Compartilhar blocos de anotações no OneNote 2010

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Maneiras de compartilhar blocos de anotações no OneNote

No Microsoft OneNote 2010, você pode compartilhar um bloco de anotações para poder acessá-lo em outros computadores ou na Web ou para poder trabalhar nele juntamente com outras pessoas.

Fazer anotações como um grupo é um processo de colaboração. Como ferramenta de colaboração, o OneNote oferece muito mais do que a capacidade de enviar páginas estáticas de bloco de anotações por email. Dependendo da natureza dos seus projetos, você pode usar o OneNote para organizar debates com outras pessoas em reuniões, usar as páginas do bloco de anotações como um quadro de comunicações virtual e configurar blocos de anotações compartilhados nos quais todos possam exibir, adicionar e editar informações.

Ao contrário de outros programas que "bloqueiam" arquivos para edição por uma pessoa de cada vez, o OneNote 2010 permite que vários autores acessem um bloco de anotações compartilhado ao mesmo tempo. Sempre que alguém edita páginas e seções no bloco de anotações compartilhado, o OneNote sincroniza automaticamente as alterações para que o bloco de anotações esteja sempre atualizado para todos.

O OneNote também mantém uma cópia separada offline das anotações no computador de cada usuário. Dessa forma, os participantes que façam anotações compartilhadas podem continuar editando as anotações localmente mesmo quando estão temporariamente desconectados da rede. Na próxima vez que se conectarem ao bloco de anotações compartilhado, o OneNote mesclará automaticamente as alterações deles com as das outras pessoas.

Criar um novo bloco de anotações compartilhado

  1. No menu Arquivo, clique em Novo.
  2. Em Armazenar Bloco de Anotações em, escolha onde o novo bloco de anotações deverá ser armazenado:
    • Clique em Web se quiser poder usar o bloco de anotações em qualquer computador ou em um navegador da Web. Você precisará entrar na sua conta ou se inscrever para uma. Depois disso, será capaz de controlar se o seu bloco de anotações poderá ser acessado apenas por você ou por outras pessoas também.
    • Clique em Rede se quiser compartilhar o novo bloco de anotações com outras pessoas na mesma rede de computador ou em um site do SharePoint (por exemplo, no trabalho ou na escola).
  3. Na caixa Nome, digite um título descritivo para o assunto do novo bloco de anotações (por exemplo, Bloco de Anotações da Equipe).
  4. No campo Local da Web ou Local de Rede, siga um destes procedimentos:
    • Especifique um local da Web    Se o serviço Web estiver disponível, entre com uma conta existente (como o Windows Live) ou inscreva-se para uma nova. Uma vez conectado, você verá uma lista das pastas da Web nas quais é possível criar blocos de anotações compartilhados. Se você não precisa compartilhar com outras pessoas, selecione uma das Pastas Pessoais. Caso contrário, selecione uma Pasta Compartilhada à qual outras pessoas terão acesso. Para definir o compartilhamento de permissões para pastas novas e existentes, o OneNote iniciará o navegador da Web, onde você poderá terminar de criar a nova pasta para o bloco de anotações. Retorne ao OneNote e atualize a lista de pastas no campo Local da Web para ver a pasta recém-criada. Selecione-a e siga para a Etapa 5 abaixo.
    • Especifique um local de rede    Você pode digitar o caminho completo de um compartilhamento de arquivos na rede, inserir uma unidade de rede mapeada ou colar o endereço completo de uma biblioteca de documentos do SharePoint em que deseje criar o bloco de anotações compartilhado. Também pode selecionar um dos locais do SharePoint recentes, se disponível. Observe que o bloco de anotações poderá ser acessado por qualquer pessoa que tenha permissões para esse local de rede ou site do SharePoint.
  5. Clique em Criar Bloco de Anotações.

Compartilhar um bloco de anotações existente

  1. No menu Arquivo, clique em Compartilhar.
  2. Em Selecionar Bloco de Anotações, selecione um bloco de anotações existente que você queira compartilhar com outras pessoas ou entre outros computadores que você estará usando.
  3. Em Compartilhar em, escolha onde o bloco de anotações deverá ser compartilhado:
    • Clique em Web se quiser poder usar o bloco de anotações a partir de qualquer computador ou de um navegador da Web.
    • Clique em Rede se quiser compartilhar o novo bloco de anotações com outras pessoas ou outros computadores na mesma rede ou no mesmo site do SharePoint (por exemplo, no trabalho ou na escola).
  4. No campo Local da Web ou Local de Rede, siga um destes procedimentos:
    • Especifique um local da Web    Se o serviço Web estiver disponível, entre com uma conta existente (como o Windows Live) ou inscreva-se para uma nova. Uma vez conectado, você verá uma lista das pastas da Web nas quais é possível criar blocos de anotações compartilhados. Se você não precisa compartilhar com outras pessoas, selecione uma das Pastas Pessoais. Caso contrário, selecione uma Pasta Compartilhada à qual outras pessoas terão acesso. Para definir o compartilhamento de permissões para pastas novas e existentes, o OneNote iniciará o navegador da Web, onde você poderá terminar de criar a nova pasta para o bloco de anotações. Retorne ao OneNote e atualize a lista de pastas no campo Local da Web para ver a pasta recém-criada. Selecione-a e siga para a Etapa 5 abaixo.
    • Especifique um local de rede    Você pode digitar o caminho completo de um compartilhamento de arquivos na rede, inserir uma unidade de rede mapeada ou colar o endereço completo de uma biblioteca de documentos do SharePoint em que deseje criar o bloco de anotações compartilhado. Também pode selecionar um dos locais do SharePoint recentes, se disponível. Observe que o bloco de anotações poderá ser acessado por qualquer pessoa que tenha permissões para esse local de rede ou site do SharePoint.
  5. Clique em Compartilhar Bloco de Anotações.

 Observação   Se um local de rede ou da Web que você deseja usar for mostrado como não disponível, antes de tentar salvar e usar blocos de anotações nesses locais, verifique se você está conectado à Internet ou à sua rede e se tem as permissões necessárias.

Criar uma mensagem de email com um link para o bloco de anotações compartilhado para si mesmo ou outras pessoas

Depois que você criar ou compartilhar um bloco de anotações, o OneNote perguntará se deseja criar uma mensagem de email com um link para o bloco de anotações compartilhado.

Se você estiver compartilhando o bloco de anotações com outras pessoas, clique em Enviar Link por Email para redigir a mensagem de email para os destinatários. Essa mensagem incluirá um link para o bloco de anotações compartilhado, no qual os destinatários poderão clicar para abrir o bloco de anotações compartilhado no computador deles.

 Observação   Destinatários de email que não tenham permissão para acessar o local do bloco de anotações compartilhado não poderão usá-lo. O email apenas vincula pontos ao local; ele não fornece acesso automático.

Se você não estiver compartilhando o bloco de anotações com outras pessoas, mas quiser usá-lo em vários computadores, clique em Enviar Link por Email e envie a mensagem de email com o link para sua própria conta de email baseada na Web. Dessa forma, você poderá abrir facilmente o bloco de anotações compartilhado a partir de outro computador.

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