Se você costuma viajar para reuniões em locais com fusos horários diferentes ou precisa agendar reuniões com participantes que estão em outros fusos, talvez já tenha ficado um pouco confuso em relação ao uso do Microsoft Outlook 2002. Este artigo tenta eliminar essa confusão e oferece algumas dicas de práticas recomendadas e soluções para problemas comuns no Outlook 2002.

Três fatores afetam o agendamento de uma reunião no Outlook:

• A configuração do relógio (horário) do computador.
• A configuração de fuso horário local do computador.
• A configuração de ajuste do horário de verão no computador.

Todos os três fatores devem ser definidos corretamente tanto no computador do organizador da reunião quanto no de cada participante. Caso contrário, o Outlook não poderá agendar o horário da reunião corretamente.

Sobre fusos horários

Os fusos horários mundiais se baseiam no horário de Greenwich (GMT), estabelecido a 0 grau de longitude na cidade de Greenwich, na Inglaterra. Por exemplo, o horário de Brasília, que é o padrão do Brasil, é GMT-3:00. Em outras palavras, há uma diferença de menos três horas entre Brasília e Greenwich.

A maioria dos fusos horários mundiais requer um ajuste de horário duas vezes ao ano (normalmente no primeiro domingo de abril e no último domingo de outubro; no caso do Brasil, normalmente em meados de outubro e no início de março) para compensar as alterações do horário de verão (DST). Isso causa problemas para outras jurisdições de fusos horários como Arizona, Havaí e Indiana, nos Estados Unidos, e Saskatchewan, no Canadá, e também para alguns estados e/ou regiões do Brasil, que a cada ano obedecem a horários de verão diferentes de acordo com as determinações governamentais.

Para resolver esse problema, o horário universal coordenado (UTC) foi desenvolvido como o padrão internacional de horário. O UTC é semelhante ao GMT, exceto pelo fato de que não obedece ao horário de verão (DST) e se baseia no relógio de 24 horas. Zero (0) hora no UTC corresponde a meia-noite no GMT. A convenção de horário local 24 horas é convertida em UTC adicionando ou subtraindo horas com base na sua localização em relação ao meridiano principal, bem como nas considerações de horário de verão local.

Os horários de início e término dos itens do Calendário do Outlook são armazenados em termos de UTC.

Observação  Não há diferença na forma como os compromissos, itens de reunião e dias inteiros são tratados com relação aos fusos horários.

Para obter mais informações técnicas sobre UTC e fusos horários mundiais, visite estes sites:

• Astronomical Time Keeping
• United States Naval Observatory: What is Universal Time?

Para definir o fuso horário no Outlook 2002

Quando você instala e executa o Outlook pela primeira vez, ele usa o mesmo fuso horário atual e a mesma configuração de horário de verão do sistema operacional Microsoft Windows®. É possível alterar o fuso horário e o horário de verão atuais no Outlook como se segue:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, na guia Preferências, clique em Opções de Calendário.
2. Em Opções Avançadas, clique em Fuso Horário.
3. Escolha um fuso horário na lista suspensa e clique em OK.

Para ajustar o horário de verão, marque a caixa de seleção Ajustar para horário de verão.

Observações

• Quando você ajusta fusos horários e a configuração do horário de verão no Outlook, está ajustando também as mesmas configurações no Windows.
• Alguns fusos horários não possuem horário de verão. Quando o Outlook é definido para um fuso sem horário de verão, como o Arizona, a opção Ajustar para horário de verão é desmarcada e fica desabilitada.
• Quando o Outlook é definido para um fuso que possui horário de verão, a opção Ajustar para horário de verão é selecionada. Você pode desmarcá-la, embora isso não seja recomendado.

Para exibir um fuso horário adicional

Você pode fazer que o Outlook exiba um segundo fuso horário no Calendário, marcando a caixa de seleção Mostrar outro fuso horário na caixa de diálogo Fuso Horário. O segundo fuso é usado somente para mostrar uma segunda barra de horários no modo de exibição de Calendário e não afeta a forma de armazenamento ou exibição dos itens do Calendário.

Observação  O fuso horário adicional não é afetado pelas configurações atuais de fuso horário; ele é completamente separado.

O que acontece quando você altera fusos horários

Quando você altera o fuso horário atual, todos os modos de exibição do Calendário são atualizados de forma a exibir o novo fuso (isso será percebido mais claramente se houver dois fusos exibidos no Calendário e depois você alterar o fuso atual). Todos os itens de Calendário são transferidos para o novo fuso. Por exemplo, se você passar do horário de Brasília para o de Manaus, todos os seus compromissos serão exibidos uma hora mais cedo.

Eventos que duram o dia inteiro também sofrem uma mudança para ajustarem-se à alteração no fuso horário, e isso resulta no mais célebre problema de fuso horário do Outlook; os dias inteiros que parecem ter mais de 24 horas. Para saber mais detalhes, consulte a seção "Cenários e soluções comuns" a seguir.

O que acontece ao transpor fusos horários

Se você estiver em um determinado fuso horário e enviar uma solicitação de reunião a um usuário que está em outro fuso, o item de reunião será exibido em horas locais diferentes no calendário de cada pessoa (mas no mesmo horário absoluto no UTC).

Por exemplo, se o organizador de uma reunião estiver no fuso horário de Brasília e enviar uma solicitação de reunião que começa às 14h (hora de Brasília) a um participante que está em Manaus, este verá que a reunião começa às 13h no horário local. Nos dois casos, a reunião é armazenada nos respectivos servidores com o mesmo horário de início no UTC (17h). Para saber mais detalhes, consulte a seção "Cenários e soluções comuns" a seguir.

Cenários e soluções comuns

O organizador da reunião está em um fuso que tem horário de verão e o fuso do participante não tem horário de verão

Problema: A ocorrência de uma reunião recorrente de um participante sofre uma mudança de uma hora no calendário, muito embora nada tenha sido alterado e o participante não tenha recebido uma atualização da reunião.

Isso acontece quando o organizador da reunião está em um fuso que tem horário de verão e o participante está em outro fuso, o qual não tem horário de verão. Após a alteração referente ao DST no fuso do organizador, a reunião sofrerá uma mudança de uma hora em relação ao UTC (para mantê-la em um horário constante para o organizador antes e após a alteração) e, conseqüentemente, a reunião do participante será alterada em uma hora no horário local. Isso é feito por design. O fuso horário do organizador da reunião controla o UTC das reuniões, e todas as pessoas dos outros fusos verão as reuniões no mesmo UTC (hora local diferente).

Se os gerentes tiverem um representante, para exibir as reuniões corretamente, eles precisarão se organizar (isto é, criar e enviar a solicitação de reunião). Por exemplo, um representante do escritório central de São Paulo gerencia os calendários de quatro vice-presidentes regionais, um dos quais tem escritório em Campo Grande, MS. O representante reserva uma teleconferência mensal de status para as terças-feiras às 14h (hora de Campo Grande) para esse vice-presidente (VP). Após a alteração relativa ao horário de verão em São Paulo, a reunião em Campo Grande será adiantada ou atrasada em uma hora, porque o fuso horário do representante é considerado o fuso horário do organizador da reunião. Se o VP de Campo Grande quiser que a reunião aconteça sempre na mesma hora, ele, e não o representante, deverá criar a reunião.

Solução: A pessoa para quem a reunião deve acontecer sempre na mesma hora é que deve organizar a reunião.

Viajando por vários fusos horários

Problema: Em sua viagem você passa por dois ou mais fusos horários e precisa que o Calendário exiba a hora local de cada compromisso. Por exemplo, imagine que você é um vendedor que está em Fernando de Noronha e tem uma reunião durante o café da manhã às 8h. Em seguida, voa para Recife para uma reunião às 13h, e depois parte para Rio Branco, no Acre, onde você tem uma reserva de jantar marcada para 18h. O Outlook exibe todos esses compromissos com relação ao fuso horário no qual você estava quando inseriu os dados no Calendário. Isso significa que, quando você olha o Calendário em Fernando de Noronha, o café da manhã é às 8h, a reunião em Recife é às 13h e o jantar em Rio Branco é às 18h, mas quando examina o Calendário em Recife, o café da manhã é às 9 h, a reunião local (Recife) é às 14h e o jantar é às 19 h.

Solução: O usuário não deve alterar seu fuso horário original e deve usar o recurso de fuso horário adicional para exibir a hora local. Infelizmente, só é possível exibir um fuso adicional; portanto, talvez seja necessário alterar o segundo fuso cada vez que você mudar de fuso.

Reuniões e compromissos recorrentes

Quando você cria um compromisso ou reunião com recorrências, o Outlook cria um único item que tem hora de início e término no UTC. O Outlook então transforma esse item único em uma série. A série tem horários únicos de início e término que se aplicam a cada ocorrência da série que não seja uma exceção. Quando uma série é expandida para exibição no Calendário, cada ocorrência tem a mesma hora de início e término no UTC.

Se você alterar os fusos horários, todas as ocorrências, inclusive as exceções, serão modificadas para refletir o novo fuso. As exceções a uma série ainda são identificadas como parte da série na maioria das ações; entretanto, cada exceção tem seus próprios horários de início e término.

Se a série passar por uma alteração de horário de verão, as ocorrências respectivas continuarão a ser exibidas no mesmo horário, porém estarão uma hora à frente ou atrás em relação ao UTC.

Problema: As reuniões recorrentes que incluem domingo às 2h da manhã e se estendem a mais de um fuso horário serão exibidas incorretamente no dia da mudança do horário de verão.

Por exemplo, a reunião pode ser da meia-noite às 8h e, portanto, inclui o horário de 2h. O Outlook não altera o modo de exibição de Calendário para exibir duas ocorrências de 2h ou para ignorar esse horário. Dessa forma, todas as reuniões que se estendam além de 2h terão uma hora a mais ou a menos, dependendo da direção da alteração. Além disso, se uma reunião se estender a dois ou mais fusos horários e um deles passar para o horário de verão antes da meia-noite dos fusos subseqüentes, ela será exibida incorretamente nos calendários dos participantes, porque a exibição estará definida para meia-noite quando somente um fuso horário tiver sido alterado.

Solução: O ideal é que você evite agendar reuniões para as manhãs de domingo! Esse problema se corrigirá sozinho à meia-noite do dia seguinte (segunda-feira), exceto se a recorrência começar exatamente às 2h ou se você tiver um lembrete definido para esse horário. Nesse caso, você deverá alternar o computador para o fuso horário do organizador, excluir a única ocorrência que passa pela alteração do horário de verão e, em seguida, voltar ao seu fuso horário.

Os dias inteiros

Problema: Quando você tem eventos de dias inteiros no seu Calendário e depois altera o fuso horário, os eventos de dias inteiros se estendem por dois dias em vez de um.

O Outlook trata aniversários, feriados e datas comemorativas como dias inteiros (um dia inteiro é definido da meia-noite à meia-noite no fuso horário local). Quando os fusos horários são alterados, os dias inteiros são transferidos; portanto, quando você altera o fuso do computador, os dias inteiros são transferidos para aparecerem no novo fuso. Um evento como um feriado ou aniversário aparecerá no Calendário em dois dias consecutivos. Por exemplo, um aniversário pode aparecer de 6h de um dia até 6h do dia seguinte.

Solução: Você pode tentar um destes procedimentos:

• Usar o recurso de fuso horário adicional no Outlook para exibir o fuso local e não alterar o fuso horário do sistema operacional.
• Corrigir cada evento de dia inteiro de acordo com a configuração de fuso horário atual. (Consulte o artigo do Knowledge Base mencionado a seguir.)
• Alterar o fuso horário para aquele que foi usado quando os itens foram criados. (Consulte o artigo do Knowledge Base mencionado a seguir.)

Para obter mais informações, consulte o seguinte artigo do Knowledge Base: "http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;Q197718"(Q197718) OL2000: All Day Events Indicate Two Days Across Time Zones.

Fusos horários, como Katmandu, com deslocamentos menores que 30 minutos

Problema: Alguns fusos horários usam um deslocamento de 15 minutos em vez de 30 minutos. Isso causa problemas de exibição porque o Outlook só pode exibir itens de Calendário em blocos de tempo de 30 minutos.

A barra lateral de tempo no modo de exibição de Calendário só pode exibir deslocamentos em blocos de tempo de 30 minutos. Portanto, quando forem exibidos fusos horários que usam um deslocamento de 15 minutos, como Katmandu (GMT+5:45), os itens de Calendário aparecerão incorretamente.

Solução: Se você estiver nesse tipo de fuso horário, considere as informações sobre a reunião e ignore a barra lateral de horário no modo de exibição de Calendário.

Contrapropondo uma ocorrência de reunião recorrente

Problema: O organizador não pode aceitar a contraproposta de um participante que está em um fuso horário diferente para uma ocorrência de reunião recorrente.

O Outlook não armazena a propriedade de fuso horário em exceções de recorrência, e a mensagem de contraproposta enviada pelo participante que está em um fuso horário diferente não é reconhecida pelo cliente do organizador. Quando o organizador da reunião abre a mensagem de contraproposta e clica em Aceitar Proposta ou Visualizar todas as propostas, a seguinte mensagem aparece:

Esta reunião não está no Calendário; pode ter sido movida ou excluída. Como não foi possível localizar esta reunião, a proposta não poderá ser aceita.

Esse problema não se repete para reuniões simples ou para a série de recorrências; somente os exemplos únicos de uma recorrência são afetados.

Solução: O organizador precisa aceitar a contraproposta atualizando o horário da reunião manualmente. Abra a ocorrência da reunião para a qual o participante ofereceu uma contraproposta e altere o horário, enviando a atualização em seguida. Isso também pode ocorrer se o Outlook não for configurado para ajustar o horário de verão. Para obter mais informações, consulte o seguinte artigo do Knowledge Base: "http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;Q293069"(Q293069) OL2002: Accepting Attendee's Proposal for a Time Change Generates Error Message That the Meeting Cannot Be Found.

É necessário marcar os compromissos em horários fixos, não importa em que fuso horário você esteja

Problema: Você deseja que um compromisso seja mostrado no Calendário em um horário fixo, não importa o fuso. No entanto, quando você muda de fuso horário, o compromisso é alterado de acordo com o novo fuso.

Um exemplo disso ocorre quando você quer ser avisado para tomar seu remédio no mesmo horário absoluto, não importando em que fuso horário se encontra no momento.

Solução: O Outlook não pode forçar um horário fixo para um compromisso quando há mudança de fuso. Se for necessário que o compromisso permaneça na mesma hora, não altere o fuso atual. Você pode adicionar outro fuso para manter o controle dos horários do fuso adicional. Para alterar a configuração de fuso horário no Outlook sem alterar os horários de cada compromisso, você deve exportar os dados da pasta Calendário, alterar a configuração de fuso horário e depois importar os dados de volta para o Outlook.

Para obter mais informações, consulte o seguinte artigo do Knowledge Base: "http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;Q197480"(Q197480) OL2000: Changing the Time Zone Without Changing Appointment Times.

Conclusão

A manipulação de fusos horários no Outlook segue a convenção padrão sempre que possível. Mas é claro que a "convenção padrão" de uma pessoa pode não ser a mesma de outra. Esse é um dos desafios de projetar um produto de agendamento usado em todo o mundo.

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