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Usando o Microsoft Office Project, você pode estimar e controlar informações de custo (custo: o custo agendado total de uma tarefa, de um recurso, de uma atribuição ou de um projeto inteiro. Às vezes é chamado de custo atual. No Project, os custos da linha de base são geralmente denominados "orçamento".) básicas para seu projeto. Você pode usar uma variedade de tipos de custos, e o Project calcula esses custos para você à medida que o projeto avança.

• Que tipos de custos estão disponíveis no Project?

• Como você cria orçamentos e controla custos de acordo com eles?

• O que são custos com base na taxa e como eles são calculados?

• O que são custos por uso e como eles são calculados?

• O que são custos fixos e como eles são calculados?

• O que são recursos de custo e como eles são calculados?

• Como você pode controlar o fluxo de caixa?

Que tipos de custos estão disponíveis no Project?

Os custos são um aspecto importante do agendamento e do controle do projeto. O Project fornece vários tipos de custos. Usando o Project, você pode inserir e controlar os seguintes tipos de custos:

• Custo baseado na taxa, um custo que é calculado com base em taxas de pagamento (taxa de pagamento: o custo do recurso por hora. O Project contém dois tipos de taxas de pagamento: as taxas padrão e as taxas de horas extras.) que são especificadas para um recurso (recursos: as pessoas, equipamentos e materiais usados para executar as tarefas de um projeto.) e na quantidade de trabalho (trabalho: para as tarefas, é o trabalho total necessário para a conclusão de uma tarefa. Para as atribuições, é a quantidade de trabalho para a qual um recurso é atribuído. Para os recursos, é a quantidade total de trabalho para a qual um recurso é atribuído em relação a todas as tarefas. O trabalho é diferente da duração da tarefa.) executada pelo recurso.
• Por uso (custo por uso: uma taxa fixa para o uso de um recurso. Essa taxa pode estar no lugar ou além de uma variável. Para os recursos de trabalho, um custo por uso é acumulado cada vez que o recurso é usado. Para os recursos materiais, um custo por uso é acumulado apenas uma vez.), um custo incorrido cada vez que um recurso é usado ou a cada tarefa (tarefa: uma atividade que tem um início e um fim. Os planos de projetos são constituídos por tarefas.) concluída à qual um recurso é atribuído.
• Fixo (custo fixo: um custo definido para uma tarefa que permanece constante independentemente da duração da tarefa ou do trabalho realizado por um recurso.), um custo definido para uma tarefa e não para um recurso. Um custo fixo não se altera, independentemente da duração (duração: a extensão total do período de trabalho ativo necessário para concluir uma tarefa. Geralmente equivale ao tempo de trabalho desde o início até o término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e do recurso.) da tarefa ou do trabalho realizado na tarefa por um recurso.
• Recurso de custo (recursos de custo: os recursos que não dependem da quantidade de trabalho em uma tarefa ou da duração da mesma, como tarifa de passagem aérea ou hospedagem.), um recurso que permite acumular custos únicos ou periódicos que pertencem a uma tarefa. Os recursos de custo podem incluir passagens aéreas e alojamento. São geralmente custos únicos por tarefa, embora possa haver várias entradas separadas para esses custos ao longo da duração de uma tarefa.
• Recurso de orçamento (recurso de orçamento: um recurso do orçamento captura a capacidade máxima de consumo financeiro, de trabalho e de material de um projeto. Os orçamentos só podem ser aplicados ao nível do projeto atribuindo-se um recurso de orçamento à tarefa de resumo do projeto.), um recurso que é aplicado ao projeto como um todo. Os recursos de orçamento representam a capacidade máxima de um projeto para consumir dinheiro, trabalho ou unidades materiais. No entanto, isso não significa que um projeto esteja impedido de ultrapassar seu orçamento. Em vez disso, um recurso de orçamento fornece uma maneira de comparar os números planejados com os custos contínuos, para ajudá-lo a manter o controle da saúde fiscal do seu projeto.

  Observações  

• Mais de um tipo de custo pode ser inserido para um único recurso de trabalho. Por exemplo, você pode inserir uma taxa horária para o trabalho do recurso, mas também um custo por uso para o tempo de viagem ou para outras despesas.
• Os vários tipos de custos operam de diferentes maneiras, de acordo com o fato de o recurso ser um recurso de trabalho (uma pessoa), um recurso material (recurso material: os suprimentos ou outros itens de consumo usados para executar as tarefas de um projeto.) (como cimento ou ferro) ou um recurso de custo (recursos de custo: os recursos que não dependem da quantidade de trabalho em uma tarefa ou da duração da mesma, como tarifa de passagem aérea ou hospedagem.) (como uma passagem aérea). Para recursos de trabalho, a taxa é aplicada por unidade de tempo. Para recursos materiais e recursos de custo, a taxa é aplicada por outras unidades especificadas (como toneladas, metros ou as unidades de uma moeda selecionada).

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Como você cria orçamentos e controla custos de acordo com eles?

Orçamentos podem ser criados e controlados em duas direções, usando um método de estimativa ascendente (estimativa ascendente: um método de estimativa em que os custos de base de recursos ou itens de trabalho individuais são calculados em totais de custo de tarefa, de recurso e de projeto.) ou descendente (estimativa descendente: um método de estimativa que usa os custos reais de um projeto similar anterior como base para estimar os totais de custo de um projeto atual. Esse método é freqüentemente usado quando há uma quantidade limitada de informações sobre o projeto.). O Microsoft Office Project oferece suporte para ambos os métodos.

Criando um orçamento que usa um método ascendente

Em uma abordagem ascendente, as taxas básicas, ou custos por uso de recursos, e os custos fixos, ou recursos de custos (recursos de custo: os recursos que não dependem da quantidade de trabalho em uma tarefa ou da duração da mesma, como tarifa de passagem aérea ou hospedagem.), de tarefas (tarefa: uma atividade que tem um início e um fim. Os planos de projetos são constituídos por tarefas.) individuais são estimados. O Microsoft Office Project calcula os custos totais de recursos, tarefas e do projeto inteiro. Esse método (também conhecido como estimativa ascendente (estimativa ascendente: um método de estimativa em que os custos de base de recursos ou itens de trabalho individuais são calculados em totais de custo de tarefa, de recurso e de projeto.)) ajuda a produzir resultados precisos e confiáveis.

Quando você cria um orçamento ascendente no Microsoft Office Project:

• Em primeiro lugar, você digita taxas de pagamento, custos por uso, custos fixos e recursos de custo.
• Em seguida, você insere o trabalho estimado ou a duração estimada para cada tarefa.
• Finalmente, você atribui recursos a tarefas.

 Observação   Os recursos de orçamento são mais apropriados para uso em planejamento descendente. Eles podem ser aplicados no nível do projeto somente atribuindo-se um recurso de orçamento (recurso de orçamento: um recurso do orçamento captura a capacidade máxima de consumo financeiro, de trabalho e de material de um projeto. Os orçamentos só podem ser aplicados ao nível do projeto atribuindo-se um recurso de orçamento à tarefa de resumo do projeto.) à tarefa de resumo do projeto (tarefa de resumo: uma tarefa que é composta de subtarefas e que as resume. Use a estrutura de tópicos para criar tarefas de resumo. O Microsoft Project determina automaticamente as informações das tarefas de resumo [duração, custo, etc.] usando informações das subtarefas.).

O Microsoft Office Project calcula, em seguida, os custos estimados totais de conclusão de todas as tarefas do projeto. Se esse total não estiver alinhado com seu orçamento, você deverá ajustar taxas de pagamento, atribuições de recursos e assim por diante.

Depois de refinar os custos estimados, você pode salvar um plano da linha de base (plano de linha de base: os planos originais [até 11 por projeto] usados para controlar o andamento de um projeto. O plano de linha de base é uma reprodução instantânea da sua agenda no momento em que você salvou a linha de base e inclui informações sobre tarefas, recursos e atribuições.), estabelecendo assim um orçamento para o projeto.

Com um orçamento criado, é possível comparar gastos reais com as quantidades que você planejou gastar e fazer os ajustes necessários para permanecer dentro do orçamento. Na maioria dos casos, tudo o que você deve fazer é inserir valores reais de custo para cada tarefa. O Microsoft Office Project calcula o custo da tarefa com base no andamento do projeto. Também é possível inserir custos específicos, se necessário.

 Observação   Você pode exibir totais de custos para fins de controle de uma das três seguintes maneiras: na caixa de diálogo Informações do Projeto, nos modos de exibição do Project (particularmente os modos de exibição Uso da Tarefa e Uso do Recurso) ou em um relatório. Usando Relatórios Visuais, você também pode exportar essas informações de custos para outros programas, como o Microsoft Office Excel 2007 e o Microsoft Office Visio 2007.

Criando um orçamento que usa um método descendente

Em uma abordagem descendente de estimativa de orçamento, totais gerais de custos do projeto, de recursos e tarefas são estimados com base na experiência anterior de projetos semelhantes. Se você tem uma quantidade máxima fixa de dinheiro que pode gastar em um projeto, é preferível usar um método de orçamento descendente e não um método ascendente.

Quando você cria um orçamento descendente para seu projeto:

• Em primeiro lugar, você cria recursos do orçamento (recurso de orçamento: um recurso do orçamento captura a capacidade máxima de consumo financeiro, de trabalho e de material de um projeto. Os orçamentos só podem ser aplicados ao nível do projeto atribuindo-se um recurso de orçamento à tarefa de resumo do projeto.) que representam o orçamento geral do projeto, inclusive recursos de orçamento para custos, trabalho e materiais.
• Em segundo lugar, você atribui os recursos do orçamento à tarefa de resumo do projeto. Dessa maneira, os orçamentos são aplicados ao projeto inteiro.
• Em terceiro lugar, você insere valores para os recursos do orçamento.
• Em quarto lugar, você indica os outros recursos que deseja controlar e medir em seu projeto em relação aos recursos do orçamento geral. Você faz isso criando um campo personalizado para todos os recursos do projeto e, em seguida, classificando cada um dos recursos (inclusive os recursos de orçamento) ao especificar no campo personalizado um valor que indica em relação a qual tipo de orçamento o recurso está sendo medido.
• Finalmente, depois de classificar todos os recursos por tipo de orçamento, você agrupa os recursos para exibir uma análise comparativa deles com relação ao orçamento geral do projeto.

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O que são custos com base na taxa e como eles são calculados?

Custos de recurso baseados na taxa são custos de recursos de trabalho (recurso de trabalho: recursos como pessoas e equipamentos que realizam um trabalho para executar uma tarefa. Os recursos de trabalho consomem tempo [horas ou dias] para concluir tarefas.), como pessoas ou equipamentos alugados, para os quais você atribui taxas padrão e (se apropriado) de hora extra (horas extras: a quantidade de trabalho em uma atribuição agendada além das horas de trabalho normais do recurso atribuído, e cobrada pela taxa de horas extras. Mais exatamente, isso indica a quantidade de trabalho da atribuição que é especificada como trabalho de horas extras.), geralmente avaliados por hora. Quando você atribui um recurso a uma tarefa, o Microsoft Office Project calcula o custo total do recurso usando as taxas de recurso horárias especificadas e o período (ou duração (duração: a extensão total do período de trabalho ativo necessário para concluir uma tarefa. Geralmente equivale ao tempo de trabalho desde o início até o término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e do recurso.)) para realizar a tarefa.

 Observação   Por padrão, o Microsoft Office Project usa taxas de recurso padrão para calcular custos da quantidade total de trabalho usada para concluir uma tarefa. O Microsoft Office Project não calcula automaticamente horas adicionais como trabalho em hora extra, a menos que você atribua especificamente as horas adicionais como horas extras.

Como o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho concluído, a quantidade do trabalho em horas extras é incluído, não adicionado, na quantidade total de trabalho. Por exemplo, se uma pessoa estiver agendada para trabalhar quarenta horas durante quatro dias, o que inclui oito horas de trabalho normal e duas horas extras por dia, atribua dez horas de trabalho por dia e, em seguida, designe duas horas dessas dez como trabalho de horas extras. O Microsoft Office Project calcula o custo das horas especificadas como trabalho de horas extras usando a taxa de hora extra especificada. As horas restantes são calculadas de acordo com a taxa padrão.

Os custos materiais com base na taxa são os custos de recursos materiais consumíveis, como materiais de construção ou suprimentos, aos quais você atribui taxas padrão (mas normalmente não taxas calculadas por hora). Para atribuir custos a recursos materiais, você define a taxa por unidade de material, como uma taxa por metro ou por tonelada. Quando você atribui um recurso material a uma tarefa, o Microsoft Office Project calcula os custos totais do material, multiplicando a taxa do recurso material especificado pelo número de unidades materiais usadas para concluir a tarefa.

Os recursos de trabalho às vezes têm uma tabela de taxas de custo (tabela de taxas de custo: um conjunto de informações sobre as taxas de um recurso, incluindo a taxa padrão, a taxa de horas extras, qualquer custo por uso e a data em que a taxa de pagamento entra em vigor. É possível estabelecer até cinco tabelas de taxas de custo diferentes para cada recurso.) aplicada a eles quando os custos são calculados. Uma tabela de taxas de custo é uma coleção de taxas e de custos por uso para recursos materiais e de trabalho. O Microsoft Office Project fornece cinco tabelas de taxas de custo, denominadas de A a E (os nomes não podem ser alterados), de tal forma que, se um recurso cobrar taxas separadas para tipos de trabalho separados, você poderá atribuir até cinco conjuntos separados de taxas a esse recurso. Por exemplo, se um carpinteiro cobra uma taxa mais alta para trabalho de acabamento do que para estruturação, você pode aplicar uma tabela de taxas de custo para a atribuição de trabalho de acabamento e outra para a atribuição de estruturação.

Em cada tabela de taxas de custo, existem até 25 linhas que você pode usar para inserir alterações futuras de taxas (como aumentos de taxas de pagamento ou alterações de custos de material). Para cada alteração de taxa, você especifica a data em que a alteração ocorre. Por exemplo, se você sabe que um recurso terá um aumento de pagamento em seis meses, é possível configurar o Microsoft Office Project para iniciar automaticamente usando a nova taxa nessa ocasião.

 Observação   Se você está usando o Microsoft Office Project Professional 2003 e trabalhando com recursos da empresa (recursos da empresa: recursos que são parte da lista completa de recursos de uma organização. Os recursos da empresa podem ser compartilhados entre projetos.), a sua organização pode optar por impor restrições às tabelas de taxas. Por exemplo, sua organização pode designar a tabela de taxas A para taxas de faturamento e a tabela de taxas B para taxas não faturáveis. Entre em contato com o administrador (administrador: configura e gerencia contas de usuários, atribui permissões e ajuda os usuários com problemas de acesso à rede ou ao servidor. Esta pessoa também pode gerenciar e personalizar vários elementos no Project Professional e no Project Server.) do servidor para obter mais informações.

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O que são custos por uso e como eles são calculados?

Os custos por uso são taxas únicas pelo uso de um recurso, como um equipamento. Os custos por uso nunca dependem da quantidade de trabalho realizado. Em vez disso, eles são custos únicos incorridos a cada vez que o recurso é usado. Embora um custo por uso de um recurso de trabalho dependa do número usado de unidades de atribuição (unidades de atribuição: a porcentagem do tempo de um recurso de trabalho (ou unidades) durante o qual o recurso é atribuído a uma tarefa.), um custo por uso de um recurso material é aplicado apenas uma vez. Por exemplo, se uma camada de tijolos tem um custo por uso de R$ 100 (em vez de uma taxa por hora) e são necessárias três camadas de tijolos para concluir uma tarefa, o custo é de R$ 300. Mas um custo por uso de entrega de R$ 100 para um recurso material como cimento é aplicado apenas uma vez por entrega, não importa se são entregues 10 ou 100 toneladas de cimento.

 Observação   Os custos por uso são definidos na guia Geral da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso.

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O que são custos fixos e como eles são calculados?

Os custos fixos são custos de uma tarefa que permanecem constantes independentemente da duração da tarefa, da quantidade de trabalho realizado pelo recurso e do número de unidades de atribuição.

 Observação   Um custo de recurso baseado na taxa pode aumentar quando uma tarefa leva mais tempo do que o projetado, mas um custo fixo não. Por exemplo, se um carpinteiro for um recurso baseado na taxa (ou seja, se for pago por hora) e estiver agendado para concluir uma tarefa em cinco dias, mas na verdade levar sete dias para concluí-la, o pagamento do carpinteiro será maior do que o orçado. Se o carpinteiro for pago de acordo com um custo fixo pelo trabalho, no entanto, o custo permanecerá o mesmo, não importa quanto tempo a tarefa leve para ser concluída.

Você pode atribuir custos fixos a uma tarefa para a qual custos de recurso baseados na taxa também são atribuídos. Por exemplo, se um recurso baseado na taxa atribuído a uma tarefa também apresentar custos de viagem, você poderá adicionar os custos de viagem à mesma tarefa como uma quantidade fixa. Os custos fixos são incluídos nos custos totais, tanto das fases do projeto (em tarefas de resumo (tarefa de resumo: uma tarefa que é composta de subtarefas e que as resume. Use a estrutura de tópicos para criar tarefas de resumo. O Microsoft Project determina automaticamente as informações das tarefas de resumo [duração, custo, etc.] usando informações das subtarefas.)), quanto do projeto inteiro.

 Observação   Você define custos fixos em um modo de exibição de tarefas (como um Gráfico de Gantt) aplicando a tabela de taxa de taxas de custo e, em seguida, definindo o valor do custo no campo Custo Fixo.

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O que são recursos de custo e como eles são calculados?

Diferentemente dos custos fixos e dos custos por uso, os recursos de custo (como alojamento ou passagem aérea) são criados como um tipo de recurso e atribuídos a uma tarefa. Diferentemente de recursos de trabalho, os recursos de custo não podem ter um calendário aplicado a eles; portanto, eles não afetam o agendamento da tarefa. A quantidade dos recursos de custo não depende da quantidade de trabalho realizado em uma tarefa.

Os recursos de custo são usados quando se deseja aplicar (a uma única tarefa) diversos custos separados que não são alterados pela quantidade de trabalho realizada na tarefa. Por exemplo, um executivo que trabalhe em uma nova proposta de projeto pode ter três recursos de custo separados aplicados a ele: um de passagem aérea, um para despesas com alimentação e um para despesas de hotel. Dessa maneira, vários custos "fixos" podem ser aplicados a uma única tarefa. Diferentemente do que ocorre com recursos de trabalho e recursos materiais, as taxas de custo não podem ser aplicadas a recursos de custo.

 Observação   Os recursos de custo são criados na Planilha de Recursos. (Na guia Geral, da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique em Custo na lista Tipo). Depois de criar o recurso de custo, você pode atribuí-lo a tarefas conforme necessário. Depois que o recurso de custo é atribuído a uma tarefa, você pode definir o valor do custo usando a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa dessa tarefa, a caixa de diálogo Informações sobre a Atribuição dessa tarefa ou o modo de exibição Uso da Tarefa que tem a tabela de Custo aplicada.

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Como você pode controlar o fluxo de caixa?

Ao atribuir custos a tarefas e recursos, você pode especificar quando os custos acumulam (método de acumulação: determina quando o custo de um recurso será computado e quando os custos reais serão cobrados em um projeto. Você pode acumular custos no início [Início] ou término [Fim] de uma tarefa, ou então rateá-los [Rateado] durante a tarefa.). Se o fluxo de caixa for um fator crítico de seu projeto, convém alterar o método de acumulação de custos para tarefas individuais, de modo a assegurar que acumulem apenas quando você tiver fundos suficientes disponíveis para pagar por eles.

Com exceção dos custos por uso, que sempre acumulam no início de uma tarefa, o Microsoft Office Project rateia custos por padrão e calcula a acumulação de custos com base na porcentagem de conclusão da tarefa, distribuindo a acumulação ao longo de toda a duração da tarefa. No entanto, você também pode ter a acumulação de custos no início da tarefa (se tiver o valor total que é pagável no início) ou no fim da tarefa (se estiver segurando o pagamento até que o trabalho esteja concluído).

 Observação   O método de acumulação pode ser definido de várias maneiras, dependendo do tipo de custo. Para a maioria dos tipos de recursos (inclusive recursos de trabalho, materiais e de custo, além de custos por uso), você define o método de acumulação na guia Custo da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso. Para custos fixos, o método de acumulação é definido utilizando-se o campo Acumulação de Custo Fixo.

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