Tarefas básicas no SharePoint Workspace 2010

Introdução ao Office 2010 Veja a seguir algumas tarefas básicas para ajudar você a saber mais sobre como usar o Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Observação   O SharePoint Workspace anteriormente era chamado de Office Groove.

Neste artigo


O que é o SharePoint Workspace?

O Microsoft SharePoint Workspace 2010 permite acessar o conteúdo do SharePoint, independentemente de você estar ou não conectado ao servidor do SharePoint ou estar trabalhando offline. Quando há conexão ao servidor do SharePoint, todas as atualizações de conteúdo no servidor e no espaço de trabalho são sincronizadas automaticamente. Quando não há conexão, todas as alterações feitas no espaço de trabalho são armazenadas em cache localmente. Na próxima vez que você se conectar ao servidor do SharePoint, todas as alterações serão sincronizadas automaticamente.

Os espaços de trabalho do SharePoint proporcionam fácil navegação ao acessar e trabalhar o conteúdo do SharePoint. Se você estiver familiarizado com o uso de sites do SharePoint, saberá imediatamente como usar um espaço de trabalho do SharePoint.

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Tipos de espaços de trabalho no SharePoint Workspace

O SharePoint Workspace oferece três tipos de espaços de trabalho: espaços de trabalho do SharePoint, espaços de trabalho do Groove e pastas compartilhadas.

Os espaços de trabalho do SharePoint   , uma novidade desta versão, permitem criar uma cópia de um site do SharePoint no computador que é sincronizada automaticamente com o servidor. Esse tipo de espaço de trabalho pode incluir somente um membro, o criador do espaço de trabalho.

Os espaços de trabalho do Groove    serão familiares a todos que usaram uma versão anterior desse software, como o Office Groove 2007. Esse tipo de espaço de trabalho normalmente contém uma variedade de ferramentas de produtividade, adicionadas conforme a necessidade, e em geral contém dois ou mais membros que se associam mediante um convite.

Uma pasta compartilhada é um tipo especial de espaço de trabalho do Groove que permite compartilhar o conteúdo de uma pasta no sistema de arquivos do Windows. Para obter mais informações sobre esse tipo de espaço de trabalho, consulte o artigo sobre pastas compartilhadas.

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Partes de um espaço de trabalho do SharePoint

Um espaço de trabalho do SharePoint

Texto explicativo 1 Bibliotecas de documentos do SharePoint sincronizadas neste espaço de trabalho.
Texto explicativo 2 Listas do SharePoint sincronizadas neste espaço de trabalho.
Texto explicativo 3 Listas ou bibliotecas sem suporte no espaço de trabalho do SharePoint. Um link da Web é fornecido para navegar até esse conteúdo no site do SharePoint.
Texto explicativo 4 Conteúdo na biblioteca de documentos selecionada.

Este documento descreve como criar um Espaço de Trabalho do SharePoint a partir de um site do SharePoint.

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Partes de um espaço de trabalho do Groove

Com os espaços de trabalho do Groove, os grupos ou as organizações com finalidades e metas comuns podem compartilhar ideias e trabalhar juntos. Um espaço de trabalho do Groove normalmente contém dois ou mais "membros", ou seja, pessoas que se associam ao espaço de trabalho mediante um convite. O conteúdo do espaço de trabalho é altamente dinâmico. Todos os membros que estão online no momento veem instantaneamente todas as atualizações adicionadas por eles ou por outros membros. Você e outros membros enviam e recebem atualizações à medida que ficam online.

Os espaços de trabalho do Groove permitem que os membros trabalhem com uma variedade de ferramentas de aplicativo especializadas. Por exemplo, suponha que você conduza uma reunião semanal para discutir o desenvolvimento de materiais de marketing. As atividades podem envolver a definição de prazos limite, a atribuição de tarefas e a revisão do trabalho concluído. Para facilitar essa reunião, os membros do espaço de trabalho podem postar arquivos em uma ferramenta de Documentos, discutir problemas em uma ferramenta de Discussão e colaborar em agendas de reunião usando uma ferramenta de Calendário. Todos os membros que estão simultaneamente online no momento no espaço de trabalho podem interagir usando chat em tempo real.

Texto explicativo 1 Ferramentas deste espaço de trabalho.
Texto explicativo 2 Membros deste espaço de trabalho.
Texto explicativo 3 Conteúdo do espaço de trabalho selecionado no momento.
Texto explicativo 4 Um item com conteúdo novo ou não lido.
Texto explicativo 5 Convide novos membros para este espaço de trabalho na caixa Convidar para Espaço de Trabalho.
Texto explicativo 6 A transcrição de chat do espaço de trabalho.

Criar um espaço de trabalho do SharePoint

Você pode criar espaços de trabalho do SharePoint começando com um site do SharePoint em um navegador da Web ou com a Barra Inicial do SharePoint Workspace.

Criar um espaço de trabalho do SharePoint que baixa itens em todas as listas e bibliotecas

A maneira mais simples de criar um espaço de trabalho do SharePoint é ir até o site do SharePoint e sincronizar o site com o computador. Todos os itens nas listas e bibliotecas com suporte serão baixados para o espaço de trabalho do SharePoint. Observe que o conteúdo dos itens da biblioteca de documentos é baixado somente sob demanda, à medida que você abre documentos no espaço de trabalho do SharePoint.

As listas e bibliotecas ainda sem suporte aparecem no painel de conteúdo do espaço de trabalho e fornecem links para o site do SharePoint.

 Observação   O SharePoint Workspace avisará se o site do SharePoint selecionado for muito grande e isso causar demora para baixar todos os itens.

  1. Em um navegador da Web, vá até o site do SharePoint que gostaria de sincronizar em um espaço de trabalho do SharePoint.
  2. Clique em Ações do Site e clique em Sincronizar com o SharePoint Workspace.

Selecione esta opção para sincronizar um site do SharePoint com o computador

  1. Na caixa de diálogo Sincronizar com o SharePoint Workspace, clique em OK.

Caixa de diálogo Sincronizar com o Computador

Uma caixa de diálogo "Progresso da Sincronização" será aberta para mantê-lo informado sobre o andamento do download do site do SharePoint para o espaço de trabalho do SharePoint.

Janela de progresso da opção Sincronizar com o Computador

  1. Quando o download for concluído, clique em Abrir Espaço de Trabalho ou Fechar.

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Criar um espaço de trabalho do SharePoint que sincroniza uma lista ou biblioteca selecionada

Às vezes, convém sincronizar somente uma lista ou biblioteca específica com o computador em um espaço de trabalho do SharePoint. Você pode fazer isso para não perder tempo baixando itens de outras listas e bibliotecas.

 Observação   Você também pode personalizar a criação do espaço de trabalho do SharePoint para baixar uma coleção de listas e bibliotecas específicas. Consulte o artigo sobre criação do espaço de trabalho do SharePoint baixando itens de listas e bibliotecas selecionadas no artigo sobre criação de um novo espaço de trabalho para obter mais informações.

  1. Em um navegador da Web, vá até o site do SharePoint que gostaria de sincronizar em um espaço de trabalho do SharePoint.
  2. Selecione a lista ou biblioteca que deseja sincronizar com o computador.
  3. Siga um destes procedimentos:
  • Se você selecionou uma lista, clique em Lista em Ferramentas de Lista.

Guia Lista em Ferramentas de Lista de um site do SharePoint

  • Se você selecionou uma biblioteca, clique em Biblioteca em Ferramentas de Biblioteca.

Guia Biblioteca em Ferramentas de Biblioteca

  1. Na Faixa de Opções do SharePoint, no grupo Conectar e Exportar, clique em Sincronizar com o SharePoint Workspace.
  2. Clique em OK.
    Uma caixa de diálogo de progresso da sincronização será aberta para mantê-lo informado sobre o andamento do download do site do SharePoint para o espaço de trabalho do SharePoint.
  3. Quando o download for concluído, clique em Abrir Espaço de Trabalho ou Fechar.

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Sincronizar conteúdo em um espaço de trabalho do SharePoint com o servidor do SharePoint

Um espaço de trabalho do SharePoint é sincronizado automaticamente com o site do SharePoint da seguinte maneira:

  • Todas as atualizações feitas em um espaço de trabalho do SharePoint são enviadas imediatamente ao site do SharePoint ao serem salvas.
  • Todo o conteúdo no espaço de trabalho do SharePoint e no site do SharePoint é sincronizado automaticamente a cada 10 minutos, independentemente de serem ou não feitas atualizações.

Não é necessário executar nenhuma ação para manter o conteúdo sincronizado. Entretanto, como há uma janela de 10 minutos para que as atualizações sejam feitas no site do SharePoint, às vezes convém iniciar uma sincronização manual, para garantir que você tenha o conteúdo mais recente.

Você pode sincronizar uma lista ou biblioteca individual, ou todas as listas e bibliotecas no espaço de trabalho do SharePoint de uma só vez.

Sincronizando uma lista ou biblioteca individual

  1. Clique na lista ou biblioteca que deseja sincronizar no painel Conteúdo.
  2. Na guia Sincronizar, clique em Sincronizar e clique em Ferramenta de Sincronização.

Comando Ferramenta de Sincronização

A barra de status relata o andamento da sincronização.

Sincronizando todas as listas e bibliotecas no espaço de trabalho do SharePoint

  • Na guia Sincronizar, clique em Sincronizar e clique em Sincronizar Espaço de Trabalho.

A barra de status relata o andamento da sincronização.

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Navegar até um espaço de trabalho do SharePoint

Navegar até um espaço de trabalho do SharePoint na Barra Inicial

Vá até qualquer espaço de trabalho do SharePoint criado abrindo-o na Barra Inicial.

  1. Inicie o espaço de trabalho do SharePoint.
  2. Na Barra Inicial, clique na guia Página Inicial.
  3. Clique duas vezes no nome do espaço de trabalho do SharePoint para abri-lo.

Espaço de trabalho do SharePoint na Barra Inicial

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Navegar até um espaço de trabalho do SharePoint no sistema de arquivos

Você pode navegar até os espaços de trabalho do SharePoint diretamente no sistema de arquivos.

Se o Windows Vista ou posterior estiver em execução, seus espaços de trabalho serão armazenados na pasta Espaços de Trabalho da pasta Perfil do Usuário.

Se o Windows XP estiver em execução, seus espaços de trabalho serão armazenados na pasta Espaços de Trabalho da pasta Meus Documentos.

Abrir a pasta Espaços de Trabalho automaticamente inicializará o SharePoint Workspace, se ainda não estiver em execução. Os espaços de trabalho são listados com os mesmos ícones da Barra Inicial.

Espaços de trabalho do SharePoint Workspace 2010 aparecem nesta pasta do sistema de arquivos

 Observação   Somente os espaços de trabalho do 2010 SharePoint ou Groove são exibidos na lista. Além disso, os espaços de trabalho do SharePoint serão exibidos somente se contiverem pelo menos uma biblioteca de documentos, e os espaços de trabalho do Groove serão exibidos somente se contiverem pelo menos uma ferramenta de Documentos.

Abra a "pasta" de qualquer pasta de trabalho para ver uma lista de todas as ferramentas de Documentos nesse espaço de trabalho.

Espaços de trabalho do SharePoint Workspace 2010

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Criando um espaço de trabalho do Groove

Você pode criar um novo espaço de trabalho do Groove na Barra Inicial.

  1. Na guia Página Inicial, clique em Novo e em Espaço de Trabalho do Groove.
  2. Digite um nome para o espaço de trabalho.
  3. Clique em Criar.

O SharePoint Workspace cria o espaço de trabalho do Groove e lista você como o membro inicial com o papel de Gerente. Agora você pode adicionar ou atualizar as ferramentas de espaço de trabalho e convidar as pessoas a se associarem como membros.

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Convidando pessoas para um espaço de trabalho do Groove

Para convidar alguém para um espaço de trabalho do Groove, você pode seguir um destes procedimentos:

  1. Abra o espaço de trabalho.
  2. No painel Membros, digite o endereço de email do destinatário na caixa Convidar para Espaço de Trabalho e clique em Ir.

Convidando para um espaço de trabalho através do endereço de email

 Observação   Se a pessoa que você deseja convidar já for membro de outros espaços de trabalho do Groove ou de sua lista de contatos, você poderá encontrá-la rapidamente digitando as primeiras letras de seu nome de tela na caixa.

  1. Na caixa Enviar Convite, clique em Convidar.

Caixa de diálogo Enviar Convite

Quando você envia o convite, o destinatário precisa abri-lo e aceitá-lo. Você receberá uma mensagem de confirmação da aceitação.

Depois de confirmar a aceitação, o espaço de trabalho será enviado para o computador do novo membro, que será adicionado à lista de membros no espaço de trabalho.

Para obter informações detalhadas sobre como enviar convites, consulte o artigo sobre como convidar pessoas para um espaço de trabalho do Groove.

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Aplica-se a:
SharePoint Workspace 2010