Criar e usar listas de chamadas no Business Contact Manager

Uma das tarefas mais importantes quando você tem uma empresa é manter-se em contato com clientes reais e potenciais. Muitas vezes, uma simples chamada telefônica é a melhor forma de fazer isso.

É conveniente acompanhar Clientes Potenciais (cliente potencial: um cliente em potencial com quem um vendedor deve fazer contato e que deve ser qualificado ou desqualificado como uma oportunidade de vendas.) que tenham lhe dado seus cartões de visita ou deixado informações em sua página da Web, ligar para clientes que desejam saber quando itens fora de estoque estão disponíveis ou falar com Contas (Conta: uma empresa ou organização com a qual você faz negócios. Se um serviço estiver sendo fornecido, como serviço dentário ou médico, uma Conta também pode ser um cliente.) ou Contatos Comerciais (Contato Comercial: uma pessoa com que você faz negócios em uma empresa ou organização.) atuais que estão atrasados com seus pagamentos.

Este artigo descreve como trabalhar com Listas de Chamadas e medir sua eficácia no Business Contact Manager para Outlook, com detalhes sobre como criar Listas de Chamadas, listas de destinatários direcionados e scripts de chamada e como acompanhar suas atividades e resultados.

Promover seu negócio com chamadas telefônicas

Com o Business Contact Manager para Outlook, você pode montar uma Lista de Chamadas com suas Contas e Contatos Comerciais, criar um script de chamadas e acompanhar os resultados de cada chamada telefônica. Você pode também criar uma lista de chamada com os nomes em um relatório. Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas a partir de um relatório, consulte Usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

Uma Lista de Chamadas também é uma atividade de marketing (atividade de marketing: uma ação que tem por objetivo vender ou identificar produtos e serviços para um grupo selecionado de destinatários. As atividades de marketing podem incluir listas de chamada, mensagens de email e panfletos impressos.) essencial e pode ser parte de uma Campanha de Marketing (Campanha de Marketing: um programa de marketing que usa muitos veículos de comunicação, por exemplo, anúncios e malas-diretas, para alcançar um resultado específico, como aumentar participação de mercado, lançar produtos ou reter clientes.).

Para rastrear os resultados de uma atividade de lista de chamadas, você deve registrar o nome da atividade, no campo Iniciado por de cada registro de Conta, Contato Comercial, Cliente Potencial (cliente potencial: um cliente em potencial com quem um vendedor deve fazer contato e que deve ser qualificado ou desqualificado como uma oportunidade de vendas.) ou Oportunidade (Oportunidade: a chance de vender seus produtos ou serviços para uma Conta ou para um Contato Comercial.) gerado pela atividade. Além disso, registre as informações de custo orçado e real nas páginas Detalhes e Acompanhar do registro de Lista de Chamadas.

Em seguida, veja os resultados de sua lista de chamadas, use a página Acompanhar do formulário da Lista de Chamadas. Se a Lista de Chamadas for parte de uma campanha de marketing, os resultados gerais da campanha podem ser acompanhados na guia Análise do espaço de trabalho (espaço de trabalho: as pastas Gerenciamento de Contatos, Vendas, Marketing e Gerenciamento de Projetos em que os usuários podem exibir informações comerciais, abrir registros e analisar dados comerciais. Os espaços de trabalho se dividem em uma seção de gadgets e uma seção de guias.) Marketing.

O que deseja fazer?


Criar uma Lista de Chamadas

Uma Lista de Chamadas no Business Contact Manager para Outlook é mais do que apenas uma lista de nomes e números. É um sistema que ajuda você a ficar pronto e seguro no telefone e a acompanhar os resultados de cada conjunto de chamadas.

A lista de destinatários de uma atividade de marketing pode incluir apenas um tipo de registro, ou Contas ou Contatos Comerciais. Contatos Comerciais e Clientes Potenciais podem estar na mesma lista porque o registro de Cliente Potencial é baseado no tipo de registro de Contato Comercial.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.
  1. Na Faixa de Opções, na guia Início, em Grupo Novo, clique em Lista de Chamadas ícone Lista de Chamadas.
  1. No formulário de Lista de Chamadas, em Atividade, no campo Nome, insira um nome para a lista de chamadas, como "Clientes Potenciais da Califórnia".

Registro de Lista de Chamadas

 Observação   Se essa Lista de Chamadas é a parte de uma Campanha de Marketing, na caixa de texto Campanha, digite o nome da campanha ou clique na seta para selecionar o nome de uma campanha existente. Se ele não for parte de uma campanha, a Lista de Chamadas será anexada à Campanha de Marketing de atividades Atuais padrão.

  1. Na seção da lista Destinatários, clique no tipo de registro que você deseja alcançar com sua Lista de Chamadas, Todas as Contas, Todos os Contatos Comerciais e Clientes Potenciais, Todos os Contatos Comerciais ou Todos os Clientes Potenciais.

Ou clique em uma das seguintes opções:

  • Pasta de Pesquisa. Escolha uma Pasta de Pesquisa que contenha uma lista pré-filtrada de destinatários, para criar uma lista personalizada. O campo é renomeado Lista Personalizada depois que você seleciona uma pasta.
  • Atividade de marketing existente. Escolha a lista de destinatários que você usou para uma atividade de marketing anterior.
  • Nova Lista. Abra a caixa de diálogo Filtrar Contatos Comerciais e selecione os critérios para filtrar a lista.

 Dica   Você pode também criar uma lista de destinatários de um relatório. Para obter mais informações, consulte Usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

Se você tiver criado novos tipos de registro baseados no tipo Conta, eles serão exibidos na lista Todas as Contas. Se você tiver criado novos tipos de registro baseados no tipo Contato Comercial, eles serão exibidos na lista Todos os Contatos Comerciais e Clientes Potenciais.

  1. Para editar a lista selecionada filtrando-a, clique em Revisar e Filtrar.

Para obter mais informações sobre como filtrar uma lista, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  1. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Detalhes para abrir a página de detalhes da Atividade. Se você desejar, insira valores para Código da campanha, Custo de Orçamento, Data de início, Data final e Comentários.

 Observação   Para retornar à página principal do formulário de Lista de Chamadas, na Faixa de Opções, na guia Marketing, no grupo Apresentação de slides, clique em Geral.

  1. Informações sobre cada destinatário aparecem na página Geral, em Detalhes do destinatário. Para alterar quais seções do registro são exibidas, clique em Selecionar Seções Selecionar Seções e selecione as seções que você deseja exibir.
  2. Se desejar, você pode criar um script para tornar suas chamadas consistentes e verificar se você abordou todos os pontos que desejava. Além disso, um script permite que você se atenha ao tópico e ajuste rapidamente sua abordagem quando as conversas telefônicas não saírem como o esperado.

MostrarCriar um script de chamada

  1. Na Faixa de Opções, no grupo Log de Telefonema, clique em Script de Chamadaícone Script de Chamada.
  2. Para criar um script para suas chamadas, siga um destes procedimentos:
    • Digite o script na janela Script de Chamada.
    • No grupo Ações, clique em Carregar Conteúdo Ícone Carregar Script e navegue para um documento já salvo.
    • Copie e cole um script de um documento diferente.

O script será exibido no Log de telefonema para cada destinatário.

Lista de Chamadas com script

 Observação   Se você editar o script na seção Log de telefonema do registro de Lista de Chamadas, você estará alterando somente a versão do script para o destinatário selecionado. Para editar o script para todas as chamadas, você deve clicar em Script de Chamada ícone Script de Chamada na Faixa de Opções e edite o script na janela Script de Chamada.

  1. Se você desejar, você pode usar o recurso Categorização do Outlook para adicionar uma categoria de cor à Lista de Chamadas. Na Faixa de Opções, na guia Marketing, no grupo Marcas, clique em Categorizar e clique em uma categoria de cor.
  2. Para começar a fazer suas chamadas imediatamente, você pode iniciar com o primeiro nome da lista. Caso contrário, salve a Lista de Chamadas.

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Abrir uma Lista de Chamadas existente

Talvez você precise retomar seu trabalho em uma Lista de Chamadas se você não conseguir chamar todo mundo em uma sessão ou talvez precise fazer alterações à lista de destinatários ou ao script.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.
  1. Na guia Listas de Chamadas no Painel de Lista, clique duas vezes na Lista de Chamadas que você deseja abrir.

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Modificar sua Lista de Chamada

Listas de Chamadas são fáceis de fazer e de modificar. Você pode alterar o tipo de registro que aparece na lista, refinar a lista por filtragem (filtro: um filtro pode definir quais registros ou colunas são retornados por uma consulta. Um filtro sempre limita o resultado.) ou selecionando os destinatários e você pode alterar o script para todos os destinatários ou parte deles.

  1. Abra a Lista de Chamadas que você deseja modificar.
  2. Para fazer alterações na Lista de Chamadas, siga as instruções em Criar uma lista de chamada.

 Importante   Você não pode modificar uma Lista de Chamadas depois de alterar o status da chamada para qualquer registro na lista. Em vez disso, clique com o botão direito na Lista de Chamadas e clique em Acessar com Lista de Chamadas para criar uma nova Lista de Chamadas com base na existente.

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Fazer e acompanhar suas chamadas usando uma Lista de Chamadas

  1. Abrir ou criar uma Lista de Chamada.

Na lista de destinatários, o primeiro nome na lista é realçado.

Lista de Chamadas do destinatário com 0 chamadas efetuadas

 Observação   Os nomes exibidos são do campo Arquivar como no registro de origem. O nome mostrado em Detalhes do destinatário é proveniente do campo Nome Completo.

  1. Usando o número do telefone em Detalhes do destinatário , chame o contato
  2. Abra o script. Na Faixa de Opções, no grupo Log de Telefonema, clique em Script de Chamada. Quando você alcançar o contato, leia seu script de uma forma natural, como se não houvesse script, ou se não houver script, diga sua mensagem.

 Observação   Se você editar o script na seção Log de telefonema do registro de Lista de Chamadas, você alterará o script para o destinatário selecionado.

  1. Em Log de telefonema, em Duração total, clique ou insira a duração da chamada telefônica. Você pode também registrar o tempo da chamada automaticamente.

MostrarPara registrar o tempo da chamada automaticamente

  1. Na Faixa de Opções, no grupo Log de Telefonema, clique em Iniciar Timer ícone Iniciar Timer quando você iniciar usa chamada ou continue-a após uma pausa.
  2. Clique em Interromper Timer ícone Interromper Timer quando houver uma pausa na chamada ou quando você tiver encerrado a chamada.

A duração da chamada é registrada no Log de telefonema, na caixa Duração total. Você pode também clicar ou digitar a duração da chamada manualmente.

  1. Para adicionar notas à sua conversa, na Faixa de Opções (faixa: um elemento que substitui a maioria dos menus, barras de ferramentas e painéis de tarefas. A faixa apresenta guias baseadas em tarefas que contêm ferramentas e opções organizadas em grupos lógicos.), no grupo Log de telefonema, clique em Adicionar Carimbo de Data/Hora e digite os comentários na caixa onde o script é exibido.

 Observação   Para alterar a aparência do texto, na Faixa de Opções, clique na guia Formatar Texto para usar os comandos de formatação. Para adicionar arquivos, imagens ou tabelas, clique na guia Inserir.

  1. Durante a chamada ou após ela ter sido encerrada, na Faixa de Opções, na guia Marketing, no grupo Ações de Destinatários, clique em uma ou mais das seguintes opções:
  • Novo Item de Histórico para adicionar um item de histórico de comunicações como um detalhe comercial, tarefa, arquivo ou email ao registro do destinatário. Um novo Log de telefonema é criado automaticamente para o destinatário pela Lista de Chamadas.
  • Acompanhamento para adicionar um sinalizador de acompanhamento ao registro ou para marcar um item de acompanhamento como concluído com a opção Marcar como Concluída.
  • Abrir para exibir o registro do destinatário.
  • Página da Web para exibir a página da Web associada ao registro do Destinatário, se disponível.
  1. No final da chamada, na seção Status da chamada da Lista de Chamada atualize o registro. Não chamado é selecionado por padrão. Clique em uma destas opções:
  • Mensagem deixada
  • Chamada concluída
  • Não telefonar

 Importante   Você não pode modificar uma Lista de Chamadas depois que o status da chamada para qualquer registro (registro: um formulário preenchido de Conta, Contato Comercial ou Oportunidade. O registro contém informações da Conta, do Contato Comercial ou da Oportunidade, além dos outros registros e itens vinculados a ele.) na lista. Você pode, porém, criar um nova Lista de Chamada que é uma duplicata de uma Lista de Chamadas existente. Clique com o botão direito no espaço de trabalho (espaço de trabalho: as pastas Gerenciamento de Contatos, Vendas, Marketing e Gerenciamento de Projetos em que os usuários podem exibir informações comerciais, abrir registros e analisar dados comerciais. Os espaços de trabalho se dividem em uma seção de gadgets e uma seção de guias.) Marketing e clique em Acessar com Lista de Chamadas.

  1. Se um destinatário pedir para ser retirado de usa lista de chamada, marque a caixa de seleção Não telefonar. A Conta ou Contato Comercial será marcado como Não telefonar na lista de Destinatários e na página Detalhes do registro da Conta ou Contato Comercial. Esse destinatário não pode ser incluído nas Listas de Chamadas futuras.
  2. Clique em Salvar e Avançar para fazer as seguintes alterações:
  • Salvas as alterações com um log de telefonema no histórico de comunicações do registro selecionado e mover para o próximo registro a ser chamado.
  • Parar o Timer e registrar a duração total da chamada no Log de telefonema.
  • Indicar o status da chamada na lista de destinatários.

Lista de Chamadas de destinatário com 2 chamadas feitas

Texto explicativo 1 Mensagem deixada
Texto explicativo 2 Chamada concluída
Texto explicativo 3 Não telefonar
Texto explicativo 4 Destinatário atual
  1.  Observação   Embora o status esteja atualizado na Lista de destinatários quando você salva o registro, as opções exibidas na seção Status da chamada deve ser alterada manualmente.

  2. Quando você tiver chamados todos na Lista de Chamadas, feche a atividade. Na Faixa de Opções, no grupo Marketing, clique em Marcar como Fechado.

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Meça a eficácia de suas Listas de Chamadas de marketing

Você pode criar Listas de Chamadas e scripts para muitos propósitos. Mas, quando você está fazendo chamadas de marketing, você deseja conhecer os resultados do trabalho. Revise os resultados de uma Lista de Chamadas na página Acompanhar da Lista de Chamada.

  1. Abra uma Lista de Chamadas.
  2. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Acompanhar página Acompanhar.
  3. Na página Rastrear, revise os seguintes itens:
    • Em Resultados da atividade, você pode ver informações de resumo para Clientes potenciais iniciados, Oportunidades iniciadas, Contas iniciadas, Contatos iniciados, Logs de telefonema iniciados e Receita esperada para a atividade. Cada campo também tem um botão Mostrar Relatório, que exibe um relatório detalhado dos dados para esse campo.

 Observação   Informações, incluindo receita esperada, são atualizadas quando registros de Conta, Contato Comercial, Cliente Potencial ou Oportunidade são marcados para indicar a Lista de Chamadas no campo Iniciado por.

  • Na área Informações da atividade, você pode atualizar as seguintes informações:
    • Custo real     Insira o custo real da Lista de Chamadas, para que você possa calcular o retorno sobre o investimento.
    • Fechado     Marque essa caixa de seleção para indicar que a Lista de Chamadas foi concluída e que a atividade está agora fechada. Desmarque a caixa de seleção para reativar a Lista de Chamadas.
  • Na seção Destinatários, você pode revisar a lista de chamadas que fez, e se quiser, pode criar um registro de Oportunidade diretamente no registro do destinatário. Basta clicar no nome na lista e clicar em Iniciar Oportunidade.

 Observação   Você pode também criar um registro de Oportunidade a partir da lista de Destinatários na página Geral da Lista de Chamadas. Selecione um nome na lista de Destinatários, em seguida na Faixa de Opções, na guia Marketing, no grupo Ações de Destinatários, clique em Novo Item de Histórico ícone Novo Item de Histórico e clique em Oportunidade.

  1. Clique em Salvar e Fechar Ícone Salvar e Fechar.

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Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010