Cinco etapas para a preparação do orçamento do projeto

Aplica-se a
Microsoft Office Project 2003

Quanto o projeto custará? Estamos dentro do orçamento? Quanto gastamos em recursos materiais versus recursos de mão-de-obra? Você pode responder com precisão essas perguntas sabendo mais sobre como o Project lida com os dados de custo. Assim, você estará pronto para configurar o orçamento do projeto em cinco etapas fáceis.

Entender os custos do projeto

O trabalho (trabalho: para as tarefas, é o trabalho total necessário para a conclusão de uma tarefa. Para as atribuições, é a quantidade de trabalho para a qual um recurso é atribuído. Para os recursos, é a quantidade total de trabalho para a qual um recurso é atribuído em relação a todas as tarefas. O trabalho é diferente da duração da tarefa.) em um projeto é feito pelos recursos de trabalho (recurso de trabalho: recursos como pessoas e equipamentos que realizam um trabalho para executar uma tarefa. Os recursos de trabalho consomem tempo [horas ou dias] para concluir tarefas.) e com freqüência requer recursos materiais (recurso material: os suprimentos ou outros itens de consumo usados para executar as tarefas de um projeto.) específicos cujos custos são calculados em relação ao projeto. Há três tipos de custos básicos no Project:

  • Taxas do recurso O custo de um recurso de trabalho com base no tempo que o recurso dedicará ao projeto. Os custos materiais com base na taxa são aqueles de recursos materiais consumíveis, como a criação de materiais ou suprimentos, para os quais há taxas padrão atribuídas.
  • Custos fixos Um custo total que representa o preço para a realização de uma tarefa ou projeto, independentemente do número de recursos atribuídos, do número de horas trabalhadas ou da quantidade de materiais usados.
  • Custos por uso O valor unitário correspondente a cada vez que você usa um recurso.

Use o Project para criar estimativas de custos e controlar os custos reais (custo real: o custo real de uma tarefa, um recurso ou uma atribuição registrado até o momento presente. Por exemplo, se o único recurso atribuído a uma tarefa recebe um pagamento de R$20,00 por hora e trabalhou durante duas horas, o custo real da tarefa até o presente será de R$40,00.) — e até para comparar os custos reais com o orçamento de linha de base (custo da linha de base: o custo original do projeto, dos recursos e das atribuições conforme mostrado no plano de linha de base. O custo da linha de base é um instantâneo do custo no momento em que o plano de linha de base foi salvo.) original. Em geral, para realizar estimativas de custos iniciais uniformes, é necessário inserir informações de custos e atribuir recursos (recursos: as pessoas, equipamentos e materiais usados para executar as tarefas de um projeto.) às tarefas no projeto. Há dois métodos distintos para controlar (controlar: Exibir e atualizar o andamento real das tarefas, de forma que seja possível ver o andamento ao longo do tempo, avaliar o adiamento das tarefas, comparar os dados agendados ou da linha de base com os dados reais, e verificar a porcentagem de conclusão das tarefas e do projeto.) os custos:

Com freqüência, você usará uma combinação dessas estratégias de controle de custos no seu projeto. Na maioria dos casos, o custo será determinado pelas taxas de pagamento para os recursos ou o custo de materiais, portanto, você vai querer usar as taxas de recursos para controlar a maioria dos custos. No entanto, se um fornecedor oferecer um custo fixo para realizar uma tarefa, atribua um custo fixo a essa tarefa.

Por fim, você pode controlar os custos em vários níveis. Por exemplo, se estiver interessado apenas em estimativas aproximadas, insira os custos no nível de tarefa de resumo (tarefa de resumo: uma tarefa que é composta de subtarefas e que as resume. Use a estrutura de tópicos para criar tarefas de resumo. O Microsoft Project determina automaticamente as informações das tarefas de resumo [duração, custo, etc.] usando informações das subtarefas.). Para obter um panorama mais preciso, insira e controle os custos no nível de subtarefa (subtarefa: uma tarefa que é parte de uma tarefa de resumo. As informações sobre a subtarefa são consolidadas na tarefa de resumo. É possível designar subtarefas usando a funcionalidade de estrutura de tópicos do Project.). Cada tarefa de resumo ainda mostrará os custos acumulados para suas subtarefas.

Use a tabela a seguir para ajudar a decidir como inserir e controlar custos.

Se o custo de uma tarefa basear-se em: E você quiser os custos aproximados, faça isto: Ou se quiser os custos detalhados, faça isto:
Horas trabalhadas ou quantidade de material usado
  1. Especifique as taxas para todos os recursos de trabalho e materiais.
  2. Atribua recursos às tarefas.
  3. Controle as horas trabalhadas ou o percentual de conclusão.
  1. Especifique taxas para todos os recursos/materiais.
  2. Atribua recursos às tarefas.
  3. Controle as horas trabalhadas.
A taxa estabelecida para uma tarefa
  1. Especifique as taxas para as tarefas.
  2. Somente atribua recursos às tarefas se houver necessidade de controle além do controle de custos.
  1. Especifique as taxas para as tarefas.
  2. Atribua recursos às tarefas.
  3. Controle as horas trabalhadas ou o percentual de conclusão.
A taxa estabelecida para o uso de um recurso
  1. Especifique os custos por uso para os recursos.
  2. Atribua recursos às tarefas de resumo ou às subtarefas.
  3. Controle as horas trabalhadas ou o percentual de conclusão.
  1. Especifique os custos por uso para os recursos.
  2. Atribua recursos às tarefas.
  3. Controle as horas trabalhadas ou o percentual de conclusão.

Para saber mais sobre o controle do progresso, consulte os links relacionados na caixa Consulte Também, visível quando você está conectado à Internet.

Etapa 1: Definir taxas de pagamento

Para as tarefas cujo custo deverá basear-se nas horas que os recursos trabalharão nas mesmas, o Project baseia o custo na taxa padrão (taxa padrão: uma taxa base que você atribui aos recursos [como pessoas, equipamentos ou materiais] e que o Project usa para calcular os custos totais do recurso.) aplicada a cada recurso atribuído. Para cada recurso ou conjunto de recursos (pool de recursos: um conjunto de recursos que está disponível para ser atribuído a tarefas do projeto. Um pool de recursos pode ser usado exclusivamente por um projeto ou ser compartilhado por vários projetos.) no projeto, é necessário especificar uma taxa de pagamento padrão. Também é possível atribuir uma taxa de horas extras (horas extras: a quantidade de trabalho em uma atribuição agendada além das horas de trabalho normais do recurso atribuído, e cobrada pela taxa de horas extras. Mais exatamente, isso indica a quantidade de trabalho da atribuição que é especificada como trabalho de horas extras.) separada, caso você queira contabilizar as horas extras em uma tarefa.

Ao projetar os custos, o Project simplesmente multiplica a taxa padrão do recurso atribuído pela quantidade de horas (ou minutos, dias, semanas, meses ou anos) que o recurso deverá dedicar à tarefa. Por exemplo, se um programador custar US$ 100,00 por hora e for dedicar 10 a uma tarefa, o custo será de US$ 1.000,00. À medida que você insere informações sobre o progresso real de uma tarefa (as horas trabalhadas nela ou o percentual de conclusão, por exemplo), o Project multiplica o tempo gasto na tarefa pela taxa padrão do recurso atribuído para determinar os custos reais da tarefa até a data. Se você usar uma taxa de hora extra também, o Project aplicará a taxa de hora extra conforme o necessário para calcular corretamente o custo total da tarefa.

Os recursos materiais funcionam de modo semelhante. Insira os nomes desses recursos e especifique uma taxa padrão que pode ser aplicada ao número de unidades (unidades: a quantidade de um recurso atribuído a uma tarefa. As unidades máximas são o número máximo de unidades disponíveis para o recurso. Por exemplo, se houver três encanadores, as unidades máximas serão de 300%, isto é, três encanadores trabalhando em tempo integral.) de material atribuídas à tarefa. Por exemplo, o software de computador pode ter uma taxa padrão de US$ 100,00 por licença. Se você atribuir 10 licenças (unidades) a uma tarefa, o custo será calculado em US$ 1.000,00.

MostrarPara definir as taxas padrão e/ou de horas extras para um recurso de trabalho

  1. No menu Exibir, clique em Planilha de Recursos.
  2. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada.
  3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso ou digite o nome de um novo recurso.
  4. Na coluna Tipo, selecione Trabalho.
  5. Nos campos Taxa Padrão e Taxa H. Extra, digite as taxas de pagamento dos recursos.

MostrarPara definir a taxa para um recurso material

  1. No menu Exibir, clique em Planilha de Recursos.
  2. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada.
  3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso material ou digite o nome de um novo recurso material.
  4. Na coluna Tipo, selecione Material.
  5. Se esse for um novo recurso material, digite a unidade pela qual o custo será calculado no campo Unidade do Material. Por exemplo, se o nome do recurso material for Madeira, a unidade poderá ser por metro quadrado.
  6. No campo Taxa Padrão, digite o custo pela unidade inserida na Etapa 5.

 Dica   Se não houver recursos específicos para atribuir ou se você só quiser verificar os custos gerais, use recursos genéricos (recursos genéricos: espaços reservados para recursos, que são usados para especificar as qualificações necessárias a uma tarefa específica.), em vez de indivíduos específicos. Por exemplo, em vez de atribuir Diogo Andrade e Sofia Ferreira, digite o nome do recurso Programadores no campo Nome do Recurso. Em seguida, no campo Unid. Máximas, especifique o número de recursos disponíveis como percentual, em que 1 pessoa equivale a 100%. Assim, se houver três programadores disponíveis, digite 300%. Posteriormente, quando você quiser atribuir um número específico de programadores a uma tarefa, selecione o recurso "Programadores" e especifique, o número a ser atribuído como percentual.

Etapa 2: Inserir custos por uso

Os custos por uso atuam como o custo total para o recurso, portanto, cada vez que você atribuir o recurso a uma tarefa, esse custo total ou por uso será aplicado. Você pode combinar os custos por uso e as taxas padrão. Por exemplo, se houver um grande custo de instalação para uma peça de equipamento e você também pagar por ela por hora depois, insira o custo por uso e a taxa padrão para essa peça. O valor do custo por uso é adicionado ao custo total do recurso em qualquer tarefa determinada, junto com a taxa por hora.

MostrarPara definir o custo por uso

  1. No menu Exibir, clique em Planilha de Recursos.
  2. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada.
  3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso ou digite o nome de um novo recurso.
  4. Na coluna Tipo, selecione Trabalho.
  5. No campo Custo/Uso. digite o custo por uso.

Informações de custo no modo de exibição Planilha de Recursos no Project

Texto explicativo 1 Cada vez que o recurso "Laboratório de Validação" é atribuído a uma tarefa, US$ 500,00 são adicionados ao custo dessa tarefa, independentemente das horas ou da duração associada a ela.

Etapa 3: Inserir custos fixos

Os custos fixos permitem a atribuição de custos no nível de tarefa, de tarefa de resumo ou até mesmo do projeto. Não é necessário atribuir recursos para verificar os cálculos para os custos fixos. Essa é uma ótima opção se você não planeja atribuir recursos no plano do Project, mas deseja estimar os custos do projeto.

MostrarPara adicionar um custo fixo

  1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
  2. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo.
  3. No campo Custo Fixo de uma tarefa ou tarefa de resumo, digite o valor do custo fixo.
  4. Observe o cálculo automático no campo Custo Total das tarefas de resumo.

Detalhes de custos fixos no Project

 Dica   Para remover um custo fixo, digite 0 no campo Custo Fixo.

Etapa 4: Definir tipos de tarefas

Os tipos de tarefas (tipo de tarefa: uma caracterização de uma tarefa baseada em qual aspecto da tarefa é fixo e quais são variáveis. Existem três tipos de tarefas: Unidades Fixas, Trabalho Fixo e Duração Fixa. O tipo de tarefa padrão do Project é Unidades Fixas.) são um elemento crítico do modo como o Project agenda as tarefas. No entanto, antes de analisarmos os tipos de tarefas, apresentaremos algumas informações iniciais sobre as regras de agendamento gerais no Project conforme aplicáveis aos custos. Para custos com base na taxa, o Project fundamenta seus cálculos no valor do trabalho (trabalho: para as tarefas, é o trabalho total necessário para a conclusão de uma tarefa. Para as atribuições, é a quantidade de trabalho para a qual um recurso é atribuído. Para os recursos, é a quantidade total de trabalho para a qual um recurso é atribuído em relação a todas as tarefas. O trabalho é diferente da duração da tarefa.) feito nas tarefas. Ou seja, o custo é determinado pela multiplicação das horas de trabalho pela taxa por hora dos recursos atribuídos. Assim, o trabalho é um fator importante nos cálculos de custos.

Para calcular as horas de trabalho, o Project usa esta fórmula de três variáveis: Trabalho = Duração × Unidades. Essa fórmula é denominada fórmula de agendamento e às vezes é representada de maneiras diferentes, como: Duração = Trabalho ÷ Unidades. Lembre-se de que o trabalho é o número de horas de esforço necessárias para a conclusão de uma tarefa; duração é a quantidade real de tempo que decorrerá antes da conclusão da tarefa; e unidades correspondem ao percentual de um recurso alocado para o trabalho na tarefa. Por exemplo, 50% do recurso de uma pessoa significa que metade do tempo de trabalho do recurso é gasto na tarefa.

Em geral, o trabalho é orientado ao esforço (agendamento controlado pelo esforço: o método padrão de agendamento do Project. A duração de uma tarefa diminui ou aumenta conforme os recursos são adicionados à tarefa ou removidos da mesma, enquanto o esforço necessário para concluí-la permanece inalterado. e o padrão das unidades é de 100%. Com o efeito de agendamento, se você inserir uma tarefa e uma duração, e depois atribuir recursos, o Project determinará o número de pessoas-horas necessárias para a conclusão da tarefa multiplicando a duração especificada pelas unidades atribuídas a ela. Por exemplo, se você atribuir uma pessoa (um recurso de trabalho) a uma tarefa que tenha a duração de 10 dias, o Project fará este cálculo: Trabalho = 10 dias (duração) × 100% (unidades) = 10 dias (ou 80 horas de trabalho). Por outro lado, se você atribuir inicialmente duas pessoas a essa tarefa de 10 dias, o Project calculará a duração da seguinte forma: Trabalho = 10 dias (duração) × 200% (2 pessoas atribuídas em tempo integral) = 20 dias (ou 160 horas de trabalho).

 Observação   Esses cálculos pressupõem um dia de trabalho de oito horas, o padrão no Project. Para alterar os valores do dia de trabalho, consulte os links relacionados na caixa Consulte Também, visível quando você está conectado à Internet.

O que acontecerá se você atribuir mais recursos após a atribuição inicial? Vamos supor que no momento você tem uma tarefa que levará 10 dias para um a pessoa realizar, o que significa que requer 80 horas de trabalho. Com as configurações padrão no Project, se você atribuir uma segunda pessoa à tarefa em tempo integral, o Project recalculará a duração usando a mesma fórmula: Duração = Trabalho ÷ Unidades. (Lembra-se das aulas de álgebra?) Portanto, Duração = 80 horas (trabalho) / 200% (unidades) = 40 horas ou 1 semana.

Às vezes, você deseja que os cálculos de uma tarefa apresentem comportamentos diferentes. Por exemplo, se você tiver que transportar equipamentos e souber que sempre leva um dia inteiro para chegar ao seu destino, a duração da tarefa "Transporte de Equipamento" deverá ser sempre a mesma. Entretanto, talvez seja necessário atribuir mais de uma pessoa ao transporte do equipamento e pode ser que você queira que as horas de trabalho sejam devidamente calculadas de modo que possa obter os custos corretos para esses funcionários.

O tipo de cada tarefa determina qual elemento da fórmula de agendamento é alterado quando outro elemento também é alterado. Ao selecionar o tipo de tarefa apropriado, você pode corrigir uma dessas variáveis de modo que quando inserir ou alterar a segunda variável, o Project recalculará a terceira automaticamente (e, é claro, você mesmo pode alterar qualquer uma dessas variáveis). A tabela a seguir o ajudará a determinar qual o tipo de tarefa a ser usado.

Se você deseja: Primeiro, defina o tipo de tarefa como: E o Project:
Definir o percentual de tempo que os recursos trabalharão na tarefa e fazer com que o Project calcule a duração (o comportamento padrão no Project) Unidades fixas

Ajustará a duração à medida que você:

  • Atribuir recursos adicionais.
  • Alterar a estimativa de trabalho.
  • Alterar as unidades (percentual de tempo do recurso gasto na tarefa).
Estimar o número de pessoas-horas e fazer com que o Project calcule a duração Trabalho fixo

Ajustará a duração à medida que você:

  • Atribuir recursos adicionais.
  • Alterar a estimativa de trabalho.
  • Alterar as unidades (percentual de tempo do recurso gasto na tarefa).
Definir uma duração fixa para a tarefa e fazer com que o Project calcule o percentual de tempo que os recursos deverão trabalhar na tarefa para concluí-la dentro dessa duração Duração fixa

Ajustará a estimativa de trabalho à medida que você:

  • Atribuir recursos adicionais.
  • Alterar a duração da tarefa.
  • Alterar as unidades (percentual de tempo do recurso gasto na tarefa).

MostrarPara alterar o tipo de tarefa

  1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
  2. No campo Nome da Tarefa, selecione a tarefa cujo tipo você deseja alterar.
  3. Clique em Informações sobre a TarefaImagem do botão e na guia Avançado.
  4. Na caixa Tipo de tarefa, clique no tipo de tarefa desejado.

Etapa 5: Atribuir recursos

A última etapa para a criação do orçamento do projeto é atribuir recursos ao projeto e suas tarefas.

MostrarPara adicionar recursos ao projeto utilizando a Planilha de Recursos

  1. No menu Exibir, clique em Planilha de Recursos.
  2. Para cada recurso, insira dados em todos os campos.
  3. Clique duas vezes no nome do recurso para modificar dados adicionais na caixa de diálogo Informações do Recurso, como disponibilidade, taxas de custo e horários de trabalho.

Após a adição dos recursos ao projeto, você pode começar a atribuir recursos às tarefas.

MostrarPara atribuir recursos utilizando o campo Nome do Recurso

  1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
  2. Se você não conseguir visualizar a coluna Nome do Recurso, arraste a barra de divisão que aparece entre o Gráfico de Gantt e a tabela à direita.
  3. No campo Nome do Recurso, selecione o recurso que você deseja atribuir à tarefa.
  4. Para atribuir vários recursos à tarefa, digite uma vírgula e repita a etapa 3.

MostrarPara atribuir recursos utilizando o Formulário de Tarefas

  1. No menu Janela, clique em Dividir.
  2. Selecione a tarefa para a qual você deseja atribuir recursos.
  3. No Formulário de Tarefas, em Nome do Recurso, clique no recurso que você deseja atribuir.
  4. Para adicionar outro recurso à tarefa, repita a etapa 3 na próxima linha da coluna Nome do Recurso.

MostrarPara usar os recursos utilizando a caixa de diálogo Atribuir Recursos

  1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
  2. No menu Ferramentas, clique em Atribuir Recursos.
  3. Selecione as tarefas às quais você deseja atribuir recursos.
  4. Em Nome do Recurso, selecione os recursos que você deseja atribuir às tarefas selecionadas.
  5. Clique em Atribuir.

Caixa de diálogo Atribuir Recursos no Project

Texto explicativo 1 Um método para atribuir recursos às tarefas é a seleção de nomes de recursos no campo Nome do Recurso ou no Formulário de Tarefas.

Texto explicativo 2 Outra maneira de atribuir recursos é exibir a caixa de diálogo Atribuir Recursos.

 Observações 

  • Você pode selecionar vários recursos e tarefas ao mesmo tempo mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica neles. Isso permite a criação de várias atribuições de uma vez. Você pode atribuir vários recursos a várias tarefas, vários recursos a uma tarefa ou um recurso a várias tarefas.
  • Atribua recursos às tarefas de detalhes, não às tarefas de resumo. Isso ajudará a criar e manter um plano mais eficiente e gerenciável.
  • Se a sua tarefa for do tipo Unidades Fixas e você estiver usando o agendamento orientado ao esforço, a duração da tarefa diminuirá à medida que mais recursos forem atribuídos. Se você alterar o tipo de tarefa para Duração Fixa, a duração permanecerá fixa, e o trabalho ou as unidades serão modificados.

Próxima etapa

Nesse ponto, você inseriu todas as informações de custo necessárias para criar o orçamento no Project. Agora, você está pronto para revisar os totais de custos, otimizar o orçamento e distribuí-lo.