Criar e personalizar tipos de registro e listas

Com o Business Contact Manager for Outlook, você pode personalizar seus formulários adicionando campos que são relevantes para o seu negócio, removendo arquivos dos quais você não precisa e movendo campos para enfatizar as informações que são mais importantes para você. É possível criar novos formulários, adicionar listas, personalizar relatórios, modificar estágios de vendas e critérios de pontuação de cliente potencial e escolher campos para seus cartões de visita.

Este artigo abrange a criação e personalização de formulários e a criação e edição de lista.

 Observação   Somente o proprietário do banco de dados pode personalizar formulários.

Consulte os artigos a seguir para obter informações sobre personalização de relatórios; modificação de estágios de vendas, atividades de venda e lembretes; alteração de critérios de pontuação de cliente potencial; e cartões de visita:

O que deseja fazer?


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Criar um novo tipo de registro

O Business Contact Manager for Outlook contém vários tipos de formulários personalizáveis ou tipos de registro, incluindo Conta (Conta: uma empresa ou organização com a qual você faz negócios. Se um serviço estiver sendo fornecido, como serviço dentário ou médico, uma Conta também pode ser um cliente.), Contato Comercial (Contato Comercial: uma pessoa com que você faz negócios em uma empresa ou organização.), Cliente Potencial (cliente potencial: um cliente em potencial com quem um vendedor deve fazer contato e que deve ser qualificado ou desqualificado como uma oportunidade de vendas.), Oportunidade (Oportunidade: a chance de vender seus produtos ou serviços para uma Conta ou para um Contato Comercial.) e Projeto Comercial (Projeto Comercial: um projeto que é criado no Business Contact Manager para o Outlook. Um Projeto Comercial é constituído de uma ou mais tarefas de projeto.).

Você pode usar os formulários padrão sem alterá-los ou pode criar novos tipos de registro que sejam adequados às necessidades de sua empresa.

Você pode também modificar formulários adicionando ou removendo campos. Para obter informações, consulte Adicionar ou remover um campo adiante neste artigo.

Novos tipos de registro devem ser baseados no tipo de registro Conta ou Contato Comercial. Como os registros podem ser vinculados e as informações compartilhadas entre eles são preservadas em qualquer novo tipo de registro que você criar.

Exemplo: atacadista de bicicletas cria tipos de registro personalizados

Um atacadista de bicicletas precisa criar registros de Loja e Funcionários de Loja.

Cada loja que compra do atacadista têm vários funcionários que são responsáveis por compras. O atacadista de bicicletas vende para várias lojas, cada uma com seu próprio conjunto de funcionários que tomam decisões de compra. O atacadista precisa associar cada funcionário de loja à sua loja determinada para ver a lista de funcionários e qualquer comunicação com empregados da loja ao revisar informações sobre uma loja.

Para fazer isso, o atacadista cria um registro Loja que é baseado no tipo de registro Conta e cria um registro Empregado de Loja que é baseado no tipo de registro Contato Comercial. O atacadista opta por basear o registro Loja em um registro Conta, porque registros de Conta exibem uma lista de Contas Comerciais relacionados e todos os itens de histórico de comunicações de cada um dos Contatos Comerciais.

Criar um tipo de registro personalizado

  1. Clique na guia Arquivo.
  1. Clique na guia Business Contact Manager.
  2. Clique no botão Personalizar e clique em Personalizar Tipos de Registro.
  3. Na caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registro, siga um destes procedimentos:
    • Clique em Novo Tipo de Contato Comercial para criar uma nova formulário que é baseado no tipo de registro Contato Comercial.
    • Clique em Novo Tipo de Conta para criar um novo formulário que é baseado no tipo de registro Conta.

A caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registro com o botão Novo Tipo de Contato Comercial e o botão Novo Tipo de Conta em uma estrutura de tópicos


 Observações 

  • Se você precisar de um novo tipo de registro para indivíduos, selecione Novo Tipo de Contato Comercial.
  • Se você precisar de um novo tipo de registro para organizações ou para grupos dentro de uma organização maior, selecione Novo Tipo de Conta. Todos os itens de comunicação de qualquer registro que esteja vinculado a uma Conta são listados no histórico de comunicações do registro Conta. Para obter mais informações sobre registros Conta, consulte Armazenar informações sobre a Conta no Business Contact Manager .
  1. Na caixa de diálogo Novo Tipo de Contato Comercial ou Novo Tipo de Conta, digite um nome singular e plural para seu novo tipo de registro.
  2. Opcionalmente, clique em Procurar para alternar o ícone que será exibido em cada registro desse tipo.
  3. Clique em OK.

Seu novo tipo de registro é incluído na lista de tipos de registro na caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registro.

 Observação   Seu novo tipo de registro inclui todas as páginas padrão e campos da Conta ou Contato Comercial em que você baseou o novo tipo de registro. Ele não inclui nenhuma pasta personalizada ou campo que você adicionou a outros formulários. Para personalizar o formulário alterando páginas e campos, consulte a próxima seção, Personalizar um formulário.

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Personalizar um formulário

Você pode personalizar formulários de várias formas. Você pode adicionar ou remover páginas, seções e campos. Você pode reorganizar os campos de uma forma que faça sentido para a sua empresa.

 Observação   Somente o proprietário do banco de dados pode personalizar formulários.

Você pode exportar seus formulários personalizados para que possa compartilhá-los com outras pessoas. Para obter mais informações sobre como exportar, consulte Exportar registros comerciais do Business Contact Manager.

 Importante   Quaisquer alterações que você faça a um formulário alterará todos os registros desse tipo. Por exemplo, se você remover um campo do formulário de Contato Comercial, ele removerá esse campo de todos os registros de Contato Comercial.

Nesta seção


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Abrir um formulário para personalização

  1. Clique na guia Arquivo.
  1. Clique na guia Business Contact Manager.
  2. Clique no botão Personalizar e clique em Personalizar Tipos de Registro.
  3. Na lista, clique no tipo de registro que você deseja personalizar e clique no botão Personalizar Formulário.

A caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registro com o botão Personalizar Formulário organizado em estrutura de tópicos.

 Dica   Você pode também personalizar qualquer formulário que tenha aberto. Na Faixa de Opções, no grupo Personalizar, clique no botão Layout de Formulário.

Uma versão personalizável do formulário se abre. Você pode adicionar ou remover páginas, seções e campos ou reorganizar seções e campos no formulário.

 Observação   A página Geral é exibida por padrão. Para exibir uma página diferente, na guia Personalizar, no grupo Páginas, clique em Mostrar e clique no nome da página.

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Criar uma nova página

Você criar até quatro páginas adicionais para qualquer formulário. Por padrão, a maioria dos formulários incluem as páginas Geral, Detalhes e Histórico.

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Na guia Personalizar, no grupo Páginas, clique em Mostrar ícone Mostrar e clique em Página 1 do usuário ou em uma das outras páginas de usuário.

Uma página em branco é exibida.

 Observação   Se o nome da página termina com (Oculta), a página é oculta por padrão. Você precisará desativar o recurso Ocultar para ser capaz de inserir dados nessa página do formulário.

  1. Se a página for oculta, desative o recurso Ocultar para mostrar a página. No grupo Páginas, clique em Ocultar ícone Ocultar

 Observação   Para verificar se a página não está mais oculta, no grupo Páginas, clique em Mostrar. Se a página que você selecionou não incluir mais (Oculta) depois o nome da página, então ela está visível.

Você pode agora renomear sua página ou adicionar seções e campos a ela. Veja Adicionar ou remover seções e Adicionar ou remover campos adiante neste artigo para obter mais informações.

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Nomear ou renomear uma página

  1. Na guia Personalizar, no grupo Páginas, clique em Mostrar e clique na página que você deseja renomear.
  2. No grupo Páginas, clique em Renomear Página Ícone Renomear Página.
  3. Na caixa Nome da página, digite o novo nome e clique em OK.

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Adicionar ou remover seções

As informações em um formulário são organizadas em seções. Por exemplo, no formulário de Contato Comercial há uma seção Telefones que inclui campos de telefones diferentes, como Comercial e Residencial.

Business Contact Layout de Formulário com a seção Telefones realçada.

Adicionar uma seção

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar Seção Ícone Adicionar Grupo.
  3. Na caixa Nome da Seção, digite o nome da seção e clique em OK.

 Observação   Se você desejar alterar a largura de uma seção, selecione a seção. Na guia Personalizar, clique em Larga ícone de Larga ou Estreita ícone de Estreita.

Remover uma seção

  1. Clique na seção que você deseja remover.

 Dica   Uma seção tem um nome de seção uma linha horizontal ao lado nome. Para selecionar uma seção, clique no nome da seção ou próximo a ele.

A seção de números de telefone selecionados

  1. Na seção Personalizar, no grupo Layout, clique em Remover Ícone Remover.


 Observações 

  • Quaisquer campos que estejam nessa seção são removidos, mas eles não são excluídos do seu banco de dados do Business Contact Manager. Se você desejar adicionar os campos de volta ao formulário, consulte Adicionar um campo adiante neste artigo. A remoção de campos não exclui os campos nem os dados que eles contêm. Qualquer dado que tenha sido inserido nos campos ainda estará salvo no banco de dados, a menos que você exclua permanentemente os campos.
  • Quando você remove uma seção, ela é excluída do banco de dados do Business Contact Manager. Os campos que foram incluídos na seção não são excluídos junto com a seção. Se você desejar adicionar a seção novamente, você pode adicionar uma seção com o mesmo nome e depois adicionar os campos de volta ao formulário nessa seção.

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Adicionar ou remover campos

Você pode adicionar tipos de campos diferentes ao Business Contact Manager for Outlook que você precisa para a sua empresa. O tipo de campo que você adiciona dita o tipo de informação que pode ser inserida ou selecionada no campo.

Por exemplo, se você desejar digitar informações em uma caixa de texto, você pode adicionar um campo de texto; se você desejar clicar em um item de uma lista, você pode adicionar uma lista pré-preenchida (também conhecida como lista suspensa); se você desejar vincular ou associar um registro a outro, você pode adicionar um campo de relação.

Um florista pode criar um campo de texto chamado “Flor Favorita”, onde as pessoas precisam digitar o tipo de flor no campo e um especialista de aquecimento talvez crie um campo chamado “Modelo da Fornalha" com uma lista de onde as escolhas são feitas. Para obter mais informações sobres listas, consulte Criar ou editar listas adiante neste artigo.

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Adicionar um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.

 Dica   Antes da próxima etapa, clique na seção onde você deseja adicionar o campo. Se o campo não estiver onde você deseja, você pode arrastá-lo para outra seção depois que você o tiver adicionado.

  1. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar Campos ícone Adicionar Campos.
  2. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, siga um destes procedimentos:
    • Na lista, clique em um dos campos listados e clique em Adicionar ao Formulário.

A caixa de diálogo Adicionar Campos.

  • Para criar um novo campo ou adicionar um campo que já criou para outro formulário, clique em Novo.

Na caixa de diálogo Criar um Novo Campo, execute um dos seguintes procedimentos:

MostrarCriar um novo campo    

  1. Na caixa Nome do campo, digite um nome para o campo.
  2. Na lista Tipo de dados, clique no tipo de dado que o campo conterá, por exemplo, Número.
Para este tipo de dado Selecionar este tipo de dado
Palavras ou frases de até 96 caracteres Texto
Números com ou sem um ponto decimal Número
Porcentagens Porcentagem
Preço, receita ou qualquer outro dado relacionado à moeda Moeda
Respostas para questões simples, como sim ou não, ativar ou desativar, ou verdadeiro ou falso Sim/Não
Informações de data e hora em qualquer um dos formatos disponíveis no Outlook Data/Hora
Números inteiros Inteiro
Uma lista pré-preenchida de itens (valores) para economizar tempo ou manter a consistência entre formulários Lista suspensa
Endereço da Web URL
Um link para outro registro no banco de dados Relação
  1.  Observação   Você não pode alterar o tipo de dado de um campo depois de criar o campo. Se você desejar alterar o tipo de dado, exclua o campo e adicione o novo com o tipo de dado desejado.

  2. Se necessário, na lista Formato, clique em um formato para os dados no campo.

 Observação   Alguns dos tipos de dados têm somente um formato.

  1. Clique em OK.

O campo que você criou aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Para adicionar o campo ao seu formulário, na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo e clique em Adicionar ao Formulário.

MostrarAdicionar um campo de um formulário diferente    

  1. Clique em uma opção Adicionar um campo de um formulário diferente .
  2. Clique em um campo na lista e clique em OK.

 Observação   Você deve ter criado um campo para que ele apareça nessa lista.

O campo que você selecionou aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Para adicionar o campo ao seu formulário, na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo e clique em Adicionar ao Formulário.

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Adicionar um campo de relação

Use um campo de relação para vincular registros relacionados. Todos os registros que foram vinculados s um registro determinado são listados no registro selecionado, que é conhecido como registro de destino, similar à forma que um um registro Conta lista todos os Contatos Comerciais que são vinculados a ele.

 Observação   Você pode pode vincular registros do mesmo tipo, bem como vincular registros que são diferentes.

Por exemplo, no banco de dados Empresa de Exemplo para vincular lojas de bicicletas de varejo com os fornecedores cujas bicicletas as lojas de atacado fornecem, você iria:

  • Abrir o tipo de registro Revendedor para personalização. O campo relação será adicionado a esse tipo de registro.

A caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registro no banco de dados Empresa de Exemplo com o tipo de registro Fornecedor selecionado.

  • Adicione um campo de relação chamado Lojas de Varejo ao tipo de registro Fornecedor, com Lojas como o tipo de registro de destino e Nomes de Fornecedor como o nome de campo de destino.


 Observações 

  • A adição de um campo relação ao tipo de registro de origem também cria uma tabela que lista os registros relacionados no registro de destino. Nesse exemplo, os registros de fornecedor (registros de origem) têm um campo relação que você usa para vincular registros de loja. Os registros de loja (registros de destino) têm uma tabela que lista os registros de fornecedor que são vinculados a eles.
  • A tabela, ou campo de destino, não é editável. Para alterar os registros relacionados, use o campo relação. Nesse exemplo, vá para o registro de fornecedor para remover uma loja ou para adicionar outra loja. Isso altera a lista de fornecedores na tabela nos registros de loja relacionados.

Criando um novo campo relações na caixa de diálogo Criar um Novo Campo.

  • Use o campo relação nos registros de fornecedor para vincular a loja de bicicletas de varejo aos registros de fornecedor.

Um registro de fornecedor com lojas listadas no campo de relação Lojas de Varejo.

  • Verifique o campo de destino nos registros de loja de bicicletas de varejo para ver a lista de fornecedores que oferecem bicicletas a essas lojas.

Um registro de loja que mostra a tabela que lista fornecedores que oferecem bicicletas a essa loja.

Para obter informações sobre o banco de dados comercial de exemplo, consulte Sobre Adventure Works e o banco de dados comercial de exemplo.

Como adicionar um campo de relação
  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar Campos ícone Adicionar Campos.
  3. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique em Novo.

A caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Na caixa de diálogo Criar um Novo Campo, na caixa Nome do campo, digite o nome do campo de relação.
  2. Na lista Tipo de dados, clique em Relação.
  3. Na lista Tipo de registro de destino, clique no tipo de registro ao qual você deseja vincular o registro selecionado.

 Observação   Se o tipo de registro de destino for o mesmo tipo de registro que você está personalizando o Nome do campo e o Nome do campo de destino devem ser diferentes.

  1. Na caixa Nome do campo de destino, digite o nome do campo de destino.

 Observação   O Nome do campo de destino é o nome da tabela que lista todos os registros relacionados que são vinculados ao tipo de registro de destino.

  1. Clique em OK.

O campo que você selecionou aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Para adicionar o campo ao seu formulário, na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo que lista Relação na coluna Tipo de Dados e clique em Adicionar ao Formulário.

 Observação   O campo que lista Relação na coluna Tipo de Dados é o campo de entrada de dados. O campo que lista Lista de destinos de relação na coluna Tipo de Dados é adicionado automaticamente a Tipo de registro de destino e é a tabela que lista todos os registros relacionados que você inseriu no campo de relação.

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Remover um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Clique no campo do qual você deseja remover o formulário.

 Observação   Campos obrigatórios, como Nome da conta, não podem ser removidos.

  1. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Remover Ícone Remover ou pressionar a tecla DELETE.

 Observação   O campo e qualquer dado que ele contenha podem ser adicionado de volta ao formulário, porque o campo ainda está armazenado no banco de dados do Business Contact Manager. O campo pode também ser adicionado a outros formulários da caixa de diálogo Adicionar Campos.

Excluir permanentemente um campo

 Aviso   Se você excluir um campo da caixa de diálogo Adicionar Campos, você estará excluindo permanentemente o campo e perderá qualquer dado que foi inserido nesse campo. Se você remover ou excluir um campo de um formulário, você só está excluindo o campo do formulário. Se adicionar o campo de volta ao formulário, você poderá então acessar os dados.

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar Campos ícone Adicionar Campos.
  3. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo que você deseja excluir e clique em Excluir.

 Observação   Você só pode excluir permanentemente um campo se ele não for usado em algum outro formulário.

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Renomear seções e editar campos

Você pode renomear alguma seção em um formulário, mas você só pode renomear campos que você criou.

Você pode editar campos renomeando-os, e alterando o formato dos dados que podem ser selecionados no campo.

 Observação   Você não pode alterar o tipo de dados de um campo. Você pode excluir o campo e depois adicionar um novo com o tipo de dados desejado.

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Clique na seção ou campo que você deseja renomear ou editar.

 Observação   Você só pode renomear os campos que criou.

  1. Na guia Personalizar, o grupo Layout, clique em Editar Campo ou SeçãoO Ícone Editar Campo ou Seção.
  2. Siga um destes procedimentos:
    • Renomear uma seção     Na caixa de diálogo Editar uma Seção, digite um nome diferente para a seção.
    • Editar um nome de campo que você criou     Na caixa de diálogo Editar um Campo, digite um nome diferente para o campo.

Se você desejar alterar o formato dos dados que são permitidos no campo, na caixa Formato, clique em um formato diferente. Alguns tipos de campos têm somente uma opção de formatação.

Organizar itens em um formulário

Em um formulário personalizável, você pode mover as seções de uma página ou movê-las para uma página diferente e reorganizar os campos.

Mover uma seção ou reorganizar os campos em uma página

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Clique na seção ou campo que você deseja mover.

 Dica   Uma seção tem um nome de seção com uma linha horizontal ao lado do nome. Para selecionar uma seção, clique no nome da seção ou próximo a ele.

A seção de números de telefone selecionados

  1. Arraste a seção ou campo para um novo local na página, ou use as teclas de direção no seu teclado para mover a seção ou campo.

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Mover uma seção para outra página

  1. Clique na seção que você deseja mover.

A seção de números de telefone selecionados

  1. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Mover para Ícone Mover.
  2. Na caixa de diálogo Mover para Página, clique na página para qual você deseja mover a seção e clique em OK.

 Observação   Se uma página estiver oculta, você precisará desativar o recurso Ocultar para poder inserir dados na página. Na guia Personalizar, no grupo Mostrar, clique na página. No grupo Páginas, clique em Ocultar Ícone Ocultar.

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Excluir um formulário

 Aviso   Se você excluir um tipo de registro, você perderá qualquer dado que foi inserido nesse tipo de registro.

  1. Clique na guia Arquivo.
  1. Clique na guia Business Contact Manager e clique no botão Personalizar.
  2. Clique em Personalizar Tipos de Registro.
  3. Na caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registro, clique em um tipo de registro que você tenha criado.

 Observação   Você só pode excluir tipos de registros que você criou. Você não pode excluir os tipos de registro padrão.

  1. Clique em Excluir Tipo de Registro.

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Criar ou editar listas

Quando você inserir frequentemente os mesmos dados em um formulário, é conveniente e mais consistente criar uma lista que você pode escolher.

Criar uma lista

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar Campos ícone Adicionar Campos.
  3. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique em Novo.
  4. Na lista Tipo de dados, selecione Lista suspensa.

 Observação   Para uma lista, a única escolha de formato é também Lista suspensa.

  1. Clique em OK.
  2. Adicionar itens à lista.

MostrarComo?

  1. Na caixa de diálogo Editar Listas, clique em Adicionar para adicionar um item (um valor) à lista.
  2. Na caixa de diálogo Adicionar Item, na caixa Nome do item, digite o nome do valor.
  3. Clique em OK.

Na caixa de diálogo Editar Listas, na coluna Valor, o item que você adicionou é exibido.

  1. Para adicionar outro item à lista, repita esse processo.
  1. Para mover um item para cima ou para baixo na lista, clique no valor que você deseja mover e clique no botão de seta para cima ou para baixo.
  2. Para escolher um item para ser o valor padrão do campo, clique no valor e clique no valor Tornar Padrão.

 Observação   Se houver um item que será usado com mais frequência, você torná-lo o valor padrão para economizar tempo quando você estiver preenchendo um formulário.

  1. Clique em OK.

Editar uma lista

  1. Clique na guia Arquivo.
  1. Clique na guia Business Contact Manager e clique no botão Personalizar.
  2. Clique em Editar Listas.
  3. Na caixa de diálogo Editar Listas, clique na lista que você deseja editar.

Quando você seleciona uma lista, os itens na lista serão exibidos na coluna Valor.

A caixa de diálogo Editar Listas

  1. Realize um dos procedimentos a seguir para editar a lista:

Adicionar um valor à lista      Clique no botão Adicionar, digite o nome do item e clique em OK.

Renomear um valor     Clique em um item e clique no botão Renomear. Digite o novo nome e clique em OK.

Remover um valor ou substituí-lo por outro valor     Clique em um item e clique no botão Excluir. Se você desejar substituir o valor, selecione outro valor na lista e clique em OK. Se você desejar removê-lo, clique em OK.

Mover um valor para cima ou para baixo na lista     Clique em um item e clique no botão de seta para cima ou para baixo.

Tornar um item o valor padrão     Clique no item e clique no botão Tornar Padrão.

  1. Quando você concluir todas as alterações, na caixa de diálogo Editar Listas, clique em OK.

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Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010