Definir um modelo de arquivo para um documento ou biblioteca de formulários

Ao criar um documento ou uma biblioteca de formulários, você pode definir um modelo de arquivo padrão para ela. Desta forma, quando alguém cria um novo arquivo na biblioteca, o modelo padrão é aberto no programa adequado. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, você pode criar um modelo do Microsoft Word 2010 de forma que na próxima vez em que criar um novo arquivo nessa biblioteca de documentos, o modelo abrirá no Word.

Se quiser especificar outras configurações ou fornecer conteúdo padrão a ser exibido em cada arquivo novo (por exemplo, uma estrutura de tópicos preferencial para uma proposta de campanha de marketing ou um aviso oficial de isenção de responsabilidade em um rodapé de página), você também poderá adicionar essas informações ao modelo.

 Observação    A configuração de um modelo para um documento ou biblioteca de formulários exige a permissão Controle Total.

O que você deseja fazer?


Saber mais sobre modelos de arquivo em um documento ou biblioteca de formulários

Os tipos de arquivo que podem ou não ser armazenados em uma biblioteca do SharePoint

Dependendo do arquivo existente em uma biblioteca, você poderá encontrar uma destas situações:

Arquivos compatíveis com as tecnologias do SharePoint    Para que um usuário crie um arquivo usando o comando Novo em uma biblioteca de documentos, o modelo de arquivo deve ser criado em um programa compatível com o SharePoint; por exemplo, no Microsoft Office Word. Quando você cria um novo arquivo em uma biblioteca de formulários, o programa padrão também pode ser um programa de design de formulários baseado em XML e compatível com o SharePoint; por exemplo, o Microsoft InfoPath.

Outros arquivos de programa    Na maioria dos outros programas, ainda é possível armazenar e gerenciar o arquivo na biblioteca, porém, em vez de criar o arquivo diretamente na biblioteca de documentos, você pode criá-lo no seu programa e, mais tarde, carregá-lo na biblioteca.

Arquivos de programa bloqueados    Por motivos de segurança, alguns tipos de arquivo de programa (por exemplo, .exe) são bloqueados, e não é possível armazená-los em uma biblioteca.

Os dois tipos de bibliotecas que usam modelos de arquivo

Os dois tipos de bibliotecas que usam modelos de arquivo são bibliotecas de documentos e bibliotecas de formulários.

Bibliotecas de documentos    Use uma biblioteca de documentos para armazenar e gerenciar uma grande quantidade de diferentes tipos de arquivos, incluindo documentos, planilhas, apresentações, arquivos de texto etc. Uma biblioteca de documentos geralmente é o local mais comum em um site onde você pode criar, coletar, atualizar e gerenciar arquivos com membros da equipe e também compartilhá-los com outros colegas de seu negócio ou de sua empresa. A biblioteca de documentos pode ser utilizada como um repositório de arquivos de finalidade geral ou pode ser utilizada para um objetivo específico. Por exemplo, a equipe de marketing pode ter sua própria biblioteca de documentos para armazenar materiais de planejamento, novos comunicados e publicações.

Bibliotecas de formulários    Uma biblioteca de formulários é um jeito simples de armazenar e controlar formulários baseados em XML, que são utilizados para obter informações. Por exemplo, você pode criar uma biblioteca para os formulários de relatórios de despesas do seu departamento. O modelo de formulário do relatório de despesas é armazenado na biblioteca de formulários como um modelo de arquivo padrão. Sempre que alguém criar um relatório de despesas, essa pessoa abrirá o modelo como um formulário em branco, contendo layout, campos e cálculos de relatórios de despesas. Preenchido o formulário, os dados do relatório de despesas (e somente esses dados) são salvos como um arquivo XML na biblioteca de formulários. A separação de dados e formulários facilita muito o processamento separado de cada relatório de despesas por outros programas, a mesclagem dos dados ou a exportação destes para processamento e análise posteriores.

Onde os modelos de arquivo são armazenados na biblioteca

Se uma biblioteca de documento ou de formulários tiver um modelo de arquivo padrão, este será armazenado na pasta Formulários da biblioteca.

Abra a biblioteca no Explorador de Arquivos para ver a pasta Formulários que contém o modelo de arquivo da biblioteca.

O conteúdo da pasta Formulários em uma biblioteca de documentos

Por padrão, uma biblioteca de documentos tem um modelo de arquivo chamado template.dotx, mas você pode alterá-lo conforme necessário. Para especificar outro modelo, crie-o primeiro em um programa compatível com o SharePoint (por exemplo, no Word) e o salve na pasta Formulários de uma biblioteca. Na biblioteca, especifique o endereço do modelo personalizado.

Por padrão, uma biblioteca de formulários contém um arquivo de espaço reservado, chamado template.xml, que deverá ser substituído pelo modelo de formulário que você criar.

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Criando um modelo de arquivo para uma biblioteca de formulários

Para criar ou personalizar um modelo em uma biblioteca, é possível usar um programa de design de formulários baseado em XML e compatível com o SharePoint, como o InfoPath. Pode haver vantagens adicionais em comparação ao uso de um programa de design de formulários. Por exemplo, ao usar o InfoPath, você pode fazer o seguinte:

  • Criar a biblioteca de formulários e o modelo diretamente no InfoPath.
  • Editar convenientemente e republicar o modelo de formulário na biblioteca de formulários.
  • Mesclar arquivos de dados XML individuais, criados com base em alguns modelos de formulário, para processamento posterior.
  • Promover os campos de dados XML para colunas na biblioteca de formulários.

Quando um usuário cria um formulário, este é aberto por padrão no programa de edição de formulários que é compatível com o SharePoint no computador cliente desse usuário. Se não houver um programa compatível, o formulário poderá ser aberto no navegador, desde que tenha sido projetado para isso. Se quiser, você pode especificar que um formulário assim projetado seja aberto sempre no navegador. É possível alterar o comportamento padrão na configuração Abrindo Documentos no Navegador, nas configurações avançadas da biblioteca.

Configurações de Biblioteca

Clique no comando Configurações da Biblioteca para obter a caixa de diálogo Configurações

Instantâneo da página de configurações de uma Biblioteca de Documentos do SharePoint

Configurações de uma biblioteca de documentos

Instantâneo da página Configurações Avançadas de uma Biblioteca de Documentos do SharePoint

Configuração para abrir documentos no navegador

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Usando tipos de conteúdo para configurar modelos de biblioteca de documentos ou de formulários

Se vários tipos de conteúdo estiverem habilitados, e modelos forem especificados para esses tipos de conteúdo, a biblioteca usará os modelos especificados pelos tipos de conteúdo e não usará o modelo de arquivo padrão. Nesse caso, se quiser personalizar os modelos da biblioteca, altere os tipos de conteúdo.

Configurar um modelo de arquivo padrão ao criar uma biblioteca de documentos ou de formulários

  1. Navegue até o site no qual você deseja criar a biblioteca.
  2. Clique em Configurações, Configurações: atualizar seu perfil, instalar o software e conecta-lo à nuvem e clique em Adicionar um Aplicativo.
  3. Clique em Biblioteca de Documentos ou em Biblioteca de Formulários.

     Observação    O modelo de biblioteca de Formulários usa somente o Microsoft InfoPath como o formato de arquivo padrão.

Biblioteca de Documentos    Biblioteca de Formulários                         

 Observação    Um site pode ser modificado significativamente em aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, contate o administrador.

  1. Clique em Opções Avançadas.
  2. Insira um nome, uma descrição opcional da biblioteca e decida se o SharePoint deve criar uma versão dos arquivos na biblioteca sempre que eles são editados.
  3. Para uma biblioteca de Documentos, selecione o formato de arquivo e a versão padrão do aplicativo na lista suspensa Modelo de Documento.

Selecionar um modelo

 Observação    O nome da biblioteca é necessário e é exibido na parte superior da página da biblioteca, torna-se parte do endereço dessa página e aparece em elementos de navegação que ajudam os usuários a localizar e a abrir a biblioteca.

Para salvar a biblioteca como um modelo   

  1. Vá até a biblioteca que você criou.
  2. Na faixa de opções, selecione a guia Biblioteca e, no grupo Configurações, clique em Configurações da Biblioteca.
  3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Salvar biblioteca de documentos como modelo.
  4. Digite um nome do arquivo e um nome de modelo e descrição. Se quiser que novas bibliotecas sejam criadas desse modelo para incluir itens nessa biblioteca de modelos, marque a caixa de seleção Incluir Conteúdo .

 Observação    A extensão usada para o nome do arquivo no campo Nome do arquivo determina o tipo de arquivo para o modelo. Por padrão, os seguintes tipos de arquivo estão disponíveis:

  • Documento do Microsoft Word 97-2003
  • Planilha do Microsoft Excel 97-2003
  • Apresentação do Microsoft PowerPoint 97-2003
  • Documento do Microsoft Word
  • Planilha do Microsoft Excel
  • Apresentação do Microsoft PowerPoint
  • Bloco de Anotações do Microsoft OneNote 2010
  • Página da Web do Microsoft SharePoint Designer
  • Página Básica
  • Página de Web Parts

Salvar uma biblioteca como um modelo

  1. Clique em OK.

Você pode definir as propriedades da biblioteca de modelos como o faria para qualquer outra biblioteca.

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Alterar o modelo de arquivo padrão de uma biblioteca de documentos ou de formulários

Há duas maneiras de alterar o modelo padrão:

  • Se a biblioteca de documentos ou de formulários tiver um modelo de arquivo padrão para um programa compatível com o SharePoint, você poderá editá-lo.
  • Em outros programas, não é possível editar diretamente o modelo padrão, mas você pode copiar um novo arquivo de modelo na pasta Formulários da biblioteca para especificar um modelo personalizado.

Editar o modelo de arquivo padrão

  1. Navegue até o site que contém a biblioteca para a qual você deseja editar o modelo padrão.
  2. Clique no nome da biblioteca em Início Rápido ou clique em Configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar o software e conectá-lo à nuvem, clique em Exibir o Conteúdo do Site e, na seção adequada da biblioteca, clique no nome da biblioteca.

     Observação    Você pode alterar a aparência e a navegação de um site. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, contate o administrador.

  3. Na faixa de opções, clique na guia Biblioteca e, no grupo Configurações, clique em Configurações da Biblioteca.
  4. Em Configurações Gerais, clique em Configurações Avançadas.
  5. Na seção Modelo do Documento, no campo URL do Modelo, clique em Editar Modelo. Uma das seguintes situações acontece:

     Observação    Se seu site é uma parte de uma assinatura do Office365, então, neste ponto, pode ser solicitado que você digite seu nome de usuário e senha de assinatura do Office365.

  • Biblioteca de documentos    O modelo é aberto em um aplicativo compatível com o SharePoint e que está associado ao tipo de arquivo do modelo atual. Por exemplo, o Word será aberto se o modelo padrão for um modelo do Word, ou o Excel será aberto se o modelo padrão for uma planilha do Excel.
  • Biblioteca de formulários    O modelo é aberto em um programa compatível com o SharePoint ou em um programa de design baseado em XML, como o InfoPath ou um editor de XML.

Editar modelo

   
Editar o modelo de biblioteca padrão

 Observação    Se os usuários do site já tiverem preenchido formulários baseados no modelo original, considere como qualquer alteração no modelo poderá afetar esses formulários. Por exemplo, a adição de um campo de preenchimento obrigatório poderá causar erros nos formulários originais que foram preenchidos antes de o campo ser adicionado.

  1. Faça as alterações desejadas e salve o modelo. Feche o programa, se não precisar mais dele aberto, ou alterne para o site.
  2. Dependendo do seu programa de design de formulário, talvez você precise publicar novamente o modelo na biblioteca do site, usando seu programa.
  3. No site, na parte inferior da página Configurações Avançadas de Biblioteca de Documentos ou de Formulários e clique em OK.

Especificar um modelo de arquivo personalizado

  1. Crie e salve um modelo personalizado em um programa que seja compatível com o SharePoint. Anote a respectiva localização e alterne para o SharePoint 2010.
  2. Navegue até o site que contém a biblioteca para a qual você deseja especificar um modelo personalizado.
  3. Clique no nome da biblioteca em Início Rápido ou clique em Configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar o software e conectá-lo à nuvem, clique em Exibir o Conteúdo do Site e, na seção adequada da biblioteca, clique no nome da biblioteca.

 Observação    Um site pode ser modificado significativamente em termos de aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, contate o administrador.

  1. Na faixa de opções, clique na guia Biblioteca e, no grupo Conectar e Exportar, clique em Abrir com o Explorer.

 Importante    Se Explorador de Arquivos não abrir ou você ver uma mensagem de erro, você poderá ter que adicionar seu site como um site confiável nas configurações do navegador. Para mais informações, veja o tópico Como usar o comando "Abrir com o Explorer" e como solucionar problemas com esta opção no SharePoint Online para o Office 365.

  1. No Explorador de Arquivos, navegue para localizar o modelo personalizado que você criou.
  2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo e, no menu de atalho, clique em Copiar.
  3. Clique no botão Voltar até retornar à biblioteca e depois clique na pasta Formulários para abri-la.
  4. Na janela da pasta, clique com o botão direito do mouse em uma área em branco e, no menu de atalho, clique em Colar.
  5. Feche o Explorador de Arquivos e retorne à biblioteca no site.
  6. Na faixa de opções, no grupo Configurações, clique em Configurações da Biblioteca.
  7. Em Configurações Gerais, clique em Configurações Avançadas.
  8. Na seção Modelo de Documento, execute um destes procedimentos:

Biblioteca de documentos    Digite o endereço do modelo personalizado na caixa URL do Modelo. O local é o endereço Web do modelo no site, relativo ao nome do site. Por exemplo, se o modelo tiver o nome Watermark.dotx e você adicioná-lo à pasta Formulários da biblioteca de documentos Documentos Compartilhados, digite o seguinte:

Documentos Compartilhados/Formulários/Watermark.dotx

Biblioteca de formulários    Na caixa URL do Modelo, digite o endereço do modelo personalizado a ser usado. O local é o endereço Web do modelo no site, relativo ao nome do site. Por exemplo, se o modelo tiver o nome Orders.xml e você o adicionar à pasta Formulários da biblioteca de formulários Compras, digite o seguinte:

Compras/Formulários/Orders.xsn

 Observação    Se as definições na caixa Modelo de Documento não estiverem disponíveis, talvez um administrador tenha configurado vários tipos de conteúdo. Para ver se vários tipos de conteúdo foram habilitados, verifique se a opção Sim está selecionada em Permitir o gerenciamento de tipos de conteúdo?, na seção Tipos de Conteúdo, localizada acima da seção Modelos de Documento. Se estiver, edite o modelo do tipo de conteúdo.

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Aplica-se a:
SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E3 e E4), SharePoint Online para empresas (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard