Qual é a diferença entre projetos, portfólios, fases e processos?

Você já confundiu uma fase com um processo? Ou um portfólio com uma entrega? Talvez não, mas a terminologia de gerenciamento de projetos pode ser confusa e este artigo poderá ajudá-lo a diferenciá-la.

Neste artigo


Orientando-se: fases, processos, portfólios e produtos

Um projeto é simplesmente um conjunto de atividades que seguem um cronograma e que produzem algum tipo de saída. Alguns projetos são autônomos e não têm qualquer relação com outros trabalhos executados na organização. Por outro lado, alguns projetos fazem parte de esforços maiores, como fases (fase: um grupo de tarefas relacionadas que conclui uma etapa importante de um projeto.), processos, programas e portfólios (portfólio: uma lista de projetos dentro de uma organização que podem compartilhar o gerenciamento do escopo, do orçamento ou de recursos.).

Fases

Os projetos podem ser agendados em fases, de modo que vários projetos relacionados ao mesmo objetivo possam ser gerenciados em conjunto. Por exemplo, uma organização de caridade tem uma angariação de fundos todo ano. Para gerenciar todos os projetos associados a essa função, ela agrupa os projetos em três fases: planejamento, dia do evento e acompanhamento. Cada fase contém vários projetos.

Fase Projetos Saída da fase
Planejamento
  • Reservar instalações
  • Identificar e contatar os oradores convidados
  • Convidar participantes
Documento do plano de eventos concluído
Dia do evento
  • Preparar instalações
  • Auxiliar o orador convidado
  • Oferecer serviços aos participantes
O evento ocorre conforme o planejado
Acompanhamento
  • Fazer pesquisa com os participantes
  • Compilar anotações de acompanhamento
Documento de post-mortem concluído

Processos

As atividades de dois projetos diferentes podem estar interrelacionadas para formar um processo. Por exemplo, digamos que você tenha dois projetos: um contém as atividades necessárias para produzir um sistema de tíquetes de um call center e o outro contém as atividades necessárias para contratar e treinar a equipe de suporte do call center.

Projeto 1 Projeto 2

Atividades:

  • Desenvolver o sistema de tíquetes
  • Testar o sistema de tíquetes
  • Liberar o sistema de tíquetes

Atividades:

  • Entrevistar a equipe de suporte
  • Contratar a equipe de suporte
  • Treinar a equipe de suporte
Saída:
Sistema de tíquetes do call center
Saída:
Equipe de suporte do call center

O conjunto combinado de atividades dos dois projetos constitui um processo para configurar um call center. O processo tem como saída um call center totalmente funcional.

Processo

Atividades do projeto 1:

  • Desenvolver o sistema de tíquetes
  • Testar o sistema de tíquetes
  • Liberar o sistema de tíquetes

Atividades do projeto 2:

  • Entrevistar a equipe de suporte
  • Contratar a equipe de suporte
  • Treinar a equipe de suporte
Saída do processo:
Call center totalmente funcional

Programas

Um programa é um grupo de projetos que são gerenciados juntos, para aproveitar ao máximo seus interrelacionamentos. Por exemplo, uma empresa de construção que está trabalhando em uma nova subdivisão gerencia cada casa da subdivisão como um projeto separado. Agrupando os projetos em um programa para a subdivisão inteira, a empresa pode verificar facilmente o progresso da subdivisão como um todo e planejar a contratação de recursos de terceiros, como betoneiras ou paisagistas.

Programa Projetos
Imóveis da Contoso
  • Unidade Contoso 530
  • Unidade Contoso 531
  • Unidade Contoso 532
  • Unidade Contoso 533

Portfólios

Alguns gerentes de projeto podem usar portfólios para associar projetos e programas aos objetivos comerciais estratégicos correspondentes. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software identificou três objetivos comerciais estratégicos: "Inovar no setor", "Desenvolver softwares seguros" e " Fornecer suporte de primeira linha ao cliente". A organização configura portfólios para cada um desses objetivos (inovação, segurança e suporte) e alinha os projetos e os programas atuais nesses portfólios.

Portfólio Projetos e programas
Inovação
  • Projeto: análise da concorrência
  • Programa: treinamento no setor
    (Inclui três projetos: "Identificar recursos externos", "Treinar gerentes de produto" e "Participar de conferências".
Segurança
  • Projeto: testes de segurança
  • Programa: implementar sistema de registro baseado em servidor
    (Inclui dois projetos: "Criar farm de servidores" e "Desenvolver código de registro".)
Suporte
  • Projeto: implantar o sistema de tíquetes do call center
  • Projeto: contratar e treinar a equipe do call center
  • Programa: recursos online do cliente
    (Inclui dois projetos: "Criar a interface do cliente para o sistema de tíquetes" e "Desenvolver e distribuir recursos de e-learning".)

Início da página Início da página

A saída: os resultados finais do projeto

Os projetos, as fases e os processos produzem algum tipo de saída, denominada entrega. Normalmente uma entrega é algum tipo de item tangível, como um documento ou um produto concluído. Os resultados finais podem ser produtos ou mercadorias, mas também podem ser serviços. A tabela a seguir fornece alguns exemplos desses tipos de resultados finais.

Tipo de entrega Descrição Exemplos
Produto Um item tangível que é a saída de um projeto, fase ou processo. Os produtos podem ser autônomos ou um componente de uma entrega maior. Documento, programa de software, casa
Resultado A saída de um projeto, fase ou processo concluído. Processo de triagem de bugs revisado, nova estrutura organizacional, diretrizes para construção verde
Serviço Uma saída de um projeto, fase ou processo que permite que uma organização execute uma função comercial. Um call center totalmente funcional, uma mesa com oradores em uma conferência, um serviço de distribuição por rádio

Início da página Início da página

Como o Microsoft Project se encaixa no seu sistema de gerenciamento de projetos?

Voltando ainda mais atrás, um "sistema" de gerenciamento de projetos se refere ao conjunto integrado de processos, técnicas, metodologias e ferramentas usados para agendar e controlar projetos. O Microsoft Project é uma ferramenta em um sistema de gerenciamento de projetos maior. Os projetos, também denominados planos de projeto, são salvos como arquivos separados no Project 2010 e podem ser agrupados em esforços maiores, como fases (fase: um grupo de tarefas relacionadas que conclui uma etapa importante de um projeto.), processos, programas e portfólios (portfólio: uma lista de projetos dentro de uma organização que podem compartilhar o gerenciamento do escopo, do orçamento ou de recursos.).

Início da página Início da página

Não está satisfeito? Ainda quer saber mais?

 
 
Aplica-se a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010