Criar um boletim informativo para manter contato com os clientes

Muitos especialistas de marketing dizem que conquistar um novo cliente custa seis a sete vezes mais do que manter um cliente existente. Mantenha contato com seus clientes enviando um boletim informativo e os clientes talvez lembrem da sua empresa primeiro quando quiserem fazer outra compra ou fazer uma recomendação a um amigo.

Ao usar o Microsoft Office Publisher 2007, você pode produzir exatamente o boletim informativo desejado e fornecer aos clientes as informações necessárias.

Neste artigo


Primeira página do boletim informativo para clientes de negócios

A chave para o sucesso do boletim informativo

Para que sejam bem-sucedidos, boletins informativos devem oferecer informações valiosas e devem ser objetivos e diretos. Para conseguir isso, conheça seu público e ofereça a ele o que ele deseja.

Boletins informativos freqüentes e objetivos que contenham informações oportunas são preferenciais aos longos e ocasionais, de acordo com Roger C. Parker, autor de Looking Good in Print e Design to Sell. Os boletins informativos devem fornecer informações suficientes para motivar os clientes a contatá-lo ou visitar sua empresa para saber mais.

Tente fornecer algo a todos incluindo vários artigos pequenos em cada edição. A variedade aumenta a possibilidade de pelo menos um artigo interessar ao seu público e atraí-lo para você. Ou, se você conhecer o segmento de clientes ao qual cada destinatário pertence, direcione o conteúdo de edições separadas do boletim informativo para clientes desses segmentos específicos.

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Planejar o conteúdo do boletim informativo

Conecte-se com seus clientes e estabeleça sua credibilidade e autoridade fornecendo informações, em vez de vendendo. Grave o ponto de vista dos seus clientes. Quando se concentra no que seus clientes desejam saber, em vez do que deseja dizer a eles, você pode aumentar o impacto do seu boletim informativo.

Ao planejar cada edição do boletim informativo, pense em termos de categorias. Faça uma lista dos tipos de informações que a base de clientes achará mais úteis. Em seguida, tente incluir uma rtigo de cada categoria a cada edição. Por exemplo, a lista pode conter:

  • Dicas ou artigos de instrução sobre como obter mais benefícios de seus produtos ou serviços
  • Um editorial sobre um tópico de interesse recente
  • Revisões de novos produtos ou anúncios de novos serviços
  • Promoções especiais
  • Notícias sobre novos clientes ou histórias de sucesso
  • Um perfil do funcionário ou uma entrevista com um especialista

Para obter ajuda em relação ao desenvolvimento do conteúdo do boletim informativo, consulte Dicas sobre como escrever publicações de marketing eficientes e Dicas sobre como trabalhar com imagens.

Decida como deseja distribuir seu boletim informativo

Talvez você queira enviar seu boletim informativo por email ou publicá-la em um site. Se você estiver planejando imprimir seu boletim informativo, decida como deseja imprimi-lo antes de criá-lo e personalizá-lo.

Se você estiver planejando imprimir um pequeno número de cópias do boletim informativo, provavelmente vai querer imprimi-las na sua impressora desktop. Caso queira imprimir uma grande quantidade de cópias, talvez você queira fazê-lo em uma gráfica ou impressora comercial. Para decidir a melhor maneira de imprimir seu boletim informativo, consulte Dicas sobre como imprimir sua publicação.

Se você decidir levar o boletim informativo para uma gráfica ou impressora comercial, discuta o projeto com detalhes com prestador do serviço primeiro. Antes de iniciar o projeto, descreva seu projeto e suas metas e identifique os requisitos de impressão. Isso evitará que você tome decisões de design que terá que alterar mais tarde. Continue consultando a gráfica durante o processo de design para economizar tempo e dinheiro posteriormente.

Para obter uma lista das questões mais importantes a serem consideradas, consulte Dicas sobre como preparar a publicação para impressão comercial. Quando chegar a hora de preparar a publicação para impressão comercial para enviá-la à impressora, consulte Como levar o arquivo do Publisher para uma impressora comercial.

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Criar o boletim informativo

Depois que você escolher os artigos e as imagens que deseja incluir, será hora de produzir o boletim informativo escolhendo e refinando o design, e adicionando o conteúdo. Embora você possa criar boletins informativos (ou qualquer outra publicação) do zero no Office Publisher 2007 e distribuí-los impressos, por email, ou na Web, esse artigo enfatiza o uso de um modelo de boletim informativo do Publisher para criar um boletim que será impresso.

Escolher e personalizar o design do boletim informativo

  1. Inicie o Publisher.
  2. Na lista Tipos de Publicação, clique em Boletins Informativos.
  3. Em Boletins Informativos, clique em Designs Mais Novos ou Designs Clássicos.
  4. Siga um destes procedimentos:
    • Clique na imagem de visualização do design do boletim informativo desejado.

O modelo de boletim informativo de Perfil é o ponto inicial para o boletim informativo mostrado neste artigo.

  • Procure designs de modelo de boletim informativo adicionais no Microsoft Office Online.

MostrarComo?

 Importante   Primeiro você deve se conectar à Internet antes de procurar modelos no Office Online.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • No catálogo Boletins Informativos, clique em Exibir Modelos do Microsoft Office Online.
    • Na caixa Procurar modelos, digite uma palavra-chave. Por exemplo, digite boletins informativos. Na lista, clique em No Microsoft Office Online e clique no botão Pesquisar verde.

 Observação   A caixa Procurar modelos fica acima do título Boletins Informativos.

  1. Clique no modelo desejado.

  1. Escolha as opções desejadas para personalizar seu design.

 Observação   Se você usar um modelo que baixou do Office Online, não poderá personalizar o design até abrir a publicação.

Siga um destes procedimentos:

  • Em Personalizar, clique nos esquemas de cores e de fontes desejados.
  • Em Personalizar, clique no conjunto de informações comerciais desejado ou crie um novo.
  • Em Opções, clique em Visualização em uma página se você estiver planejando imprimir o boletim informativo em uma página ou clique em Visualização em duas páginas para trabalhar com um design que inclua páginas opostas e imprimir o boletim informativo em duas páginas ou em papel tablóide.
  • Em Opções, marque a caixa de seleção Incluir endereço do cliente se desejar o endereço do cliente no próprio boletim informativo para envio, em vez de em um envelope separado.
  1. Clique em Criar.

Fazer alterações de design ao layout

  1. No painel de tarefas Opções de Página, em Colunas, clique no número de colunas que você deseja em cada página.

Alterando o número de colunas

Nas páginas internas (por exemplo, 2 e 3 de um boletim informativo com 4 páginas), a lista Selecione uma página a ser modificada aparecerá. Clique em Página interna esquerda ou Página interna direita e, para cada página, clique em um destes formatos: 3 artigos, Calendário, Formulário de pedido, Formulário de resposta ou Formulário de Inscrição.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com colunas, consulte Configurar colunas de texto usando guias de layout.

  1. Em Sugestões de Objetos, clique em uma opção para inseri-la na página.

Trabalhar com o texto

Se você já tiver criado um conjunto de informações comerciais, suas informações comerciais de contato e logotipo substituirão automaticamente parte do texto do espaço reservado.

 Observação   As informações comerciais não substituirão automaticamente o texto do espaço reservado em modelos baixados do Office Online. Para substituir nomes, endereços e logotipos de espaços reservados pelas suas informações comerciais, clique no botão de marca inteligente Imagem do botão de um item de informação comercial, como o nome ou o endereço da empresa, e clique em Atualizar do Conjunto de Informações Comerciais. (O botão de marca inteligente aparece quando você aponta para um texto ou logotipo.)

  1. Para cada bloco de texto do espaço reservado, siga um destes procedimentos:
    • Selecione o texto e o tipo do espaço reservado.
    • Clique com o botão direito do mouse para selecionar o texto do espaço reservado, aponte para Alterar Texto no menu de atalho, clique em Arquivo de Texto, clique no arquivo que contém o texto que você deseja usar e clique em OK.  Inserindo texto do arquivo

 Observação    Na maioria dos casos, o texto é redimensionado automaticamente para ajustar-se à caixa de texto. Por exemplo, se o título de um artigo for longo, o texto será automaticamente reduzido para caber.

  1. Ajuste o tamanho de texto. Siga um destes procedimentos:
    • Para evitar que o texto seja redimensionado automaticamente para caber em uma caixa de texto que não esteja conectada a outras caixas de texto, clique nessa caixa, aponte para AutoAjustar Texto no menu Formatar e clique em Não Ajustar Automaticamente.
    • Para alterar o tamanho da fonte manualmente, selecione o texto e clique em um novo tamanho de fonte na lista Tamanho da Fonte na barra de ferramentas Formatação.

Para obter mais informações sobre como ajustar o texto nas caixas de texto, consulte Ativar e desativar o ajuste preciso automático.

O Office Publisher 2007 facilita a personalização de boletins informativos para cada destinatário — por exemplo, com o nome e o endereço do cliente, uma saudação pessoal ou informações sobre a última visita do cliente à sua empresa. Para obter mais informações sobre como personalizar boletins informativos, consulte Criar uma mala direta e Dicas sobre como personalizar sua publicação.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com texto, consulte Colocar texto na página do Publisher e Importar texto de outro arquivo para uma publicação.

Trabalhar com as imagens

  1. Clique com o botão direito do mouse na imagem do espaço reservado e aponte para Alterar Imagem no menu de atalho e clique na origem da imagem.

Alterando a imagem do espaço reservado

 Dica   Se você não visualizar Alterar Imagem quando clicar com o botão direito do mouse, clique na imagem do espaço reservado uma vez até que apareçam círculos brancos em volta do quadro da imagem. Clique na imagem novamente até que apareçam círculos cinza com um X em volta da própria imagem e clique com o botão direito do mouse na imagem.

  1. Selecione a nova imagem e clique em Inserir.
  2. Repita, conforme o necessário, para outras imagens na publicação.
  3. Quando o seu boletim informativo tiver a aparência desejada, clique em Salvar no menu Arquivo.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com imagens, consulte Dicas sobre como trabalhar com imagens.

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Preparar-se para distribuir o boletim informativo e controlar as reações a ele

Não importa quão informativo seja seu boletim, ele terá mais impacto quando você enviá-lo para as pessoas certas. Ao qualificar cuidadosamente os nomes de clientes na sua lista de endereçamento e direcionar a correspondência aos clientes interessados no seu negócio, você pode maximizar o sucesso do seu esforço de marketing.

Depois que você qualificar os nomes na sua lista de endereçamento, o Office Publisher 2007 poderá ajudá-lo a criar, gerenciar e armazenar uma única lista de clientes combinando e editando listas de clientes de várias fontes. Para obter mais informações sobre como preparar e refinar sua lista de endereçamento, consulte Dicas sobre listas de endereçamento.

Ao controlar as respostas recebidas para o boletim informativo e entender o que motivou essas respostas, você pode identificar quais artigos, ofertas e táticas foram bem sucedidos. Para obter mais informações sobre como controlar efetivamente as respostas para suas campanhas de mala direta, consulte Dicas sobre como controlar a efetividade.

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Distribuir o boletim informativo

Após criar uma publicação no Office Publisher 2007, você tem muitas opções para distribuí-lo:

  • Você pode enviar o boletim informativo em um email, exibido no corpo da mensagem ou incluído como anexo, como um arquivo PDF ou arquivo XPS.
  • Você pode publicar o boletim informativo em um site.
  • Você pode imprimi-lo em uma impressora desktop.
  • Você pode compactar todos os arquivos do componente para enviar a uma impressora comercial .

Enviar o boletim informativo por email

Ao usar email, você pode se dirigir a um segmento de público-alvo difícil de alcançar por outros métodos, como os visitantes de um site ou armazenamento que fornecem seus endereços de email. Com o uso da mala direta, é possível enviar um email mais personalizado a cada destinatário. Ou você pode converter o boletim informativo em um email para obter uma campanha de marketing mais uniforme. Você também pode até publicar o boletim informativo como arquivo PDF ou XPS e anexá-lo a um email.

Para saber mais sobre como enviar publicações por email, consulte Criar e enviar publicações por email usando o Publisher. Para saber como uma publicação de boletim informativo criada para impressão pode ser convertida para distribuição por meio da mala direta, veja a demonstração Personalizar boletins informativos com a mala direta no Publisher 2007.

Para saber como salvar o boletim informativo como arquivo PDF ou XPS, consulte Salvar arquivos do Publisher em formatos que possam ser exibidos por outros usuários. Para obter mais informações sobre como usar email como parte da sua campanha de marketing, consulte Dicas sobre marketing por email.

Colocar o boletim informativo na Web

Se você usou um modelo de boletim informativo do Publisher para criar o seu boletim informativo, pode convertê-lo em um site. Para saber como, consulte Converter um boletim informativo impresso para uso na Web.

Para evitar adicionar as páginas de várias edições de boletins informativos separadamente ao site, publique cada edição como um arquivo PDF ou XPS e vincule aos boletins informativos de uma página no site. Para obter informações sobre como salvar uma publicação como arquivo PDF ou XPS, consulte Salvar arquivos do Publisher em formatos que possam ser exibidos por outros usuários.

Imprimir o boletim informativo

Se você estiver imprimindo apenas algumas cópias, imprima o boletim informativo na sua impressora desktop. Caso sua impressora tenha suporte para papel tablóide, você poderá criar um boletim informativo dobrado com páginas de 25,59 cm por 27,94 cm. Use essa técnica com qualquer tamanho de publicação que tenha metade do tamanho do papel.

Configurar o boletim informativo para impressão em uma impressora desktop

  1. Abra a publicação de boletim informativo que você deseja imprimir como um livreto com dobra.
  2. No painel de tarefas Formato de Publicação, em Opções de Boletim Informativo, clique em Alterar Tamanho da Página.
  3. Na caixa de diálogo Configurar Página, em Tamanho das Páginas em Branco, clique em Livretos e em Livreto Carta.
  4. Clique em OK.
  5. No menu Arquivo, clique em Configuração de Impressão e em a publicação e Configurações de Publicação e Papel.
  6. Na lista Nome da impressora, selecione uma impressora que possa imprimir em papel tablóide.
  7. Em Papel, verifique se o tamanho do papel tablóide está selecionado.
  8. Em Orientação, verifique se a opção Paisagem está selecionada.
  9. Em Opções de Impressão, clique em Livreto, dobra lateral.

Se a opção Livreto, dobra lateral não estiver disponível, talvez o tamanho de papel selecionado seja muito pequeno para as páginas. Verifique se o tamanho do papel é duas vezes maior que o tamanho da página.

Em Visualizar, você pode ver como duas das páginas aparecerão quando forem impressas como tablóide.

Visualização da Configuração de Impressão Livreto

  1. Clique em OK.

Imprimir o boletim informativo em uma impressora desktop

  1. No menu Arquivo, clique em Visualizar Impressão para analisar o trabalho e clique em Fechar.
  2. No menu Arquivo, clique em Imprimir e na guia Configurações de Publicação e Papel.
  3. Se a impressora tiver suporte para impressão nos dois lados (ou frente e verso), verifique se a opção Dois Lados ou Dois lados, inverter lado curto está selecionada em Opções de impressão em frente e verso.
  4. Em Cópias, digite o número de cópias que você deseja imprimir.

 Observação   Se você estiver imprimindo várias cópias de um boletim informativo que exija várias folhas de papel, marque a caixa de seleção Agrupar para manter as páginas na ordem em cada cópia da publicação impressa.

  1. Em Intervalo de Impressão, clique em Todas as páginas.
  2. Selecione qualquer outra opção desejada e clique em Imprimir para imprimir a publicação.

Se você estiver imprimindo em papel tablóide, o Office Publisher 2007 imprimirá a primeira e a última página em um lado da folha de papel, a segunda e a penúltima para páginas no outro lado da folha e assim por diante, conforme mostrado aqui.

Ordem de impressão

Se o computador não tiver suporte para impressão nos dois lados, o Assistente para Configuração de Impressão no Publisher é iniciado e fornece orientações durante a impressão de uma cópia da publicação na ordem certa para que a primeira e a última página sejam impressas em uma folha de papel, a segunda e a penúltima página sejam impressas em outra folha etc. Quando você fotocopiar as páginas, dobrá-las e grampeá-las, elas ficarão na ordem certa.

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Criar sua marca com seu próprio modelo de boletim informativo

Após concluir o primeiro boletim informativo, talvez você queira salvá-lo como modelo para utilizá-lo novamente. Quando você cria um modelo, pode acelerar a criação das edições futuras do boletim informativo e manter um formato consistente a cada edição.

Um modelo mantém todas as decisões de formatação anteriores. O arquivo de modelo pode ser aberto e editado, mas a nova publicação precisa ser salva com um nome de arquivo diferente para evitar a alteração acidental do modelo do boletim informativo original.

Criar um modelo de boletim informativo com base em uma publicação existente

  1. No Publisher, abra a publicação de boletim informativo que você deseja usar como base para um modelo.
  2. No menu Arquivo, clique em Salvar como.
  3. Na caixa Salvar como tipo, clique em Modelo do Publisher.
  4. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo.
  5. Clique em Salvar.

Para ver o modelo que você acabou de criar, saia e inicie o Publisher novamente e clique em Meus Modelos.

 Observações 

  • No Windows Vista, o local de pasta padrão para modelos do Microsoft Office Publisher é C:\Usuários\nome do usuário\AppData\Roaming\Microsoft\Modelos. Se você salvar o modelo em outro local, o Publisher poderá não encontrá-lo.
  • No Microsoft Windows XP, o local do pasta padrão dos modelos do Microsoft Office Publisher é C:\Documents and Settings\nome do usuário\Application Data\Microsoft\Modelos. Se você salvar o modelo em outro local, o Publisher poderá não encontrá-lo.

Criar a próxima edição do boletim informativo com base no modelo

  1. Inicie o Publisher.
  2. Acima da lista Tipos de Publicação, clique em Meus Modelos e clique duas vezes no nome do modelo desejado.

Caso os seus modelos não estejam na lista, talvez eles não tenham sido salvos na pasta do local de modelo padrão.

Se você salvou um modelo em um local diferente do local de modelo padrão, será necessário procurar esse local e abrir o modelo ou movê-lo para o local de modelo padrão no computador.

  1. Para adicionar conteúdo novo, siga as etapas na Criar novo boletim informativo deste artigo.

 Observações 

  • No Windows Vista, o local de pasta padrão para modelos do Microsoft Office Publisher é C:\Usuários\nome do usuário\AppData\Roaming\Microsoft\Modelos. Se você salvar o modelo em outro local, o Publisher poderá não encontrá-lo.
  • No Microsoft Windows XP, o local do pasta padrão dos modelos do Microsoft Office Publisher é C:\Documents and Settings\nome do usuário\Application Data\Microsoft\Modelos. Se você salvar o modelo em outro local, o Publisher poderá não encontrá-lo.

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Aplica-se a:
Publisher 2007