Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente em mensagens de entrada ou saída com base em condições que você especificou. Você pode criar uma regra de um modelo, mensagem ou usar suas próprias condições.
Neste artigo
Como as regras ajudam a gerenciar mensagens de email
Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz as condições especificadas na regra. Você pode escolher várias condições e ações usando o Assistente de Regras. Usar regras pode ajudar a se manter organizado e atualizado.
Regras se enquadram em uma destas duas categorias — organização e notificação. Regras não funcionam em mensagens que tenham sido lidas, somente nas que não tenham sido lidas.
O Assistente de Regras inclui modelos para as regras mais comumente usadas, que incluem:
- Organize-se São as regras que o ajudam a arquivar e acompanhar as mensagens. Por exemplo, você pode criar uma regra para mensagens de um remetente específico, como João Mena, com a palavra "vendas" na linha Assunto, para ser sinalizada como acompanhamento, categorizada como Vendas e movida para uma pasta chamada Vendas do João.
- Atualize-se São as regras que o notificam de alguma maneira quando você recebe uma mensagem específica. Por exemplo, você pode criar uma regra para enviar automaticamente um alerta ao seu celular quando receber uma mensagem de algum familiar.
- Iniciar com base em uma regra em branco São as regras que você cria do zero.
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Criar uma regra
- Na guia Página Inicial, no grupo Ações, clique em Regras e em Gerenciar Regras e Alertas.
- Se você possui mais de uma conta de email, na lista Aplicar alterações a esta pasta, selecione a Caixa de Entrada desejada e clique em Nova Regra.
Para criar uma regra de um modelo, faça o seguinte:
- Em Etapa 1: selecione um modelo, selecione o modelo desejado entre as opções Organize-se e Atualize-se.
- Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado. Por exemplo, se você clicar no link pessoas ou lista de distribuição, o Catálogo de Endereços será exibido.
- Em Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.
- Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda não tiver clicado, e clique em Avançar.
- Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.
- Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda não tiver clicado, e clique em Avançar.
- Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.
- Para concluir a criação da regra, insira um nome para ela e selecione qualquer outra opção desejada.
- Para executar essa regra nas mensagens que já estão em uma de suas pastas, marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens em "pasta".
- Para aplicar a regra a todas as contas de email e à Caixa de Entrada associada a cada uma, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.
- Clique em Concluir.
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Para criar uma regra selecionando suas próprias condições, ações e exceções, faça o seguinte:
- Na guia Página Inicial, no grupo Ações, clique em Regras.
- Se você possui mais de uma conta de email, na lista Aplicar alterações a esta pasta, selecione a Caixa de Entrada desejada.
- Clique em Nova Regra.
- Em Iniciar com base em uma regra em branco, selecione Verificar mensagens quando chegarem ou Verificar mensagens após enviar e clique em Avançar.
- Em Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.
- Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda não tiver clicado, e clique em Avançar.
- Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.
- Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda não tiver clicado, e clique em Avançar.
- Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.
- Para concluir a criação da regra, insira um nome para ela e selecione qualquer outra opção desejada.
- Para executar essa regra nas mensagens que já estão em uma de suas pastas, marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens em "pasta".
- Para aplicar a regra a todas as contas de email e à Caixa de Entrada associada a cada uma, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.
- Clique em Concluir.
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Você pode criar uma regra diretamente de uma mensagem. Por exemplo, é possível criar uma regra para mover mensagens de uma pessoa para uma pasta específica.
Para criar uma regra de uma mensagem, faça o seguinte:
- Clique na mensagem para a qual você deseja criar uma regra, na guia Página Inicial, no grupo Ações, clique em Regras e, em seguida, clique em Criar Regra.
- Na caixa de diálogo Criar Regra, marque as caixas de seleção para as condições que você desejar. Muitas opções já contêm informações da mensagem selecionada.
- Marque a caixa de seleção Mover o item para a pasta.
- Clique em uma pasta ou clique em Novo para criar uma nova pasta para armazenar as mensagens.
- Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga as demais instruções do Assistente de Regras.
Dica Para executar a regra imediatamente, marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens em pasta na última página do Assistente de Regras.
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Executar uma regra manualmente
Para executar uma ou mais regras manualmente, faça o seguinte:
- No menu Ações, clique em Regras e Alertas.
- Na caixa de diálogo Gerenciar Regras e Alertas, desative a regra desmarcando a caixa de seleção ao lado dela.
- Clique em Executar Regras Agora.
- Na caixa de diálogo Executar Regras Agora, em Selecione regras a serem executadas, marque a caixa de seleção ao lado da regra que deseja executar.
- Na caixa de listagem Executar na Pasta, clique em Procurar e selecione a pasta na qual você deseja aplicar a regra.
- Na caixa de listagem Aplicar regras em, clique na categoria de mensagens à qual você deseja aplicar a regra.
Por exemplo, você pode aplicar a regra somente a mensagens não lidas em uma pasta.
- Clique em Executar Agora.
Exceções
É possível adicionar exceções às regras em circunstâncias especiais como, por exemplo, quando uma mensagem estiver sinalizada para uma ação de acompanhamento ou quando estiver marcada como alta prioridade. Uma regra não será aplicada a uma mensagem se pelo menos uma das exceções especificadas for atendida.
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Regras baseadas em servidor versus somente para clientes
Regras baseadas em servidor Se estiver usando uma conta do Microsoft Exchange, você pode criar regras baseadas em servidor. Essas regras são executadas em sua caixa de correio no servidor de email, mesmo se o Outlook não estiver sendo executado. Regras baseadas em servidor devem ser aplicadas a mensagens quando forem entregues pela primeira vez na Caixa de Entrada e as regras deverão ser executadas até o final no servidor. Por exemplo, uma regra que especifique que uma mensagem seja impressa não pode ser executada até ser concluída no servidor. Se uma regra não puder ser aplicada no servidor, ela será aplicada quando você iniciar o Outlook e se tornará uma regra somente para clientes.
Regras somente cliente Regras exclusivas do cliente são regras que são executadas apenas no seu computador. Essas são regras que não podem ser executadas até que sejam concluídas no servidor, como a especificação para imprimir certas mensagens. As regras somente para clientes só podem ser executadas quando o Outlook está em execução.
Se sua lista de regras contiver os dois tipos de regras, as regras com base no servidor serão aplicadas primeiro, seguido por regras somente para clientes.
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Aplicando regras a outros itens do Outlook
Confirmações de entrega, respostas de votação e Respostas Automáticas
Quando as regras são aplicadas, confirmações de entrega e de leitura, respostas de votação e Respostas Automáticas são tratadas como se fossem mensagens. Por exemplo, uma regra que move itens (item: um item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um arquivo em outros programas). Os itens incluem mensagens de email, compromissos, contatos, tarefas, entradas de diário, anotações, documentos e itens postados.) com a palavra "reunião" no assunto para uma pasta específica, também move todas as confirmações de entrega, respostas de votação e Respostas Automáticas que contenham a palavra "reunião" no assunto de votação.
Observação Quando uma regra move respostas de votação da Caixa de Entrada para outra pasta, o acompanhamento da votação é afetado. Quando você abre uma mensagem enviada que contenha um botão de votação, as informações de acompanhamento não incluirão uma contagem das respostas que tenham sido movidas por uma regra. Mover ou excluir uma resposta manualmente não afeta o acompanhamento.
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Solicitações de reunião, solicitações de tarefa e documentos
Quando aplicar regras, solicitações de reunião, solicitações de tarefa e os documentos são tratados como mensagens. Quando você criar, por exemplo, um regra que mova itens (item: um item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um arquivo em outros programas). Os itens incluem mensagens de email, compromissos, contatos, tarefas, entradas de diário, anotações, documentos e itens postados.) com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica, todas as solicitações de tarefa ou solicitações de reunião que atendam a essa condição também serão movidas. No entanto, lembre-se das seguintes limitações ao criar regras que afetem esses tipos de itens:
- Um item movido para uma pasta que não seja de correio poderá não funcionar da forma esperada depois de movido. Por exemplo, se uma mensagem for movida para a pasta Calendário, não será criado um novo compromisso.
- Se uma resposta de reunião ou tarefa for movida para a pasta Itens Excluídos usando uma regra, a resposta não será acompanhada pelo item original.
- Se uma solicitação de reunião for automaticamente movida para a pasta Itens Excluídos, a reunião não será adicionada ao Calendário.
- As regras que afetam mensagens enviadas por você não são aplicadas a solicitações de tarefas e de reunião.
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Grupos de Contatos
Uma regra que inclua uma lista de distribuição pode se comportar de forma diferente dependendo de como a regra é criada.
- Mover para uma pasta as mensagens enviadas para um Grupo de Contato Essa regra só estará disponível se você estiver usando uma conta do Exchange. Somente as mensagens enviadas para o Grupo de Contatos são movidas para a pasta especificada. As mensagens de pessoas que sejam membros do Grupo de Contatos não são movidas para a pasta especificada.
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Encaminhamento de mensagens para fora da organização
Se estiver usando uma conta do Exchange 2010, você não poderá usar regras para encaminhar mensagens para endereços de email fora da organização. Essa configuração ajuda a impedir que informações corporativas internas sejam divulgadas. Essa configuração só pode ser alterada por um administrador do Exchange.
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