Informar as pessoas sobre sua ausência do escritório

Você pode facilmente marcar um período de tempo como "ocupado" ou "ausência temporária" no Calendário do Microsoft Office Outlook 2007. Mas como fazer com que esses períodos, como férias, tenham uma visibilidade destacada para seus colegas de trabalho? E como é possível saber rapidamente quando seus colegas estarão ausentes do escritório?

Este artigo explica como usar solicitações de reunião de dia inteiro personalizadas para alertar as pessoas sem afetar o horário livre disponível nos calendários dos destinatários.

O que você deseja fazer?


Adicionar seu período de férias aos calendários de colegas de trabalho

Quando você marca um período de tempo como "ausência temporária" no seu calendário, essa informação será exibida para seus colegas de trabalho quando eles tentarem agendar uma reunião com você. Mas não seria ótimo se você pudesse alertar a todos de uma vez, com antecedência, sobre a sua ausência sem afetar o status disponível/ocupado dessas pessoas ou entulhar seus calendários? Você pode fazer isso definindo que essa informação apareça em seus calendários como um avento de dia inteiro, mas ao contrário de um evento de dia inteiro normal, que geralmente é definido como "ocupado", esse evento de dia inteiro é exibido como horário disponível. A disponibilidade dos seus colegas não é afetada.

 Observação   As solicitações de reunião foram criadas para ser enviadas entre usuários do Outlook. A possibilidade de ver as agendas de outras pessoas ao compor solicitações de reunião no Outlook requer que a sua organização esteja usando o Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 ou o Microsoft Exchange Server 2007. Se a sua organização não utilizar o Microsoft Exchange, descubra alternativas na seção Mostrar seu planejamento de férias para pessoas fora da organização.

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e, em seguida, clique em Solicitação de Reunião.

Atalho do teclado  Para criar uma nova solicitação de reunião, pressione CTRL+SHIFT+Q.

  1. Na caixa Assunto, digite uma descrição.
  2. Na caixa Local, digite uma descrição.
  3. Nas listas Hora de início e Hora de término, selecione as horas de início e término do seu período de ausência do escritório. Para férias, isso geralmente envolve dias inteiros. Nesse caso, marque a caixa de seleção O dia inteiro.

Um evento de dia inteiro é um evento de 24 horas que dura de meia-noite a meia-noite.

 Observação   Por padrão, o Outlook usa a configuração atual de fuso horário do computador para agendamento. Se você desejar agendar seu período de ausência com base em um fuso horário diferente, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos Horários.

  1. No grupo Opções, para Mostrar Como, clique em Disponível na caixa de listagem suspensa.

 Importante   Você deve alterar manualmente a configuração para Disponível do padrão Ocupado. Isso permite que os destinatários da solicitação de reunião aceitem a solicitação e adicionem o seu período de férias ao calendário deles, sem bloquear qualquer período do calendário. O calendário do destinatário ainda mostrará disponibilidade para agendamento durante o seu período de férias.

  1. Digite qualquer informação que deseje compartilhar com os destinatários.
  2. Clique em Para e na caixa de diálogo Selecionar Participantes e Recursos, na caixa Pesquisar, digite o nome de uma pessoa ou um recurso que deseje convidar para a reunião. Se você estiver pesquisando com a opção Mais colunas, clique em Ir.
  3. Selecione o nome da lista de resultados, clique em Necessário e, em seguida, em OK.
  4. Se você estiver alertando as pessoas sobre vários períodos recorrentes em que você estará ausente do escritório, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião é alterada para Reunião Recorrente.

  1. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Compromisso.
  2. Clique em Enviar.

Quando você enviar esta solicitação de reunião com Mostrar Como definida como Disponível, o evento aparece na parte superior de cada dia dos Calendários do Outlook de seus colegas de trabalho : um lembrete visual que não bloqueia qualquer período de trabalho.

 Observação   Se você não tiver selecionado O dia inteiro, o evento é mostrado dentro da grade de tempo; ele não aparece na parte superior do dia. No entanto, ele permanece marcado como tempo disponível.

Contudo, ainda não terminamos, já que provavelmente você desejará que o período apareça como Ausência Temporária em seu próprio calendário. Para saber como fazer isso, consulte a próxima seção, Bloquear o período de férias no seu calendário.

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Bloquear o período de férias no seu calendário

Se você tiver seguido as etapas na seção anterior, a solicitação de reunião enviada foi marcada como horário disponível para evitar o bloqueio do horário nos calendários de outras pessoas. Entretanto, o horário também é marcado como disponível no seu próprio calendário. Você agora precisa criar um compromisso adicional para você mesmo para que outras pessoas possam ver que você não está disponível durante o período que você especificar.

Um engano comum é abrir o item de solicitação de reunião no calendário e alterar a configuração Mostrar Como de Disponível para Ausência Temporária depois de ter enviado a solicitação original. Você pode pensar que isso altera a exibição do evento para Ocupado somente no seu calendário. Entretanto, quando você faz isso, uma atualização é enviada para todas as pessoas para as quais você enviou a solicitação de reunião, alterando Disponível para Ausência Temporária e anulando as etapas que você realizou para evitar isso. Você deve criar um compromisso duplicado no calendário com a configuração Mostrar Como definida como Ausência Temporária.

Quando as pessoas usam o Calendário do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, elas podem ver sua disponibilidade a menos que você tenha alterado as permissões do Calendário para impedir isso. Normalmente, compromissos, reuniões e eventos possuem a configuração Mostrar Como definida como Ocupado. Você também pode criar itens com uma configuração Mostrar Como definida como Ausência Temporária. Os itens definidos como Ausência Temporária são considerados como itens similares definidos como Ocupado : não se deve esperar que você esteja disponível nesse horário. Visualmente, os dois tipos diferem : itens definidos como Ausência Temporária aparecem em roxo, itens definidos como Ocupado são identificados por um tema em azul. Essa diferença em aparência ajuda a enfatizar porque você não está disponível. Por exemplo, você pode ser capaz de mover um item Ocupado em conflito, mas provavelmente não irá conseguir ou querer alterar um item Ausência Temporária, como suas férias.

  1. No Calendário, no menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Compromisso.
  2. Na caixa Assunto, digite seu nome e férias. Você também pode usar a caixa Assunto para especificar outro tipo de ausência.
  3. Em Hora de início, clique na data em que suas férias (ou outro tipo de ausência) se inicia.
  4. Em Hora de término, clique na data de término de suas férias (ou de outro período de ausência).
  5. Marque a caixa de seleção O dia inteiro.
  6. Altere a configuração Mostrar Como para Ausência Temporária.
  7. Clique em Salvar e Fechar.

 Observação   Você deve considerar a exclusão (do seu calendário somente) da solicitação de reunião inicial enviada para outras pessoas. Ou você pode deixá-la no calendário para que possa usá-la para enviar facilmente uma atualização ou um cancelamento se os seus planos forem alterados.

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Mostrar seu planejamento de férias para pessoas fora da organização

Se você usar uma conta do Exchange, POP3, IMAP ou Windows Live Mail, poderá compartilhar informações de calendário com qualquer pessoa que tenha acesso a email ou à Internet.

Nesta seção



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Salvar um calendário como um arquivo do iCalendar

Os calendários podem ser enviados como um anexo de uma mensagem de email. Esses anexos não são vinculados de novo ao calendário de origem, por isso, nunca são atualizados. Por exemplo, você pode estar trabalhando com alguém em outra empresa que não tenha acesso às suas informações de disponibilidade do Outlook para saber quando você está disponível para participar de uma reunião. Nessa situação, envie uma mensagem de email com um instantâneo de calendário. O instantâneo de calendário aparece no corpo da mensagem de email e como um anexo de arquivo do iCalendar. Se o destinatário estiver usando o Office Outlook 2007, o anexo de arquivo do iCalendar é aberto como um calendário do Outlook.

  1. Em Calendário, selecione um calendário para torná-lo o calendário ativo no modo de exibição.
  2. No menu Arquivo, clique em Salvar Como.
  3. Na caixa de textoNome do arquivo, digite um nome para o arquivo do iCalendar. Esse nome deve ser fácil de reconhecer e deve ter um significado para você e seus destinatários.

Um resumo do nome do calendário, intervalo de datas e nível de detalhe aparece ao lado de Mais Opções. Se você estiver satisfeito com esse resumo, vá para a etapa 8; do contrário, continue com a etapa 4.

  1. Clique em Mais Opções.
  2. Da lista Intervalo de Datas, escolha a quantidade de dados de calendário a incluir no arquivo do iCalendar ou clique em Especificar datas para inserir um intervalo de datas personalizado.

 Observação   Se você escolher um intervalo de datas extenso ou selecionar Calendário inteiro, poderá criar um arquivo grande do iCalendar.

  1. Da lista Detalhe, escolha os detalhes que serão exibidos aos destinatários. Por padrão, a opção Somente disponibilidade é selecionada.

 Observação   Nenhuma das opções inclui os itens marcados como particulares, a menos que você altere a opção de privacidade em Avançado.

  1. Opcionalmente, clique em Mostrar para ver as opções de Avançado.
    • Incluir detalhes dos itens marcados como particulares     Esta opção requer que Detalhe esteja definida como Detalhes limitados ou Detalhes completos. A existência de itens particulares será notada, mas nenhuma informação adicional será compartilhada.
    • Incluir anexos em itens de calendário     Esta opção requer que Detalhe esteja definida como Detalhes completos. Todos os anexos em itens de calendário, como planilhas, são incluídos.

 Observação   Isso pode aumentar de forma significativa o tamanho do arquivo do iCalendar.

  1. Clique em OK e em Salvar.

Se o seu calendário não contiver itens, uma caixa de diálogo aparece para que você tenha a possibilidade de desistir de salvar o arquivo do iCalendar.

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Publicar um calendário no Office Online

Você pode compartilhar seus calendários do Office Outlook 2007 publicando-os no Microsoft Office Online. O Office Online fornece uma forma livre de compartilhar calendários e permite que você controle quem possui acesso a eles. Além disso, você pode publicar ou exibir calendários no Office Online mesmo que não use uma conta do Exchange. O uso do Office Online é uma ótima forma de compartilhar informações de calendário se você usar contas de email do POP3 (POP3: um protocolo comum usado para recuperar mensagens de um servidor de email da Internet.) ou IMAP (IMAP: ao contrário dos protocolos de email de Internet como o POP3 que fornece somente uma pasta Caixa de Entrada de servidor, o IMAP cria várias pastas de servidor para salvar e organizar mensagens que podem ser acessadas de vários computadores.), os tipos mais comuns de contas de email pessoais ou de pequenas empresas.

  1. Em Calendário, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no calendário que deseja publicar.

 Observação   Se você estiver usando o Painel de Navegação (Painel de Navegação: uma coluna que fornece acesso a pastas usadas para organizar suas informações. Clique em uma pasta para exibir os itens que ela contém. Também inclui a seção Pastas Favoritas e botões para alternar entre Email, Calendário, Tarefas e outras exibições.) em modo Minimizado, no Painel de Navegação, clique no botão CalendárioImagem do botão, clique em Painel de Navegação e clique com o botão direito do mouse no calendário que deseja publicar.

 Dica   Se você desejar publicar o Calendário padrão, clique em Publicar Meu Calendário no Painel de Navegação e prossiga com a etapa 3.

  1. No menu de atalho, aponte para Publicar na Internet e clique em Publicar no Office Online.
  2. Se esta for a sua primeira publicação de um calendário no Office Online, será necessário se registrar no Office Online usando a conta de identificação do Windows Live. Se você não tiver uma conta gratuita de identificação do Windows Live, poderá criar uma. Siga as instruções na tela.
  3. Ao lado de Duração, selecione durante quantos dias deseja compartilhar seu calendário.

Instantâneo de intervalo de datas

  1. Ao lado de Detalhe, clique na seta e selecione os detalhes que deseja compartilhar. Se desejar, marque a caixa de seleção Mostrar só o tempo dentro do meu horário de trabalho para restringir os detalhes compartilhados às horas de trabalho especificadas no Outlook.

Detalhes do Calendário

  1. Ao lado de Permissões, escolha se as informações do seu calendário podem ser exibidas somente por pessoas especificadas ou pesquisadas e exibidas por qualquer pessoa que use o Office Online.
    • Apenas usuários convidados podem exibir este calendário     Se você clicar nesta opção, uma mensagem de email de compartilhamento do Outlook é aberta depois que o calendário é publicado no Office Online. Você pode enviar a mensagem de email de compartilhamento a todas as pessoas às quais deseje conceder acesso ao seu calendário. A mensagem de compartilhamento inclui automaticamente um link para o calendário e você pode digitar uma mensagem se desejar.
    • Qualquer pessoa pode exibir e procurar este calendário no Office Online     Se você clicar nesta opção, qualquer pessoa que saiba o link para o seu calendário poderá exibi-lo. As pessoas não precisam de uma conta de identificação do Windows Live para fazer logon ou utilizar o serviço. Além disso, usuários do Office Online podem localizar esse calendário ao pesquisar por calendários.
  2. Se você estiver publicando um calendário que qualquer pessoa possa exibir e pesquisar, digite uma descrição do seu calendário na caixa Descrição. Essa informação ajuda outros usuários do Office Online a localizar o seu calendário.

Por padrão, este calendário será atualizado periodicamente. As alterações no calendário são publicadas no Office Online durante o próximo envio/recebimento manual ou automático. Por padrão, há um intervalo de 30 minutos entre cada envio/recebimento para cada grupo Enviar/Receber. Se você alterar o intervalo de envio/recebimento automático para menos de 20 minutos, as atualizações de calendário para o Office Online serão enviadas em um intervalo mínimo de 20.

Para carregar este calendário e nunca fornecer atualizações, clique em Avançado e, em seguida, em Carregamento Único: as atualizações não serão carregadas.

  1. Clique em OK.

Após compartilhar um calendário, o ícone de calendário no Painel de Navegação é alterado conforme mostrado abaixo.

Calendário compartilhado

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Publicar um calendário em um servidor WebDAV

A publicação em um servidor WebDAV será útil se você desejar compartilhar calendários e informações de disponibilidade com outras pessoas, mas não utilizar um aplicativo de software como o Exchange.

O WebDAV é uma extensão do HTTP (HTTP: protocolo usado quando você acessa páginas da Web a partir da Internet. O Outlook usa HTTP como um protocolo de email.) que permite que você crie e modifique documentos em um servidor Web. O servidor no qual você está publicando um calendário deve oferecer suporte ao protocolo WebDAV. Nem todos os servidores Web oferecem suporte a WebDAV. Mesmo que você possa usar o FTP (Protocolo de Transferência de Arquivo) (FTP: um protocolo de comunicação que torna possível a um usuário transferir arquivos entre locais remotos de uma rede. Esse protocolo permite também a usuários usar comandos FTP, como listar arquivos e pastas, para trabalhar com arquivos em um local remoto.)ou salvar diretamente em um caminho da convenção de nomenclatura universal (UNC) (UNC (convenção universal de nomenclatura): uma convenção de nomenclatura para arquivos que fornece um meio independente de máquina de localizar o arquivo. Em vez de especificar uma letra de unidade e um caminho, o nome UNC usa a sintaxe \\servidor\compartilhamento\caminho\nomedoarquivo.)como \\server\teamdocuments, isso não indica que o WebDAV está disponível. O administrador do servidor ou o provedor de serviços de Internet (provedor de serviços de Internet: uma empresa comercial que fornece acesso à Internet para email, salas de chat ou uso da World Wide Web. Alguns provedores de serviços de Internet são multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto outros se limitam a uma região específica.) pode dizer se há suporte para o WebDAV no servidor que você deseja utilizar.

  1. Em Calendário, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no calendário que deseja compartilhar.
  2. No menu de atalho, aponte para Publicar na Internet e clique em Publicar no Servidor WebDAV.
  3. Na caixa Local, digite o local da pasta e do servidor WebDAV.
  4. Ao lado de Duração, selecione durante quantos dias deseja compartilhar seu calendário.
  5. Ao lado de Detalhe, clique na seta e selecione os detalhes que deseja compartilhar. Se desejar, marque a caixa de seleção Mostrar só o tempo dentro do meu horário de trabalho para restringir os detalhes compartilhados às horas de trabalho especificadas no Outlook.

Detalhes do calendário

Por padrão, este calendário será atualizado periodicamente. As alterações no calendário são publicadas no servidor WebDAV durante o próximo envio/recebimento manual ou automático. Por padrão, há um intervalo de 30 minutos entre cada envio/recebimento para cada grupo Enviar/Receber. Se você alterar o intervalo de envio/recebimento automático para menos de 20 minutos, as atualizações de calendário para o servidor WebDAV serão enviadas em um intervalo mínimo de 20 minutos.

Para carregar este calendário e nunca fornecer atualizações, clique em Avançado e, em seguida, em Carregamento Único: as atualizações não serão carregadas.

  1. Clique em OK.

Após compartilhar um calendário, o ícone de calendário no Painel de Navegação é alterado conforme mostrado abaixo.

Calendário compartilhado

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Salvar um calendário como uma página da Web

Você pode salvar um calendário como uma página da Web e depois compartilhá-lo com outras pessoas. Por exemplo, você pode postar um calendário com datas importantes de um projeto como uma página da intranet da sua empresa ou postar a programação de jogos do seu time de futebol como uma página no seu site da Web pessoal. Você poderá então direcionar as outras pessoas para o calendário distribuindo sua URL. Da mesma forma, se o provedor de serviços de Internet (provedor de serviços de Internet: uma empresa comercial que fornece acesso à Internet para email, salas de chat ou uso da World Wide Web. Alguns provedores de serviços de Internet são multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto outros se limitam a uma região específica.) lhe conceder um site da Web ou um local para compartilhar arquivos com o público, você poderá compartilhar seu calendário como uma página da Web.

 Dica   Uma solução melhor é usar o serviço de publicação de calendário do Microsoft Office Online. Você pode salvar e publicar calendários diretamente do Outlook e as atualizações são gerenciadas automaticamente.

Ao salvar um calendário como uma página da Web, você pode especificar as datas de início e término do calendário e se deseja ou não incluir os detalhes dos compromissos inseridos na seção de texto do compromisso. Você também pode adicionar um plano de fundo.

  1. Em Calendário, selecione um calendário para torná-lo o calendário ativo no modo de exibição.
  2. No menu Arquivo, clique em Salvar como Página da Web.
  3. Em Duração, insira uma data nas caixas Data de início e Data de término. Clique na seta para baixo para ver um calendário.

O padrão é o mês atual e o seguinte.

  1. Em Opções, você pode optar por incluir detalhes dos seus compromissos e, se desejado, selecionar um elemento gráfico de plano de fundo para a página da Web que está criando.
  2. Em Salvar como, na caixa de texto Título do calendário, digite o nome que deseja que apareça como o título da página da Web.
  3. Para Nome do arquivo, vá até o local onde deseja salvar a página da Web e digite um nome de arquivo.
  4. Por padrão, a página da Web é aberta no navegador da Web depois que você clica em Salvar. Se você não desejar ver a página da Web, desmarque a caixa de seleção Abrir página salva da Web no navegador.
  5. Clique em Salvar.

 Observação   Em alguns navegadores da Web, como o Windows Internet Explorer, a página pode não aparecer como deveria porque o conteúdo ativo está bloqueado. Caso você veja uma Barra de Informações na parte superior, clique em Permitir Conteúdo Bloqueado e, em seguida, em Sim.

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Enviar um calendário por email

  1. Em Calendário, no Painel de Navegação, clique em Enviar Calendário por Email.

 Observação   Se você estiver usando o Painel de Navegação em modo Minimizado, no Painel de Navegação, clique no botão CalendárioImagem do botão, clique em Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no calendário que deseja compartilhar e clique em Enviar por Email.

  1. Na caixa Para, insira o nome da pessoa para a qual você deseja enviar as informações de inscrição.
  2. Da lista Calendário, escolha o calendário a ser enviado. Por padrão, seu Calendário padrão é escolhido. Ele é o calendário do Outlook usado para exibir suas informações de disponibilidade para outras pessoas e onde as solicitações de reunião são aceitas.
  3. Da lista Intervalo de Datas, escolha o intervalo de datas do calendário a incluir na mensagem de email ou clique em Especificar datas para inserir um intervalo de datas personalizado.

 Dica   Se você escolher um intervalo de datas extenso ou selecionar Calendário inteiro, poderá criar uma mensagem de email grande.

  1. Na lista Detalhe, escolha os detalhes que serão exibidos aos destinatários. Por padrão, a opção Somente disponibilidade é selecionada.

 Observação   Nenhuma das opções inclui os itens marcados como particulares, a menos que você altere a opção de privacidade em Avançado.

  1. Opcionalmente, você pode restringir as informações incluídas na mensagem de email às horas de trabalho marcando a caixa de seleção Mostrar só o tempo dentro do meu horário de trabalho. Para alterar seu horário de trabalho, clique em Definir horário de trabalho.
  2. Opcionalmente, clique em Mostrar para ver as opções de Avançado.
    • Incluir detalhes dos itens marcados como particulares     Esta opção requer que Detalhe esteja definida como Detalhes limitados ou Detalhes completos. A existência de itens particulares será notada, mas nenhuma informação adicional será compartilhada.
    • Incluir anexos em itens de calendário     Esta opção requer que Detalhe esteja definida como Detalhes completos. Todos os anexos em itens de calendário, como planilhas, são incluídos.

 Observação   Isso pode aumentar de forma significativa o tamanho da mensagem de email.

  • Layout do Email     Você pode incluir sua Agenda diária ou uma Lista de eventos.
  1. Opcionalmente, você pode solicitar permissões para exibir o calendário padrão do destinatário. Para fazer isso, marque a caixa de seleção Solicitar permissão para exibir o Calendário do destinatário.

 Observação   Esta opção solicita acesso somente ao calendário padrão do destinatário. Se desejar solicitar acesso a um calendário adicional que o destinatário tenha criado, por exemplo, um calendário pessoal, você deve enviar uma mensagem de email solicitando permissões para esse calendário em particular.

  1. Clique em Enviar.
  2. Revise a caixa de diálogo de confirmação e, se estiver correta, clique em OK.

Se o seu calendário não contiver itens, uma caixa de diálogo aparece para que você tenha a possibilidade de cancelar o envio da mensagem de email.

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Responder automaticamente a mensagens de email enquanto estiver ausente do escritório

Quando você estiver distante do seu computador e não puder verificar mensagens de email, configure o Office Outlook 2007 para enviar uma resposta automática para algumas pessoas ou para todas as pessoas que enviarem mensagens para você. Você precisa saber qual tipo de conta de email (conta de email: o nome do servidor, nome do usuário, senha e email usado pelo Outlook para fazer conexão com um serviço de email. Você cria a conta de email no Outlook usando informações fornecidas pelo seu administrador ou provedor de serviços de Internet.) usa para determinar qual funcionalidade está disponível para configurar respostas automáticas.

Que tipo de conta de email você usa?

Se você souber o tipo de servidor de email ao qual está conectado, poderá ir para uma das seguintes seções para localizar as etapas da configuração de uma resposta automática:

Se você precisar identificar o tipo de conta utilizada, continue lendo esta seção.

Uma das maneiras mais fáceis de ver se você está usando uma conta do Exchange é verificar se há um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas. Certifique-se de clicar no botão de expansão Imagem do botão na parte inferior do menu para que todos os comandos no menu Ferramentas sejam exibidos.

Se houver um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas e a seguinte caixa de diálogo for exibida quando você clicar nele, então você possui uma conta do Exchange 2007. Se esse for o caso, vá para a seção Respostas automáticas para contas do Exchange 2007.

Caixa de diálogo do Assistente de Ausência Temporária

Se houver um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas e a seguinte caixa de diálogo for exibida quando você clicar nele, então você possui uma conta do Exchange 2003 ou anterior. Se esse for o caso, vá para a seção Respostas automáticas para contas do Exchange 2000 e Exchange 2003.

Caixa de diálogo do Assistente de Ausência Temporária

Se não houver um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas, então provavelmente você não possui uma conta do Exchange. Entretanto, você pode se aproximar do comportamento do Assistente de Ausência Temporária usando regras. Para aprender como, vá para a seção Respostas automáticas para contas do POP3 e IMAP.

MostrarOutra forma de identificar o tipo de conta de email utilizado

Você pode marcar a caixa de diálogo Configurações da Conta no Outlook para identificar os tipos de contas de email que você possui no perfil do Outlook.

  1. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.
  2. Na guia Email, a coluna Tipo lista o tipo de conta de cada endereço de email.

Guia Email de Configurações de Conta

Alguns recursos podem requerer versões específicas do Exchange. Por exemplo, o Outlook Em Qualquer Lugar requer o Exchange 2003 ou o Exchange 2007.

Para identificar a versão do Exchange à qual está conectado, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange à qual minha conta está conectada.

Respostas automáticas de contas do Exchange 2007

Esse recurso requer que você use uma conta do Microsoft Exchange Server 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Microsoft Exchange. Para obter mais informações sobre as contas do Microsoft Exchange e como determinar a qual versão do Exchange sua conta se conecta, consulte os links na seção Consulte também.

Ao usar o Outlook com uma conta do Exchange 2007, você tem acesso ao novo recurso Assistente de Ausência Temporária e uma interface de usuário aprimorada. Os novos recursos incluem:

  • Formatação de rich text     Use fontes, colores e formatação nas suas respostas.
  • A possibilidade de enviar respostas automáticas para pessoas fora da sua organização     As respostas automáticas de Ausência Temporária podem ser personalizadas para destinatários dentro e fora da sua organização. Por exemplo, você pode preferir que uma mensagem mais genérica seja enviada para pessoas fora da empresa : talvez uma mensagem que não liste nomes de contatos alternativos, números de telefone ou endereços de email.
  • A possibilidade de programar respostas automáticas de Ausência Temporária antecipadamente com hora de início e término     Você nunca mais vai se esquecer de ativar (ou desativar) a função de resposta automática de Ausência Temporária. Programe as datas e os horários em que as respostas automáticas devem ser enviadas.
  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas

  1. Clique em Enviar respostas automáticas de Ausência Temporária.
  2. Na guia Dentro da Minha Organização, digite a resposta que deseja enviar enquanto estiver ausente do escritório.

Você pode usar os controles para alterar a fonte, tamanho de fonte e outra formatação de texto.

Opcionalmente, você pode enviar respostas automáticas para pessoas fora da sua organização. Você pode escolher se deseja enviar uma resposta automática para cada pessoa que envie uma mensagem de email para você ou somente para as pessoas que estejam listadas nos seus Contatos.

 Observação   O contato deve existir na pasta Contatos do Exchange. Se o contato existir somente em uma pasta que seja parte de um arquivo de Pasta Particular (.pst), a mensagem de resposta automática não será enviada.

  1. Na guia Fora da Minha Organização, digite a resposta que deseja enviar enquanto estiver ausente do escritório.

Você pode usar os controles para alterar a fonte, tamanho de fonte e outra formatação de texto.

  1. Marque a caixa de seleção Responder automaticamente às pessoas fora da minha organização.
  2. Clique em Apenas para meus Contatos ou Para qualquer pessoa fora da minha organização para especificar as pessoas para as quais as respostas automáticas devem ser enviadas.

Quando a caixa de seleção Responder automaticamente às pessoas fora da minha organização está selecionada, a guia Fora da Minha Organização exibe (Ativado) ao lado do nome da guia.

Respostas automáticas para contas do Exchange 2000 e Exchange 2003

Este recurso requer uma conta do Exchange 2000 ou Exchange 2003. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Microsoft Exchange. Para obter mais informações sobre as contas do Microsoft Exchange e como determinar a qual versão do Exchange sua conta se conecta, consulte os links na seção Consulte também.

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.
  2. Clique em Estou atualmente fora do escritório.
  3. Na caixa Responder automaticamente somente uma vez a cada remetente com o seguinte texto, digite a mensagem que você deseja enviar às outras pessoas enquanto estiver fora do escritório.
  4. Se desejar, crie regras para gerenciar seus emails de entrada.
    1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

Comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas

 Observação   O comando Assistente de Ausência Temporária não é exibido, a menos que você esteja usando uma conta de email do Exchange.

  1. Clique em Adicionar Regra.
  2. Em Quando uma mensagem que satisfizer as seguintes condições chegar, especifique as condições às quais a mensagem deve atender para que a ação associada à regra ocorra.
  3. Se você desejar especificar mais condições, clique em Avançado, selecione as opções desejadas e, em seguida, clique em OK.
  4. Se você desejar especificar que essa regra seja aplicada por último, marque a caixa de seleção Não processar regras subseqüentes.
  5. Em Executar estas ações, selecione as opções desejadas. Você pode selecionar mais de uma opção.

 Observação   Se você especificar que uma mensagem deve ser excluída, as regras aplicadas após a regra de exclusão na lista de regras da caixa de diálogo Assistente de Ausência Temporária não afetarão a mensagem.

Respostas automáticas para contas do POP3 e IMAP

Se o seu perfil não incluir uma conta do Exchange, você poderá combinar um modelo de email do Outlook com regras do Outlook para reproduzir a funcionalidade do Assistente de Ausência Temporária. Com essa combinação, você pode usar a conta de email do POP3 ou IMAP para enviar respostas automáticas para as mensagens recebidas.

 Importante   Você deve deixar o seu computador ligado e o Outlook em execução para que as respostas automáticas sejam enviadas.

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Email.
  2. Na guia Opções, no grupo Formato, clique em Texto sem Formatação.
  3. No corpo da mensagem, digite a mensagem a ser enviada como resposta automática.
  4. Na janela da mensagem, clique no Botão do Microsoft OfficeImagem do botão e, em seguida, clique em Salvar Como.
  5. Na caixa de diálogo Salvar Como, na lista Salvar como tipo, clique em Modelo do Outlook (*.oft).
  6. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo de mensagem e clique em Salvar.
  7. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.
  8. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra.
  9. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegarem e, em seguida, clique em Avançar.
  10. Em Que condições você deseja verificar?, marque a caixa de seleção enviada somente para mim e quaisquer outros critérios desejados e clique em Avançar.
  11. Quando for exibida uma caixa de diálogo informando que esta regra será aplicada a todas as mensagens recebidas, clique em Sim.
  12. Em O que você deseja fazer com a mensagem?, marque a caixa de seleção responder usando um modelo específico.
  13. Em Etapa 2: edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), clique em um modelo específico.
  14. Na caixa de diálogo Selecione um Modelo de Resposta, na caixa Examinar, clique em Modelos do Usuário no Sistema de Arquivos.
  15. Selecione o modelo criado na seção anterior e clique em Abrir.
  16. Clique em Avançar.
  17. Como opção, marque as caixas de seleção das exceções da regra de resposta automática.
  18. Clique em Avançar.
  19. Em Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome para a regra de resposta automática e clique em Concluir.

A regra responder usando um modelo específico do Assistente de Regras envia a resposta automática somente uma vez para cada remetente durante uma única sessão. Essa regra impede que o Outlook envie respostas repetidas para um único remetente que enviar várias mensagens para você. Durante uma sessão, o Outlook mantém uma lista de usuários para o quais já enviou respostas. Entretanto, se você sair e reiniciar o Outlook, a lista dos remetentes que receberam respostas automáticas é redefinida.

 Importante   Para que o Assistente de Regras envie uma resposta automaticamente, o Outlook deve estar sendo executado e estar configurado para verificar novas mensagens periodicamente.

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Aplica-se a:
Outlook 2007