Ao longo dos últimos anos, as organizações criaram um imenso volume de conteúdo não estruturado que inclui documentos, mensagens de email, vídeos, mensagens instantâneas, páginas da Web, entre outros. Esse conteúdo existe freqüentemente em estado caótico não gerenciado que impede a organização de usar adequadamente esses ativos valiosos para compartilhar melhor o conhecimento, aperfeiçoar a comunicação com os clientes e aumentar a eficiência de processos. O ECM (Gerenciamento de Conteúdo Corporativo) da Microsoft é um componente fundamental da infra-estrutura de uma organização, que pode ajudar as empresas a vencer esses desafios.

Criado com base em uma plataforma bem integrada, o ECM da Microsoft estende facilmente o gerenciamento de conteúdo a todos os profissionais da informação em uma organização por meio da integração com ferramentas conhecidas como o Microsoft Office system. Uma solução de ECM da Microsoft pode ajudar as empresas a:

Gerenciar conteúdos diversos

Os recursos de gerenciamento de documentos na solução de ECM integrada da Microsoft podem ajudar as organizações a consolidarem conteúdos diversos de vários compartilhamentos de arquivo e unidades de disco pessoais em um repositório gerenciado de maneira centralizada com categorização consistente. Recursos de pesquisa integrados podem ajudar as pessoas a localizar e compartilhar essas informações. As organizações de TI podem também proteger o conteúdo nesse repositório gerenciado de maneira centralizada contra acesso não-autorizado.

Recursos de colaboração integrados, como fluxos de trabalho automatizados, ajudam as pessoas a trabalhar melhor em conjunto para criar, revisar e aprovar documentos de uma maneira mais estruturada. Dessa forma, elas não precisam mais depender somente do email para compartilhar documentos. Os profissionais móveis também podem usar esses documentos offline quando estão conectados à rede.

Satisfazer exigências legais e de conformidade

A solução de ECM da Microsoft também inclui recursos de gerenciamento de registros integrados, que dão às organizações a capacidade de armazenar e proteger registros corporativos em seu estado final. As políticas de expiração aplicadas a esses registros ajudam a assegurar que os registros sejam mantidos pelo período de tempo apropriado para cumprir regulamentos ou políticas corporativas, diminuindo, portanto, o risco legal para a organização. As trilhas de auditoria fornecem provas para auditores internos e externos de que os registros foram mantidos de maneira correta. Podem ser feitas retenções em registros específicos sob instrução processual para impedir sua destruição.

Gerenciar de modo eficiente vários sites da Web

Os recursos integrados de gerenciamento de conteúdo da Web permitem que as pessoas publiquem conteúdo da Web com uma ferramenta de criação fácil de usar e um processo de aprovação interno. Isso ajuda a assegurar que o conteúdo seja carregado para sites da Web de maneira oportuna, sem que isso represente uma sobrecarga para a equipe de TI. Os modelos na forma de Páginas Mestras e Layouts de Página permitem que sejam aplicadas marcas em todas as páginas de modo consistente, ajudando dessa forma a garantir que os elementos da marca sejam usados corretamente. Uma única infra-estrutura de implantação e gerenciamento para sites da intranet, extranet e Internet — bem como para sites multilíngües — reduz o custo e a complexidade para os departamentos de TI.

Simplificar processos de negócios

A solução de ECM da Microsoft permite que as empresas simplifiquem processos de negócios colaborativos orientados a conteúdo, fornecendo as ferramentas e a plataforma para automatizar as tarefas desses processos. As soluções de formulários eletrônicos fornecem um mecanismo para coletar e validar a entrada de dados para esses processos de negócios em sites da Web, dispositivos móveis e programas do Microsoft Office system. Os formulários podem ser criados uma vez e as ferramentas de gerenciamento permitem que a TI implante e controle facilmente o uso desses formulários em vários canais.

Esses recursos são fornecidos pela Microsoft em uma única infra-estrutura integrada de produtividade comercial. Isso reduz significativamente a sobrecarga de gerenciamento para a organização de TI, uma vez que agora ela tem um conjunto comum de ferramentas e metodologias para gerenciar a solução. A integração total com ferramentas conhecidas, como os programas do Microsoft Office system, permite que a solução de ECM da Microsoft estenda facilmente esses recursos para todos os profissionais da informação na organização. Isso reduz a sobrecarga para os usuários, que não precisam mais aprender novas ferramentas ou alterar a maneira como eles trabalham para participar da estratégia de gerenciamento de conteúdo da organização.

Os recursos de fluxo de trabalho ajudam a reduzir as barreiras para a aceitação pelo usuário. Ampliar a imagem.

Recursos de ECM da Microsoft

A solução de ECM da Microsoft fornece recursos para o gerenciamento de todo o ciclo de vida do conteúdo não estruturado, desde a criação até a expiração de uma plataforma unificada. Esses recursos incluem gerenciamento de documentos, registros e conteúdo da Web, bem como soluções de formulários.

Gerenciamento de documentos

• Poupe tempo e reutilize facilmente as informações.  Organize e classifique o conteúdo de um repositório de documentos centralizado a fim de fornecer um método consistente para organizar, categorizar, percorrer e procurar rapidamente as informações certas.
• Ajude a proteger informações confidenciais.  Ajude a proteger os documentos com um gerenciamento integrado de direitos que acompanha os documentos para onde você for. Os direitos de acesso dos usuários podem ser especificados para itens individuais, e os metadados podem ser removidos dos documentos antes da publicação final.
• Simplifique a criação de documentos de colaboração.  Com fluxos de trabalho internos de documentos, você pode iniciar, controlar e colaborar em processos orientados a documentos, diretamente nos programas de desktop do Microsoft Office System. É possível exibir importantes alertas e informações sobre tarefas no documento, ajudando a garantir que as etapas de fluxo de trabalho sejam adequadamente seguidas.

Gerenciamento de registros

• Melhore a conformidade com leis e regulamentos.  Aplique políticas de auditoria, proteção e retenção de informações a registros empresariais para garantir que eles sejam retidos de forma adequada.
• Ajude a proteger registros empresariais e essenciais.  Um repositório com maior segurança ajuda a garantir que os registros sejam bloqueados no estado final.
• Fácil instrução em litígios.  Garanta que as informações necessárias para instrução processual possam ser recuperadas com baixo custo e retidas de acordo com as necessidades de instrução.

Repositório de registros para retenção de longo prazo. Ampliar a imagem.

Gerenciamento de conteúdo da Web

• Crie e publique o conteúdo de forma rápida e fácil.  Grupos empresariais podem criar e publicar conteúdo da Web em tempo hábil, com ferramentas de criação fáceis de usar e fluxos de trabalho integrados com o mínimo de envolvimento de TI.
• Mantenha uma aparência consistente em todos os sites.  Mantenha consistência fornecendo páginas mestras e layouts de página aprovados que permitem que a navegação e as marcas do site sejam especificadas apenas uma vez e reutilizadas por autores de conteúdo.
• Reduza os custos de implantação e gerenciamento de sites.   Implemente uma única infra-estrutura de várias camadas para publicar o conteúdo em sites de intranet, de extranet e da Internet.

Soluções de formulários

• Automatize seus processos de negócios  Automatize muitas tarefas manuais usando o Windows Workflow Foundation. Crie novos fluxos de trabalho com ferramentas como o Microsoft Visual Studio 2005 e o Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Colete informações usando formulários eletrônicos.  Usando o Microsoft Office InfoPath 2007, as empresas podem criar formulários eletrônicos para serem implantados em vários canais, o que inclui sites da Web, dispositivos móveis e sofisticados aplicativos clientes.
• Implante e gerencie rapidamente soluções de formulários.  Implante rapidamente atualizações lado a lado de soluções de formulários para ajudar a garantir um tempo ocioso mínimo. Exiba o status de todos os formulários implantados em uma única exibição.

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