Objetivo do gerenciamento de projeto: Gerenciar custos e o orçamento

Se o seu projeto contém informações de custos para orçamento e para acompanhamento do desempenho do projeto, essas informações não estão sendo muito úteis a menos que você possa vê-las e analisá-las. Sem um entendimento sólido sobre onde os custos estão sendo usados, o projeto pode falhar rapidamente e se tornar não rentável.

Este artigo é um de vários objetivos do gerenciamento de projeto sobre o Mapa do Projeto.

MostrarEXEMPLOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETO . . .

Exemplo Um: O gerente de projeto inesperado   : Você é uma pessoa ocupada, e de repente seu chefe lhe entrega um cronograma de projeto. E diz para você acompanhar os custos no projeto. Criar projetos é algo com que você está familiarizado, mas adicionar custos no Microsoft Project é algo complicado e ainda tem o problema de acompanhá-los.

No entanto, acompanhar custos no in Microsoft Project não é mais difícil do que acompanhar trabalho em um projeto. Além disso, provavelmente seu chefe não esperava uma análise complicada do valor acumulado ou um tratamento mais importante do portfólio. Aqui estão alguns pontos básicos que você deve saber primeiro.

  • Saber o que são custos     Primeiro, saiba o que são ou não custos. Aqueles mais importantes em qualquer projeto referem-se ao trabalho das pessoas nos projetos, assim como honorários de consultoria e custos com fornecedores com quem você tem contrato.
    Também existem custos associados a materiais, tais como cimento, tábuas, armações, equipamentos pesados e computadores. E se você planeja fazer alguma viagem de negócios em interesse do projeto, é preciso considerar os custos com passagens, aluguel de carro e acomodação, como custos que também precisam ser adicionados ao projeto.
  • Inserir custos     OK, agora você sabe tudo sobre custos. Onde você os insere no Microsoft Project? Os links no final deste artigo irão ajudá-lo. Em geral, a maiorias das informações de custo é inserida na folha Recurso. É onde você indicou se um custo é para funcionários que trabalham por hora, assalariados, custos contratuais com consultores, custos fixos ou únicos para materiais do projeto e etc.
  • Exibir informações de custo Após inserir custos para recursos, tarefas, ou ambos, você pode examiná-los para ver se precisam ser ajustados para cumprir suas metas para custos. Em algum momento, os participantes procurarão essas informações.
  • Relatar informações de custo    Uma forma rápida de criar uma exibição impressionante das informações de custo é exportá-las para Excel e, em seguida, criar minigráficos. A seguir é possível encontrar um exemplo de informações de custo copiadas da tabela de custos no Project e coladas no Excel 2010 com um minigráfico criado para mostrar a despesa relativa dos tipos.
    Acompanhar custos de uma forma simples

Aqui estão três etapas para ajudar a aprimorar suas habilidades com custos

  1. Iniciar de forma simples    Você não tem que inserir todos os custos para saber o básico sobre gerenciamento de custos no Project. Comece com os custos básicos, tais como salários, usando a Folha Recurso. Em seguida, atribua esse recurso a algumas tarefas para saber a relação de trabalho para duração e custo. Agora, abra a caixa de diálogo Informações do Projeto (Clique na guia Projetos , clique em Informações do Projeto e, em seguida, clique em Avançado). Examine os valores totais para a duração, trabalho e custos do Project. Alterne entre a caixa de diálogo Informações do Projeto e Folha de Recurso, fazendo alterações de salário na folha Recursos e vendo se os totais alteram na caixa de diálogo Informações do Projeto .

    Caixa de diálogo Informações do Projeto
  2. Aprimorar suas habilidades    À medida que você se familiariza com custos, comece a adicionar custos com acomodações em hotel e passagens, custos fixos para reservas, e talvez custos com vendedores, como refeições, exibições em tendas e etc. Você não tem nem mesmo que acompanhar custos ou criar uma linha de base para eles (a menos que você queira usar recursos mais robustos de orçamento do Project).
  3. Aprender com especialistas    Leia a próxima seção para saber como os especialistas lidam com os custos (Dica: isto também não vai além do seu alcance)

Exemplo Dois: Você é um gerente de projeto experiente   : Você é gerente de projeto há muitos anos, e anteriormente usou um software complicado para gerenciamento de projeto. Você também sabe a diferença entre BAC e EAC e pode calcular o valor líquido atual do projeto como mais ninguém na empresa.

Agora quer descobrir como fazer o mesmo no Project 2010. Você verá que o Project fornece recursos robustos para controlar seu orçamento através do gerenciamento de alterações nos seus custos e nas linhas de base de custo.

Tenha em mente, porém, que quanto maior e mais complicada for sua organização, mais coisas terá com que se preocupar no que se refere a inserir, analisar e controlar custos.

  • Analisar dados históricos     Examinar os históricos de custo de projetos semelhantes ajuda a estimar melhor os custos em um projeto atual. Se sua organização tem um PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos), consulte-o sobre suas necessidades de custos e orçamento. Um aspecto de uma organização com práticas desenvolvidas de gerenciamento de projeto é o envolvimento constante do histórico de projetos anteriores para que não sejam repetidos erros e os sucessos sejam contínuos.
  • Inserir custos     A maioria das informações é inserida na folha Recursos. É onde você indicou se um custo é para funcionários que trabalham por hora, custos fixos ou únicos para materiais do projeto e etc. Não esqueça de outros custos que estão envolvidos no gerenciamento de projeto: custos com contrato, reservas para contingência para tarefas com elevado risco, seguros ou títulos.
    Acompanhar e gerenciar custos, especialmente se você está fazendo uma análise de valor acumulado, requer a inserção de informações de custo para recursos que estão atribuídos a tarefas. Também requer a definição de linhas de base.

     Aviso    Sua organização pode ter diretrizes rígidas relacionadas aos custos provenientes de obrigações contratuais. Verifique se você compreende perfeitamente as diretrizes corporativas sobre se você deve fechar um contrato com, digamos, um fornecedor, e qual tipo de contrato você pode participar.

  • Criar uma linha de base   . A menos que você crie uma linha de base após a inserção de custos, não será possível analisá-los ou controlá-los. Uma linha de base é um plano aprovado por todos os participantes. No Project, isso é definido na guia Projeto. Lembre-se que quando você define uma linha de base com o Project, você define não somente os custos, mas também as durações das tarefas e as estimativas de trabalho.
  • Analisar sempre seus custos    Após você inserir custos para recursos, tarefas, ou ambos, é possível examiná-los para ver se precisam ser ajustados para cumprir sua meta para custos. Em algum momento, os participantes estarão procurando esta informação
  • Usar um especialista para analisar seus requisitos para custos     Use um membro da equipe experiente e com conhecimentos para analisar as estimativas de custo para tarefas e recursos. As organizações maiores usam um PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos) ou contratam um avaliador profissional.
  • Entender valor acumulado   . Valor acumulado é um padrão do setor para analisar as variações de custos em toda extensão do projeto. Você não quer descobrir no término do seu projeto que ultrapassou o orçamento e está atrasado no cronograma.
  • Exportar as informações de custo para outros programas    Você pode querer exportar informações de custo para outro programa para análise mais detalhada. Uma ferramenta rápida é usar minigráficos no Excel 2010. Este exemplo mostra minigráficos para informações de valor acumulado copiadas do Project para Excel.

    EVM no Excel usando minigráficos

    Você também pode usar Relatórios Visuais no Project para criar um Gráfico Dinâmico mais sofisticado de valor acumulado (mais conhecido como curva S).
    Tabela de Valor Acumulado no Excel
  • Você pode até mesmo levar os dados do Project mais além e criar uma análise avançada usando ANOVA ou Monte Carlo. O céu é o limite para analisar as informações no Project.

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Neste artigo


Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto

Inserir custos para recursos Vamos começar do começo—você precisa inserir os custos para pessoas, equipamentos e outros recursos no seu projeto.
Exibir custos Após você inserir custos para recursos, tarefas, ou ambos, é possível examiná-los para ver se precisam ser ajustados para cumprir sua meta para custos.
Definir como os custos acumulam Especificar quando os custos atuais são incluídos no orçamento do seu projeto (no início, final ou durante o projeto) pode ajudar você a estabelecer um plano para fluxo de caixa
Imprimir um modo de exibição ou relatório Em algum momento, você vai querer relatar os custos de um projeto para outras pessoas na organização.
Criar um relatório visual Você pode exportar as informações de custos do projeto para o Visio ou Excel para criar um relatório ou fazer uma análise mais detalhada.
Criar ou atualizar um plano provisório ou linha de base Quando suas estimativas de custo estão alinhadas com suas metas, é possível estabelecê-las como seu plano de linha de base. Dessa forma, você pode comparar o custo atual (custo real: o custo real de uma tarefa, um recurso ou uma atribuição registrado até o momento presente. Por exemplo, se o único recurso atribuído a uma tarefa recebe um pagamento de R$20,00 por hora e trabalhou durante duas horas, o custo real da tarefa até o presente será de R$40,00.) com seu plano original de acordo com o progresso do projeto.
Comparar duas versões de um projeto Você compara os custos de um projeto em relação a um projeto anterior usando o recurso de comparação de versões no Project.
Analisar o progresso do seu cronograma Analisar como as tarefas estão progredindo no seu cronograma mostra a você onde o orçamento está sendo gasto.

Ver o que está conduzindo a data de término do projeto (caminho crítico)

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Tarefa no caminho crítico pode ter maior impacto sobre os custos do projeto geral. Saiba como localizá-los.

Ocultar uma coluna em um modo de exibição

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Ocultar colunas é uma forma efetiva de evitar temporariamente que outras pessoas tenham acesso às informações. Não se preocupe—ao ocultar colunas, os dados de custos não serão excluídos.

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Etapa 2: Gerenciar custos

Analisar custos no Project Após você inserir custos para recursos, tarefas, ou ambos, é possível examiná-los para ver se precisam ser ajustados para cumprir sua meta para custos.
Definir como os custos acumulam Especificar quando os custos atuais são incluídos no orçamento do seu projeto (no início, final ou durante o projeto) pode ajudar você a estabelecer um plano para fluxo de caixa
Criar ou atualizar um plano provisório ou linha de base Quando suas estimativas de custo estão alinhadas com suas metas, é possível estabelecê-las como seu plano de linha de base. Dessa forma, você pode comparar o custo atual (custo real: o custo real de uma tarefa, um recurso ou uma atribuição registrado até o momento presente. Por exemplo, se o único recurso atribuído a uma tarefa recebe um pagamento de R$20,00 por hora e trabalhou durante duas horas, o custo real da tarefa até o presente será de R$40,00.) com seu plano original de acordo com o progresso do projeto.
Analisar o progresso do seu cronograma Analisar como as tarefas estão progredindo no seu cronograma mostra a você onde o orçamento está sendo gasto.
Analisar o desempenho do projeto com uma análise do valor acumulado Uma análise de valor acumulado indica quanto deve ter sido gasto do orçamento tendo em vista a quantidade de trabalho realizado até o momento e o custo de linha de base para a tarefa, atribuição ou recursos.
Conhecer os princípios avançados de análise do valor acumulado (blog) Saiba como exportar seu cronograma para um formato em conformidade com UN/CEFACT (Centro das Nações Unidas para a Facilitação dos Negócios e do Comércio Eletrônico).

Ver o que está conduzindo a data de término do projeto (caminho crítico)

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Tarefa no caminho crítico pode ter maior impacto sobre os custos do projeto geral. Saiba como localizá-los.

Ocultar uma coluna em um modo de exibição

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Você pode não querer que todos na sua organização vejam as informações sobre custos, os custos especiais com salários dos funcionários, com os contratos de vendedores ou os orçamentos da empresa. Ocultar colunas é uma forma efetiva de evitar temporariamente que outras pessoas tenham acesso às informações. Não se preocupe—Ao ocultar colunas, os dados de custos não serão excluídos. Os dados podem somente ser excluídos do Project se você destacar manualmente linhas ou células, não colunas inteiras de dados.
Criar um relatório visual dos dados do Project no Excel Você pode exportar dados do projeto para o Excel. Por exemplo, se você está analisando um valor acumulado, é possível exportar essas informações para exibir uma curva S padrão das informações do valor acumulado para análise mais detalhada.

Usar minigráficos no Excel 2010 para controlar custos

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Você pode não querer que todos na sua organização vejam as informações sobre custos, os custos especiais com salários dos funcionários, com os contratos de vendedores ou os orçamentos da empresa. Ocultar colunas é uma forma efetiva de evitar temporariamente que outras pessoas tenham acesso às informações. Não se preocupe—Ao ocultar colunas, os dados de custos não serão excluídos. Os dados podem somente ser excluídos do Project se você destacar manualmente linhas ou células, não colunas inteiras de dados.

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Aplica-se a:
Project 2010