Usar gadgets no Business Contact Manager

O Business Contact Manager para Outlook exibe informações atualizadas sobre suas atividades comerciais em gráficos especialmente desenhados ou gadgets (gadget: uma ferramenta que exibe dados comerciais em gráficos. Gadgets são exibidos em um espaço de trabalho e no painel. Alguns exemplos são o funil de vendas, a comparação de campanhas e gadgets de projetos comerciais vencidos. ) que você pode adicionar ao Painel do Business Contact Manager, ou a qualquer um dos espaços de trabalho (espaço de trabalho: as pastas Gerenciamento de Contatos, Vendas, Marketing e Gerenciamento de Projetos em que os usuários podem exibir informações comerciais, abrir registros e analisar dados comerciais. Os espaços de trabalho se dividem em uma seção de gadgets e uma seção de guias.).

Com gadgets, você pode escolher as informações que deseja e onde você as deseja. Você pode imprimir relatórios dos dados exibidos.

Este artigo descreve os gadgets disponíveis no Business Contact Manager para Outlook e como você pode trabalhar com eles.

Neste artigo


Compreender gadgets

Deseja saber quais são seus produtos mais vendidos no momento? Dê uma olhada no gadget Principais Produtos.

Qual é o status atual dos seus esforços para qualificar esses clientes potenciais? Consulte o gadget Funil de Vendas.

Você precisa justificar seus gastos na campanha de marketing mais recente? A Comparação de Campanha de marketing mostra a você a receita esperada gerada por suas campanhas ativas.

O Business Contact Manager para Outlook tem uma variedade de gadgets que você pode usar para obter um rápido instantâneo do status do seu negócio. Esses gadgets exibem gráficos e outros resumos visuais das informações que você inseriu nos seus registros (registro: um formulário preenchido de Conta, Contato Comercial ou Oportunidade. O registro contém informações da Conta, do Contato Comercial ou da Oportunidade, além dos outros registros e itens vinculados a ele.). Eles são atualizados sempre que você abre o Painel ou um espaço de trabalho que contenha gadgets ou quando você clica em Atualizar.

 Observação   Quanto mais diligentes você e seus funcionários forem com relação à inserção de dados em Contas (Conta: uma empresa ou organização com a qual você faz negócios. Se um serviço estiver sendo fornecido, como serviço dentário ou médico, uma Conta também pode ser um cliente.) e Contatos Comerciais (Contato Comercial: uma pessoa com que você faz negócios em uma empresa ou organização.), criando registros de Oportunidade (Oportunidade: a chance de vender seus produtos ou serviços para uma Conta ou para um Contato Comercial.), vinculando Clientes Potenciais (cliente potencial: um cliente em potencial com quem um vendedor deve fazer contato e que deve ser qualificado ou desqualificado como uma oportunidade de vendas.) a atividades de marketing (atividade de marketing: uma ação que tem por objetivo vender ou identificar produtos e serviços para um grupo selecionado de destinatários. As atividades de marketing podem incluir listas de chamada, mensagens de email e panfletos impressos.) etc, mais valiosos serão os dados de resumo exibidos em seus gadgets.

De onde os gadgets obtêm seus dados?

Antes que você possa ver qualquer dado em um gadget, você deve inserir suas informações comerciais no banco de dados do Business Contact Manager (Banco de dados do Business Contact Manager: O banco de dados que armazena informações sobre Contas, Contatos Comerciais, Oportunidades, Projetos Comerciais e outros itens.). Os Gadgets consultam os dados armazenados para exibir gráficos com apenas as informações de que você precisa.

Usar os formulários para inserir manualmente seus dados comerciais ou importar dados conforme descrito em Importar seus dados para o Business Contact Manager. As seções seguintes descrevem cada gadget e como inserir os dados que eles exibem.

Gadgets de Vendas

Os gadgets de vendas se concentram em áreas do processo de vendas que precisam de sua atenção, os destaques e os desafios. Dois gadgets especialmente detalhados, o Pipeline de Vendas e o Funil de Vendas são completamente descritos em Usando os gadgets de pipeline e funil de vendas.

gadget funil de vendas

Gadget exibindo oportunidades de vendas por qual estágio de vendas em que estão.

Para ver dados em qualquer dos gadgets de vendas, você deve primeiro criar registros de Oportunidade. Dependendo do tipo de informações que você deseja exibir, você também precisará adicionar itens de produto e serviço (itens de produto e serviço: artigos e serviços que você compra ou vende ou oferece para compra ou venda.) ao registro de Oportunidade.

Para que qualquer gadget exiba informações de receita, você deve inserir uma porcentagem de Probabilidade e adicionar itens de produto e serviço aos recursos de Oportunidade. A Receita estimada vem da porcentagem de Probabilidade e o total de produto e itens de serviço nos registros. A Receita vem do total de itens de produto e serviço nos registros.

 Observação   Os registros de Oportunidade devem ser vinculados ao registro Conta ou Contato Comercial.

Para ver dados neste gadget... ...insira dados nestes campos em um registro de Oportunidade O gadget exibe
Clientes Inativos Estágio de Venda (pelo menos uma oportunidade que é vinculada ao registro Conta ou Contato Comercial deve ter um estágio de vendas igual a Oportunidade Ganha para ser considerado um cliente) Contas e Contatos Comerciais com os quais você não tem nenhuma comunicação por um intervalo selecionado e a receita estimada que cada um deles representa.
Pipeline de Vendas
  • Probabilidade (deve ser maior que 0%),
  • Data de fechamento.
  • Produtos e serviços
Abrir oportunidades de vendas por datas de fechamento esperadas.
Funil de Vendas
  • Probabilidade (deve ser maior que 0%)
  • Estágio de Vendas
  • Produtos e serviços
Abrir oportunidades por estágios de vendas.
Principais Clientes Estágio da Venda (deve ser Oportunidade Ganha) e Produtos e serviços Os clientes que tiverem gasto mais dinheiro com a empresa, por valor em dólar ou margem bruta.
Principais Produtos Estágio da Venda (deve ser Oportunidade Ganha), Data de Fechamento e Produtos e serviços Gráfico de seus produtos mais vendidos ao longo do tempo, por número de vendas, receita ou margem bruta.
Principais Referenciadores Iniciado por deve conter o nome da Conta ou Contato Comercial que fez referência ao negócio para sua empresa. Para ver os dados sobre receitas em negócios referenciados, você deve também selecionar um Estágio da Venda igual a Oportunidade Ganha e adicionar Produtos e serviços. Melhores fontes de novos negócios, por valor em dólares ou número de contatos.

Gadgets de marketing

Comparações entre atividades de marketing (atividade de marketing: uma ação que tem por objetivo vender ou identificar produtos e serviços para um grupo selecionado de destinatários. As atividades de marketing podem incluir listas de chamada, mensagens de email e panfletos impressos.) e campanhas de marketing são o principal trabalho dos gadgets de marketing. Para tirar o máximo proveito desses gadgets, você precisará criar registros detalhados para cada atividade e campanha de marketing que você conduzir. Você pode comparar atividades e campanhas pelo número de Contas, Contatos Comerciais, Clientes Potenciais ou Oportunidades que elas geraram ou por valores de receitas, despesas ou orçamento.

Para obter informações financeiras precisas, verifique se incluiu esses detalhes em cada registro de atividade de marketing:

  • Campo Custo de Orçamento na página Detalhes
  • Campo Custo real na página Acompanhar
  • Em todas as oportunidades de vendas ou registros de Conta, Contato Comercial ou Cliente Potencial que são resultado de uma atividade de marketing, insira o nome da atividade no campo Iniciado por de cada registro. O total de produtos e serviços que são listados em um formulário de Oportunidade é usado para calcular a Receita Estimada.

 Dica   Se você desejar acompanhar o número de chamadas telefônicas que são relacionadas a uma atividade de marketing, digite o nome da atividade no campo Iniciado por do log de telefonema também.

Para ver dados neste gadget... ... você precisa... ... e o gadget
Análise do Tipo de Atividade Criar mais de um registro de atividade de marketing para o mesmo tipo e inserir o máximo de detalhes possível. Compara todas as atividades de um único tipo, como listas de chamada ou atividades de email em massa. (Para ver os resultados de uma única atividade, use a guia Análise do espaço de trabalho (espaço de trabalho: as pastas Gerenciamento de Contatos, Vendas, Marketing e Gerenciamento de Projetos em que os usuários podem exibir informações comerciais, abrir registros e analisar dados comerciais. Os espaços de trabalho se dividem em uma seção de gadgets e uma seção de guias.) Marketing.)
Análise da campanha Criar um ou mais registros de atividade de marketing de cada tipo e atribuí-lo à campanha e inserir o máximo de detalhes possível. Faz gráficos dos resultados de cada atividade em uma campanha de marketing selecionada.
Comparação de campanhas Criar mais de uma campanha de marketing e inserir o máximo de detalhes possível para cada atividade que elas contiverem. Compara o sucesso de todas as campanhas de marketing.

Gadgets de gerenciamento de projeto

Os gadgets de gerenciamento de projeto fazem gráficos do progresso de todos os seus projetos comerciais, exibidos por datas de conclusão, linhas do tempo e porcentagem de conclusão.

Para ver dados nesse gadget... Abra este registro... ... e insira dados nestes campos
Projetos Comerciais - Atrasados Projeto Comercial
  • Data de Início
  • Data de Conclusão (deve ser anterior à data atual)
  • % Concluído
Projetos Comerciais - Próximos Vencimentos Projeto Comercial
  • Data de Início
  • Data de Conclusão
  • % Concluído
Projetos Comerciais - Todos Projeto Comercial
  • Data de Início
  • Data de Conclusão
  • % Concluído
Tarefas de Projeto - Atrasadas Tarefa de Projeto
  • Data de Início
  • Data de Conclusão (deve ser anterior à data atual)
  • % Concluído
Tarefas de Projeto - Próximos Vencimentos Tarefa de Projeto
  • Data de Início
  • Data de Conclusão
  • % Concluído
Tarefas de Projeto - Tudo Tarefa de Projeto
  • Data de Início
  • Data de Conclusão
  • % Concluído

gadget de tarefas de projeto

Gadget exibindo as tarefas relacionadas aos Projetos Comerciais cujas datas de conclusão estão se aproximando.

Gadget geral

Este gadget não é específico para uma função de trabalho, mas pode ser útil em muitos locais.

  • Itens Comerciais Recentes. Lista dos itens que você abriu mais recentemente, com ícones para indicar o tipo de item de cada um.

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Adicionar ou remover um gadget

Gadgets no Business Contact Manager para Outlook são categorizados pelos espaços de trabalho (espaço de trabalho: as pastas Gerenciamento de Contatos, Vendas, Marketing e Gerenciamento de Projetos em que os usuários podem exibir informações comerciais, abrir registros e analisar dados comerciais. Os espaços de trabalho se dividem em uma seção de gadgets e uma seção de guias.) nos quais você tem mais probabilidade de utilizá-los, mas é possível adicionar qualquer gadget a qualquer espaço de trabalho ou ao Painel.

Adicionar um gadget ao Painel

  1. No Painel de Navegação, clique em Business Contact Manager.
  2. Na Faixa de Opções, na guia Início, em Grupo Adicionar Gadgets, clique em uma das seguintes opções:
  • Vendas
  • Marketing
  • Gerenciamento de Projeto
  • Geral
  1. Clique no gadget que você deseja exibir.

O gadget aparece no painel. Role para baixo para exibir outros gadgets.

Adicionar um gadget a um espaço de trabalho

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em uma das seguintes pastas para exibir o espaço de trabalho:
    • Gerenciamento de Contatos.
    • Vendas.
    • Marketing.
    • Gerenciamento de Projetos.
  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Gadgets.
  2. No grupo Adicionar Gadgets, clique em uma das seguintes opções:
    • Vendas
    • Marketing
    • Gerenciamento de Projeto
    • Geral

guia gadgets

Guia Gadgets na Faixa de Opções.
  1. Clique no gadget que você deseja exibir.

O gadget é exibido na parte superior do espaço de trabalho.

 Dica   Adicionar um gadget faz com que a área do gadget seja automaticamente exibida.

Remover um gadget

  • No gadget que você deseja remover, clique no botão Remover Remover gadget.

O gadget é fechado e os gadgets restantes se moverão para cima ou para o lado para preencher a lacuna deixada pelo gadget removido.

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Trabalhar com gadgets

Cada gadget apresenta vários botões.

Clique no Resultado
Atualizar gadget Atualizar     Atualizar dados fazendo consultas ao seu banco de dados do Business Contact Manager (Banco de dados do Business Contact Manager: O banco de dados que armazena informações sobre Contas, Contatos Comerciais, Oportunidades, Projetos Comerciais e outros itens.) e exibindo as informações atuais.
Criar relatório Iniciar relatório     Exibe o relatório no qual os dados do gadget são baseados.
Opções Opções     Abre uma caixa de diálogo que você pode usar para selecionar os dados no gadget e como os dados são exibidos.
Fechar gadget

Remover     Remove o gadget de um espaço de trabalho ou o painel.

 Observação   Os espaços de trabalho e o painel operam de forma independente. A remoção de um gadget de um espaço de trabalho não remove o gadget do painel.

 Observação   Gadgets não são redimensionáveis.

Escolha os dados exibidos em um gadget

Cada gadget mostra a você apenas uma pequena amostra das informações, mas você pode escolher exatamente quais informações você deseja ver. Você pode até mesmo adicionar o mesmo gadget ao seu painel ou espaço de trabalho mais de uma vez, escolhendo que dados diferentes sejam exibidos em cada um deles.

  1. Clique no botão Opções Opções em um gadget.
  2. Revise as seleções nas listas e caixas de seleção na caixa de diálogo e clique nas opções que você deseja ver no gadget.
  3. Se você desejar que rótulos sejam exibidos no gadget, em Gráfico, marque qualquer uma das caixas de seleção seguintes para exibir rótulos no gadget:
    • Títulos dos Eixos. Exibe rótulos para os dados nos eixos x e y do gráfico do gadget.
    • Subtítulo. Exibe um rótulo descrevendo os dados no gadget, como Oportunidades Geradas por Atividades Atuais.
    • Legenda. Exibe rótulos para cada uma das cores e barras no gadget. Não é uma opção em todos os gadgets.
  4. Clique em OK . Os dados do gadget são atualizados.

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Organizar ou mover gadgets

Você pode mover gadgets pelos espaços de trabalho ou pelo Painel.

Para mover um gadget, arraste-o para o seu novo local no espaço de trabalho ou no Painel. No Painel, os outros gadgets se moverão verticalmente ou horizontalmente para preencher o espaço.

Os espaços de trabalho exibem gadgets em uma única linha. Para exibir gadgets que não são visíveis em um espaço de trabalho, clique nas setas para rolar para a direita ou para a esquerda.

O Painel exibe gadgets em colunas e pode ser expandido verticalmente para exibir até 20 gadgets. Você pode optar por exibir os gadgets em uma ou até quatro colunas.

  1. No Painel de Navegação, clique em Business Contact Manager para exibir o Painel.
  2. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir.
  3. No grupo Colunas, clique no número de colunas que você deseja exibir.

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Exibir um relatório de um gadget

Cada gadget pode gerar um relatório dos seus dados disponíveis. Para exibir um relatório de um gadget, siga um destes procedimentos:

  • Clique no botão Iniciar relatório. Criar relatório no gadget.

O relatório exibirá todos os dados do gadget, bem como outras informações. Por exemplo, se você abriu o relatório do gadget Clientes Inativos, você pode exibir uma lista de clientes que não tiveram contato com seu negócio pelos últimos 30 dias, junto com o nome da conta, número de telefone, estágio da venda e data de fechamento de cada cliente.

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Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010