Representar processos com fluxogramas do Microsoft Visio 2002

Use os fluxogramas para ver um processo inteiro em um piscar de olhos. Identifique o que funciona ou não no seu fluxo de tarefas e informações da equipe. Debata as melhorias, analise e solucione problemas e depois documente suas correções anotando o processo com detalhes sobre cada uma das etapas.

Este artigo descreve como:

E fornece:

Ajustar o fluxograma de acordo com o processo

É possível eliminar a revisão e o aperfeiçoamento, certificando-se de que iniciará com o fluxograma apropriado para o problema gráfico que você está tentando resolver. A tabela a seguir mostra que tipos de dados são os mais adequados a quais tipos de fluxogramas. Use-a para identificar o fluxograma que mais se adapta ao processo que você deseja apresentar e, em seguida, descubra como tornar o fluxograma fácil de revisar.

Tipo de fluxograma Exemplo (clique para aumentar) Finalidade
Diagrama de auditoria Exemplo de diagrama de auditoria Documentar e analisar processos que envolvam transações financeiras e gerenciamento de inventário.
Fluxograma básico Exemplo de fluxograma básico Descrever ou analisar processos, documentar procedimentos, indicar o fluxo de trabalho ou de informações, rastrear custos e eficiência.
Diagrama de causa e efeito (também conhecido como diagramas de Ishikawa ou de espinha de peixe) Exemplo de diagrama de causa e efeito Documentar os fatores que contribuem para um determinado resultado. Usar para solucionar problemas.
Fluxograma multifuncional Exemplo de fluxograma multifuncional Mostrar o relacionamento entre um processo comercial e as unidades organizacionais ou funcionais responsáveis pelo processo.
Diagrama de fluxo de dados Exemplo de diagrama de fluxo de dados Documentar o fluxo lógico de dados por meio de um conjunto de processos ou procedimentos, inclusive fontes e destinos externos dos dados, atividades que transformam os dados e armazenamentos ou coleções em que os dados são mantidos.
Diagrama IDEF0 Exemplo de diagrama SDL Modelar processos comerciais e organizacionais por meio de convenções padronizadas de texto, caixa e seta IDEF0.
Diagrama Mapeamento Mental Exemplo de diagrama Mapeamento Mental Debater e solucionar problemas usando os Mapas Mentais de Tony Buzan (representações gráficas de processos de pensamento).
Diagrama SDL Exemplo de diagrama SDL Documentar redes de sistemas de comunicações e telecomunicações por meio de formas de linguagem de especificação e descrição desenvolvidas para padrões de telecomunicações internacionais.
Diagrama TQM Exemplo de diagrama TQM Criar fluxogramas de gerenciamento de qualidade total para reengenharia de processo empresarial, gerenciamento de qualidade total, aperfeiçoamento contínuo e soluções de qualidade.
Diagrama de fluxo de trabalho Exemplo de diagrama de fluxo de trabalho Descrever, analisar e documentar o fluxo de informações, a automação de tarefas de processos empresariais, contabilidade, gerenciamento e recursos humanos.

Tornar seu fluxograma fácil de revisar

O Microsoft Visio inclui uma ferramenta especial que você poderá usar para que linhas de conexão sejam adicionadas automaticamente quando você soltar formas e para que as formas permaneçam conectadas ao serem movidas. Ela é chamada de Ferramenta Conector Ferramenta Conector e, se você usá-la em vez de simplesmente desenhar linhas entre as caixas com a Ferramenta de Linha, você economizará tempo quando criar e revisar um fluxograma.

Se você desejar saber mais sobre conexões entre formas e sobre como controlar o local em que as linhas entram e saem das formas, consulte Controlar as linhas do conector.

Para criar um fluxograma básico fácil de revisar
  1. No menu Arquivo do Visio, aponte para Novo, aponte para Fluxograma e clique em Fluxograma Básico.
  2. Arraste uma forma de Processo do estêncil Formas de Fluxograma Básico para a página de desenho.
  3. Na barra de ferramentas Padrão, clique em Ferramenta ConectorFerramenta Conector

Caso o botão Ferramenta Conector não esteja aparecendo, no menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Padrão.

  1. Arraste uma segunda forma de Processo para a página de desenho. As formas interligam-se automaticamente.
  2. Continue adicionando Processo, Decisão, Documento e outras formas até que todas as páginas desejadas estejam na página.

Cada nova forma adicionada à página de desenho será conectada à forma selecionada no momento em que ela for adicionada.

  1. Na barra de ferramentas Padrão, clique em PonteiroPonteiro
  2. Para adicionar texto a uma etapa do processo, clique na forma que representa a etapa e digite.
  3. Para alterar a direção do fluxo do processo entre duas etapas, clique na linha de conexão entre as etapas. No menu Forma, aponte para Girar ou Inverter e clique em Inverter Horizontalmente (se a linha de conexão for horizontal) ou Inverter Verticalmente (se a linha de conexão for vertical).

 Dica   Para conectar simultaneamente várias formas, selecione as formas a serem conectadas na ordem em que deseja conectá-las. No menu Forma, clique em Conectar Formas.

Controlar as linhas do conector

Quando usar a Ferramenta Conector para criar as linhas de conexão entre as etapas em um fluxograma, você colará uma etapa na outra de maneira dinâmica. Se precisar ter um controle mais preciso sobre o local em que as linhas entram ou saem de caixas específicas, você poderá alternar para a cola estática, que lhe permitirá determinar o ponto exato na caixa ao qual uma linha se conecta, independentemente do local para onde a caixa for movida mais tarde.

Conexões dinâmicas

Quando uma conexão é dinâmica, as extremidades de uma linha de conexão, ou conector, são coladas a formas inteiras. Se você mover as formas, a linha de conexão se deslocará para que os dois pontos de conexão mais próximos fiquem conectados.

Conexões dinâmicas

Conexões estáticas

Quando uma conexão é estática, as extremidades de uma linha de conexão, ou conector, são coladas a pontos específicos nas formas. Se você mover as formas, a linha de conexão permanecerá colada no ponto original.

Conexões estáticas

Como identificar o tipo de conexão

Para ver se uma conexão é dinâmica ou estática, clique na linha de conexão. Se as extremidades da linha se transformarem em quadrados vermelhos grandes, a conexão será dinâmica. Se as extremidades se transformarem em quadrados vermelhos pequenos com símbolos neles, a conexão será estática.

Exemplos de conexões dinâmicas e estáticas

Como alterar um tipo de conexão para outro

Para alterar de uma conexão dinâmica para estática, arraste um ponto de extremidade da linha de conexão para afastá-lo da forma e, em seguida, retorne ao x azul, que indica a posição à qual a linha deve se conectar. Para alterar de uma conexão estática para dinâmica, arraste um ponto de extremidade da linha de conexão em direção ao meio da forma da etapa do processo até que uma caixa vermelha apareça ao redor de toda a forma.

Exemplo de como alterar o tipo de cola arrastando o ponto de extremidade do conector

Alterar o layout de um fluxograma

Talvez você deseje revisar o layout de um fluxograma para aprimorar a sua aparência na página de desenho ou para acomodar atualizações, como a adição de novos processos ou decisões.

Duas maneiras de revisar o layout de um fluxograma

Use este método Quando
Manual
  • O fluxograma for pequeno.
  • O número de revisões for pequeno.
Automático
  • O fluxograma for grande e a sua revisão manual for demorar muito.
  • Você tiver adicionado uma nova seqüência de formas a um fluxograma grande.
Para revisar manualmente o layout do fluxograma
  1. Certifique-se de que as conexões entre as formas são dinâmicas.
  2. Clique na forma a ser movida e arraste-a para a sua nova posição.
Para revisar automaticamente o layout do fluxograma
  1. Certifique-se de que as conexões entre as formas são dinâmicas.
  2. Se você quiser revisar o layout de todo o fluxograma, certifique-se de que não haja formas selecionadas. Se quiser revisar o layout de uma seção do fluxograma, selecione as formas nessa seção.
  3. No menu Forma, clique em Dispor Formas.
  4. Clique nas opções de layout desejadas e, em seguida, clique em OK.

Se você precisar de mais informações sobre uma opção, clique no ponto de interrogação na caixa de diálogo Dispor Formas.

Dica     Se não gostar dos resultados do layout automático, no menu Editar, clique em Desfazer Dispor Formas.

Fazer anotações sobre as etapas do processo

Ao fornecer uma representação gráfica de um processo inteiro, um fluxograma representa o quadro geral. No entanto, freqüentemente uma etapa de um processo é composta, na verdade, de várias subetapas. Fazendo anotações sobre uma etapa, você poderá explicar a sua complexidade.

Duas maneiras de fazer anotações sobre as etapas de um processo

Use este método Quando Detalhes
Adicione um ou mais links de navegação a uma forma de fluxograma Você desejar saltar diretamente de uma forma para um diagrama, documento ou página da Web em que podem ser encontradas informações detalhadas sobre a etapa do processo representada pela forma.

Você pode adicionar links de formas para:

  • Outra página no mesmo diagrama.
  • Outro diagrama.
  • Documentos criados em outros programas, como o Microsoft Word e o Microsoft Excel.
  • Páginas da Web.
Numere formas de fluxograma Você quiser localizar rapidamente referências às etapas do processo em um documento numerado.

Você pode adicionar números das seguintes maneiras:

  • Adicionando-os manual ou automaticamente a formas em fluxogramas já criados.
  • Configurando antecipadamente as opções de numeração e numerando de maneira automática as formas à medida que as solta na página.

Adicionar links de navegação

Para adicionar links de navegação a uma forma de fluxograma
  1. Clique na forma à qual deseja adicionar um link.
  2. No menu Inserir, clique em Hiperlinks.
  3. Tente um dos seguintes procedimentos:
    • Para vincular-se a um site, em Endereço, digite a URL do site ou clique em Procurar. Clique em Endereço na Internet e navegue para o site no seu navegador da Web.
    • Para vincular-se a um documento, em Endereço, clique em Procurar e, em seguida, clique em Arquivo Local. Navegue para o arquivo no seu computador ou em um servidor e clique em Abrir.
    • Para vincular-se a uma outra página no mesmo diagrama, deixe Endereço em branco. Em Subendereço, clique em Procurar, escolha a página à qual deseja se vincular e clique em OK.
  4. Para adicionar outro link à mesma forma, clique em Novo e repita as etapas de 1 a 3.
  5. Depois que terminar de adicionar links à forma, clique em OK.
Para seguir o link até o seu destino
  1. Clique com o botão direito do mouse na forma de fluxograma à qual foram adicionados links.
  2. Clique no nome do link desejado.

Dica     Quando você exibe um fluxograma no modo de tela inteira, ou apresentação, (no menu Exibir, clique em Tela Inteira), os links nas formas se comportam como hiperlinks em páginas da Web.

Numere formas de fluxograma

Para adicionar números a um fluxograma existente
  1. Exiba a página de desenho que contém as formas de fluxograma às quais você deseja adicionar números.
  2. Se você quiser adicionar números somente a formas específicas, selecione essas formas.
  3. No menu Ferramentas, clique em Numerar Formas.
  4. Na guia Geral, em Operação, clique em:
    • Numeração Automática, para numerar automaticamente as formas da esquerda para a direita e, em seguida, de cima para baixo na página de desenho.
    • Manualmente Clicando, para controlar a seqüência em que as formas são numeradas clicando manualmente nelas na ordem desejada.
  5. Em Número Atribuído, digite o número inicial e o intervalo entre os números e clique em OK.

 Observação    Em diagramas de várias páginas, é preciso adicionar números a formas em cada página separadamente. Para exibir uma página de desenho, clique em uma guia na parte inferior esquerda da janela de desenho.

Para adicionar números à medida que cria um fluxograma
  1. No menu Arquivo, aponte para Novo, aponte para Fluxograma e clique no tipo de fluxograma que você deseja criar.
  2. No menu Ferramentas, clique em Numerar Formas.
  3. Na guia Geral, em Número Atribuído, digite o número com o qual você deseja iniciar a numeração e o intervalo entre os números.
  4. Em Operação, clique em:
    • Numeração Automática, para numerar automaticamente as formas da esquerda para a direita e, em seguida, de cima para baixo na página de desenho.
    • Manualmente Clicando, para controlar a seqüência em que as formas são numeradas clicando manualmente nelas na ordem desejada.
  5. Marque a caixa de seleção Continuar enumerando as formas à medida que são soltas na página e clique em OK.
  6. Quando terminar de adicionar números, clique em Numerar Formas no menu Ferramentas. Desmarque a caixa de seleção Continuar enumerando as formas à medida que são soltas na página e clique em OK.

Dica     Para alterar a seqüência na qual as formas são numeradas automaticamente, clique na guia Avançado na caixa de diálogo Numerar Formas.

Dicas para trabalhar com fluxogramas maiores

Como vários processos são longos e complexos, os fluxogramas normalmente ultrapassam os limites de impressão de uma página do tamanho carta. Há várias maneiras de manipular fluxogramas grandes de modo que seja simples trabalhar com eles e compartilhá-los.

Método Descrição
Método de detalhamento Crie um fluxograma de nível alto em uma página. De cada etapa de nível superior nesse fluxograma, crie um fluxograma mais detalhado em outra página.
Referências fora de página Desenhe o máximo possível do fluxograma em uma página. Em seguida, use referências fora de página a fim de criar um link para a página na qual o fluxograma continua.
Referências na página Desenhe o máximo possível do fluxograma movendo-se para baixo ou na horizontal na página. Em seguida, use uma referência na página para indicar que o fluxograma continua na parte superior ou esquerda da página.
Alterar o tamanho da página de desenho Altere o tamanho da página de desenho para que contenha o fluxograma que você está criando. Quando você imprimir o fluxograma, ele poderá ficar disposto lado a lado em várias páginas de tamanho carta.
Alterar o tamanho do fluxograma Você pode dimensionar um fluxograma para que ele caiba em uma página impressa de tamanho carta.
Para criar um fluxograma de detalhamento
  1. No menu Arquivo, aponte para Novo, aponte para Fluxograma e clique no tipo de fluxograma que você deseja criar.
  2. Crie um fluxograma de nível superior soltando formas na página de desenho.
  3. No menu Inserir, clique em Nova Página. Se desejar, digite um nome para a nova página e clique em OK.
  4. Clique na guia da página, na parte inferior da janela da página de desenho, para retornar à página do fluxograma de nível superior.
  5. Na forma que representa uma etapa do processo que deseja definir em detalhes na próxima página de desenho, crie um link de navegação que vá para a nova página de desenho.
  6. Repita as etapas de 3 a 5 para cada etapa do processo de nível superior a ser detalhada.
  7. Solte formas nas novas páginas de desenho para criar os fluxogramas detalhados desejados.
Para criar um fluxograma usando referências fora de página
  1. No menu Arquivo, aponte para Novo, aponte para Fluxograma e clique no tipo de fluxograma que você deseja criar.
  2. Crie um fluxograma soltando formas na página de desenho. Continue soltando formas até se aproximar da borda inferior ou direita da página de desenho.
  3. Arraste a forma Referência fora da página Forma Referência fora da página para a página e a posicione ao lado da borda, como a última forma.
  4. Clique em OK para adicionar a forma Referência fora de página à página atual e criar uma nova página de desenho com a sua própria forma Referência fora de página.
  5. Com a forma Referência fora de página na nova página de desenho selecionada, na barra de ferramentas Padrão, clique na Ferramenta Conector Ferramenta Conector.
  6. Continue adicionando formas de fluxograma até o fluxograma estar completo ou você chegar ao fim da nova página de desenho.
  7. Se necessário, repita as etapas de 3 a 6 para adicionar uma outra referência fora de página.
Para navegar entre páginas usando referências fora de página
  • Clique duas vezes em um forma Referência fora de página para navegar até a página à qual a forma faz referência.
Para criar um fluxograma usando referências na página
  1. No menu Arquivo, aponte para Novo, aponte para Fluxograma e clique no tipo de fluxograma que você deseja criar.
  2. Crie um fluxograma soltando formas na página de desenho. Continue soltando formas até se aproximar da borda inferior ou direita da página de desenho.
  3. Arraste a forma Referência na páginaForma Referência na página para a página e a posicione ao lado da borda, como a última forma.
  4. Com a forma selecionada, digite um título de identificação, como um número ou uma letra.
  5. No menu Editar, clique em Duplicar e arraste a forma duplicada para a parte superior ou esquerda da página de desenho.
  6. Com a forma Referência na página na nova página de desenho selecionada, na barra de ferramentas Padrão, clique na Ferramenta Conector Ferramenta Conector.
  7. Continue adicionando formas de fluxograma até o fluxograma estar completo ou você chagar ao fim da página.
  8. Se necessário, repita as etapas de 3 a 7 para adicionar uma outra referência na página.
Para alterar o tamanho da página de desenho
  1. Com o fluxograma aberto, no menu Arquivo, clique em Configurar Página.
  2. Clique na guia Tamanho da Página.
  3. Em Tamanho da página, clique em Dimensionar para caber o conteúdo do desenho e em OK.

 Dica    Você pode visualizar quebras de página e alterá-las antes de imprimir.

Para alterar o tamanho do fluxograma
  1. Com o fluxograma aberto, no menu Arquivo, clique em Configurar Página.
  2. Clique na guia Escala do Desenho. Em Escala do Desenho, clique em Escala personalizada.
  3. Digite as unidades de escala apropriadas. Por exemplo, se o fluxograma for maior do que a página de desenho, altere a escala de modo que 0,75 unidades na página correspondam a 1 unidade no mundo real.
  4. Clique em OK.

Dica     O texto não é dimensionado com as formas. Se o texto das formas de fluxograma ficar muito grande após o dimensionamento, pressione as teclas Ctrl+A para selecionar todas formas e escolha um tamanho de fonte menor na lista Tamanho da Fonte na barra de ferramentas Formatação.