Gerenciar mensagens de email usando regras

Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente nas mensagens de entrada ou de saída conforme as condições que você especificar. Você pode criar uma regra a partir de um modelo, mensagem ou usar suas próprias condições.

Você usa o Outlook Web App? Consulte Regras de caixa de entrada para aprender a criar e gerenciar regras que também funcionam com o programa Outlook para área de trabalho

Neste artigo...


Como as regras ajudam a gerenciar mensagens de email

Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz às condições especificadas. Você pode escolher várias condições e ações usando o Assistente de Regras.

As regras se enquadram em uma destas duas categorias:  organização e notificação. Regras não funcionam nas mensagens que foram lidas, somente nas que não foram lidas.

Modelos de regras do Assistente de Regras

O Assistente de Regras inclui modelos para as regras usadas com mais frequência, que incluem os seguintes:

  • Organize-se     As regras ajudam você a arquivar e acompanhar as mensagens. Por exemplo, você pode criar uma regra para que as mensagens de um remetente específico, como Roberto Silva, com a palavra "vendas" na linha Assunto sejam sinalizadas para acompanhamento, categorizadas como Vendas e movidas para uma pasta chamada Vendas de Roberto.
  • Atualize-se     Essas regras enviam uma notificação quando você recebe uma mensagem específica. Por exemplo, você pode criar uma regra para enviar automaticamente uma mensagem para um dispositivo móvel quando receber uma mensagem de um parente.
  • Iniciar com base em uma regra em branco     Essas são as regras que você cria em o auxílio de um modelo de regra e que podem ser totalmente personalizadas.

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Criar uma regra

O Outlook conta com modelos de regras para cenários comuns. Use esses modelos ou crie suas próprias regras personalizadas.

Usar modelos de regras do Outlook

  1. Clique na guia Arquivo.
  2. Clique em Gerenciar Regras e Alertas.
  3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.
  4. Em Etapa 1: selecione um modelo, selecione o modelo desejado entre as opções Organize-se e Atualize-se.
  5. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado. Por exemplo, se você clicar no link pessoas ou grupo público, o Catálogo de Endereços será aberto.
  6. Clique em Avançar .
  7. Na Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.
  8. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer condição adicionada e especifique o valor.
  9. Clique em Avançar .
  10. Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.
  11. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer ação adicionada e especifique o valor.
  12. Clique em Avançar .
  13. Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.
  14. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer exceção adicionada e especifique o valor.
  15. Clique em Avançar .
  16. Na Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome.
  17. Em Etapa 2: configure as opções da regra, marque as caixas de seleção para as opções que você desejar.
    • Se desejar executar essa regra nas mensagens que já estão na Caixa de Entrada, marque a caixa de seleçãoExecutar esta regra agora nas mensagens em "Caixa de Entrada".
    • Por padrão, a nova regra está ativada. Para desativar a regra, desmarque a caixa de seleção Ativar esta regra.
    • Para aplicar esta regra a todas as contas de email configuradas no Outlook, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.
  18. Clique em Concluir.

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Criar uma regra personalizada

  1. Clique na guia Arquivo.
  2. Clique em Gerenciar Regras e Alertas.
  3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.
  4. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegarem ou em Verificar mensagens após enviar.
  5. Clique em Avançar .
  6. Na Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.
  7. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer condição adicionada e especifique o valor.
  8. Clique em Avançar .
  9. Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.
  10. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer ação adicionada e especifique o valor.
  11. Clique em Avançar .
  12. Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.
  13. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer exceção adicionada e especifique o valor.
  14. Clique em Avançar .
  15. Na Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome.
  16. Em Etapa 2: configure as opções da regra, marque as caixas de seleção para as opções que você desejar.
    • Se desejar executar essa regra nas mensagens que já estão na Caixa de Entrada, marque a caixa de seleçãoExecutar esta regra agora nas mensagens em "Caixa de Entrada".
    • Por padrão, a nova regra está ativada. Para desativar a regra, desmarque a caixa de seleção Ativar esta regra.
    • Para aplicar esta regra a todas as contas de email configuradas no Outlook, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.
  17. Clique em Concluir.

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Criar uma regra com base nos remetentes ou destinatários de uma mensagem

É possível criar uma regra rapidamente a partir de qualquer mensagem. A vantagem desse método é que as regras são sugeridas com base no remetente ou nos destinatários da mensagem. Por exemplo, quando você começa uma mensagem, uma regra sugerida move todas as mensagens desse remetente para uma pasta de sua escolha.

  1. Clique na mensagem para a qual você deseja criar uma regra e na guia Home, no grupo Mover, clique em Regras.

As regras sugeridas são exibidas com base no remetente e nos destinatários da mensagem.

  1. Realize um dos seguintes procedimentos:
  • Clique em uma das regras sugeridas, clique em uma pasta de destino e clique em OK.
  • Para obter mais opções de regras baseadas no remetente, nos destinatários ou no assunto da mensagem, clique em Criar Regra.

Se você escolheu Criar Regra na etapa 2, a caixa de diálogo Criar Regra é exibida. Continue com as etapas a seguir.

  1. Em Quando eu receber um email com todas as condições selecionadas, marque as caixas de seleção correspondentes às condições desejadas.
  2. Em Execute a ação a seguir, marque as caixas de seleção da ação que você deseja que a regra execute quando as condições especificadas forem atendidas.
  3. Marque a caixa de seleção Mover o item para a pasta.
  4. Clique em uma pasta existente ou clique em Novo para criar uma pasta para armazenar as mensagens.

Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga as outras instruções do Assistente de Regras. Esse é o mesmo assistente que aparece quando você clica em Gerenciar Regras e Alertas no modo de exibição Backstage (clicando na guia Arquivo). Consulte Criar uma regra personalizada para obter mais informações.

  1. Clique em OK .

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Importar ou exportar regas

Consulte Importar ou exportar um conjunto de regras para aprender a importar ou exportar as regras para que os outros possam usá-las.

Executar regras manualmente

Para executar uma ou mais regras manualmente, faça o seguinte:

  1. Clique na guia Arquivo.
  2. Clique em Gerenciar Regras e Alertas.
  3. Clique em Executar Regras Agora.
  4. Na caixa de diálogo Executar Regras Agora, em Selecione regras a serem executadas, marque a caixa de seleção ao lado de cada regra que você deseja executar.
  5. Na caixa Executar na Pasta, se desejar selecionar outra pasta, clique em Procurar, clique na pasta e em OK.

Marque a caixa de seleção Incluir subpastas para incluir todas as pastas sob a pasta especificada na etapa 5.

  1. Na lista Aplicar regras em, o padrão é todas as mensagens. Você pode alterá-lo para as mensagens lidas ou não lidas.
  2. Clique em Executar Agora.

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Regras baseadas em servidor versus somente para clientes

Há dois tipos de regras no Outlook:  baseadas em servidor e somente cliente.

  • Regras baseadas em servidor     Se estiver usando uma conta do Microsoft Exchange Server, algumas regras que você criar serão baseadas em servidor. Essas regras são executadas em sua caixa de correio no servidor de email do Exchange mesmo que o Outlook não esteja em execução no computador. As regras baseadas em servidor devem ser aplicadas às mensagens quando elas são entregues pela primeira vez à Caixa de Entrada e devem ser executadas até serem concluídas no servidor. Por exemplo, uma regra que especifica que uma mensagem seja impressa não pode ser executada até que seja concluída no servidor. Se não for possível aplicar uma regra no servidor, ela será aplicada quando você iniciar o Outlook e se tornará uma regra somente cliente.
  • Regras somente cliente     As regras somente cliente são regras executadas apenas no seu computador. Essas regras não podem ser executadas até que sejam concluídas no servidor, como a especificação para imprimir certas mensagens. As regras somente cliente podem ser executadas apenas quando o Outlook está em execução.

Se sua lista de regras contiver os dois tipos de regras, as regras com base no servidor serão aplicadas primeiro, seguido por regras somente para clientes.

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Aplicando regras a outros itens do Outlook

Confirmações de entrega, respostas de votação e Respostas Automáticas

Quando as regras são aplicadas, as confirmações de entrega e de leitura, respostas de votação e Respostas Automáticas (notificações de Ausência Temporária) são processadas como se fossem mensagens. Por exemplo, uma regra que move itens (item: um item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um arquivo em outros programas). Os itens incluem mensagens de email, compromissos, contatos, tarefas, entradas de diário, anotações, documentos e itens postados.) com a palavra "reunião" no assunto para uma pasta específica, também move todas as confirmações de entrega, respostas de votação e Respostas Automáticas que contêm a palavra "reunião" no assunto.

 Observação    Quando uma regra move respostas de votação da Caixa de Entrada para outra pasta, o acompanhamento da votação é afetado. Quando você abre uma mensagem enviada que contenha um botão de votação, as informações de acompanhamento não incluirão uma contagem das respostas que tenham sido movidas por uma regra. Mover ou excluir uma resposta manualmente não afeta o acompanhamento.

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Solicitações de reunião, solicitações de tarefa e documentos

Quando aplicar regras, solicitações de reunião, solicitações de tarefa e os documentos são tratados como mensagens. Quando você criar, por exemplo, uma regra que movaitens (item: um item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um arquivo em outros programas). Os itens incluem mensagens de email, compromissos, contatos, tarefas, entradas de diário, anotações, documentos e itens postados.) com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica, todas as solicitações de tarefa ou solicitações de reunião que atendam a essa condição também serão movidas. No entanto, lembre-se das seguintes limitações ao criar regras que afetem esses tipos de itens:

  • Um item movido para uma pasta que não seja de correio poderá não funcionar da forma esperada depois de movido. Por exemplo, se uma mensagem for movida para a pasta Calendário, não será criado um novo compromisso.
  • Se uma resposta de reunião ou tarefa for movida para a pasta Itens Excluídos usando uma regra, a resposta não será acompanhada pelo item original.
  • Se uma solicitação de reunião for movida automaticamente para a pasta Itens Excluídos, a reunião não será adicionada ao Calendário.
  • As regras que afetam mensagens enviadas por você não são aplicadas a solicitações de tarefa e de reunião.

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Grupos de Contatos

Uma regra que inclui um Grupo de Contatos pode se comportar de forma diferente, dependendo da forma como é criada.

  • Mover para uma pasta as mensagens enviadas para um Grupo de Contato      Essa regra só estará disponível se você estiver usando uma conta do Exchange Server. Somente as mensagens enviadas para o Grupo de Contatos são movidas para a pasta especificada. As mensagens de pessoas que são membros do Grupo de Contatos não são movidas para a pasta especificada.

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Encaminhamento de mensagens para fora da organização

Se você estiver usando uma conta do Microsoft Exchange Server 2010, não poderá usar regras para encaminhar mensagens para endereços de email fora da organização. Essa configuração ajuda a impedir que informações organizacionais confidenciais e particulares sejam divulgadas. Essa configuração só pode ser alterada por um administrador do Exchange.

Para obter mais informações, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange Server a qual minha conta se conectará.

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Aplica-se a:
Outlook 2010