Usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager

Um relatório é uma ferramenta excelente para obter ideias sobre Contas (Conta: uma empresa ou organização com a qual você faz negócios. Se um serviço estiver sendo fornecido, como serviço dentário ou médico, uma Conta também pode ser um cliente.), Contatos Comerciais (Contato Comercial: uma pessoa com que você faz negócios em uma empresa ou organização.), Clientes Potenciais (cliente potencial: um cliente em potencial com quem um vendedor deve fazer contato e que deve ser qualificado ou desqualificado como uma oportunidade de vendas.), Oportunidades (Oportunidade: a chance de vender seus produtos ou serviços para uma Conta ou para um Contato Comercial.), Projetos Comerciais (Projeto Comercial: um projeto que é criado no Business Contact Manager para o Outlook. Um Projeto Comercial é constituído de uma ou mais tarefas de projeto.) e atividades de marketing (atividade de marketing: uma ação voltada a vender ou identificar produtos e serviços para um grupo de destinatários selecionados. Atividades de marketing podem incluir listas de chamadas, mensagens de email e panfletos impressos. Várias atividades de marketing podem fazer parte de uma única campanha de marketing.). Você pode abrir dezenas de relatórios padrão no Business Contact Manager para Outlook, além de modificar, salvar, atualizar e reutilizar uma quantidade quase infinita de relatórios adicionais.

Este artigo descreve os recursos de relatório presentes no Business Contact Manager para Outlook, além de como trabalhar com os relatórios, personalizá-los e usá-los para iniciar outras atividades empresariais.

O que você deseja fazer?


Abrir e modificar um relatório

O Business Contact Manager para Outlook fornece muitos relatórios predefinidos. Se você não vir um relatório adequado, poderá abrir um semelhante e modificá-lo conforme necessário. Também poderá salvar relatórios personalizados para reutilizá-los posteriormente.

Abrir um relatório

  1. Na Faixa de Opções (faixa: um elemento que substitui a maioria dos menus, barras de ferramentas e painéis de tarefas. A faixa apresenta guias baseadas em tarefas que contêm ferramentas e opções organizadas em grupos lógicos.), clique na guia Relatórios. Os relatórios disponíveis são agrupados de acordo com seus espaços de trabalho relacionados: Gerenciamento de Contatos, Vendas, Marketing ou Projetos Comerciais. O grupo Abrir contém relatórios que você modificou e salvou.

Guia Relatórios na Faixa de Opções

  1. Para abrir um relatório predefinido, clique no botão do tipo de relatório que você deseja ver e clique no nome do relatório na lista.
  2. Para abrir um relatório modificado que você salvou, clique em Relatórios Salvos, clique no nome do relatório na caixa de diálogo Abrir Relatórios Salvos e clique em Abrir.

 Dica    Se não tiver certeza de qual grupo ou categoria contém o relatório que está procurando, consulte Ver a lista de relatórios padrão.

Para obter assistência ao modificar um relatório, consulte Modificar um relatório para torná-lo mais útil.

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Modificar um relatório

Você detém bastante controle da aparência de seus relatórios no Business Contact Manager para Outlook.

Nesta seção


Alterar o layout de um relatório

Há várias maneiras de alterar o layout, ou a aparência, de um relatório. Você pode usar esses métodos individualmente ou combinados; não importa a ordem das alterações feitas.

  • Usar o painel Personalizar Relatório     Na Faixa de Opções, no grupo Layout, clique em qualquer opção para abrir o Painel Personalizar Relatório:
    • Escolher Coluna. Se você desejar alterar as colunas que serão exibidas, clique neste botão e clique no sinal de mais (+) para expandir a lista e exibir todos os itens contidos nela. As opções disponíveis variam dependendo do relatório que você está modificando. Marque as caixas de seleção das colunas que deseja exibir e desmarque as caixas de seleção dos itens que não deseja ver no relatório.
    • Cabeçalho e Rodapé. Se você desejar adicionar um cabeçalho ou rodapé ao relatório ou adicionar anotações a ele, clique neste botão e marque as caixas de seleção e insira as informações das colunas que deseja exibir. Desmarque as caixas de seleção das colunas que não deseja ver no relatório.
    • Fontes. Se você desejar alterar a maneira como as fontes e os números são exibidos, clique em Fontes. Clique nas opções que deseja alterar e atualize-as conforme necessário. Você pode alterar a fonte no corpo do relatório, nos rótulos de linhas e colunas e nos campos numéricos de totais e subtotais.
  • Usar os controles Classificar e Filtrar      Na Faixa de Opções, no grupo Classificar e Filtrar, siga um destes procedimentos:
    • Filtrar. Você pode limitar os resultados exibidos no relatório filtrando-o. Para obter informações sobre como filtrar um relatório, consulte o artigo Filtrar registros no Business Contact Manager.
    • Crescente ou Decrescente. Clique em uma dessas opções para alterar a ordem de classificação dos registros no relatório. Por padrão, as listas são classificadas em ordem alfabética com base no campo principal do relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos Comerciais por Conta, a lista é classificada inicialmente pelo nome Conta. No nome Conta, cada Contato Comercial vinculado a uma Conta é exibido em ordem alfabética.

 Dica    Os nomes são exibidos de acordo com as informações no campo Nome Completo. Se você incluir formas de tratamento no nome completo, elas serão incluídas na classificação. Por exemplo, o nome completo Sr. Carlos Lacerda estaria listado em S.

  • Reordenar colunas     Para alterar a ordem das colunas em um relatório, basta clicar em um nome de coluna e arrastá-lo para onde você deseja.
  • Classificar itens em um campo de dados secundário    Para inverter a ordem de texto ou números em um campo secundário, clique no nome do campo no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos Comerciais por Conta, você pode clicar na coluna Nome do Contato Comercial para reclassificar os nomes dos Contatos Comerciais listados sob cada nome de Conta em ordem alfabética inversa. Clique no título da coluna novamente para restaurar a ordem original. De maneira semelhante, se você clicar no nome da coluna Endereço - CEP, a lista de Contatos Comerciais sob cada nome de Conta será reclassificada em ordem numérica inversa.
  • Recolher ou expandir grupos em um campo de dados secundário     Clique no sinal de menos (-) em qualquer linha do relatório para recolher todos os subitens e exibir somente a primeira linha da entrada do relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos Comerciais por Conta, você pode clicar no sinal de menos (-) por um nome de Conta para ocultar a lista de Contatos Comerciais vinculados. Para indicar que uma lista está recolhida, o sinal de menos (-) muda para um sinal de mais (+). Esse recurso é útil para reduzir o tamanho e a complexidade do relatório. Para expandir um grupo, clique no sinal de mais (+).

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Modificar um relatório para torná-lo mais útil

Há várias maneiras que permitem modificar seus relatórios para torná-los mais úteis para você ou seus colegas de trabalho.

Para obter mais informações sobre como editar valores em listas, consulte Criar e personalizar tipos de registro e listas.

 Observação    Se um campo definido pelo usuário adicionado a um relatório for excluído de seu banco de dados do Business Contact Manager (Banco de dados do Business Contact Manager: O banco de dados que armazena informações sobre Contas, Contatos Comerciais, Oportunidades, Projetos Comerciais e outros itens.), o relatório salvo não exibirá as informações do campo excluído. Se você exportar um relatório com as informações para o Excel antes de o campo ser excluído, esses relatórios não serão prejudicados.

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Corrigir erros de dados em um relatório

À medida que você analisa um relatório, pode identificar erros que deseja corrigir. Por exemplo, talvez veja que um Contato Comercial está associado à Conta errada. Esse tipo de erro não pode ser corrigido no relatório, mas precisa sê-lo nos registros individuais envolvidos.

Para corrigir o erro neste exemplo, abra o registro Contato Comercial e, na Página Geral do registro, no campo Conta Vinculada, insira a Conta correta. Se você voltar para o relatório e, no grupo Ações, clicar em Atualizar, ele será corrigido.

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Salvar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Depois de revisar um relatório, convém salvar todas as alterações feitas nele, atualizar os dados ou imprimir o relatório. Comece com um relatório aberto para concluir qualquer uma dessas ações.

Salvar um relatório modificado

Não é necessário salvar um relatório que não foi modificado, porque ele fica disponível na guia Relatórios da Faixa de Opções. Os relatórios salvos são armazenados no banco de dados do Business Contact Manager para Outlook.

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios; clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.
  2. Personalize o relatório conforme descrito em Abrir e modificar um relatório.
  3. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Salvar como.
  4. Na caixa de diálogo Salvar como que for aberta, digite um nome para o relatório e clique em OK.

Para abrir um relatório personalizado, clique em Relatórios Salvos.

 Dica    O relatório é salvo na mesma categoria do relatório que você modificou para criar o relatório salvo.

Atualizar dados em um relatório

Os dados do relatório são atualizados sempre que você abre um relatório salvo. Também é possível atualizá-los conforme necessário.

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios; clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.
  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Atualizar.

Imprimir um relatório

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios; clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.
  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Imprimir.

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Criar um gráfico a partir de um relatório

Você pode criar um gráfico a partir da maioria dos relatórios do Business Contact Manager para Outlook e na maioria dos relatórios personalizados que criou a partir de um relatório. Os relatórios que podem ser exibidos em forma de gráfico mostrarão um botão Gráfico ativo (botão de gráfico ), na Faixa de Opções. Relatórios sem dados não podem ser exibidos como gráficos.

  1. Abra o relatório que você deseja ver como gráfico.
  2. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Gráfico. Se um gráfico for muito largo para ser exibido no monitor, será exibida uma barra de rolagem horizontal abaixo do gráfico.

 Dica    Se desejar criar gráficos mais sofisticados, exporte os dados do relatório para o Excel e use esse programa para criar o gráfico. Para obter mais informações sobre como exportar dados do relatório para o Excel, consulte Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para fins de análise.

exemplo de gráfico

  1. Use os controles no grupo Gráfico da Faixa de Opções para personalizar seus gráficos.
  • Rótulos     Clique em Rótulos para adicionar ou remover Títulos dos eixos e uma Legenda.
  • Valores     Clique em Valores para selecionar os dados exibidos no relatório. Por exemplo, no gráfico para Oportunidades por Origem, você pode exibir dados de Número de Oportunidades    ou Receita.
  • Esperada    e Total    Marque essas caixas de seleção se desejar que o gráfico exiba a receita real, a receita esperada ou ambas.

 Observação    Essas caixas de seleção não ficam disponíveis em todos os gráficos.

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Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para fins de análise

Você pode exportar facilmente um relatório do Business Contact Manager para Outlook para o Microsoft Excel ou outro programa para fins de análise mais detalhada. Para exportar os dados do relatório para um programa diferente do Excel, comece exportando os dados para o Excel, que permite salvar os dados em um formato de arquivo que o outro programa pode abrir. Por exemplo, um arquivo do Excel salvo em formato de arquivo .csv (Valores Separados por Vírgulas) pode ser aberto em vários programas.

Proceda de uma das seguintes formas:

Salvar o relatório como um arquivo do Excel no computador    

  1. Abra o relatório que você deseja exportar para o Excel.
  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Exportar para o Excel. O relatório será aberto no Excel.
  3. No Excel, clique no botão Salvar para abrir a caixa de diálogo Salvar como. Escolha entre mais de 20 formatos de arquivo para salvar o relatório.

Enviar o relatório por email como anexo de arquivo do Excel    

  1. Abra o relatório que você deseja enviar como anexo de email.
  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Enviar como Email. Será aberto um formulário de mensagem de email do Outlook com o relatório anexo como arquivo do Excel (formato .xlsx).
  3. Preencha as linhas Para e Assunto, digite uma mensagem (opcional) e clique em Enviar.

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Iniciar uma atividade de marketing a partir de um relatório

Você pode usar um relatório que contém endereços, telefones ou endereços de email de Contas, Contatos Comerciais ou Clientes Potenciais para iniciar uma campanha de marketing no Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra o relatório que você deseja usar como base de uma atividade de marketing.
  2. Clique em CTRL+A para realçar todos os registros na lista.
  3. Na Faixa de Opções, no grupo Comunicar, clique em Nova Lista de Chamadas, Email em Massa ou Impressão de Mala Direta e clique em Todos os Destinatários ou Destinatários Selecionados.
  4. No formulário de atividade de marketing que for aberto, crie a lista de destinatários referente à atividade e ao conteúdo.

Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas, consulte Criar e usar listas de chamadas no Business Contact Manager. Para obter informações sobre como criar outras atividades de marketing, consulte Promover seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

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Abrir um relatório a partir de um gadget

Para abrir um relatório a partir de um gadget, clique no ícone do relatório no gadget. Os relatórios abertos em gadgets têm comportamento igual ao de relatórios abertos na Faixa de Opções.

Para obter informações sobre gadgets, consulte Usar gadgets no Business Contact Manager.

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Ver a lista de relatórios padrão

A seguinte lista de relatórios padrão disponíveis no Business Contact Manager para Outlook está organizada por tipo de registro.

 Dica    A maioria dos relatórios pode ser convertida em gráfico, conforme descrito em Criar um gráfico a partir de um relatório.

MostrarRelatórios de Contas    

  • Contas por Atribuído a
  • Contas por Cidade
  • Contas por Estado/Província
  • Contas por CEP
  • Contas por Região
  • Contas por Categoria
  • Contas por Classificação
  • Contas por Status de Pagamento
  • Contas por Origem
  • Resumo de Atividades da Conta
  • Atividade por Conta
  • Contas Inativas
  • Lista de Contas Rápidas

MostrarRelatórios de Contatos Comerciais    

  • Contatos Comerciais por Conta
  • Contatos Comerciais por Atribuído a
  • Contatos Comerciais por Cidade
  • Contatos Comerciais por Estado/Província
  • Contatos Comerciais por CEP
  • Contatos Comerciais por Categoria
  • Contatos Comerciais por Classificação
  • Contatos Comerciais por Status de Pagamento
  • Contatos Comerciais por Origem
  • Contatos Comerciais por Data Comemorativa
  • Contatos Comerciais por Aniversário
  • Resumo de Atividades do Contato Comercial
  • Atividade por Contato Comercial
  • Contatos Comerciais Inativos
  • Lista de Contatos Comerciais Rápidos

MostrarRelatórios de Clientes Potenciais

  • Clientes Potenciais por atribuição
  • Clientes Potenciais por atribuição e classificação
  • Clientes potenciais por pontuação

MostrarRelatórios de Oportunidades

  • Oportunidades por Produto ou Item de Serviço
  • Oportunidades por Atribuído a
  • Oportunidades por Origem
  • Oportunidades por Conta
  • Oportunidades por Contato Comercial
  • Oportunidades Vencidas
  • Funil de Vendas
  • Pipeline de Vendas
  • Atividade por Oportunidade

MostrarOutros Relatórios de Vendas

  • Principais Clientes por Receita: Contas
  • Principais Clientes por Receita: Contatos Comerciais
  • Principais Produtos: Produtos Mais Vendidos
  • Principais Produtos: Produtos Mais Rentáveis
  • Principais Produtos: Produtos com a Maior Margem
  • Principais Referenciadores: Por Volume de Clientes Potenciais
  • Principais Referenciadores: Por Total de Vendas
  • Clientes Inativos: Nos últimos 30 dias
  • Clientes Inativos: Nos últimos 90 dias
  • Clientes Inativos: Nos últimos 180 dias
  • Clientes Inativos: Nos últimos 365 dias

MostrarRelatórios de Marketing

  • Oportunidades por Atividade de Marketing
  • Contatos Comerciais por Atividade de Marketing
  • Contas por Atividade de Marketing
  • Atividades de Marketing por Campanha
  • Atividades de Marketing por Tipo
  • Logs de Telefonema por Lista de Chamadas

MostrarRelatórios de Projetos Comerciais

  • Projetos Comerciais - Todos
  • Projetos Comerciais - Conclusão Próxima
  • Projetos Comerciais - Vencidos
  • Projetos Comerciais por Status
  • Projetos Comerciais por Data de Conclusão
  • Projetos Comerciais por Atribuído a
  • Projetos Comerciais por Tipo
  • Projetos Comerciais por Prioridade
  • Projetos Comerciais por Conta
  • Projetos Comerciais por Contato Comercial
  • Tarefas do Projeto - Todas
  • Tarefas do Projeto - Próxima Conclusão
  • Tarefas do Projeto - Vencidas
  • Tarefas do Projeto por Projeto
  • Tarefas do Projeto por Atribuído a

 
 
Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010