Reduzir o tamanho dos arquivos de dados do Outlook

Sua caixa de correio do Microsoft Outlook cresce à medida que você cria e recebe itens. Mesmo quando você excluir itens, o tamanho de seu arquivo de dados poderá não ser reduzido em proporção à quantidade de dados que você tiver excluído. Há várias maneiras de gerenciar sua caixa de correio e reduzir o tamanho do arquivo de dados.

O que você deseja fazer?

Gerenciar o tamanho de sua caixa de correio

Você pode usar a ferramenta Limpar Caixa de Correio, que permite a você exibir o tamanho de sua caixa de correio e pastas individuais. Você também poderá arquivar itens mais antigos em um arquivo de Pastas Pessoais (.pst) e esvaziar sua pasta Itens Excluídos.

  1. No menuFerramentas, clique em Limpar Caixa de Correio.
  2. Siga um dos procedimentos abaixo:
    • Para exibir o tamanho total de sua caixa de correio e das pastas individuais dentro dela, clique em Exibir Tamanho da Caixa de Correio.
    • Para localizar os itens mais antigos, selecione Localizar itens com mais dex dias, insira um número entre 1 e 999 e clique em Localizar.
    • Para localizar itens grandes, selecione Localizar itens com mais dex kilobytes, insira um número entre 1 e 9999 e clique em Localizar.
    • Para mover os itens mais antigos em sua caixa de correio para um arquivo Pastas Pessoais (.pst), clique em AutoArquivar. A pasta padrão para arquivos .pst é c:\Documentos e Configurações\nome do usuário\Configurações Locais\ Dados de Aplicativos\Microsoft\Outlook.
    • Para exibir o tamanho de sua pasta Itens Excluídos, clique em Exibir Tamanho dos Itens Excluídos.
    • Para esvaziar sua pasta Itens Excluídos, clique em Esvaziar.
    • Para exibir o tamanho de sua pasta Conflitos, clique em Exibir Tamanho de Conflitos.
    • Para excluir o conteúdo de sua pasta Conflitos, clique em Excluir.

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Reduzir o tamanho de um arquivo Pastas Pessoais (.pst)

Se você excluir os itens de um arquivo Pastas Pessoais (.pst), o arquivo será compactado automaticamente no plano de fundo quando você não estiver usando seu computador com o Outlook em execução. Se você desejar reduzir imediatamente o tamanho do arquivo, será possível forçar uma compactação. O procedimento para compactar o arquivo de dados poderá demorar vários minutos.

  1. No menu Arquivo, clique em Gerenciamento de Arquivos de Dados.
  2. Clique no arquivo de dados que você deseja compactar e em Configurações.
  3. Clique em Compactar agora.

 Observação    Você não terá que sair do Outlook depois de compactar uma arquivo .pst.

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Reduzir o tamanho do arquivo Pasta Offline (.ost)

A redução do tamanho do arquivo Pasta Offline (.ost) (arquivo de Pasta Offline: o arquivo no disco rígido que contém pastas offline. O arquivo de pasta offline tem a extensão .ost. Você pode criá-lo automaticamente ao configurar o Outlook ou na primeira vez que tornar uma pasta disponível offline.) poderá melhorar o desempenho se você tiver excluído uma grande quantidade de itens (item: um item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um arquivo em outros programas). Os itens incluem mensagens de email, compromissos, contatos, tarefas, entradas de diário, anotações, documentos e itens postados.). Esse procedimento não excluirá os itens salvos no servidor.

  1. Exclua os itens que você não deseja manter e esvazie a pasta Itens Excluídos.
  2. No menu Ferramentas, clique em Configurações da Conta.

MostrarO comando Configurações da Conta não é exibido

O comando Configurações da Conta está no menu Ferramentas no Microsoft Office Outlook 2007. Se você está usando uma versão anterior do Outlook, as instruções a seguir não são aplicáveis. Use a Ajuda incluída nesse produto. Se a barra de título do programa exibe Microsoft Outlook Express, você está usando um programa que não é o Outlook. Consulte a Ajuda do Outlook Express.

  1. Na lista, selecione Microsoft Exchange Server, e clique em Alterar.
  2. Clique em Mais Configurações.
  3. Clique na guia Avançado e em Configurações do arquivo de pasta offline.
  4. Clique em Compactar agora.

 Observações 

  • Para excluir um item de pastas online e offline, selecione o item e pressione DELETE.
  • Se você estiver usando uma conta do Exchange no Modo Cache do Exchange, somente a pasta selecionada será excluída do arquivo .ost local. Os itens no servidor serão baixados novamente para o arquivo .ost na próxima sincronização, caso a pasta esteja selecionada em Opções de Pastas em Configurações de Envio/Recebimento para a conta de email do Exchange Server.
  • Quando você usar o Modo de Transferência em Cache, as pastas públicas favoritas não serão sincronizadas por padrão. Se você optar por sincronizar pastas públicas, o tamanho de seu arquivo Pasta Offline (.ost) poderá aumentar significativamente.

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Aplica-se a:
Outlook 2007