Responder automaticamente às mensagens de entrada durante a ausência temporária

Quando você está longe de seu computador e não verifica suas mensagens de email, é possível configurar oMicrosoft Office Outlook 2007 para enviar uma resposta automática para algumas ou todas as pessoas que enviarem uma mensagem para você.

Neste artigo


Que tipo de conta de email você usa?

O tipo de conta de email (conta de email: o nome do servidor, nome do usuário, senha e email usado pelo Outlook para fazer conexão com um serviço de email. Você cria a conta de email no Outlook usando informações fornecidas pelo seu administrador ou provedor de serviços de Internet.) que você utiliza estabelece as funcionalidades disponíveis para você:

  • Se souber o tipo de servidor de email ao qual está conectado, você poderá avançar até a seção aplicável a seu caso.
  • Se precisar identificar o tipo de conta que você usa, continue a ler esta seção.

Uma das maneiras mais fáceis de ver se você está usando uma conta do Exchange é verificar se há um comando do Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas. Certifique-se de clicar no botão de expansão Botão de expansão na parte inferior do menu para que todos os comandos do menu Ferramentas sejam exibidos.

Se houver um comando do Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas, mas, ao clicar nele, você vê a caixa de diálogo seguinte, isso significa que você tem uma conta no Exchange 2007. Nesse caso, avance até a seção Respostas automáticas a partir de Microsoft Exchange Server 2007 contas.

Caixa de diálogo do Assistente de Ausência Temporária

Se houver um comando do Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas e, ao clicar nele, você vir a seguinte caixa de diálogo, isso significa que você tem uma conta no Exchange Server 2003 ou anterior. Nesse caso, avance para a seção Respostas automáticas a partir de contas do Microsoft Exchange Server 5.5-2003.

Caixa de diálogo do Assistente de Ausência Temporária

Se não houver um comando do Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas, isso significa que, provavelmente, você não tem uma conta no Exchange. No entanto, é possível se aproximar da maioria dos comportamentos do Assistente de Ausência Temporária usando regras. Para saber como fazer isso, vá até a seção Respostas automáticas para contas POP3 e IMAP.

MostrarForma alternativa de identificar o tipo de conta de e-mail que você usa

Você pode marcar a caixa de diálogo Configurações de Conta no Outlook para identificar que tipos de conta de email existem em seu perfil do Outlook.

  1. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.
  2. Na guia Email, a coluna Tipo lista o tipo de conta de cada endereço de email.

Guia de E-mail de Configurações de Conta

Alguns recursos podem exigir versões específicas do Microsoft Exchange. Por exemplo, o Outlook em Qualquer Lugar exige o Exchange 2003 ou posterior.

Para identificar a versão do Exchange à qual você está conectado, consulte Determinar a versão à qual minha conta do Microsoft Exchange se conecta

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Respostas automáticas a partir de contas do Microsoft Exchange Server 2007

Este recurso requer o uso de uma conta do Microsoft Exchange Server 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Exchange.

Nesta seção


Ativar ou desativar o Assistente de Ausência Temporária

Quando o Outlook é utilizado com uma conta doExchange 2007, você tem acesso a novas funcionalidades do Assistente de Ausência Temporária e a uma interface de usuário aperfeiçoada. Os novos recursos incluem:

  • Formatação Rich text     Use fontes, cores e formatação em suas respostas.
  • Envie respostas automáticas para pessoas fora da sua organização     As respostas automáticas de Ausência Temporária podem ser personalizadas para destinatários tanto dentro quanto fora da sua organização. Por exemplo, talvez você tenha interesse que uma mensagem mais genérica seja enviada para fora da sua organização — provavelmente uma mensagem que não inclua nomes de contato alternativo, telefones ou endereços de email.
  • Agende respostas automáticas de Ausência Temporária antecipadamente com horário de início e fim     Nunca mais esqueça de ativar (ou desativar) a função de resposta automática de Ausência Temporária. Agende datas e horas em que as respostas automáticas devem ser enviadas.
  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

  1. Clique em Enviar respostas automáticas de Ausência Temporária.
  2. Na guia Dentro da Minha Organização, digite a resposta que deseja enviar enquanto estiver ausente.

Você pode usar os controles para alterar a fonte, o tamanho da fonte e outras formatações do texto.

Opcionalmente, você pode enviar respostas automáticas para pessoas fora da sua organização. É possível escolher se deseja enviar uma resposta automática para cada pessoa que enviar uma mensagem de email para você ou apenas para as pessoas que estão incluídas em seus Contatos.

 Observação   O contato deve existir na sua pasta Contatos do Exchange. Se o contato existir apenas em uma pasta que faz parte de um arquivo de Pastas Particulares (.pst), a mensagem de resposta automática não será enviada.

  1. Na guia Fora da Minha Organização, digite a resposta que deseja enviar enquanto estiver ausente.

Você pode usar os controles para alterar a fonte, o tamanho da fonte e outras formatações do texto.

  1. Marque a caixa de seleção Responder automaticamente às pessoas fora da minha organização.
  2. Clique em Apenas para meus Contatos ou Para qualquer pessoa fora da minha organização para especificar as pessoas para as quais as respostas automáticas deverão ser enviadas.

Quando a caixa de seleção Responder automaticamente às pessoas fora da minha organização estiver marcada, a guia Fora da Minha Organização exibirá (Ativado) ao lado do nome da guia.

Usar regras com o Assistente de Ausência Temporária

Este recurso requer o uso de uma conta do Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Exchange. Para determinar a versão do Exchange à qual sua conta se conecta, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta se conecta.

Se você não for verificar mensagens de email quando estiver fora do escritório, use o Assistente de Ausência Temporária com regras para automaticamente gerenciar mensagens recebidas, especificando qual ação o Outlook deve tomar em relação a elas. Por exemplo, você pode criar regras que movam ou copiem automaticamente mensagens para outras pastas, excluam mensagens, enviem respostas personalizadas etc.

Se você criar regras, é importante entender como elas são aplicadas no Outlook:

  • As regras são aplicadas na ordem em que aparecem, de cima para baixo na lista de regras.
  • Se você selecionar mais de uma condição na caixa de diálogo Editar regra, a regra será aplicada apenas às mensagens que atenderem a todas as condições selecionadas. Por exemplo, se você especificar Laura Machado como remetente (condição) e "Reunião de Marketing" (condição) na caixa Assunto, a regra será aplicada apenas às mensagens que atenderem às duas condições.
  • No entanto, se você definir vários critérios para uma única condição, a regra será aplicada a todas as mensagens que atenderem a um dos critérios contidos nessa condição. Por exemplo, se especificar "Carina Terra;Gustavo Camargo" na caixa De, a regra será aplicada às mensagens que forem enviadas por Carina Terra ou Gustavo Camargo.
  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.
  2. Clique em Adicionar Regra.
  3. Em Quando uma mensagem que satisfizer as seguintes condições chegar, especifique as condições às quais a mensagem deve atender para que a regra seja aplicada.
  4. Se desejar especificar mais condições, clique em Avançado, selecione as opções desejadas e, em seguida, clique em OK.
  5. Se desejar especificar que essa regra deve ser aplicada por último, marque a caixa de seleção Não processar regras subseqüentes.
  6. Em Executar estas ações, selecione as ações desejadas. Você pode selecionar mais de uma ação.

 Observação   Se você especificar que uma mensagem deve ser excluída, as regras aplicadas após a regra de exclusão na lista de regras da caixa de diálogo Assistente de Ausência Temporária não afetarão a mensagem.

Editar as regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

Este recurso requer o uso de uma conta do Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Exchange. Para determinar a versão do Exchange à qual sua conta se conecta, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta se conecta.

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

  1. Para editar as regras, siga um destes procedimentos:
    • Alterar uma regra específica    
      1. Clique em Regras, selecione a regra e clique em Editar Regra.
      2. Faça as alterações nas condições e nas ações referentes à regra.
    • Alterar a ordem em que as regras são aplicadas às mensagens recebidas    
  1. Em Estas regras serão aplicadas a mensagens de entrada enquanto você estiver fora do escritório, clique na regra que deseja mover para cima ou para baixo na lista.
  2. Clique em Mover para Cima ou Mover para Baixo.
  • Excluir uma regra    
  1. Em Estas regras serão aplicadas a mensagens de entrada enquanto você estiver fora do escritório, clique na regra que você deseja excluir.
  2. Clique em Excluir Regra.

Ativar ou desativar regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

Este recurso requer o uso de uma conta do Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Exchange. Para determinar a versão do Exchange à qual sua conta se conecta, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta se conecta.

  1. Se desejar ativar ou desativar as regras de ausência temporária, no menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

  1. Clique em Regras.
  2. Na coluna Status, marque ou desmarque a caixa de seleção localizada ao lado da regra que você deseja ativar ou desativar.

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Respostas automáticas para contas do Microsoft Exchange Server 2000 e Exchange Server 2003

Este recurso requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. A maioria das contas residenciais e pessoais não usa o Exchange. Para determinar a versão do Exchange à qual sua conta se conecta, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta se conecta.

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Ativar ou desativar o Assistente de Ausência Temporária

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.
  2. Clique em Estou atualmente Fora do Escritório.
  3. Na caixa Responder automaticamente somente uma vez a cada remetente com o seguinte texto, digite a mensagem que você deseja enviar às outras pessoas enquanto estiver fora do escritório.
  4. Se desejar, crie regras para gerenciar seus emails de entrada.
    1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

 Observação   O comando Assistente de Ausência Temporária não é exibido, a menos que você esteja usando uma conta de email do Exchange Server.

  1. Clique em Adicionar Regra.
  2. Em Quando uma mensagem que satisfizer as seguintes condições chegar, especifique as condições às quais a mensagem deve atender para que a ação associada à regra ocorra.
  3. Se desejar especificar mais condições, clique em Avançado, selecione as opções desejadas e, em seguida, clique em OK.
  4. Se desejar especificar que essa regra deve ser aplicada por último, marque a caixa de seleção Não processar regras subseqüentes.
  5. Em Executar estas ações, selecione as opções desejadas. Você pode selecionar mais de uma opção.

 Observação   Se você especificar que uma mensagem deve ser excluída, as regras aplicadas após a regra de exclusão na lista de regras da caixa de diálogo Assistente de Ausência Temporária não afetarão a mensagem.

Usar regras com o Assistente de Ausência Temporária

Este recurso requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Para determinar a versão do Exchange à qual sua conta se conecta, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta se conecta.

Se você não for verificar mensagens de email quando estiver fora do escritório, use o Assistente de Ausência Temporária com regras para automaticamente gerenciar mensagens recebidas, especificando qual ação o Outlook deve tomar em relação a elas. Por exemplo, você pode criar regras que movam ou copiem automaticamente mensagens para outras pastas, excluam mensagens, enviem respostas personalizadas etc.

Se você criar regras, é importante entender como elas são aplicadas no Outlook:

  • As regras são aplicadas na ordem em que aparecem, de cima para baixo na lista de regras.
  • Se você selecionar mais de uma condição na caixa de diálogo Editar regra, a regra será aplicada apenas às mensagens que atenderem a todas as condições selecionadas. Por exemplo, se você especificar Laura Machado como remetente (condição) e "Reunião de Marketing" (condição) na caixa Assunto, a regra será aplicada apenas às mensagens que atenderem às duas condições.
  • No entanto, se você definir vários critérios para uma única condição, a regra será aplicada a todas as mensagens que atenderem a um dos critérios contidos nessa condição. Por exemplo, se especificar "Carina Terra;Gustavo Camargo" na caixa De, a regra será aplicada às mensagens que forem enviadas por Carina Terra ou Gustavo Camargo.
  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

  1. Clique em Regras.
  2. Clique em Adicionar Regra.
  3. Em Quando uma mensagem que satisfizer as seguintes condições chegar, especifique as condições às quais a mensagem deve atender para que a ação associada à regra ocorra.
  4. Se desejar especificar mais condições, clique em Avançado, selecione as opções desejadas e, em seguida, clique em OK.
  5. Se desejar especificar que essa regra deve ser aplicada por último, marque a caixa de seleção Não processar regras subseqüentes.
  6. Em Executar estas ações, selecione as opções desejadas. Você pode selecionar mais de uma opção.

 Observação   Se você especificar que uma mensagem deve ser excluída, as regras aplicadas após a regra de exclusão na lista de regras da caixa de diálogo Assistente de Ausência Temporária não afetarão a mensagem.

Editar as regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

Este recurso requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Para determinar a versão do Exchange à qual sua conta se conecta, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta se conecta.

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

O comando Assistente de Ausência Temporária não é exibido, a menos que você esteja usando uma conta de email do Exchange Server.

  1. Para editar as regras, siga um destes procedimentos:
    • Alterar uma regra específica    
      1. Selecione a regras e clique em Editar Regra.
      2. Faça as alterações nas condições e nas ações referentes à regra.
    • Alterar a ordem em que as regras são aplicadas às mensagens recebidas    
  1. Em Estas regras serão aplicadas a mensagens de entrada enquanto você estiver fora do escritório, clique na regra que deseja mover para cima ou para baixo na lista.
  2. Clique em Mover para Cima ou Mover para Baixo.
  • Excluir uma regra    
  1. Em Estas regras serão aplicadas a mensagens de entrada enquanto você estiver fora do escritório, clique na regra que você deseja excluir.
  2. Clique em Excluir Regra.

Ativar ou desativar regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

Este recurso requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Para determinar a versão do Exchange à qual sua conta se conecta, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta se conecta.

  1. Se desejar ativar ou desativar as regras de ausência temporária, no menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

  1. Na coluna Status, marque ou desmarque a caixa de seleção localizada ao lado da regra que você deseja ativar ou desativar.

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Respostas automáticas para contas POP3 e IMAP

Se o seu perfil não incluir uma conta de email do Exchange Server, você poderá combinar um modelo de email do Outlook com regras do Outlook para reproduzir a funcionalidade do Assistente de Ausência Temporária. Com essa combinação, você pode usar a conta de email POP3 ou IMAP para enviar respostas automáticas para as mensagens recebidas.

 Importante   Você deve deixar seu computador ligado e executando o Outlook para que as respostas automáticas sejam enviadas.

Nesta seção


Criar um modelo de mensagem

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Email.
  2. Na guia Opções, no grupo Formato clique em Texto sem Formatação.
  3. No corpo da mensagem, digite a mensagem que deseja enviar como sua resposta automática.
  4. Na janela da mensagem, clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e em Salvar Como.
  5. Na caixa de diálogo Salvar Como, na lista Salvar como tipo, clique em Modelo do Outlook (*.oft).
  6. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o seu modelo de mensagem e clique em Salvar.

Criar uma regra para responder automaticamente novas mensagens

Siga um destes procedimentos:

  1. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.
  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra.
  3. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegarem e, em seguida, clique em Avançar.
  4. Em Que condições você deseja verificar?, marque a caixa de seleção enviada somente para mim e quaisquer outros critérios desejados e clique em Avançar.
  5. Quando vir uma caixa de diálogo avisando que esta regra será aplicada para todas as mensagens que você receber, clique em Sim.
  6. Em O que você deseja fazer com a mensagem?, marque a caixa de seleção responder usando um modelo específico.
  7. Em Etapa 2: edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), clique em um modelo específico.
  8. Na caixa de diálogo Selecione um modelo de resposta, na caixa Examinar, clique em Modelos do Usuário no Sistema de Arquivos.
  9. Selecione o modelo criado na seção anterior e clique em Abrir.
  10. Clique em Avançar.
  11. Como opção, marque as caixas de seleção das exceções da regra de resposta automática.
  12. Clique em Avançar.
  13. Em Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome para a regra de resposta automática e clique em Concluir.

A regra responder usando uma regra de modelo específico no Assistente de Regras envia sua resposta automática apenas uma vez para cada remetente durante uma única sessão. Essa regra impede que o Outlook envie respostas repetidas para um único remetente de quem você recebe várias mensagens. Durante uma sessão, o Outlook controla uma lista de usuários para o quais já enviou respostas. Se você sair do Outlook e reiniciá-lo, a lista dos remetentes que receberam respostas automáticas será redefinida.

 Importante   Para que o Assistente de Regras envie uma resposta automaticamente, o Outlook deverá estar sendo executado e configurado para verificar periodicamente novas mensagens.

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Aplica-se a:
Outlook 2007