Se o seu email for entregue para uma conta do Microsoft Exchange Server, você saberá, pois a palavra "Caixa de Correio" será exibida ao lado da pasta Outlook Hoje. As mensagens que aparecem nessa pasta ou nas respectivas subpastas são armazenadas no servidor. Por outro lado, as mensagens de um arquivo de Pastas Particulares ou de Pastas de Arquivos Mortos são armazenadas localmente em um arquivo .pst, em seu próprio computador.
Pode parecer que seu email já está no seu computador, pois é nele que você o verá. Entretanto, se você usar uma conta de email do Microsoft Exchange Server ou um serviço de email baseado na Web, a maioria dos emails residirá em um servidor de emails.
Suponha que você desejasse reduzir o tamanho da caixa de correio, armazenando as mensagens em seu computador, ou apenas quisesse fazer backup de algumas mensagens relacionadas a um projeto importante. Como você poderia incluir esses emails em seu próprio computador? E, após movê-los, onde ele seriam armazenados?
A resposta é que você os armazenaria em um arquivo de dados do Outlook chamado arquivo de Pastas Particulares. Resumindo, esse é um arquivo que armazena os emails e outros itens do Outlook, como compromissos e contatos. O arquivo de Pastas Particulares também é conhecido como arquivo de armazenamento pessoal, PST ou .pst.
No Microsoft Word, por exemplo, quando você cria um documento, ele é salvo como um arquivo de documento (.doc) e armazenado em seu computador. Da mesma forma, o Outlook permite criar arquivos de dados para armazenar emails, contatos, compromissos etc. Um arquivo do Outlook desse tipo é chamado de armazenamento pessoal (.pst) porque você o armazena pessoalmente em seu computador. E, assim como os arquivos de documento do Word, os arquivos .pst do Outlook podem ser abertos, fechados, movidos ou copiados.
