Fazer uma estimativa dos custos com os fluxogramas do Visio

Aplica-se ao
Microsoft Office Visio® 2003

Um fluxograma do Visio pode ser muito mais do que uma imagem — ele pode ser um valioso meio de armazenamento de dados. Cada forma em um desenho pode funcionar como um tipo de campo de banco de dados visual, armazenando dados que podem ser recuperados em um relatório. Por exemplo, uma forma em um fluxograma para produção de suco de maçã pode armazenar dados sobre custo, duração e recursos envolvidos na etapa representada pela forma.

Este artigo descreve como fazer o seguinte:

Vínculo para o exemplo de fluxograma

Quando você armazena dados com as formas que representam etapas de processo, seu fluxograma torna-se uma poderosa ferramenta de avaliação.

Adicionar dados a um fluxograma

Armazene dados em campos de propriedade associados a formas — os dados não são exibidos como parte do desenho, mas você pode fazer um relatório deles e automatizar os cálculos para que sejam feitos pelo desenho.


Janela de propriedades personalizadas

As formas de fluxograma podem ter campos de propriedade Custo, Duração e Recursos predefinidos nos quais você poderá exibir ou inserir dados. Você também pode adicionar campos personalizados.

Para adicionar dados de custo, duração e recursos às formas de fluxograma

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo, aponte para Fluxograma e clique em Fluxograma Básico. Crie um fluxograma que represente seu processo.
  2. Clique em uma forma à qual deseja adicionar dados.
  3. No menu Exibir, clique em Janela de Propriedades Personalizadas.
  4. Na janela Propriedades Personalizadas, clique em um campo ao qual deseja adicionar dados e digite. Repita o procedimento para cada campo relevante.
  5. Com a janela Propriedades Personalizadas aberta, clique na próxima forma à qual deseja adicionar dados e repita a etapa 4.
  6. Quando terminar de adicionar dados, feche a janela Propriedades Personalizadas clicando no botão Fechar.

Adicionar campos ou tipos de dados que você poderá escolher sozinho

Embora a maioria das formas de fluxograma seja fornecida com três campos de propriedade, talvez você queira controlar outros tipos de dados. Por exemplo, talvez você queira controlar o número de funcionários permanentes e o número de funcionários temporários ou eventuais envolvidos em cada etapa de um processo.

Ou então, pode ser que você deseje adicionar campos de propriedade a um dos tipos de fluxogramas não fornecidos com campos existentes, como os fluxogramas de causa e efeito, de fluxo de dados ou IDEF0.


Janela de propriedades personalizadas

As formas neste fluxograma incluem três campos de propriedade personalizados: Custo, Duração e Recursos.

Para criar campos de propriedade personalizados para um fluxograma existente

  1. Com o fluxograma aberto, no menu Arquivo, aponte para Formas e clique em Mostrar Estêncil de Documento.

O Estêncil de Documento, um estêncil contendo versões mestras das formas em seu fluxograma, é aberto. Ao adicionar campos de propriedade a esses mestres, você adicionará simultaneamente os campos a todas as formas correspondentes em seu desenho.

  1. Clique com o botão direito do mouse em uma forma no Estêncil de Documento à qual deseja adicionar propriedades personalizadas, aponte para Editar Mestre e clique em Editar Forma do Mestre.

A janela do mestre é aberta com uma versão grande da forma.

  1. Clique na forma. No menu Forma, clique em Propriedades Personalizadas. Na caixa de diálogo Propriedades Personalizadas, clique em Definir.
  2. Clique em Novo. Digite ou escolha as informações sobre seu novo campo de propriedade para as opções Rótulo, Tipo e para as outras opções. Se desejar adicionar outro novo campo de propriedade, clique novamente em Novo.
  3. Quando terminar de adicionar campos de propriedade, clique em OK. Seus novos campos de propriedade aparecerão na caixa de diálogo Propriedades Personalizadas. Clique em OK novamente.
  4. Clique no botão Fechar para que a janela Mestre retorne ao fluxograma. Quando aparecer uma mensagem perguntando se você deseja atualizar o mestre e todas as suas instâncias, clique em Sim. Repita as etapas de 2 a 6 para cada mestre ao qual deseja adicionar novos campos de propriedade.
  5. Quando terminar de adicionar campos de propriedade, clique com o botão direito do mouse na barra de título do Estêncil de Documento e, em seguida, clique em Fechar. Salve seu fluxograma.

Criar relatórios a partir dos dados do fluxograma

Após adicionar dados às formas do fluxograma, você poderá gerar relatórios que:

  • Forneçam uma lista ou um inventário de dados para facilitar a exibição de padrões, relações e outras informações.
  • Apresentem os resultados dos cálculos, como total, média ou mediana, para que você possa avaliar processos e fazer comparações.

Você pode salvar um relatório como:

  • Uma forma de relatório a ser exibida no fluxograma se desejar que os resultados estejam prontamente disponíveis em seu desenho.
  • Uma planilha do Microsoft Office Excel®.
  • Uma página da Web.
  • Um arquivo XML.

Nessa forma de relatório, você poderá ver o custo total e a duração do processo de produção de suco usando tanto funcionários permanentes como temporários. Alterando alguns dados e gerando outro relatório, você poderá comparar rapidamente os custos da produção de suco com e sem funcionários temporários.

Para gerar um relatório a partir de dados do fluxograma

  1. Abra o fluxograma que contém dados a partir dos quais você deseja gerar um relatório.
  2. No menu Ferramentas, clique em Relatórios.
  3. Na caixa de diálogo Relatórios, clique em Novo.
  4. Escolha opções nas páginas Assistente para Definição de Relatório para definir o tipo de relatório desejado. Para obter ajuda sobre uma página, clique no ponto de interrogação.
  5. Na caixa de diálogo Relatórios, em Definição de Relatório, selecione a definição recém-criada e clique em Executar.
  6. Se você salvar o relatório como uma forma do Excel ou uma forma de tabela do Visio, ele será exibido em seu desenho como uma planilha do Excel incorporada em uma forma ou como uma forma de tabela do Visio. Em Salvar relatório com:
    • Escolha Cópia da definição de relatório para armazenar uma cópia da definição de relatório localmente com a forma. Isso permitirá que você altere o local de definição do relatório (clicando com o botão direito do mouse na forma de relatório e escolhendo Atualizar Relatório) sem afetar a definição original.
    • Escolha Vincular à definição de relatório para vincular a forma à definição de relatório original. Se alterar a definição, você poderá atualizar o relatório clicando com o botão direito do mouse na forma de relatório e escolhendo Executar Relatório.
  7. Em Selecionar o formato do relatório, selecione o formato a ser usado para salvar seu relatório.
  8. Se você salvar o relatório como um arquivo do Excel, HTML ou XML, em Salvar relatório como, escolha um nome e um local para o arquivo de relatório e clique em OK.

Exportar dados de fluxograma para um banco de dados

Você pode usar o Assistente para Exportação de Banco de Dados no Visio para mover os dados armazenados em seu fluxograma para um banco de dados, de modo a reutilizá-los de outras maneiras. Basta você informar ao assistente quais dados serão exportados e qual tipo de banco de dados será criado para que a exportação esteja pronta para começar.

Para exportar dados de fluxograma para um banco de dados

  1. No menu Ferramentas aponte para Complementos, aponte para Extras do Visio e clique em Assistente para Exportação de Banco de Dados.
  2. Na primeira página do assistente, clique em Avançar.
  3. Siga as instruções nas páginas restantes do assistente. Clique no ponto de interrogação para obter ajuda sobre uma página específica.

Dicas para exportar dados de fluxograma

  • Quando o Assistente para Exportação de Banco de Dados solicitar que você selecione os dados a serem exportados, ele exibirá uma longa lista de propriedades. Para localizar rapidamente os campos de dados que você deseja exportar, role até as propriedades iniciadas com Prop, como Prop.Cost.
  • Se você alterar os dados no fluxograma após exportá-los para um banco de dados, será fácil reexportá-los e atualizar o banco de dados. Basta você clicar com o botão direito do mouse na página de desenho e, em seguida, clicar em Data Export Table. Quando aparecer uma mensagem solicitando a substituição da tabela de banco de dados, clique em Sim.
 
 
Aplica-se a:
Visio 2003