Agendar uma reunião

Uma reunião é um compromisso para o qual você convida pessoas ou reserva recursos. Você pode criar e enviar solicitações de reunião e reservar recursos para reuniões convencionais ou para reuniões online. Ao criar uma reunião, você identifica as pessoas a serem convidadas e os recursos a serem reservados e escolhe um horário. As respostas à sua solicitação de reunião são exibidas na Caixa de Entrada. Você ainda pode adicionar pessoas a uma reunião existente ou reagendar uma reunião.

O que você deseja fazer?


Agendar uma reunião

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e, em seguida, clique em Solicitação de reunião.

Atalho do teclado  Para criar uma nova solicitação de reunião, pressione CTRL+SHIFT+Q.

  1. Na caixa Assunto, digite uma descrição.
  2. Na caixa Local, digite uma descrição ou clique em Salas para escolher uma sala entre as opções disponíveis para agendamento automático, usando o Microsoft Exchange.
  3. Nas listas Hora de início e Hora de término, selecione as horas de início e de término da reunião. Se esse for um evento de um dia inteiro, marque a caixa de seleção O dia inteiro.

Um evento de um dia inteiro é um evento de 24 horas, que vai de meia-noite a meia-noite.

 Observação   Por padrão, a definição de fuso horário atual no sistema do computador é usada para agendar reuniões. Para agendar reuniões com base em um fuso horário alternativo, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos horários.

  1. Digite qualquer informações que deseja compartilhar com os destinatários, anexe qualquer arquivo ou crie um Espaço de Trabalho de Reunião.

Para obter mais informações sobre Espaço de Trabalho de Reunião, consulte a seção Consulte Também.

  1. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Programação.

O Assistente de Programação ajuda a encontrar o melhor horário para sua reunião.

  1. Clique em Adicionar Outros e em Adicionar do Catálogo de endereços.
  2. Na caixa de diálogo Selecionar Participantes e Recursos, na caixa Pesquisar, digite o nome de uma pessoa ou um recurso que você deseja convidar para a reunião. Se você estiver pesquisando com a opção Mais Colunas, clique em Ir.
  3. Selecione o nome na lista de resultados e clique em Necessário, Opcional ou Recursos e clique em OK.

Os participantes Necessários e Opcionais são exibidos na caixa Para da guia Reunião, e os Recursos são exibidos na caixa Local.

A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da reunião.

Grade de disponibilidade

O painel Horários Sugeridos localiza o melhor horário para a sua reunião, o qual é definido como o horário em que a maioria dos participantes está disponível. O melhor horário para a reunião aparece na parte superior do painel. Para selecionar um dos horários sugeridos, clique na sugestão no painel Horários Sugeridos. Você também pode selecionar manualmente um horário na grade de disponibilidade.

Painel Horários Sugeridos

  1. Para que a reunião se torne recorrente, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião é alterada para Reunião Recorrente.

  1. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Compromisso
  2. Clique em Enviar.

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Alterar uma reunião

  1. Abra a reunião que deseja alterar.
  2. Siga um destes procedimentos:
    • Alterar as opções de uma reunião que não faz parte de uma série    
      1. Alterar as opções desejadas como assunto, local e hora.
      2. Clique em Enviar Atualização.
    • Alterar as opções de todas as reuniões em uma série    
  1. Clique em Abrir série.
  2. Alterar as opções desejadas como assunto, local e hora.
  3. Para alterar as opções de recorrência, na guia Reunião Recorrente, no grupo Opções, clique em Recorrência, altere as opções como hora, padrão da recorrência e intervalo da recorrência e clique em OK.
  4. Clique em Enviar Atualização.
  • Alterar opções de uma reunião que faz parte de uma série    
  1. Clique em Abrir esta ocorrência.
  2. Na guia Reunião Recorrente, altere as opções desejadas como assunto, local e hora.
  3. Clique em Enviar Atualização.

 Dica   Em Calendário, é possível arrastar a reunião para uma data diferente e também poderá editar o assunto clicando no texto de descrição, pressionando F2 e digitando suas alterações.

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Criar uma reunião recorrente

  1. Abra a reunião ou a reunião que você deseja tornar recorrente.
  2. Na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência.
  3. Clique na freqüência—(Diário, Semanal, Mensal ou Anual)—com que você deseja que a reunião se repita e selecione opções para a freqüência e clique em OK.
  4. Clique em Enviar Atualização.

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Tornar uma reunião particular

  1. Crie ou abra a reunião que deseja tornar particular.
  2. Na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Opções e, em seguida, clique em Particular.

 Importante   Você não pode confiar no recurso Particular para impedir que todas as pessoas acessem os detalhes de uma reunião, um contato ou uma tarefa. Para garantir que outras pessoas não possam ler o item marcado como particular, não conceda a elas a permissão de leitura da pasta Calendário, Contatos ou Tarefas. Uma pessoa a quem é concedida a permissão de leitura para acessar suas pastas pode usar métodos de programação ou outros aplicativos de email para exibir detalhes de um item em particular. Use o recurso Particular somente quando compartilhar pastas com pessoas em quem você confia.

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Configurar ou remover um lembrete

Siga um destes procedimentos:

  • Para todas as novas reuniões criadas    
    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.
    2. Para que um lembrete seja ativado ou desativado automaticamente para novas reuniões, marque ou desmarque a caixa de seleção Lembrete padrão.
    3. Se você marcou a caixa de seleção, insira o período de tempo em que deseja que o lembrete seja exibido antes da reunião.
  • Para reuniões existentes    
  1. Abra a reunião ou a série se a reunião for recorrente.
  2. Para ativar ou desativar um lembrete, na guia Reunião, no grupo Opções, selecione Nenhum ou um horário de lembrete listado.

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Aplica-se a:
Outlook 2007