Reduzir o tamanho de imagens e anexos

Quando você enviar uma mensagem que exceda o limite de tamanho do seu servidor de email ou do servidor de email do destinatário, a mensagem será retornar para você e não será entregue. Isso é freqüentemente chamado de "mensagem devolvida".

A otimização do tamanho das imagens e dos anexos para email ajuda a evitar que os limites máximos de tamanho de mensagem associados à maioria das contas de email sejam ultrapassados.

 Observação   As mensagens têm seu tamanho aumentado durante o trânsito na Internet além da soma real do tamanho do texto, de elementos gráficos, imagens e anexos. A codificação de uma mensagem para transmissão através da Internet leva a um aumento de aproximadamente um terço do tamanho. Por exemplo, se o seu provedor de serviços de Internet (provedor de serviços de Internet: uma empresa comercial que fornece acesso à Internet para email, salas de chat ou uso da World Wide Web. Alguns provedores de serviços de Internet são multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto outros se limitam a uma região específica.) permitir que você envie mensagens de até 5 megabytes (MB) e você incluir um anexo de 4 MB, provavelmente excederá o tamanho máximo de mensagem.

Além de um limite de tamanho por mensagem, muitas contas de email incluem um limite de armazenamento em conta ou caixa de correio. Anexos grandes podem ocupar a caixa de correio de um destinatário e também aumentar a sua própria caixa de correio e o tamanho de arquivos de dados do Outlook. Por padrão, uma cópia de cada mensagem enviada é salva na pasta Itens Enviados do Outlook.

O que deseja fazer?


Reduzir automaticamente o tamanho das imagens incluídas em uma mensagem de email

Há duas formas para selecionar imagens para reduzir seu tamanho automaticamente e inclui-las como anexo de uma mensagem de email  (no Microsoft Office Outlook 2007 ou do Windows Explorer).

 Observação   A imagem original não será modificada. Somente a copia da imagem que está sendo enviada terá o tamanho reduzido.

No Outlook

  1. Criar uma nova mensagem de email no Outlook
  2. Na guia Inserir, no grupo Incluir, clique em Anexar Arquivo.

 Dica   Você também pode arrastar e soltar uma imagem do Windows Explorer. O arquivo de imagem será anexado à mensagem de email.

  1. Na guia Inserir, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo IncluirImagem do botão.
  2. No painel Opções de Anexo, em Opções de imagem, na lista suspensa Selecione o tamanho da imagem, clique no tamanho da imagem a ser incluída.

Painel Opções de Anexo

 Observação   Se você incorporar a imagem no corpo da mensagem usando o comando Imagem do grupo Ilustrações, o recurso de redimensionamento automático de imagem não estará disponível.

  1. Quando terminar de redigir a mensagem de email, clique em Enviar.

No Windows Explorer

  1. Abra o Windows Explorer clicando em Iniciar e clicando duas vezes em Computador.

 Observação   Clique duas vezes em Meu Computador no Windows XP.

Atalho do teclado  Para abrir o Windows Explorer, pressione a tecla com o logotipo do Windows+E.

  1. Vá para a pasta que contém as imagens que deseja enviar.
  2. Selecione uma imagem. Para selecionar vários arquivos, pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em cada arquivo.
  3. Clique com o botão direito do mouse em um arquivo selecionado, aponte para Enviar Parae clique em Destinatário do Email.

A caixa de diálogo Enviar Imagens por Email é exibida.

  1. Clique em Reduzir todas as imagens e, em seguida, clique em OK.

Caixa de diálogo Enviar Imagens por Email

 Observação   Para especificar o tamanho exato da imagem, clique em Mostrar mais opções e clique no tamanho desejado.

Uma janela de mensagem nova do Outlook é exibida com a imagem anexada.

  1. Insira as informações do destinatário nas caixas Para, Cc e Cco (caixas Para, Cc e Cco: uma mensagem é enviada para os destinatários na caixa Para. Os destinatários nas caixas Cc (com cópia) e Cco (cópia oculta) também recebem a mensagem; entretanto, os nomes dos destinatários na caixa Cco não ficam visíveis a outros destinatários.).
  2. Se desejar, altere as informações do assunto na caixa Assunto.
  3. Se desejar, altere ou insira as informações que deseja incluir no corpo da mensagem.
  4. Clique em Enviar.

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Diminuir o tamanho de um anexo de arquivo

O valor de redução possível dependerá do tipo do formato de arquivo e do conteúdo. Por exemplo, um arquivo .txt do Bloco de Notas terá uma compactação considerável. Um documento do Microsoft Office Word 2007 no formato de arquivo .docx já está compactado: uma outra compactação não terá muito impacto no tamanho do arquivo.

  1. Abra o Windows Explorer clicando em Iniciar e clicando duas vezes em Computador.

 Observação   Clique duas vezes em Meu Computador no Windows XP.

Atalho do teclado  Para abrir o Windows Explorer, pressione a tecla com o logotipo do Windows+E.

  1. Vá para a pasta que contém o arquivo que deseja enviar.
  2. Selecione um arquivo. Para selecionar vários arquivos, pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em cada arquivo.
  3. Clique com o botão direito do mouse na seleção, aponte para Enviar Para e clique em Pasta compactada (zipada).
  4. Selecione o arquivo .zip compactado recém-criado.

O nome do arquivo corresponderá ao nome do arquivo original, mas terá um ícone diferente. Se você tiver configurado o Windows para exibir extensões de arquivo, o nome do arquivo terminará com uma extensão .zip.

  1. Aponte para Enviar Para e clique em Destinatário do Email.

Uma janela de nova mensagem do Outlook será exibida.

  1. Insira as informações do destinatário nas caixas Para, Cc e Cco (caixas Para, Cc e Cco: uma mensagem é enviada para os destinatários na caixa Para. Os destinatários nas caixas Cc (com cópia) e Cco (cópia oculta) também recebem a mensagem; entretanto, os nomes dos destinatários na caixa Cco não ficam visíveis a outros destinatários.).
  2. Se desejar, altere as informações do assunto na caixa Assunto.
  3. Se desejar, altere ou insira as informações que deseja incluir no corpo da mensagem.
  4. Clique em Enviar.

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Rever as práticas recomendadas para gerenciamento de tamanho ao enviar imagens e anexos

Veja a seguir uma lista das práticas recomendadas para o envio de imagens e anexos:

  • Postar ou publicar anexos grandes     Se você estiver enviando anexos ou imagens a uma pessoa na sua organização, use um compartilhamento de arquivo no seu computador ou um recurso de rede compartilhada. Você pode incluir um link para esse local na mensagem de email. Ou, se a sua organização usar o Windows SharePoint Services 3.0, poste os anexos em um espaço de trabalho de documento ou em uma biblioteca do SharePoint e aponte os usuários para lá. De qualquer forma, todos usam apenas uma cópia dos arquivos.
  • Limite os seus anexos a menos de 2 megabytes (MB)     Essa é uma diretriz geral. Em conexões dial-up, mais lentas, você deve usar um tamanho de arquivo bem menor, como 250 kilobytes (KB). Se você precisar enviar anexos maiores, verifique o tamanho máximo de mensagem que pode ser enviado. O administrador do servidor de email ou provedor de serviços de Internet pode informar a esse respeito. Da mesma forma, pergunte ao destinatário o limite máximo dele. Finalmente, considere a velocidade de conexão da Internet do destinatário. O download de um anexo grande em uma conexão dial-up de Internet pode demorar bastante.
  • Envie vários anexos usando várias mensagens de email     Várias mensagens menores têm mais probabilidade de serem entregues do que uma mensagem grande. Essa técnica pode ajudá-lo a evitar os limites por mensagem, mas o limite da caixa de correio do destinatário ainda pode ser excedido. Geralmente, todas as mensagens recebidas depois que a caixa de correio de uma pessoa alcança o limite de armazenamento são rejeitadas.
  • Use formatos de arquivo gráfico compactados     Existem muitos tipos de formatos de arquivo gráfico, mas entre os mais usados, os melhores formatos de arquivo de imagem são .jpg, .png e .gif. Os maiores formatos de arquivos gráficos são aqueles que não são salvos em um formato de arquivo compactado, como .tif e .bmp (o formato de arquivo padrão do Windows Paint).
  • Use arquivos originais menores     O tamanho de uma foto tirada por uma câmera digital geralmente é grande, mesmo quando salvo em um formato de arquivo compactado, como .jpg. Uma única imagem pode ter vários megabytes, isso é muito comum. Lembre-se que o tamanho da mensagem de email aumentará aproximadamente um terço enquanto transitar na Internet. Use uma configuração de resolução mais baixa na sua câmera ao tirar uma foto digital. Use formatos de arquivos compactados, como .jpg. Em um programa gráfico, corte as fotografias, deixando apenas o conteúdo essencial. Use o recurso de redução automática de imagem no Windows e no Microsoft Outlook.
  • Use um utilitário de compactação de arquivo     Além dos utilitários de terceiros, o Windows XP e o Windows Vista incluem um utilitário de compactação de arquivo que usa o formato de arquivo .zip compactado. Muitos formatos de arquivo de anexo podem ser reduzidos com o uso de um utilitário de compactação. O valor da redução será mínimo com alguns formatos de arquivo que já tenham sido salvos em um formato compactado. Por exemplo, um arquivo de texto .txt do Bloco de Notas terá uma grande redução, enquanto uma imagem .jpg, não. O formato de arquivo .jpg já é um formato de arquivo compactado. Você pode encontrar mais informações sobre o uso da compactação de arquivos na Ajuda do Windows.
  • Examine sua pasta Itens Enviados     Por padrão, uma cópia de cada mensagem enviada é mantida na pasta Itens Enviados. Isso aumenta o tamanho do arquivo de dados do Outlook o que pode, em determinadas contas, ser desfavorável para o limite de tamanho da caixa de correio porque os itens enviados são salvos no servidor de email.

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Aplica-se a:
Outlook 2007