Compartilhar planilhas e KPIs do Excel 2007 usando painéis

Você pode usar uma página de painel para mostrar um instantâneo dos dados da planilha do Microsoft Office Excel 2007, exibindo a planilha em uma Web Part do Microsoft Office Excel Web Access em um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007. O painel também pode exibir os indicadores principais de desempenho (KPIs) para avaliar o progresso de sua organização em atingir as metas. A Central de Relatórios oferece a você ferramentas que o ajudarão a criar, armazenar e gerenciar os relatórios e as páginas de painel.

O que você deseja fazer?


Obter informações sobre os painéis e a Central de Relatórios

Os painéis são usados para comunicar o status e conduzir as ações. Um painel do Office SharePoint Server 2007 é um modelo de página da Web que permite montar e exibir informações de fontes distintas, como relatórios, gráficos e KPIs.

Você pode criar sua própria página de painel usando várias Web Parts. No entanto, a maneira mais rápida de criar um painel é através do modelo de página de painel fornecido na Central de Relatórios. Em seguida, você poderá adicionar ou excluir itens e alterar a aparência da página após criá-la.

Embora as páginas de painel possam ser criadas em qualquer site, o site da Central de Relatórios é otimizado para o gerenciamento e a exibição de relatórios e KPIs. Ele pode servir como local central de uma equipe, um departamento ou uma organização para armazenar, recuperar e modificar relatórios.

Com a permissão apropriada, qualquer pessoa pode configurar um site da Central de Relatórios em qualquer site de nível superior de uma organização. Além disso, se você receber permissão para adicionar uma biblioteca a um site, poderá criar uma biblioteca de relatórios na qual criará, armazenará e compartilhará facilmente relatórios e painéis. Por exemplo, você pode criar uma biblioteca de relatórios em um site de equipe.

Por padrão, a home page da Central de Relatórios possui links para uma página de painel de exemplo, dados de exemplo e KPIs de exemplo. Você pode analisar essas informações antes de criar seu próprio painel. A Central de Relatórios é pré-configurada com os seguinte recursos:

  • As versões principais e secundárias são controladas para que você possa exibir as alterações ou retornar às versões anteriores de relatórios e páginas.
  • A segurança do item de rascunho é ativada para que somente os usuários com permissão para editar relatórios possam ver as versões secundárias.
  • A configuração básica de KPI é realizada. Ela simplifica a exibição de KPIs em uma página de painel criando automaticamente a lista de KPIs, vinculando a lista à página de painel e adicionando a Web Part do KPI à página.

Para acessar a Central de Relatórios, no site de nível superior que possui a navegação padrão, clique na guia Relatórios. Para exibir todos os painéis na Central de Relatórios, clique em Painéis no Início Rápido. Em seguida, no menu Exibir, selecione Painéis.

Comando Painéis do menu Exibir

Qualquer pessoa com permissão para exibir uma página de painel pode visualizá-la ou vinculá-la de outro site.

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Preparar-se para adicionar itens a um painel

Para usar o Office Excel Web Access, você deve ter a versão do Excel 2007 que vem com o Microsoft Office Professional Plus 2007 ou Microsoft Office Enterprise 2007. Além disso, o servidor que está executando o Office SharePoint Server 2007 deve ter o Serviços do Excel habilitado.

Para exibir uma pasta de trabalho do Office Excel 2007 em um painel, ela deve ser salva em uma biblioteca de documentos em um site do SharePoint, e a biblioteca que contém a pasta de trabalho deve ser definida como um local confiável para o Serviços do Excel. Para salvar uma pasta de trabalho em uma biblioteca de documento, você precisa receber permissão para contribuir com o site em que está a biblioteca.

Também é possível exibir uma pasta de trabalho que você ou qualquer outra pessoa já tenha salvo em uma biblioteca. Para fazer isso, você precisa ter permissão para exibir a pasta de trabalho.

Para incluir um KPI no painel, você deve ter permissão para criar uma nova lista de KPIs ou acessar uma já existente. Por padrão, os membros do grupo Membros do Site do SharePoint podem editar páginas, mas não podem criar listas de KPIs. Para criar uma lista de KPIs, você deve ter a permissão Gerenciar Listas. Por padrão, os membros do grupo Proprietários de Sites do SharePoint têm essa permissão.

As permissões e os locais confiáveis são geralmente definidos pelo administrador do site.

Ao criar o painel, você escolhe quantos relatórios e KPIs deseja inserir no painel e onde eles aparecerão na página. Depois que a página for criada, você poderá personalizá-la adicionando e removendo Web Parts, alterando o layout, e conectando e filtrando Web Parts.

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Criar uma nova página de painel

Você pode criar uma página de painel em qualquer local em um site do SharePoint, usando qualquer combinação de Web Parts. O modelo de página de painel da Central de Relatórios ajudará você a criar uma página, adicionando Web Parts apropriadas e vinculando as listas de KPIs para você. Embora seja possível criar páginas de painel em sites que não sejam a Central de Relatórios, o procedimento a seguir explicará como criar uma página pela Central de Relatórios.

  1. Na Central de Relatórios, no Início Rápido, clique em Painéis.
  2. No menu Novo, clique em Página de Painel.

Comando Página de Painel

  1. Na caixa Nome do Arquivo, digite um nome de arquivo para o painel. O nome de arquivo se torna parte da URL da página e aparece em títulos e links no site.
  2. Na caixa Título da Página, digite o nome da página. O título aparece em títulos e links de navegação no site.
  3. Na caixa Descrição, você tem a opção de digitar uma descrição da página. A descrição aparece em uma coluna na lista de bibliotecas.
  4. Na caixa Biblioteca de Documentos, selecione a biblioteca em que a página será armazenada.
  5. Na caixa Pasta, selecione a pasta da biblioteca em que a página será armazenada.
  6. Na seção Adicionar um link à barra de navegação atual?, execute um dos seguintes procedimentos:
    • Caso não deseje que um link da página apareça no Início Rápido, selecione Não. Você poderá acessar a página indo até a biblioteca de documentos na qual ela está armazenada ou usando a URL da página.
    • Para adicionar um link ao Início Rápido, selecione Sim e, em seguida, selecione uma opção na lista. O link aparecerá nessa seção do Início Rápido.
  7. Na caixa Layout, selecione uma opção para o número desejado de Web Parts e indicadores principais de desempenho do Office Excel Web Access e especifique como deseja organizá-los na página.
  8. Na seção Indicadores Principais de Desempenho, escolha uma das opções a seguir.
Opção Descrição
Criar automaticamente uma lista KPIs para mim Cria e vincula uma lista de KPIs à Web Part do KPI. Essa é a melhor opção a ser escolhida quando uma lista de KPIs ainda não tiver sido criada.
Permitir que eu selecione uma lista de KPIs existentes posteriormente Adiciona a Web Part do KPI à página, mas não associa uma lista de KPIs à Web Part. Use esta opção quando você tiver uma lista de KPIs existentes a ser usada na Web Part.
Não adicionar uma lista de KPIs a este painel Cria o painel sem uma Web Part de lista de KPIs. Escolha esta opção quando você souber que não exibirá um KPI. Se mudar de idéia, adicione um posteriormente, editando a página e adicionando uma Web Part de KPI.

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Compartilhar uma planilha do Office Excel 2007 em uma página de painel

Para compartilhar uma planilha do Office Excel 2007 em uma página de painel, a pasta de trabalho deve ser salva primeiro em uma biblioteca do SharePoint e adicionada à Web Part do Office Excel Web Access.

 Observação   Para usar o Office Excel Web Access, você deve ter a versão do Excel 2007 que vem com o Microsoft Office Professional Plus 2007 ou Microsoft Office Enterprise 2007. Além disso, o servidor que está executando o Office SharePoint Server 2007 deve ter o Serviços do Excel habilitado.

Salvar uma pasta de trabalho em um site do SharePoint

Se a pasta de trabalho a ser utilizada ainda não estiver em uma biblioteca do SharePoint, você precisará publicá-la usando os Serviços do Excel. A publicação da pasta de trabalho através dos Serviços do Excel é um método melhor do que carregá-la através do menu Carregar do site do SharePoint. Quando você usar os Serviços do Excel para publicar a pasta de trabalho, poderá definir as partes da pasta de trabalho (como planilhas individuais, intervalos nomeados ou gráficos) que os Serviços do Excel exibirá no Office Excel Web Access. Ao exibir somente partes específicas da pasta de trabalho e usar as permissões do Office SharePoint Server 2007 para proteger a pasta de trabalho contra o acesso não-autorizado, você poderá manter a confidencialidade da pasta, permitindo, ao mesmo tempo, que usuários autorizados atualizem, recalculem e interajam com os dados exibíveis.

Você também pode definir parâmetros. Um parâmetro é uma célula única que você nomeia antes de publicar a planilha. É possível expor a célula usando a Web Part do Office Excel Web Access. Em seguida, os usuários poderão digitar valores na célula e recalcular a pasta de trabalho para analisar os dados.

 Observação   Os Serviços do Excel não oferecem suporte para todos os recursos do Microsoft Office Excel. Para obter informações sobre recursos sem suporte, consulte os links da seção Consulte também.

O exemplo utilizado no procedimento a seguir publica uma pasta de trabalho na biblioteca Relatórios do site da Central de Relatórios. No entanto, você só poderá publicar dados em qualquer site do SharePoint se receber o nível de permissão Colaboração.

  1. Abra a pasta de trabalho que você deseja publicar usando os Serviços do Excel. Se você pretende definir parâmetros, nomeie cada célula que os usuários poderão usar para fornecer dados.
  2. Clique no Botão Microsoft OfficeImagem do botão, aponte para Publicar e clique em Serviços do Excel, em Distribuir o documento para outras pessoas.
  3. Na caixa Nome do Arquivo, digite o caminho para o servidor e o nome do arquivo. Por exemplo, para salvar o arquivo Test.xlsx na Biblioteca de Relatórios do site da Central de Relatórios, digite: http://Contoso/Reports/ReportsLibrary/Test.xlsx no site de nível superior da Contoso.

 Importante   Se você copiar e colar a URL da biblioteca de destino do SharePoint diretamente d navegador para a caixa de nome de arquivo, remova os caracteres extras que o impedem de copiar um arquivo para a biblioteca de destino. Neste exemplo, os caracteres extras da URL são Forms/current.aspx.

  1. Clique no botão Opções de Serviços do Excel e escolha as opções que deseja usar para exibir a pasta de trabalho, ou parte da pasta de trabalho, nos Serviços do Excel.
  2. Para verificar se as áreas exibíveis da pasta de trabalho aparecem corretamente no navegador, marque a caixa de seleção Abrir nos Serviços do Excel.
  3. Clique em OK e em Salvar.
  4. Na caixa de diálogo Escolher Tipo de Documento, na lista Tipo de Documento, selecione Relatório.
  5. Clique em OK.
  6. Atualize o site do SharePoint para exibir o documento recém-carregado.

Exibir a planilha no painel

  1. Na página de painel em que você adicionará a planilha, clique em Ações de SiteMenu Ações de Site e, em seguida, clique em Editar Página.
  2. Na Web Part do Office Excel Web Access em que você adicionará a planilha, clique no menu de edição de Web Part Menu de edição de Web Part e escolha Modificar Web Part Compartilhada.
  3. No painel de ferramentas do Office Excel Web Access, em Pasta de Trabalho, clique em Selecione um LinkImagem do botão e use a caixa de diálogo Selecione um Link para localizar a pasta de trabalho.
  4. Para exibir somente parte de uma planilha, execute um destes procedimentos:
Opção Descrição
Objeto Nomeado Clique em Imagem do botão e, na caixa Entrada de Texto, digite o nome de um intervalo de células definido na planilha. A Web Part exibirá somente esse intervalo.
Linhas Digite o número de linhas da planilha ou do intervalo nomeado a ser exibido. Por exemplo, se você digitar 5, as cinco primeiras linhas da planilha ou do intervalo nomeado aparecerão.
Colunas Digite o número de colunas da planilha ou do intervalo nomeado a ser exibido. Por exemplo, se você digitar 5, as cinco primeiras colunas da planilha ou do intervalo nomeado aparecerão.

Localize links que fornecerão mais informações sobre como usar a Web Part do Office Excel Web Access na seção Consulte também.

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Adicionar um KPI a uma página de painel

Um KPI é uma dica visual que comunica até que ponto a meta já foi atingida.

A maneira como você adicionará uma página de painel dependerá do seu objetivo: se você deseja que o modelo de painel crie automaticamente a lista de KPIs ou se deseja selecionar uma lista de KPIs existentes.

Escolha um dos procedimentos a seguir, dependendo da opção selecionada no modelo de painel.

Adicionar um novo KPI usando uma lista de KPIs criada automaticamente

Ao escolher, no modelo de painel, a opção que criará automaticamente uma lista de KPIs, você economizará várias etapas que deveria executar se tivesse que adicionar a Web Part do KPI a uma página de Web Part em branco. Usando o modelo de painel, a lista de KPIs é criada automaticamente e associada à página. Além disso, a Web Part é adicionada à página para você.

A próxima etapa é escolher o tipo de KPI desejado e adicioná-lo à lista de KPIs. Faça isso na Web Part do KPI na página de painel.

  1. Na barra de ferramentas da Web Part do KPI, clique na seta ao lado de Novo.
  2. Selecione um dos tipos de KPI a seguir, dependendo do local em que residem os dados do KPI.
Selecione esta opção Quando os dados de origem forem
Indicador usando dados da lista do SharePoint Uma lista do SharePoint que contenha itens a partir dos quais você criará um valor agregado, como uma soma, um valor mínimo ou um valor máximo. Antes de configurar o KPI, verifique se a lista do SharePoint já está no modo de exibição desejado. Primeiro exiba as colunas apropriadas para que o KPI funcione.
Indicador usando dados da pasta de trabalho do Excel Uma pasta de trabalho do Excel na qual o KPI seja calculado.
Indicador usando dados SQL Server 2005 Analysis Services Um cubo do SQL Server 2005 Analysis Services.
Indicador usando as informações digitadas manualmente Informações que não estejam em um sistema e, portanto, sejam digitadas manualmente.
  1. Na página Novo Indicador, execute um dos seguintes procedimentos, dependendo do tipo de KPI escolhido na etapa 2.
Para este KPI Faça o seguinte
Indicador usando dados da lista do SharePoint
  1. Nas caixas Nome e Descrição, digite um nome e uma descrição opcional para o indicador.
  2. Na caixa Comentários, digite texto para ajudar as pessoas que estão visualizando o KPI a compreender o que ele representa.
  3. Em Lista e Modo de Exibição do SharePoint, na caixa URL da Lista, digite a URL da lista ou biblioteca.

 Observações 

  1. Em Modo de Exibição, selecione o modo de exibição que contém os itens a serem usados no KPI.
  2. Em Cálculo do Valor, selecione uma das maneiras a seguir para calcular a meta do KPI:
    • Número de itens da lista     O número total de itens da lista.
    • Porcentagem de itens de lista exibidos nos quais     Um cálculo que compara o valor de um tipo de conteúdo em uma coluna ou até cinco coluna da lista.
    • Cálculo usando todos os itens da lista na exibição     Um cálculo de Total, Média, Máximo ou Mínimo de uma coluna numérica da lista.

 Observação   A opção Cálculo usando todos os itens da lista na exibição só estará disponível se a lista incluir um campo numérico.

Indicador usando dados da pasta de trabalho do Excel
  1. Nas caixas Nome e Descrição, digite um nome e uma descrição opcional para o indicador.
  2. Na caixa Comentários, digite texto para ajudar as pessoas que estão visualizando o KPI a compreender o que ele representa.
  3. Na caixa URL da Pasta de Trabalho, digite o local da pasta de trabalho.

 Observações 

  • Se você não souber a URL da pasta de trabalho, clique em ProcurarImagem do botão para abrir a caixa de diálogo Selecione um Link e navegue até o arquivo.
  • A URL deve estar relacionada ao site atual.
  1. Em Endereço da Célula para Valor do Indicador, digite o número da pasta de trabalho seguido por um ponto de exclamação e do endereço de célula do local do KPI na planilha. Por exemplo, se o indicador estiver na célula D15 da planilha 1, digite Plan1!D15. Do contrário, use um intervalo nomeado.
Indicador usando dados do SQL Server 2005 Analysis Services
  1. Na caixa Conexão de Dados, digite a URL em que o arquivo .odc está localizado.

 Observação   Se você não souber a URL do arquivo .odc, clique em Procurar para abrir a caixa de diálogo Selecione um Link e navegue até o arquivo .odc.

  1. Na caixa Exibir apenas os KPIs da pasta de exibição, selecione a pasta de exibição do banco de dados do Analysis Services que contém o KPI.
  2. Na caixa Lista de KPIs, selecione o KPI desejado, como Receita Total ou Média da Margem de Lucro.
  3. Marque a caixa de seleção Incluir indicadores filhos para exibir todos os indicadores filhos do KPI selecionado.
  4. Nas caixas Nome e Descrição, digite um nome e uma descrição opcional para o indicador.
  5. Na caixa Comentários, digite texto para ajudar as pessoas que estão visualizando o KPI a compreender o que ele representa.
Indicador usando as informações digitadas manualmente
  1. Nas caixas Nome e Descrição, digite um nome e uma descrição opcional para o indicador.
  2. Na caixa Comentários, digite texto para ajudar as pessoas que estão visualizando o KPI a compreender o que ele representa.
  3. Digite o valor numérico do progresso obtido até o momento.
  1. Na seção Regras do Ícone de Status, na lista Os melhores valores são, selecione mais altos ou mais baixos para indicar qual intervalo de números será verde.
  2. Digite os valores dos indicadores de status nas caixas. Por exemplo, para controlar o percentual mínimo de conclusão de um conjunto de tarefas, defina o indicador verde como valor de meta e o valor de aviso para que seja um número menor que o valor de meta. Nesse caso, se você deseja saber quando o percentual mínimo de conclusão cairá para um percentual inferior a 25%, defina o indicador verde como 25 e o indicador amarelo como 24.

 Observação   As Regras do Ícone de Status do KPI Indicador usando dados do Analysis Services são predefinidas pelo analista de banco de dados.

Adicionar um KPI existente à página de painel

Ao criar um painel usando o modelo, você poderá selecionar um KPI existente posteriormente. Essa opção colocará a Web Part do KPI na página de painel e permitirá que você use o painel de ferramentas da Web Part para selecionar a lista de KPIs a ser exibida. Você deve ter permissão para acessar a lista de KPIs a fim de que possa usá-la na Web Part.

  1. Para adicionar a lista de KPIs à Web Part, clique em Abra o painel de ferramentas na Web Part.
  2. Na caixa Lista de Indicadores, clique em ProcurarImagem do botão para localizar a lista de KPIs a ser exibida.
  3. Na caixa de diálogo Selecione um Link, clique duas vezes no título da lista de KPIs a ser usada.
  4. Clique em OK para fechar o painel de ferramentas.

Localize links que forneçam mais informações sobre como trabalhar com KPIs na seção Consulte também.

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Publicar a página de painel

Como a maioria das páginas da Web do Office SharePoint Server 2007, as páginas de painel usam o sistema de check-in e check-out para garantir que somente uma pessoa por vez editará a página e um recurso de controle de versão que ajudará você a controlar as alterações feitas na página. Para tornar um painel visível a outras pessoas, publique-o. Em alguns casos, a página deve ser aprovada por outra pessoa da organização para que possa ser publicada.

O procedimento a seguir pressupõe que você recebeu permissões para publicar a página de painel e que a página não precisa ser aprovada pelos revisores. Localize links que forneçam mais informações sobre como publicar páginas na seção Consulte também.

Siga um destes procedimentos:

Para Faça o seguinte
Salvar a página, mas não permitir que outras pessoas a editem. Isso permitirá que você retorne à página e a edite posteriormente sem compartilhar o rascunho com outras pessoas. Na barra de ferramentas de edição de página, clique em Página e selecione Salvar e Parar Edição.
Salvar a página e permitir que outras pessoas a editem. Esta opção será útil quando você tiver membros da equipe com os quais colaborará e desejar que eles exibam ou modifiquem um rascunho da página. Na barra de ferramentas de edição de página, clique em Check-in para Compartilhar Rascunho.
Publicar a página para permitir que qualquer pessoa com permissões a visualizem. Na barra de ferramentas de edição de página, clique em Publicar.

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Aplica-se a:
SharePoint Server 2007