destinatários. Por exemplo, embora a lista na caixa de diálogo contenha itens como Título, Telefone Residencial e Endereço de Email, se preferir você pode incluir apenas Nome, Sobrenome e informações de endereço.

  1. Para editar a lista de categorias, clique em Personalizar.
  2. Na caixa de diálogo Personalizar Lista de Endereços, use os botões para adicionar, excluir ou alterar a ordem das categorias. Quando a lista estiver de acordo com o desejado, clique em OK.
  3. Digite as informações da primeira entrada na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços.
  4. Clique em Nova Entrada para digitar as informações da segunda entrada e assim por diante.
  5. Depois de digitar todos os destinatários, clique em Fechar.
  6. Na caixa de diálogo Salvar Lista de Endereços, digite um nome para o arquivo e clique em Salvar.
  7. A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta é exibida.

Dicas

  • Por padrão, se você não alterar o local, o arquivo de dados da lista de endereçamento será salvo na pasta Minhas Fontes de Dados na pasta Meus Documentos. Esse é um local conveniente. Se futuramente você quiser criar um novo conjunto de etiquetas usando o mesmo arquivo de dados, o Word automaticamente procurará, em primeiro lugar, o arquivo na pasta Minhas Fontes de Dados.
  • Se você quiser fazer inclusões ou alterar o arquivo de dados que acabou de criar, existem duas alternativas. Você pode abrir o arquivo no Access e modificá-lo. Ou pode fazer alterações no arquivo dentro do Word durante o processo de criação da mala direta. Percorra as etapas no painel de tarefas Mala Direta até chegar a Selecionar destinatários. Clique em Usar uma lista existente e clique em Procurar. Abra o arquivo de dados da lista de endereçamento que você criou. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, clique em Editar. A caixa de diálogo Personalizar Lista de Endereços se abre e você pode alterar categorias e adicionar novas entradas, entre outras opções.

A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta oferece a oportunidade de filtrar ou classificar as entradas do arquivo de dados. Por exemplo, talvez você queira criar uma correspondência apenas para clientes com um determinado CEP ou de determinada cidade. Ou talvez você deseje criar etiquetas para uma correspondência dirigida a funcionários que ingressaram na empresa no ano passado.

Se você quiser criar etiquetas para todos os destinatários do arquivo de dados, não é necessário fazer nenhuma classificação ou filtragem, basta clicar em OK para prosseguir.

Se você não quiser imprimir etiquetas para todos os destinatários do arquivo de dados, siga um ou todos os procedimentos a seguir antes de clicar em OK:

  • Para excluir um destinatário, clique na caixa de seleção no início da linha do destinatário para desmarcá-la.
  • Para classificar as linhas em ordem ascendente ou descendente de acordo com as informações de uma determinada coluna (por exemplo, se você quiser criar as etiquetas em ordem alfabética por sobrenome), clique no título da coluna.
  • Para filtrar a lista de acordo com critérios específicos (por exemplo, todas as pessoas que moram na região de um determinado CEP), clique na seta ao lado do título da coluna. Quando você clica na seta, é exibida uma lista similar à seguinte:

Lista suspensa para restringir destinatários de uma correspondência

Texto explicativo 1 Clique em (Tudo) se você filtrou a lista anteriormente e agora deseja incluir todas as entradas novamente.
Texto explicativo 2 Clique no valor pelo qual deseja filtrar a lista. Nesse exemplo, a coluna CEP contém apenas dois códigos exclusivos. No caso de seu arquivo de dados, a lista de entradas exclusivas provavelmente seria muito maior.
Texto explicativo 3 Clique em (Em Branco) para filtrar a lista apenas pelas entradas que estiverem em branco.
Texto explicativo 4 Clique em (Preenchidos)para filtrar a lista apenas pelas entradas que estiverem preenchidas.
Texto explicativo 5 Clique em (Avançado) para abrir a caixa de diálogo Filtrar e Classificar, onde você pode restringir a pesquisa de acordo com critérios mais complexos. Por exemplo, você pode restringir a lista a três CEPs ou duas cidades.

 Observação   Qualquer alteração de filtro ou classificação que você fizer na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta não afetará o arquivo de dados original.

Depois de fechar a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, você verá campos de «Próximo Registro» em todas as etiquetas em seu documento inicial. Não os exclua. Eles não aparecerão em suas etiquetas impressas e são importantes na próxima etapa do processo. Em Etapa 3 de 6 na parte inferior do painel de tarefas, clique em Próxima: prepare as etiquetas para deslocar-se até a próxima etapa.

Etapa 3: adicionar espaços reservados e informações que permanecem inalterados

Nessa etapa do processo, você adiciona conteúdo ao documento principal de etiquetas. Esse conteúdo inclui:

  • Informações que serão idênticas em cada etiqueta     Por exemplo, talvez você deseje um logotipo corporativo em cada etiqueta. Basta digitar ou colocar essa informação diretamente no documento principal de etiquetas.
  • Informações, como o endereço do destinatário, que são exclusivas de cada etiqueta     Você não pode digitar informações que são exclusivas de cada etiqueta em um documento principal de etiquetas. Em vez disso, você adiciona espaços reservados, ou campos, ao documento principal de etiquetas. Esses campos correspondem a categorias (colunas) em seu arquivo de dados de endereços de correspondência. Ao concluir a mala direta na próxima etapa do processo, as informações de cada linha no arquivo de dados substituem os campos para criar um conjunto de etiquetas exclusivas.

Veja como um documento principal de etiquetas pode ficar com uma imagem e um campo nele inseridos:

Documento principal de etiquetas com campo de Bloco de Endereço e imagem

Clique em uma das seguintes opções para saber o que fazer depois.

MostrarAdicionar uma imagem

Nestas etapas, presume-se que você tem o arquivo da imagem que deseja usar armazenado em seu computador. Seu documento principal de etiquetas deve estar aberto com o ponto de inserção intermitente na primeira etiqueta.

  1. No menu Inserir, aponte para Imagem e clique em Do Arquivo.
  2. Na caixa de diálogo Inserir Imagem, localize o arquivo, selecione-o e clique em Inserir.

A imagem aparece no lado esquerdo da etiqueta. Não se preocupe em adicionar a imagem em qualquer uma das outras etiquetas. Isso será realizado quando você atualizar todas as etiquetas.

  1. Se você tiver que redimensionar a imagem, arraste uma das alças de redimensionamento dos cantos.
  2. No menu Formatar, clique em Imagem e clique na guia Layout.
  3. Em Disposição do texto, clique em Quadrado. Em Alinhamento horizontal, clique em Esquerda e clique em OK.

Clique na primeira etiqueta para que o ponto de inserção apareça exatamente à direita da imagem adicionada e você está pronto para adicionar campos.

MostrarAdicionar campos de espaços reservados

Para as etiquetas de endereçamento, você terá, muito provavelmente, que adicionar apenas um campo ao documento principal de etiquetas: um campo Bloco de Endereço.

 Observação   Se desejar saber mais sobre como adicionar um código de barra postal ou uma postagem eletrônica, clique em um link em Consulte também.

Nesse momento, examine por alguns segundos o painel de tarefas Mala Direta. Observe a lista de links em Prepare as etiquetas. Clicar em um desses links adiciona um campo ao documento principal de etiquetas. Além disso, observe a seção no painel de tarefas denominada Replique as etiquetas com o botão grande em que está escrito Atualizar todas as etiquetas.

Para adicionar campos de espaços reservados

  1. Certifique-se de que o ponto de inserção está na primeira etiqueta, na posição onde você deseja adicionar um campo de endereço. No painel de tarefas Mala Direta, clique em Bloco de Endereço. Se existir um exemplo de texto de endereço na etiqueta, selecione esse texto.
  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, escolha o que deseja incluir no bloco de endereço. Clique em Coincidir Campos.

Na caixa de diálogo Coincidir Campos, os elementos do bloco de endereço são listados à esquerda e as categorias (títulos de colunas) do arquivo de dados são listadas à direita.

Para que os endereços de seu arquivo de dados sejam exibidos corretamente nas etiquetas, cada elemento do bloco de endereço precisa coincidir com uma coluna do arquivo de dados. Se alguns desses elementos aparecerem com (não correspondente) à direita e não com um nome de coluna, clique na seta na caixa onde está escrito (não correspondente) e, em seguida, clique no nome da coluna correta na lista que aparece.

  1. Ao terminar de fazer a coincidência, clique em OK e, em seguida, clique em OK novamente.

Um campo de «Bloco de Endereço» aparece na etiqueta.

  1. No painel de tarefas Mala Direta, em Replicar etiquetas, clique em Atualizar todas as etiquetas.

O campo «Bloco de Endereço» (juntamente com a imagem, se você adicionou alguma) é automaticamente replicado em todas as outras etiquetas. Você está pronto para visualizar suas etiquetas.

Etapa 4: visualizar as etiquetas mescladas e concluir a mesclagem

(Essas informações são abordadas na próxima demonstração.)

Ao clicar em Próxima: visualize suas etiquetas na parte inferior do painel de tarefas Mala Direta, as informações do arquivo de dados substituem os campos de espaço reservado nas etiquetas. Você poderá ver diretamente se os endereços estão sendo exibidos de maneira correta. Você também pode clicar nos botões da seta dupla do painel de tarefas para percorrer as páginas de etiquetas ou pode clicar em Localizar um destinatário para localizar uma etiqueta específica.

Painel de tarefas Mala Direta, etapa Visualizar

 Observação   Enquanto você percorre as páginas de etiquetas para visualizá-las, o que acontece na tela pode desorientá-lo. Digamos que você esteja começando na primeira etiqueta no canto superior esquerdo da página. Ao clicar no botão com dupla seta à direita, você se move horizontalmente na página até alcançar a etiqueta na borda direita da página. Em seguida, você se movimenta uma linha para baixo até a etiqueta na borda esquerda da página, e assim por diante. Na tela, porém, a etiqueta que você está visualizando no momento sempre acaba parecendo que está no canto superior esquerdo da página. Isso é apenas uma conveniência de visualização. As etiquetas, na verdade, não se deslocaram pela página nem fizeram qualquer outra coisa misteriosa.

Algumas situações que podem precisar de conserto

  • Elementos de endereço ausentes    Se não vir todos os elementos de um endereço, talvez você precise coincidir um título de coluna do arquivo de dados com um elemento de um bloco de endereço. Clique no link Anterior na parte inferior do painel de tarefas Mala Direta. Clique com o botão direito no campo «Bloco de Endereço» na primeira etiqueta e, em seguida, clique em Editar Bloco de Endereço no menu de atalho. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, clique em Coincidir Campos. Na caixa de diálogo Coincidir Campos, certifique-se de que cada elemento que você está usando da lista à esquerda tem um título de coluna correspondente à direita. Se aparecer (não correspondente) em oposição a algum elemento importante, clique na seta na caixa em que se lê (não correspondente) e clique no nome da coluna correta na lista que aparecer. Clique em OK e, novamente, em OK.
  • Destinatários não planejados    Se as etiquetas tiverem sido criadas para alguns destinatários que você não deseja incluir nessa correspondência, clique em Editar a lista de destinatários no painel de tarefas Mala Direta para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta e, em seguida, filtrar a lista de destinatários.
  • Destinatários ausentes    Se apenas um subconjunto dos registros (linhas) do arquivo de dados tiver mesclado nas etiquetas, clique em Editar a lista de destinatários no painel de tarefas Mala Direta para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta. Verifique se você não filtrou por acidente a lista de destinatários. Clique na seta no título da coluna de cada categoria que não deseja filtrar e, em seguida, clique em (Tudo) na lista. Se você não tiver filtrado de alguma maneira a lista de destinatários, verifique o arquivo de dados para ter certeza de que ele está organizado corretamente.
  • A maioria das etiquetas está em branco    Se você vê apenas uma etiqueta com endereço e o restante das etiquetas em branco, provavelmente você esqueceu de uma pequena etapa quando estava organizando o conteúdo em seu documento principal de etiquetas. Na parte inferior do painel de tarefas de Mala Direta, clique em Anterior: organizar suas etiquetas. No painel de tarefas, em Replicar etiquetas, clique em Atualizar todas as etiquetas para copiar os campos que você adicionou na primeira etiqueta para todas as outras etiquetas da folha. Em seguida, clique em Próxima: visualize suas etiquetas para retornar à etapa anterior.

Quando estiver satisfeito com a aparência das etiquetas, clique em Próxima: conclua a mesclagem na parte inferior do painel de tarefas Mala Direta

Etapa 5: imprimir as etiquetas

Na etapa Concluir a mesclagem do processo, você está pronto para imprimir as etiquetas. Existem duas alternativas. É possível:

  • Clique em Imprimir no painel de tarefas Mala Direta para imprimir as etiquetas.

Faça isso se estiver satisfeito com as visualizações e pronto para imprimir as etiquetas finais.

  • Clique em Editar etiquetas individualmente no painel de tarefas Mala Direta para criar um novo documento com todas as etiquetas mescladas nele.

Faça isso se desejar revisar as etiquetas mais detalhadamente antes de imprimir as etiquetas finais ou se desejar fazer alterações de personalização em etiquetas específicas. Quando estiver satisfeito com as etiquetas, você poderá imprimi-las a partir desse documento.

MostrarImprimir as etiquetas

  1. Ao clicar em Imprimir no painel de tarefas Mala Direta, a caixa de diálogo Mesclar para Impressora se abre. Você tem três alternativas:
    • Tudo     Clique nessa opção se desejar imprimir todo o conjunto de etiquetas mescladas.
    • Atual     Clique nessa opção para imprimir apenas as etiquetas na página atualmente exibida.
    • De...A     Clique nessa opção para imprimir um intervalo de etiquetas. Pode ser qualquer intervalo em qualquer número de páginas.

O truque é colocar números de registro nas caixas De e A. A primeira etiqueta no canto superior esquerdo da primeira página de etiquetas é o registro 1. O registro 2 é a etiqueta à direita da primeira etiqueta e, assim por diante, até alcançar a borda direita da página. Em seguida, você move uma linha para baixo e volta para a borda esquerda da página. Por exemplo, se estiver trabalhando com folhas de etiquetas que têm três colunas e 10 linhas de etiquetas na página, esses serão os números de registros de uma página:

Números de registros de uma folha de etiquetas

  1. Quando você tiver escolhido as etiquetas que deseja imprimir, clique em OK.
  2. Na caixa de diálogo Imprimir, escolha a sua impressora e outras opções.

Verifique se as folhas de etiquetas estão prontas para serem alimentadas na impressora e se você escolheu a origem apropriada do papel (por exemplo, a bandeja que contém as folhas de etiquetas). Além disso, certifique-se de que a impressora está configurada para imprimir em apenas um lado das folhas. Normalmente, você indica a origem do papel clicando em Propriedades na caixa de diálogo Imprimir.

  1. Clique em OK.

MostrarCriar um novo documento de etiquetas e imprimir as etiquetas

  1. Ao clicar em Editar etiquetas individualmente no painel de tarefas Mala Direta, a caixa de diálogo Mesclar para Documento se abre. Você tem três alternativas:
    • Tudo     Clique nessa opção se desejar criar um novo documento que contém o conjunto de etiquetas mescladas.
    • Atual     Clique nessa opção para criar um novo documento que contém apenas as etiquetas na página atualmente exibida.
    • De...A     Clique nessa opção para criar um novo documento que contém um intervalo de etiquetas. Pode ser qualquer intervalo em qualquer número de páginas.

O truque é que você deve colocar números de registro nas caixas De e A. A primeira etiqueta no canto superior esquerdo da primeira página de etiquetas é o registro 1. O registro 2 é a etiqueta à direita da primeira etiqueta, e assim por diante, até alcançar a borda direita da página. Em seguida, você move uma linha para baixo e volta para a borda esquerda da página. Por exemplo, se estiver trabalhando com folhas de etiquetas que têm três colunas e 10 linhas de etiquetas na página, esses serão os números de registros de uma página:

Números de registros de uma folha de etiquetas

  1. Quando você tiver escolhido as etiquetas que deseja incluir no novo documento, clique em OK.

Abre-se um novo documento que contém as etiquetas escolhidas. Cada página de etiquetas é uma seção do novo documento. Isso não afetará a maneira como as etiquetas são impressas.

  1. Na caixa de diálogo Imprimir, escolha a sua impressora e outras opções.

Verifique se as folhas de etiquetas estão prontas para serem alimentadas na impressora e se você escolheu a origem apropriada do papel (por exemplo, a bandeja que contém as folhas de etiquetas). Além disso, certifique-se de que a impressora está configurada para imprimir em apenas um lado das folhas. Normalmente, você indica a origem do papel e as preferências de impressão clicando em Propriedades na caixa de diálogo Imprimir.

  1. Clique em OK.

Alguns problemas que você pode encontrar ao imprimir

  • Os campos são impressos no lugar das informações    Se você vir campos em suas etiquetas impressas (como «Bloco de Endereço»), no lugar de valores para esses campos, talvez seja necessário alterar a configuração. No menu Ferramentas, clique em Opções. Na guia Imprimir, verifique se a caixa de seleção Códigos de Campo em Incluir no documento está desmarcada.
  • Os resultados impressos não coincidem com a visualização    Se o resultado impresso não coincidir com o que aparece na visualização, muito provavelmente você está usando um driver de impressora ultrapassado ou danificado. Você pode baixar os drivers de impressora mais recentes do site do fabricante da sua impressora.

Antes de fechar o documento principal de etiquetas

Você acabou de ter o trabalho de configurar um documento principal de etiquetas e conectá-lo a um arquivo de dados de lista de correspondência. Salvando o documento principal de etiquetas, você pode preservar o esforço empreendido e tornar mais fácil e rápido criar um conjunto de etiquetas na próxima vez que precisar. Ao salvar um documento principal de etiquetas, você salva a conexão do documento ao arquivo de dados.

Na próxima vez que abrir o documento, você verá uma mensagem dizendo que as informações de um arquivo de dados serão incluídas no documento. Clique em Sim para continuar. Se usou uma lista de Contatos do Outlook como arquivo de dados, você verá a caixa de diálogo Selecionar Lista de Contatos. Selecione a pasta da lista de Contatos à qual se conectou originalmente e clique em OK. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e Correspondências e clique em Mala Direta. O painel de tarefas Mala Direta se abre na etapa Selecione os destinatários, onde você pode escolher o arquivo de dados ao qual deseja se conectar.

  • Se desejar usar o mesmo arquivo de dados sem filtrar ou classificar, basta clicar em Próxima: prepare as etiquetas e continuar o processo de criação da mala direta.
  • Se desejar filtrar ou classificar a lista de destinatários com base no arquivo de dados para criar um novo conjunto de etiquetas, clique em Editar a lista de destinatários.
  • Se desejar mesclar informações de destinatários de um arquivo de dados diferente, clique em Selecionar uma lista diferente.

Desejo a você uma ótima etiquetagem,

Connie, a monitora da Caixa de Resposta

Sobre a autora

Connie Miller, uma escritora da equipe de Assistência ao Usuário do Microsoft Office, coleta e responde questões que chegam à Caixa de Resposta do Word. Para enviar uma pergunta detalhada que possamos responder, envie comentários.

 
 
Aplica-se a:
Word 2003